Κατευθυντήριες γραμμές

ΜΕΡΟΣ Ι — ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ

1.       ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η διοργανική συμφωνία μεταξύ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (στο εξής: υπογράφοντα θεσμικά όργανα) για ένα υποχρεωτικό Μητρώο Διαφάνειας (στο εξής: ΔΣ για το Μητρώο Διαφάνειας), η οποία άρχισε να ισχύει την 1η Ιουλίου 2021, καθορίζει τους κανόνες και τις αρχές που διέπουν το Μητρώο Διαφάνειας. Το Μητρώο είναι μια δημόσια βάση δεδομένων που έχει δημιουργηθεί για την εγγραφή των εκπροσώπων ομάδων συμφερόντων και των δραστηριοτήτων που αυτοί ασκούν με στόχο να επηρεάσουν τη διαμόρφωση ή την εφαρμογή πολιτικής ή νομοθεσίας, ή τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων των θεσμικών οργάνων της ΕΕ.

Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές παρέχουν στους εκπροσώπους ομάδων συμφερόντων που υποβάλλουν αίτηση εγγραφής στο Μητρώο (στο εξής: αιτούντες) και/ή που έχουν ήδη εγγραφεί στο Μητρώο (στο εξής: εγγεγραμμένοι) πρακτικές πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις εγγραφής, συμπεριλαμβανομένων των επικαιροποιήσεων, και τη διαδικασία εγγραφής. Εξηγούν επίσης τους κανόνες της νέας ΔΣ για το Μητρώο Διαφάνειας, ιδίως τα μέτρα αιρεσιμότητας και άλλα μέτρα διαφάνειας (μέρος Ι, ενότητα 3), την επιλεξιμότητα και τον κώδικα δεοντολογίας για τους εγγεγραμμένους (μέρος II).

Η Γραμματεία του Μητρώου έχει δεσμευτεί να βελτιώνει συνεχώς την ποιότητα του περιεχομένου του Μητρώου και τη φιλικότητά του προς τον χρήστη. Για τον λόγο αυτό, ζήτησε τη γνώμη των ενδιαφερόμενων μερών σχετικά με τις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές, τις οποίες θα επικαιροποιεί όσο συχνά απαιτείται, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι παρατηρήσεις των εγγεγραμμένων και τυχόν επικαιροποιήσεις του συστήματος. Οι κατευθυντήριες γραμμές δημοσιεύονται στον ιστότοπο του Μητρώου (ενότητα «Καθοδήγηση») σε όλες τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ.

Η Γραμματεία έχει καταρτίσει κατάλογο συχνών ερωτήσεων για τους αιτούντες και τους εγγεγραμμένους, οι οποίες όμως δεν μπορούν να καλύψουν κάθε περίπτωση ή ζήτημα που ενδέχεται να προκύψει. Εάν έχετε πρόσθετες ερωτήσεις, παρατηρήσεις ή υποδείξεις που δεν καλύπτονται από τις συχνές ερωτήσεις, μπορείτε να αποστείλετε ερώτημα αφού συνδεθείτε στον χώρο αποκλειστικής σας πρόσβασης («Επικοινωνήστε μαζί μας» στην αριστερή στήλη) ή μέσω του εντύπου επικοινωνίας (απαιτείται ταυτοποίηση EU Login) — η Γραμματεία θα απαντήσει το συντομότερο δυνατόν.

Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές αναθεωρήθηκαν και προσαρμόστηκαν στη νέα έκδοση του Μητρώου Διαφάνειας που τέθηκε σε λειτουργία στις 2 Απριλίου 2024.

2.       ΑΠΟΠΟΙΗΣΗ ΝΟΜΙΚΗΣ ΕΥΘΥΝΗΣ

Το Μητρώο Διαφάνειας αποτελεί την πρωταρχική συνιστώσα της πολιτικής διαφάνειας των υπογραφόντων θεσμικών οργάνων όσον αφορά την εκπροσώπηση ομάδων συμφερόντων που έχουν ως στόχο να επηρεάσουν τη διαμόρφωση ή την εφαρμογή της πολιτικής ή της νομοθεσίας της ΕΕ ή τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων της ΕΕ.

Η εγγραφή στο Μητρώο είναι προαιρετική και δεν σημαίνει ότι τα θεσμικά όργανα παρέχουν στους εγγεγραμμένους οποιαδήποτε μορφή αναγνώρισης, έγκρισης ή διαπίστευσης. Παρά τον προαιρετικό χαρακτήρα του Μητρώου, τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα μπορούν να θεσπίσουν μέτρα (βλ. μέρος Ι, ενότητα 3) που θα καταστήσουν υποχρεωτική την εγγραφή των εκπροσώπων ομάδων συμφερόντων που ασκούν ορισμένα είδη δραστηριοτήτων, προκειμένου να διασφαλιστεί η διαφάνεια των εν λόγω δραστηριοτήτων.

Οι πληροφορίες στο Μητρώο παρέχονται από τους ίδιους τους εγγεγραμμένους και εξυπακούεται ότι φέρουν την τελική ευθύνη για την ακρίβειά τους. Η Γραμματεία παρακολουθεί την ποιότητα του περιεχομένου του Μητρώου και διατηρεί το δικαίωμα να διαγράφει μη επιλέξιμους εγγεγραμμένους, συμπεριλαμβανομένων εκείνων για τους οποίους διαπιστώνεται ότι δεν τηρούν τον κώδικα δεοντολογίας.

Η Γραμματεία μπορεί να αποφασίσει να αναστείλει εγγραφές που περιέχουν αδικαιολόγητες δηλώσεις ή δηλώσεις αυτοπροβολής, ή αντιβαίνουν στις θεμελιώδεις αξίες της ΕΕ, όπως ορίζονται στο άρθρο 2 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση (π.χ. υποκίνηση σε μίσος ή ρατσισμός).

Το περιεχόμενο του Μητρώου είναι δημόσιο. Οι πληροφορίες από προηγούμενες δηλώσεις των εγγεγραμμένων παραμένουν προσβάσιμες στο κοινό μέσω της επίσημης ευρωπαϊκής πύλης δεδομένων (data.europa.eu).

Το Μητρώο περιέχει συνδέσμους προς εξωτερικούς ιστοτόπους τους οποίους δεν ελέγχουν τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα και για τους οποίους δεν μπορούν να θεωρηθούν υπεύθυνα. Το γεγονός ότι το Μητρώο περιέχει πληροφορίες ή συνδέσμους που παρέχονται από τρίτους δεν σημαίνει ότι τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα εγκρίνουν ή παρέχουν οποιαδήποτε εγγύηση όσον αφορά:

i) τον φορέα που είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση ή την παροχή του περιεχομένου των οικείων ιστοτόπων·

ii) τις υπηρεσίες που αναφέρονται σε αυτούς·

iii) το περιεχόμενο των ιστοτόπων· ή

iv) τις απόψεις που εκφράζονται στους ιστοτόπους.

3.       ΜΕΤΡΑ ΑΙΡΕΣΙΜΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΑΛΛΑ ΜΕΤΡΑ ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ

Μέσω της ΔΣ για το Μητρώο Διαφάνειας, τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα έχουν δεσμευτεί να καταστήσουν το Μητρώο ουσιαστικά υποχρεωτικό για ορισμένα είδη δραστηριοτήτων εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων («αρχή της αιρεσιμότητας»).

Τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα θεσπίζουν μέτρα αιρεσιμότητας όταν αποφασίζουν να θέσουν ως προϋπόθεση για ορισμένες δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων την προηγούμενη εγγραφή στο Μητρώο. Αυτό σημαίνει ότι, αν και η εγγραφή είναι προαιρετική, οι εκπρόσωποι των ομάδων συμφερόντων πρέπει να εγγραφούν εάν επιθυμούν να ασκήσουν τη σχετική δραστηριότητα έναντι του θεσμικού οργάνου που έχει θέσει σε εφαρμογή το μέτρο. Με αυτόν τον τρόπο, η εγγραφή καθίσταται απαραίτητη προϋπόθεση για την άσκηση της επίμαχης δραστηριότητας.

Για λόγους εσωτερικής οργάνωσης, κάθε θεσμικό όργανο υλοποιεί τη δέσμευση αυτή ατομικά. Ως εκ τούτου, τα μέτρα ενδέχεται να διαφέρουν μεταξύ των θεσμικών οργάνων.

Τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα μπορούν επίσης να θεσπίσουν συμπληρωματικά μέτρα διαφάνειας για την ενθάρρυνση των εγγραφών και την ενίσχυση του κοινού πλαισίου του Μητρώου. Τα μέτρα αυτά αποσκοπούν στην προώθηση της τήρησης του Μητρώου και του κώδικα δεοντολογίας του, προσφέροντας παράλληλα πλεονεκτήματα ως αντάλλαγμα για την εγγραφή.

Κάθε μέτρο αιρεσιμότητας και συμπληρωματικό μέτρο διαφάνειας που θεσπίζεται από τα υπογράφοντα θεσμικά όργανα δημοσιεύεται στην ενότητα «Αιρεσιμότητα» στον ιστότοπο του Μητρώου. Ο ιστότοπος επικαιροποιείται τακτικά με τυχόν νέα μέτρα που θεσπίζονται.

Έχετε υπόψη σας ότι κάθε θεσμικό ή άλλο όργανο ή οργανισμός της ΕΕ μπορεί να αποφασίσει να θεσπίσει μέτρα αιρεσιμότητας και/ή συμπληρωματικά μέτρα διαφάνειας, τα οποία θα δημοσιευθούν επίσης στην ίδια σελίδα.

Τα κράτη μέλη μπορούν επίσης να αποφασίσουν να θεσπίσουν μέτρα αιρεσιμότητας και/ή συμπληρωματικά μέτρα διαφάνειας, σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο, όσον αφορά τις μόνιμες αντιπροσωπείες τους στην ΕΕ.

Κάθε σχετικό μέτρο θα δημοσιεύεται στον ιστότοπο του Μητρώου, κατά περίπτωση.

Ως εκ τούτου, θα πρέπει να έχετε προετοιμαστεί για τη δυνατότητα χρήσης του Μητρώου σε ευρύτερο πλαίσιο και όχι μόνο έναντι των υπογραφόντων θεσμικών οργάνων σε σχέση με τις δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων που ασκείτε σε επίπεδο ΕΕ.

Περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιμες στην ενότητα «Αιρεσιμότητα».

ΜΕΡΟΣ II — ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΑΙΤΟΥΝΤΕΣ ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΗΝ ΕΓΓΡΑΦΗ ΤΟΥΣ

1. ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑ

Σε αυτό το πλαίσιο, «εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων» είναι κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, ή επίσημη/άτυπη ομάδα, ένωση ή δίκτυο που ασκεί δραστηριότητες που καλύπτονται από τη ΔΣ για το Μητρώο Διαφάνειας.

Οι δραστηριότητες «καλύπτονται από το μητρώο» εφόσον ασκούνται από εκπροσώπους ομάδων συμφερόντων με στόχο να επηρεάσουν τη διαμόρφωση ή την εφαρμογή πολιτικής ή νομοθεσίας της ΕΕ, ή τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων των θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ.

Στις δραστηριότητες αυτές μπορεί να περιλαμβάνονται (άρθρο 3 παράγραφος 2 της ΔΣ για το Μητρώο Διαφάνειας):

1. η διοργάνωση ή συμμετοχή σε συναντήσεις, διασκέψεις ή εκδηλώσεις, καθώς και η πραγματοποίηση παρόμοιων επαφών με τα θεσμικά όργανα της ΕΕ,
2. η συμβολή ή συμμετοχή σε διαβουλεύσεις, ακροάσεις ή άλλες παρόμοιες πρωτοβουλίες, π.χ. ομάδες εμπειρογνωμόνων ή διακομματικές ομάδες,
3. η διοργάνωση εκστρατειών επικοινωνίας, πλατφορμών, δικτύων και πρωτοβουλιών σε επίπεδο βάσης,
4. η εκπόνηση ή ανάθεση της εκπόνησης εγγράφων πολιτικής και θέσης, τροπολογιών, δημοσκοπήσεων και ερευνών κοινής γνώμης, ανοικτών επιστολών και άλλου επικοινωνιακού ή ενημερωτικού υλικού, καθώς και η ανάθεση και διεξαγωγή ερευνών.

Οι εκπρόσωποι των ομάδων συμφερόντων είναι επιλέξιμοι για εγγραφή ανεξάρτητα από τη νομική μορφή, το μέγεθος, την τοποθεσία, το είδος ή τους στόχους τους, και ανεξάρτητα από τον δίαυλο επικοινωνίας μέσω του οποίου ασκούν τις δραστηριότητες. Οι δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων καλύπτονται ανεξάρτητα από τον τόπο άσκησής τους και από τον δίαυλο επικοινωνίας που χρησιμοποιείται.

Σκοπός του Μητρώου είναι η προβολή οργανωμένων και/ή συλλογικών συμφερόντων και όχι προσωπικών συμφερόντων ατόμων που ενεργούν υπό αυστηρά προσωπική ιδιότητα και δεν συνδέονται με άλλους.

Οι δραστηριότητες που δεν είναι συναφείς με τους σκοπούς του Μητρώου είναι εκείνες που δεν επιδιώκουν να επηρεάσουν, αλλά μόνο να ακολουθήσουν ή να παρακολουθήσουν το δίκαιο της ΕΕ ή τις εξελίξεις πολιτικής για ακαδημαϊκούς ή δημοσιογραφικούς σκοπούς, για λόγους προσωπικού ενδιαφέροντος ή για την άσκηση δικαιώματος (π.χ. συνεντεύξεις από ερευνητές ή δημοσιογράφους, ή υποβολή αναφορών στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο).

Ωστόσο, η παρακολούθηση του κύκλου λήψης νομοθετικών αποφάσεων καλύπτεται από το Μητρώο όταν αποτελεί μέρος της προορατικής συλλογής πληροφοριών και, γενικά, μέρος ενός ολοκληρωμένου εύρους υπηρεσιών που προσφέρονται, για παράδειγμα, από παρόχους υπηρεσιών δημόσιων υποθέσεων. Οι δραστηριότητες αυτές θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε άμεσες επαφές με τα θεσμικά όργανα και θα πρέπει να δηλώνονται στην εγγραφή.

Εάν οι δραστηριότητές σας άσκησης επιρροής βρίσκονται στο στάδιο της έναρξης ή της προετοιμασίας, πρέπει να είστε σε θέση να παράσχετε κατάλληλες λεπτομέρειες για τις συγκεκριμένες δραστηριότητες τις οποίες πρόκειται να ασκήσετε.

Δεν χρειάζεται να εγγραφείτε εάν ασκείτε τις ακόλουθες δραστηριότητες (άρθρο 4 της ΔΣ για το Μητρώο Διαφάνειας):

α) παροχή νομικών και άλλων επαγγελματικών συμβουλών·

β) υποβολή παρατηρήσεων υπό την ιδιότητα μετέχοντος ή τρίτου στο πλαίσιο ένδικης ή διοικητικής διαδικασίας που ισχύει κατά το δίκαιο της ΕΕ ή κατά το διεθνές δίκαιο στο οποίο υπόκειται η ΕΕ, καθώς και παρατηρήσεων που βασίζονται σε συμβατική σχέση με την Επιτροπή, το Κοινοβούλιο ή το Συμβούλιο ή σε συμφωνία επιχορήγησης που χρηματοδοτείται με κονδύλια της ΕΕ·

γ) δραστηριότητες των κοινωνικών εταίρων που ενεργούν ως συμμετέχοντες σε κοινωνικό διάλογο σύμφωνα με το άρθρο 152 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ)·

δ) υποβολή παρατηρήσεων ως απάντηση σε άμεσα και συγκεκριμένα αιτήματα θεσμικού οργάνου της ΕΕ, των εκπροσώπων ή του προσωπικού του, για αντικειμενικές πληροφορίες, δεδομένα ή εμπειρογνωμοσύνη·

ε) δραστηριότητες που ασκούνται από φυσικά πρόσωπα υπό την αυστηρά προσωπική τους ιδιότητα, χωρίς συνεννόηση με άλλα πρόσωπα·

στ) αυθόρμητες συναντήσεις, συναντήσεις με αμιγώς ιδιωτικό ή κοινωνικό χαρακτήρα και συσκέψεις που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο διοικητικής διαδικασίας που ισχύει σύμφωνα με τις συνθήκες της ΕΕ ή με νομικές πράξεις της ΕΕ·

ζ) δραστηριότητες που ασκούνται από δημόσιες αρχές των κρατών μελών, συμπεριλαμβανομένων των μόνιμων αντιπροσωπειών και πρεσβειών τους, σε εθνικό και υποεθνικό επίπεδο·

η) δραστηριότητες που ασκούνται από ενώσεις και δίκτυα δημόσιων αρχών, σε ενωσιακό, εθνικό ή υποεθνικό επίπεδο, υπό την προϋπόθεση ότι ενεργούν αποκλειστικά για λογαριασμό των σχετικών δημόσιων αρχών·

θ) δραστηριότητες που ασκούνται από διακυβερνητικούς οργανισμούς, συμπεριλαμβανομένων των οργανισμών και των φορέων που προέρχονται από αυτούς·

ι) δραστηριότητες που ασκούνται από δημόσιες αρχές τρίτων χωρών, συμπεριλαμβανομένων των διπλωματικών αποστολών και πρεσβειών τους, εκτός όταν οι αρχές αυτές εκπροσωπούνται από νομικές οντότητες, γραφεία ή δίκτυα χωρίς διπλωματικό καθεστώς ή εκπροσωπούνται από ενδιάμεσο φορέα·

ια) δραστηριότητες που ασκούνται από εκκλησίες και θρησκευτικές ενώσεις ή κοινότητες, καθώς και φιλοσοφικές και μη ομολογιακές οργανώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 17 ΣΛΕΕ, με εξαίρεση τα γραφεία, τις νομικές οντότητες ή τα δίκτυα που δημιουργούνται για να εκπροσωπούν εκκλησίες, θρησκευτικές κοινότητες ή φιλοσοφικές και μη ομολογιακές οργανώσεις στις σχέσεις τους με τα θεσμικά όργανα της ΕΕ, καθώς και τις ενώσεις τους.

Οι εκπρόσωποι ομάδων συμφερόντων πρέπει να ενεργούν σύμφωνα με τους κανόνες και τις αρχές που ορίζονται στον κώδικα δεοντολογίας κατά την άσκηση των δραστηριοτήτων που καλύπτονται από το Μητρώο. Για να εγγραφούν, πρέπει να επιβεβαιώσουν ότι τηρούν ήδη τους εν λόγω κανόνες και αρχές.

2. ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΜΟΝΑΔΙΚΗΣ ΕΓΓΡΑΦΗΣ

Για την αποφυγή πολλαπλών εγγραφών και την επιτάχυνση της διοικητικής διεκπεραίωσης μιας αίτησης ή εγγραφής, οι εκπρόσωποι ομάδων συμφερόντων που δραστηριοποιούνται σε περισσότερες από μία χώρες [π.χ. πολυεθνικές, μη κυβερνητικές οργανώσεις (ΜΚΟ) με παραρτήματα σε διάφορες χώρες ή περιφέρειες] θα πρέπει να καταχωρίζουν τις δραστηριότητές τους στο Μητρώο μόνο μία φορά και, με τον τρόπο αυτό, να καλύπτουν τις διάφορες άλλες οντότητες ενός δικτύου, ομίλου εταιρειών ή παρόμοιων φορέων. Στην πράξη, η υποχρέωση αυτή βαρύνει γενικά το παράρτημα ή το γραφείο που εκπροσωπεί τα συμφέροντα της οντότητας έναντι των θεσμικών οργάνων της ΕΕ.

3. ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που παρέχετε είναι πλήρη, ακριβή και συνεκτικά. Μην ξεχνάτε ότι οι πληροφορίες που παρέχετε είναι διαθέσιμες στο κοινό (με εξαίρεση τα πεδία με το σύμβολο του ματιού με κάθετο) και, ως εκ τούτου, υπόκεινται σε δημόσιο έλεγχο.

Τα οικονομικά στοιχεία που πρέπει να υποβάλετε εξαρτώνται από το είδος ή τα είδη των ομάδων συμφερόντων που εκπροσωπείτε (βλ. ενότητες 8 και 14 κατωτέρω).

Η Γραμματεία εξετάζει όλες τις νέες αιτήσεις και αξιολογεί:

i) την επιλεξιμότητα,

ii) την ποιότητα των δεδομένων που υποβάλλονται.

Ενδέχεται να σας ζητηθεί να υποβάλετε συμπληρωματικά στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσετε την επιλεξιμότητά σας και/ή να βελτιώσετε την ποιότητα των δεδομένων. Εάν η αίτηση πληροί τις απαιτήσεις παροχής πληροφοριών, η Γραμματεία θα την επικυρώσει και η εγγραφή σας θα δημοσιευθεί στον ιστότοπο του Μητρώου. Ανεξάρτητα από το αν η αίτησή σας επικυρωθεί ή απορριφθεί, θα ενημερωθείτε για το αποτέλεσμα.

Σε κάθε ενότητα του εντύπου εγγραφής θα βρείτε εικονίδια πληροφοριών που περιέχουν πρόσθετες εξηγήσεις σχετικά με τις πληροφορίες που θα πρέπει να υποβάλετε. Τοποθετήστε το ποντίκι επάνω από το εικονίδιο πληροφοριών ή επιλέξτε το για να δείτε την περιγραφή για κάθε ενότητα / πεδίο δεδομένων.

4. ΤΡΟΠΟΣ ΕΓΓΡΑΦΗΣ

Πρέπει να εγγραφείτε ηλεκτρονικά μέσω του ιστοτόπου του Μητρώου. Για πρόσβαση στο έντυπο της αίτησης θα πρέπει να συνδεθείτε στον χώρο αποκλειστικής σας πρόσβασης. Για να έχετε πρόσβαση σε αυτόν τον χώρο, πρέπει να έχετε λογαριασμό EU Login (για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στις συχνές ερωτήσεις).

Εάν έχετε έτοιμες όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, για τη συμπλήρωση του εντύπου θα χρειαστείτε περίπου 20-30 λεπτά.

Όταν αρχίσετε να συμπληρώνετε το έντυπο, στην αίτησή σας αποδίδεται ένα μοναδικό αναγνωριστικό (αριθμός αίτησης: APP xxxx). Η εγγραφή σας δεν θα δημοσιευθεί προτού αξιολογηθεί και επικυρωθεί από τη Γραμματεία. Στη συνέχεια θα λάβετε αριθμό δημόσιας καταχώρισης (REG xxxxxxxx-yy). Μην συγχέετε τον αριθμό APP με τον αριθμό REG.

Κατά τη συμπλήρωση του εντύπου, οι πληροφορίες που παρέχετε αποθηκεύονται αυτόματα. Μπορείτε να διακόψετε ανά πάσα στιγμή και να συνεχίσετε αργότερα. Ωστόσο, εάν το σχέδιο της αίτησής σας δεν υποβληθεί εντός 21 ημερολογιακών ημερών, θα διαγραφεί αυτόματα και θα πρέπει να ξεκινήσετε από την αρχή.

Κατά τη συμπλήρωση του εντύπου, παρακαλείστε να λάβετε υπόψη τα ακόλουθα:

• Να αντιδράτε στα προειδοποιητικά μηνύματα που μπορεί να εμφανιστούν δίπλα στα πεδία στα οποία το σύστημα έχει εντοπίσει ασυνέπεια. Τα μηνύματα αυτά σας βοηθούν επισημαίνοντας πιθανές ανακρίβειες στα δεδομένα που έχετε καταχωρίσει. Εάν δείτε ένα μήνυμα, ίσως χρειαστεί να διορθώσετε τα δεδομένα που έχετε καταχωρίσει ή να προσθέσετε διευκρινίσεις στα πλαίσια ελεύθερου κειμένου. Εάν αγνοήσετε τα μηνύματα και δεν προβείτε στις ενδεδειγμένες ενέργειες, η Γραμματεία θα πρέπει να επικοινωνήσει μαζί σας για περαιτέρω εξηγήσεις, γεγονός που θα καθυστερήσει την επικύρωση της εγγραφής σας.
• Αποφεύγετε ακατάλληλο ή μη συναφές, διαφημιστικό ή παραπλανητικό περιεχόμενο — οι αιτήσεις που περιέχουν τέτοιο περιεχόμενο δεν θα γίνονται δεκτές.
• Αποφεύγετε τις συντομογραφίες. Το Μητρώο αποτελεί δημόσιο εργαλείο και, ως εκ τούτου, οι παρεχόμενες πληροφορίες πρέπει να είναι κατανοητές. Η Γραμματεία θα ζητεί από τους αιτούντες να επικαιροποιούν τις καταχωρίσεις τους πριν τις επικυρώσει εάν χρησιμοποιούν σε υπερβολικό βαθμό συντομογραφίες και ακρωνύμια.
• Εάν τα παρεχόμενα στοιχεία είναι ελλιπή, δεν θα μπορείτε να υποβάλετε την αίτησή σας.
• Μπορείτε να συμπληρώσετε το έντυπο σε οποιαδήποτε από τις 24 επίσημες γλώσσες της ΕΕ (τα έντυπα που υποβάλλονται σε οποιαδήποτε άλλη γλώσσα δεν θα επικυρώνονται), αλλά σας συνιστούμε να χρησιμοποιείτε την ίδια γλώσσα σε όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, για λόγους συνέπειας.
• Ορίστε έναν υπεύθυνο επικοινωνίας ο οποίος θα διαχειρίζεται το περιεχόμενο της εγγραφής και θα λαμβάνει αυτόματες ειδοποιήσεις από το Μητρώο ή μηνύματα από τη Γραμματεία.
• Παρακαλείστε να μην συμπεριλαμβάνετε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (πληροφορίες σχετικά με ταυτοποιημένα ή ταυτοποιήσιμα πρόσωπα), εκτός εάν σας ζητείται ρητά σε ορισμένες ενότητες του εντύπου. Αποφεύγετε την εισαγωγή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε όλες τις άλλες ενότητες.

5. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΚΑΤΑΧΩΡΙΖΟΝΤΑΙ ΣΤΟ ΜΗΤΡΩΟ

Καταχωρίστε το όνομα του εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων.

Παρακαλείστε να αναφέρετε τη μορφή του εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων: θα μπορούσε να είναι το νομικό καθεστώς ή είδος οντότητας χωρίς ειδικό νομικό καθεστώς (π.χ. προσωρινή εγκατάσταση, δίκτυο ή πλατφόρμα).

Παραδείγματα νομικού καθεστώτος είναι μεταξύ άλλων τα εξής: association sans but lucratif (ASBL), φιλανθρωπική οργάνωση, ίδρυμα, σωματείο, public limited company (plc), Limited Liability Company (LLC), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft, Komanditgesellschaft, société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) και société privée à responsabilité limitée (SΡRL).

Το νομικό σας καθεστώς προσδιορίζεται συνήθως σε έγγραφο όπως το καταστατικό σας ή η εγγραφή σας σε εθνικό εμπορικό μητρώο (π.χ. το Moniteur belge στο Βέλγιο).

Για λόγους διαφάνειας, δώστε μια ενεργή διεύθυνση ιστοτόπου ή επιβεβαιώστε ότι δεν διαθέτετε διεύθυνση. Μπορείτε να ελέγξετε τη διεύθυνση του ιστοτόπου από το έντυπο για να βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση είναι έγκυρη και ο ιστότοπος είναι προσβάσιμος.

Θα πρέπει να επιλέξετε τα είδη συμφερόντων που εκπροσωπούνται στην ενότητα 8, προκειμένου να διευκρινίσετε τα κίνητρα για τις δραστηριότητές σας.

Παρακαλείστε να παράσχετε στοιχεία επικοινωνίας για την έδρα σας και για το γραφείο που είναι αρμόδιο για τις σχέσεις με τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της ΕΕ, εάν διαθέτετε τέτοιο γραφείο.

Εάν η διεύθυνση της καταστατικής σας έδρας (όπως εμφανίζεται στο καταστατικό σας) διαφέρει από τον τόπο της επιχειρηματικής σας δραστηριότητας, αναφέρετε τη διεύθυνση του τελευταίου.

Το νομικά υπεύθυνο πρόσωπο πρέπει να είναι πρόσωπο στο οποίο ο νόμος επιτρέπει να ενεργεί εξ ονόματος του εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων ή να τον εκπροσωπεί σε επαφές με δημόσιες αρχές. Το πρόσωπο αυτό αναμένεται επίσης να γνωρίζει τις δεσμεύσεις του εγγεγραμμένου για τήρηση του κώδικα δεοντολογίας.

Εάν δεν έχετε νομικό καθεστώς, αναφέρετε το όνομα του προσώπου που είναι νομικά υπεύθυνο για τις δραστηριότητες που ασκούνται δυνάμει της σχετικής εθνικής νομοθεσίας ή ορίστε άλλο πρόσωπο για τους σκοπούς της εγγραφής σας στο Μητρώο. Εάν ο εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων (π.χ. εμπορική ή επιχειρηματική ένωση) διοικείται από συμβούλιο, επιλέξτε ένα από τα μέλη του συμβουλίου (π.χ. τον πρόεδρο ή τον προεδρεύοντα)· το εν λόγω πρόσωπο δεν χρειάζεται να είναι το μόνο πρόσωπο που υπέχει νομική ευθύνη.

Η ηλεκτρονική διεύθυνση που εισάγετε δεν θα είναι διαθέσιμη στο κοινό, όμως η Γραμματεία μπορεί να τη χρησιμοποιήσει για να επικοινωνήσει με το εν λόγω πρόσωπο εάν υποβληθεί καταγγελία σχετικά με τον εκπρόσωπο ομάδας συμφερόντων.

Εάν δεν έχετε επίσημη δομή, το νομικά υπεύθυνο πρόσωπο είναι το πρόσωπο στο οποίο έχει ανατεθεί η εκπροσώπησή σας έναντι των θεσμικών οργάνων της ΕΕ.

Το πρόσωπο που είναι αρμόδιο για τις σχέσεις με τα θεσμικά όργανα της ΕΕ πρέπει να είναι ένα πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για τις δημόσιες υποθέσεις του εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων ή για τις επαφές με τα θεσμικά όργανα.

Εάν δεν έχετε ορίσει συγκεκριμένο πρόσωπο υπεύθυνο για τις εν λόγω σχέσεις, πρέπει να ορίσετε ένα άτομο για τη διαχείριση της εγγραφής σας στο Μητρώο (επικαιροποιήσεις κ.λπ.). Το άτομο αυτό μπορεί να είναι ο υπεύθυνος επικοινωνίας που ορίζεται στην ενότητα 5 κατωτέρω. Η ηλεκτρονική διεύθυνση που εισάγετε δεν θα είναι διαθέσιμη στο κοινό.

Όταν η Γραμματεία επικυρώσει την εγγραφή, ο υπεύθυνος επικοινωνίας θα λάβει ηλεκτρονικό μήνυμα επικύρωσης με τον αριθμό δημόσιας καταχώρισης (αριθμός REG). Οι ίδιες πληροφορίες θα αποσταλούν στα άλλα πρόσωπα των οποίων τα ονόματα περιλαμβάνονται στο έντυπο εγγραφής (στην ενότητα 6 «Πρόσωπα με πρόσβαση στην εγγραφή» του εντύπου εγγραφής). 

Η Γραμματεία μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσει για διευκρινίσεις ή να ζητήσει επικαιροποιήσεις σχετικά με τις καταχωρισμένες πληροφορίες. Ο υπεύθυνος επικοινωνίας θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τη Γραμματεία για όλα τα θέματα που σχετίζονται με το Μητρώο. Τα πρόσωπα των οποίων τα ονόματα περιλαμβάνονται στο έντυπο εγγραφής θα λαμβάνουν όλες τις κοινοποιήσεις, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

• υπενθυμίσεις σχετικά με την υποχρεωτική ετήσια επικαιροποίηση,
• πληροφορίες σχετικά με καταγγελίες που έχουν υποβληθεί και απαντήσεις σε ερωτήματα («Επικοινωνήστε μαζί μας»),
• κοινοποιήσεις σχετικά με τη συνεισφορά της οντότητάς τους σε χάρτες πορείας της Επιτροπής και δημόσιες διαβουλεύσεις.

Τα άτομα αυτά μπορούν επίσης να επιλέξουν να λαμβάνουν ειδοποιήσεις σχετικά με:

• χάρτες πορείας της Επιτροπής και δημόσιες διαβουλεύσεις,
• τις δραστηριότητες των επιτροπών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

Δεδομένου ότι οι υπεύθυνοι επικοινωνίας μπορούν να αλλάζουν τακτικά, θα πρέπει να δηλώσετε τουλάχιστον μία ενεργή ηλεκτρονική διεύθυνση (π.χ. με την ακόλουθη μορφή: infoorganisation [dot] com (info[at]organisation[dot]com)) για να βεβαιωθείτε ότι θα συνεχίσετε να λαμβάνετε κοινοποιήσεις και ότι δεν θα διαγραφείτε από το Μητρώο.

Τα στοιχεία των υπευθύνων επικοινωνίας δεν είναι δημόσια.

Το σύστημα παρέχει αυτόματα δικαιώματα πρόσβασης στα παρακάτω πρόσωπα, ενώ οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις τους θα εμφανίζονται αυτόματα στον κατάλογο αυτής της ενότητας («Κατάλογος πρόσβασης»):

• το πρόσωπο που συμπληρώνει το έντυπο της αίτησης·
• το νομικά υπεύθυνο πρόσωπο·
• το πρόσωπο που είναι αρμόδιο για τις σχέσεις με την ΕΕ·
• ο υπεύθυνος επικοινωνίας.

Μπορείτε να προσθέσετε και άλλες ηλεκτρονικές διευθύνσεις εάν θέλετε να χορηγήσετε πρόσβαση σε επιπλέον άτομα.

Καθένα από αυτά τα πρόσωπα θα μπορεί να έχει πρόσβαση στο έντυπο εγγραφής εφόσον διαθέτει λογαριασμό EU Login που συνδέεται με την ηλεκτρονική διεύθυνση που αναφέρεται.

Απαιτούνται τουλάχιστον δύο διαφορετικές ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Εάν δηλώσετε την ίδια ηλεκτρονική διεύθυνση για το νομικά υπεύθυνο πρόσωπο, το πρόσωπο που είναι αρμόδιο για τις σχέσεις με την ΕΕ και/ή τον υπεύθυνο επικοινωνίας και δεν προσθέσετε πρόσθετη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν θα μπορείτε να ολοκληρώσετε την εγγραφή σας.

Σε αυτό το πλαίσιο ελεύθερου κειμένου μπορείτε να περιγράψετε συνοπτικά τη γενική αποστολή, τους στόχους και την εντολή σας (το πολύ 1 000 χαρακτήρες). Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν δεν έχετε ιστότοπο.

Στην παρούσα ενότητα καλείστε να παράσχετε απλώς μια γενική περιγραφή. Μπορείτε να αναφέρετε λεπτομέρειες για τις δραστηριότητές σας στον τομέα της εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων στην επόμενη ενότητα.

Αναφέρετε τη γεωγραφική περιοχή και την περιοχή-στόχο για τις δραστηριότητές σας, π.χ. παγκόσμιο, ενωσιακό, εθνικό ή περιφερειακό/τοπικό επίπεδο.

Επιλέξτε μία από τις επιλογές που αντιστοιχούν στα διάφορα είδη εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων. Η επιλογή σας θα καθορίσει τα οικονομικά στοιχεία που θα πρέπει να παράσχετε στην ενότητα 14.

Εάν εμπίπτετε σε περισσότερες από μία κατηγορίες, λάβετε υπόψη σας ότι το νομικό σας καθεστώς δεν είναι ο μόνος καθοριστικός παράγοντας για την επιλογή αυτή. Θα πρέπει να επιλέξετε την κατηγορία που περιγράφει καλύτερα την κύρια δραστηριότητά σας και να εξηγήσετε τα κίνητρα των δραστηριοτήτων σας στον τομέα της εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων.

Οι επιλογές περιγράφονται κατωτέρω.

1. Προώθηση των δικών σας συμφερόντων ή των συλλογικών συμφερόντων των μελών σας (στα οποία περιλαμβάνονται κερδοσκοπικοί φορείς, καθώς και ενώσεις ή οντότητες οι οποίες εκπροσωπούν κερδοσκοπικούς φορείς) — η κατηγορία αυτή συνήθως καλύπτει εταιρείες και ομίλους, επαγγελματικές ή εργοδοτικές ενώσεις, συνδικαλιστικές οργανώσεις και επαγγελματικές και επιχειρηματικές ενώσεις που εκπροσωπούν μέλη, συγκεκριμένο κλάδο ή επιχειρηματικό τομέα. Για αυτό το είδος εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων, θα πρέπει να υποβάλετε εκτιμήσεις κόστους για τις δραστηριότητές σας που καλύπτονται από το Μητρώο κατά το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος για το οποίο έχουν κλείσει οι λογαριασμοί.
2. Προώθηση των συμφερόντων των πελατών σας (ως ενδιάμεσος φορέας) — η εκπροσώπηση των συμφερόντων των πελατών σας είναι η κατηγορία που πρέπει να επιλέξετε όταν έχετε συμβατική σχέση ή σχέση δωρεάν παροχής υπηρεσιών με εταιρείες, ομίλους, ενώσεις, κρατικούς φορείς ή ΜΚΟ που σας επιτρέπει να ασκείτε δραστηριότητες εκπροσώπησης συμφερόντων για λογαριασμό τους ως ειδικοί επί δημόσιων υποθέσεων ή δικηγορική εταιρεία. Θα πρέπει να υποβάλετε λεπτομερή στοιχεία σχετικά με τα έσοδα για τις δραστηριότητες που δηλώθηκαν κατά το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος.
3. Μη εκπροσώπηση εμπορικών συμφερόντων — αυτό συνήθως σημαίνει ότι ασκείτε δραστηριότητες μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, αλλά αποκλειστικά για φιλανθρωπικούς, ευαγείς, ανθρωπιστικούς λόγους ή για λόγους δημοσίου συμφέροντος. Τα περισσότερα από τα μέλη, τους συνεργάτες ή τους εταίρους σας επίσης δεν είναι κερδοσκοπικοί φορείς. Θα πρέπει να υποβάλετε πληροφορίες σχετικά με τον προϋπολογισμό και τις πηγές χρηματοδότησής τους.

Η αλλαγή των εκπροσωπούμενων συμφερόντων είναι δυνατή μετά την καταχώρισή τους.

Στην παρούσα ενότητα θα πρέπει να καταχωρίσετε τις πληροφορίες που θα υποδεικνύουν τους λόγους εγγραφής σας. Επιπλέον, περιγράψτε τις δραστηριότητές σας που καλύπτονται (δηλαδή τις πολιτικές της ΕΕ ή νομοθετικές προτάσεις που σκοπεύετε να επηρεάσετε) με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ακρίβεια και εξειδίκευση. Παρακαλείστε να μην απαριθμείτε δραστηριότητες που δεν αφορούν την πολιτική ή τη νομοθεσία της ΕΕ.

• Δραστηριότητες για τις οποίες απαιτείται εγγραφή

Επιλέξτε τις δραστηριότητες που καλύπτονται από τα μέτρα αιρεσιμότητας από τον αναπτυσσόμενο κατάλογο και αναφέρετε ποια από τα θεσμικά όργανα της ΕΕ αφορούν. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να δηλώσετε τις συχνότερες άμεσες επαφές σας με κάθε θεσμικό όργανο για τις οποίες πρέπει να εγγραφείτε, επειδή το απαιτούν οι κανόνες των θεσμικών και λοιπών οργάνων της ΕΕ.

Οι πληροφορίες που παρέχονται στο παρόν μέρος της ενότητας 9 δεν είναι διαθέσιμες στο κοινό.

• Κύριες στοχευόμενες νομοθετικές προτάσεις ή πολιτικές της ΕΕ

Αναφέρετε τους τίτλους των πλέον πρόσφατων πρωτοβουλιών, πολιτικών και (νομοθετικών/μη νομοθετικών) φακέλων της ΕΕ που αποτελούν στόχο των δραστηριοτήτων εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων που ασκείτε. Μεταξύ αυτών περιλαμβάνονται χάρτες πορείας, δημόσιες διαβουλεύσεις, οδηγίες, κανονισμοί, αποφάσεις, διοργανικές συμφωνίες, εκθέσεις ή ψηφίσματα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Παρακαλείστε να αποφεύγετε τις συντομογραφίες.

Αντί να αναφέρεστε σε γενικούς τομείς πολιτικής (π.χ. «περιβάλλον», «κλίμα», «μεταφορές»), να αναφέρεστε σε συγκεκριμένες διαδικασίες της ΕΕ (π.χ. «πράξη για τις ψηφιακές υπηρεσίες»). Εάν είναι δυνατόν, αναφέρετε πλήρεις επίσημους τίτλους, για παράδειγμα:

• Πρόταση κανονισμού σχετικά με την ενιαία αγορά ψηφιακών υπηρεσιών (πράξη για τις ψηφιακές υπηρεσίες)·
• Κανονισμός σχετικά με την εμπορία προϊόντων λίπανσης της ΕΕ·
• Ανακοίνωση της Επιτροπής με τίτλο «Ευρωπαϊκή στρατηγική για τα δεδομένα»·
• Ψήφισμα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου σχετικά με τη στρατηγική της ΕΕ για τη βιοποικιλότητα·
• Απόφαση του Συμβουλίου για το σύστημα των ιδίων πόρων της Ευρωπαϊκής Ένωσης·
• Έκθεση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου για την καλή διαβίωση των εκτρεφόμενων ζώων.

• Δραστηριότητες επικοινωνίας (εκδηλώσεις, εκστρατείες, δημοσιεύσεις κ.λπ.) που σχετίζονται με τις παραπάνω πολιτικές της ΕΕ

Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτό το πλαίσιο ελεύθερου κειμένου για να παράσχετε λεπτομέρειες σχετικά με τις δραστηριότητες επικοινωνίας που έχετε υλοποιήσει σε σχέση με τις πολιτικές, τις νομοθετικές προτάσεις ή τις αποφάσεις της ΕΕ που παραθέσατε. Σε αυτές μπορεί να περιλαμβάνονται δημοσκοπήσεις και έρευνες (εάν αφορούν τη νομοθεσία της ΕΕ ή απευθύνονται σε μέλη των θεσμικών οργάνων ή υπαλλήλους που εργάζονται στα θεσμικά όργανα της ΕΕ), ανοικτές επιστολές και άλλο επικοινωνιακό ή ενημερωτικό υλικό, εκστρατείες, έργα, εκδηλώσεις, δημοσιεύσεις ή έγγραφα θέσης, και θα πρέπει να αναφέρετε τους τίτλους τους. Οι σύνδεσμοι ιστοτόπων με παραδείγματα είναι αποδεκτοί.

• Διακομματικές και ανεπίσημες ομάδες του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου

Μπορείτε να συμμετέχετε σε δραστηριότητες διακομματικών ομάδων ή ανεπίσημων ομάδων που διοργανώνονται στους χώρους του Κοινοβουλίου (για παράδειγμα, συμμετοχή σε συνεδριάσεις ή εκδηλώσεις της διακομματικής ομάδας, παροχή υποστήριξης ή συνδιοργάνωση εκδηλώσεων) μόνο εάν έχετε εγγραφεί και εφόσον συμφωνείτε ότι δεν θα χρησιμοποιήσετε ούτε το όνομα ούτε το λογότυπο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

Εάν συμμετέχετε σε δραστηριότητες διακομματικών ομάδων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, επιλέξτε τα ονόματα των ομάδων από τον κατάλογο που παρέχεται. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο ελεύθερου κειμένου για να αναφέρετε το όνομα κάθε ανεπίσημης ομάδας στην οποία συμμετέχετε και να παράσχετε λεπτομέρειες σχετικά με τη συμμετοχή σας (π.χ. εάν παρέχετε οικονομική ή υλική υποστήριξη ή εκτελείτε χρέη γραμματείας της ομάδας).

Μην επιλέξετε διακομματικές ομάδες ούτε να αναφέρετε ανεπίσημες ομάδες για να εκδηλώσετε το ενδιαφέρον σας για συνεργασία μαζί τους· αυτό δεν είναι ούτε σωστό ούτε συναφές.

• Συμμετοχή σε άλλα φόρουμ και πλατφόρμες που υποστηρίζει η ΕΕ

Δώστε λεπτομέρειες εδώ για τις δομές της ΕΕ στις οποίες συμμετέχετε. Εάν δεν έχετε ακόμη συμμετάσχει στις εργασίες αυτών των δομών, καταχωρίστε την ένδειξη «Όχι».

Το σημείο αυτό δεν ενδείκνυται για να εκδηλώσετε το ενδιαφέρον σας για συμμετοχή στις εργασίες των εν λόγω φορέων στο μέλλον ή την πρόθεσή σας να υποβάλετε αίτηση συμμετοχής. Καταχωρίστε πληροφορίες μόνο για το τι συμβαίνει ήδη.

• Πληροφορίες που εισάγονται αυτόματα από την Επιτροπή στην εγγραφή σας

Η εγγραφή σας θα περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητές σας οι οποίες προέρχονται αυτόματα από τα συστήματα ΤΠ της Επιτροπής (πληροφορίες που περιγράφονται παρακάτω). Δεν εισάγονται από εσάς κατά την εγγραφή σας.

• Συναντήσεις με υπεύθυνους λήψης αποφάσεων

Στο Μητρώο εμφανίζονται οι κατάλογοι των συναντήσεων που πραγματοποίησαν οι εγγεγραμμένοι με επιτρόπους, μέλη των ιδιαίτερων γραφείων τους και γενικούς διευθυντές (σε μορφότυπο PDF) μετά τη δημοσίευση των πληροφοριών από το ιδιαίτερο γραφείο ή την οικεία γενική διεύθυνση (το αργότερο 14 ημέρες μετά τη διεξαγωγή της συνάντησης).

Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πληροφορίες απευθείας από εγγραφές σχετικά με συναντήσεις τις οποίες έχουν προγραμματίσει μέλη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και το προσωπικό τους.

• Χάρτες πορείας της Επιτροπής και δημόσιες διαβουλεύσεις

Το μητρώο εμφανίζει τους τίτλους των χαρτών πορείας και των δημόσιων διαβουλεύσεων στις οποίες συμμετείχαν οι εγγεγραμμένοι από τον Ιούλιο του 2018 και μετά [υπό την προϋπόθεση ότι ανέφεραν τον αριθμό REG τους (πριν από τις 2/4/2024 — αριθμός ταυτοποίησης στο ΜΔ) και συμφώνησαν να δημοσιοποιηθεί η συνεισφορά τους].

Εάν συμμετείχατε σε χάρτες πορείας ή σε δημόσιες διαβουλεύσεις κατά τη διάρκεια των 2 ετών που προηγήθηκαν της εγγραφής, μπορείτε να αναφέρετε τη δραστηριότητα εδώ, π.χ. «συμμετοχή στη δημόσια διαβούλευση της Επιτροπής για την καταπολέμηση της παράνομης διακίνησης μεταναστών: 2021-2025 (σχέδιο δράσης της ΕΕ που δρομολογήθηκε τον Μάρτιο του 2021)».

• Ομάδες εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής

Στο Μητρώο εμφανίζονται πληροφορίες σχετικά με τη συμμετοχή των εγγεγραμμένων σε ομάδες εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής και άλλους παρόμοιους φορείς. Δεν χρειάζεται να εγγραφείτε όταν υποβάλλετε αίτηση για να γίνετε μέλος ομάδας εμπειρογνωμόνων. Μόλις επιλεγούν τα μέλη μιας ομάδας εμπειρογνωμόνων, οι εκπρόσωποι ομάδων συμφερόντων που δεν είναι ήδη εγγεγραμμένοι θα πρέπει να εγγραφούν προκειμένου να διοριστούν ως μέλη «κατηγορίας Β» ή «κατηγορίας Γ» της ομάδας.

Η συμμετοχή σας (ως μέλος «κατηγορίας Β» ή «κατηγορίας Γ») σε ομάδα ή ομάδες εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής θα εμφανίζεται αυτόματα στην εγγραφή σας μόλις κωδικοποιηθεί ο αριθμός REG στο μητρώο ομάδων εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής.

Αναφέρετε τα πλέον επικαιροποιημένα αριθμητικά στοιχεία για τον αριθμό των ατόμων που ασκούν δραστηριότητες που καλύπτονται από το Μητρώο εξ ονόματος του εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων κατά τη στιγμή της εγγραφής (ή της επικαιροποίησης). Μην δηλώνετε όλους τους υπαλλήλους που εργάζονται για τον εκπρόσωπο ομάδας συμφερόντων, αλλά μόνο όσους συμμετέχουν στις δραστηριότητες που δηλώνονται στην ενότητα 9.

Συμπεριλάβετε όλα τα άτομα που ασκούν δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων, ανεξάρτητα από το αν έχουν σύμβαση ή αμείβονται για τις εν λόγω δραστηριότητες (από εσάς ή άλλους). Σε αυτά μπορεί να συμπεριλαμβάνονται τόσο το τακτικό προσωπικό που περιλαμβάνεται στη μισθοδοσία σας όσο και άτομα που εργάζονται για εσάς ως εκπαιδευόμενοι/ασκούμενοι, εθελοντές, σύμβουλοι, πανεπιστημιακοί, συνεργάτες κ.λπ.

Πρέπει να συμπεριλάβετε οποιονδήποτε διαθέτει άδεια εισόδου στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και να τηρείτε ενημερωμένη την εγγραφή σας, ώστε να συμπεριλαμβάνονται όσοι λαμβάνουν διαπίστευση από το Κοινοβούλιο.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο ελεύθερου κειμένου για να περιγράψετε το καθεστώς («υπάλληλος», «εθελοντής» κ.λπ.) των ενδιαφερόμενων ατόμων και να καταχωρίσετε κάθε άλλη πληροφορία που μπορεί να αποσαφηνίσει τον αριθμό των απασχολουμένων σας και τον υπολογισμό του «ισοδύναμου πλήρους απασχόλησης» (ΙΠΑ).

Το μητρώο εκφράζει αυτόματα τις πληροφορίες που έχετε καταχωρίσει ως ΙΠΑ. Πρόκειται για μια τυποποιημένη λογιστική μονάδα που χρησιμοποιείται για τη μέτρηση του αριθμού των ατόμων που ασκούν συγκεκριμένη δραστηριότητα (στην περίπτωση αυτή, δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων). Είναι ο μέσος αριθμός των ωρών που εργάστηκε ένας υπάλληλος ως κλάσμα του μέσου αριθμού των ωρών που εργάστηκε ένας υπάλληλος πλήρους απασχόλησης, δηλαδή ένα ΙΠΑ αντιστοιχεί σε έναν υπάλληλο πλήρους απασχόλησης.

Αν τα πέντε δεκαδικά ψηφία δεν ταιριάζουν ακριβώς με τη διάρθρωση των ανθρώπινων πόρων σας, στρογγυλοποιήστε ανάλογα τους αριθμούς. Δεν υπάρχει ελάχιστο κατώτατο όριο — ακόμη και αν έχετε έναν μόνο υπάλληλο που απασχολείται σε βάση 10 % ΙΠΑ ή λιγότερο σε δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων, θα πρέπει να εγγραφείτε. Ωστόσο, μπορείτε να εξηγήσετε αυτό το χαμηλό επίπεδο συμμετοχής στο πλαίσιο ελεύθερου κειμένου που παρέχεται.

Επικαιροποιήστε τα παρεχόμενα στοιχεία εάν ο συνολικός αριθμός των εργαζομένων μειωθεί/αυξηθεί σημαντικά οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια του έτους.

Οι πληροφορίες που παρέχετε θα πρέπει να αποτελούν καλόπιστη εκτίμηση του συνολικού αριθμού των σχετικών ατόμων και θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν τον χρόνο που διατίθεται για τις δραστηριότητες. Έχετε υπόψη ότι μπορεί να σας ζητηθεί να διαβιβάσετε στη Γραμματεία πρόσθετες λεπτομέρειες σχετικά με τους υπολογισμούς των πόρων.

Ανάλογα με τους τομείς πολιτικής στους οποίους στοχεύετε στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων που ασκείτε, μπορείτε να γίνετε συνδρομητής στις αυτόματες ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ορισμένες δραστηριότητες των θεσμικών οργάνων της ΕΕ.

• Δημόσιες διαβουλεύσεις και χάρτες πορείας της Επιτροπής — θα λαμβάνετε σχετικές πληροφορίες στους τομείς που σας ενδιαφέρουν.

Αναφέρετε αν επιθυμείτε να σας αποστέλλονται ειδοποιήσεις.

• Ειδήσεις των επιτροπών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου — θα λαμβάνετε ειδήσεις και ημερήσιες διατάξεις συνεδριάσεων στους τομείς πολιτικής της επιλογής σας.

Μπορείτε να διαχειρίζεστε τις συνδρομές στα νέα και στις ημερήσιες διατάξεις των επιτροπών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου απευθείας μέσω της εγγραφής σας. Για ειδοποιήσεις σχετικά με άλλες δραστηριότητες του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, επισκεφθείτε την υπηρεσία ηλεκτρονικής συνδρομής του Κοινοβουλίου.

Βεβαιωθείτε ότι, σύμφωνα με την αρχή της μοναδικής εγγραφής (βλ. μέρος II ενότητα 2), η εγγραφή σας περιλαμβάνει όλες τις καλυπτόμενες δραστηριότητες που ασκούνται από τον ίδιο όμιλο εταιρειών (δηλαδή όλες τις μητρικές και θυγατρικές εταιρείες που λειτουργούν ως ενιαία οικονομική οντότητα μέσω κοινής πηγής ελέγχου) ή από τα διαφορετικά εθνικά ή περιφερειακά παραρτήματα του ίδιου οργανισμού [δηλ. μη κυβερνητικές οργανώσεις (ΜΚΟ) με παραρτήματα σε διάφορες χώρες ή περιφέρειες]. Οι κοινές επιχειρήσεις, που ελέγχονται από κοινού από δύο ή περισσότερες εταιρείες ή ομίλους εταιρειών, δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην εγγραφή καμίας από αυτές τις εταιρείες ή ομίλους εταιρειών και πρέπει να έχουν δική τους χωριστή εγγραφή.

Θα πρέπει να διευκρινίσετε, στο πλαίσιο αυτής της ενότητας, τις οντότητες που καλύπτονται από τη μοναδική εγγραφή σας, κατά περίπτωση.

Θα πρέπει να δώσετε λεπτομερή στοιχεία για τις σχετικές σχέσεις σας με άλλα άτομα και/ή οντότητες και τις συνδέσεις με αυτά, όπως περιγράφεται κατωτέρω.

• Η συμμετοχή σας σε οποιαδήποτε οντότητα ή δομή 

  Στο πρώτο πεδίο, αναφέρετε όλες τις ενώσεις, ομοσπονδίες, συνομοσπονδίες, δίκτυα ή άλλες δομές (που δεν διοικούνται από τα θεσμικά όργανα της ΕΕ) των οποίων είστε μέλος σε εθνικό, ευρωπαϊκό ή διεθνές επίπεδο. Θα αναφέρετε επίσης εδώ οποιεσδήποτε άλλες οντότητες ή δομές με τις οποίες συνεργάζεστε, τις οποίες χρηματοδοτείτε ή στις οποίες συνεισφέρετε στο πλαίσιο καλυπτόμενων δραστηριοτήτων.

• Τα δικά σας μέλη και άλλες συνδεδεμένες οντότητες

Στο δεύτερο πεδίο, αναφέρετε όλα τα τρέχοντα μέλη σας, εάν υπάρχουν, και άλλες συνδεδεμένες οντότητες. 

Εάν ο κατάλογος αυτός είναι διαθέσιμος στο κοινό στον ιστότοπό σας, συμπεριλάβετε απευθείας σύνδεσμο προς την ιστοσελίδα.

Μην ξεχνάτε να συμπληρώσετε αυτό το πεδίο εάν εκπροσωπείτε τα συμφέροντα των μελών σας. Υπάρχουν διαφορετικά είδη μελών, και τα στοιχεία αυτά ενδέχεται να πρέπει να επικαιροποιούνται τακτικά. Συνιστάται συνεπώς να παρέχετε απευθείας συνδέσμους που οδηγούν στην ιστοσελίδα σας με τα σχετικά στοιχεία. Εάν τα μέλη σας είναι τόσο φυσικά (ιδιώτες) όσο και νομικά πρόσωπα (οργανισμοί), θα πρέπει να περιγράψετε τα διάφορα είδη μελών. 

Στο πεδίο αυτό, θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με άλλες συνδεδεμένες οντότητες. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει διαφάνεια σχετικά με τις συνδέσεις ή τις σχέσεις σας που δεν περιλαμβάνονται στη μοναδική εγγραφή σας και δεν αναφέρονται προηγουμένως στην παρούσα ενότητα. Θα πρέπει να αποκαλύπτετε, ιδίως, κάθε σχετική σχέση που ενδέχεται να περιλαμβάνει συντονισμό κατά την άσκηση καλυπτόμενων δραστηριοτήτων, λόγω κεφαλαιακών δεσμών, από κοινού ελέγχου από πρόσωπο ή οντότητα, ή χορηγίας. 

Για λόγους διαφάνειας, η Γραμματεία θεωρεί ευπρόσδεκτη κάθε συμπληρωματική πληροφορία που συμβάλλει στην αποσαφήνιση της δομής ενός εγγεγραμμένου, των συμπράξεων, των υποστηρικτών και άλλων συνδεδεμένων οντοτήτων του. Κατά περίπτωση, μπορείτε επίσης να διευκρινίσετε εδώ ποιες χωριστές οντότητες ή θυγατρικές περιλαμβάνονται στην εγγραφή σας βάσει της αρχής της μοναδικής εγγραφής. 

Επιλέξτε μια κατηγορία που ταιριάζει περισσότερο στους στόχους, την αποστολή, τη δομή, τις δραστηριότητες και τη νομική σας προσωπικότητα. Ακόμη και αν υπάγεστε σε περισσότερες από μία κατηγορίες (π.χ. μπορεί να εκπροσωπείτε επαγγελματική ένωση που είναι επίσης μη κερδοσκοπική οντότητα), μπορείτε να επιλέξετε μία μόνο κατηγορία. Εάν έχετε αμφιβολίες, ο καθοριστικός παράγοντας θα πρέπει να είναι το είδος της δραστηριότητάς σας και όχι το νομικό καθεστώς σας ή παρόμοια τυπικά κριτήρια.

Σας ζητείται να επιλέξετε μια κατηγορία μόνο για περιγραφικούς σκοπούς· αυτό δεν επηρεάζει τις οικονομικές πληροφορίες (το είδος τους) που πρέπει να παράσχετε. Η ταξινόμηση σε κατηγορίες επιτρέπει στη Γραμματεία να παράγει αξιόπιστα στατιστικά στοιχεία για τους εγγεγραμμένους.

• Νεοσυσταθείσα οντότητα, δεν έχει κλείσει οικονομικό έτος

Θα πρέπει να επιλέξετε αυτό το τετραγωνίδιο μόνο εάν ο οργανισμός σας συστάθηκε πρόσφατα και δεν έχετε ακόμη κλείσει τους λογαριασμούς σας για το πλέον πρόσφατο πλήρες οικονομικό έτος. Η επιλογή αυτή αντικατοπτρίζει μια μεταβατική κατάσταση για τους νεοσυσταθέντες εκπροσώπους ομάδων συμφερόντων. Πρέπει να παράσχετε τα ζητούμενα οικονομικά στοιχεία κατά την πρώτη ετήσια επικαιροποίηση ή, το αργότερο, κατά την επόμενη ετήσια επικαιροποίηση. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το καθεστώς της «νεοσυσταθείσας οντότητας» μόνο για 24 μήνες.

Εάν επιλέξετε «νεοσυσταθείσα οντότητα», θα πρέπει και πάλι να παράσχετε ορισμένες πληροφορίες για το τρέχον οικονομικό έτος (ορισμένα πεδία δεδομένων δεν θα είναι επεξεργάσιμα).

• Πλέον πρόσφατο «οικονομικό έτος» που έχει κλείσει

Καταχωρίστε λογιστική περίοδο 12 συναπτών μηνών. Η περίοδος αυτή μπορεί να αρχίζει οποιαδήποτε ημέρα ημερολογιακού έτους για το οποίο έχουν κλείσει οι λογαριασμοί. Ένα οικονομικό έτος μπορεί να συμπίπτει ή να μην συμπίπτει με ένα ημερολογιακό έτος.

• Επιχορηγήσεις της ΕΕ

Όλοι οι εκπρόσωποι ομάδων συμφερόντων πρέπει να δηλώνουν το ποσό και την πηγή τυχόν επιχορηγήσεων της ΕΕ που συνεισφέρουν στα έξοδα λειτουργίας τους (σχετικό πρόγραμμα και χρηματοδοτική αρχή). Όλα τα ποσά πρέπει να δηλώνονται σε ευρώ και να αντιστοιχούν στο πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έχει κλείσει ή, εφόσον ενδείκνυται περισσότερο, στο τρέχον οικονομικό έτος.

Εάν είστε νεοσυσταθείσα οντότητα, παράσχετε εκτίμηση των επιχορηγήσεων της ΕΕ που λάβατε για το τρέχον οικονομικό έτος.

Πρέπει να επιλέγετε το κουμπί «Προσθήκη» κάθε φορά που προσθέτετε νέα πηγή χρηματοδότησης.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ επιχορηγήσεων και δημόσιων συμβάσεων;

Επιχορηγήσεις: Χορηγούνται κυρίως ως δωρεά μέσω προσκλήσεων υποβολής προτάσεων για έργα που προωθούν τους στόχους πολιτικής της ΕΕ. Οι επιχορηγήσεις αυτές πρέπει να δηλώνονται στο έντυπο εγγραφής.

Για λόγους διαφάνειας, μπορείτε να παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τις επιχορηγήσεις της ΕΕ που έλαβαν οι θυγατρικές εταιρείες στο πλαίσιο κειμένου αυτής της ενότητας. Σε περίπτωση «αποκεντρωμένης εφαρμογής» της χρηματοδότησης της ΕΕ (δηλαδή χρηματοδότησης της ΕΕ που εκταμιεύτηκε από τα κράτη μέλη), η εθνική δημόσια διοίκηση χορηγεί επιχορηγήσεις και αναθέτει δημόσιες συμβάσεις. Δεν χρειάζεται να δηλώσετε τη χρηματοδότηση που λαμβάνετε απευθείας από τις εθνικές αρχές (π.χ. χρηματοδότηση έργων από τα διαρθρωτικά ταμεία ή το ταμείο συνοχής).

Δημόσιες συμβάσεις: τα θεσμικά όργανα της ΕΕ αγοράζουν υπηρεσίες, έργα ή αγαθά στην αγορά για εσωτερική χρήση μέσω διαδικασίας υποβολής προσφορών. Τα ποσά που λαμβάνονται μέσω δημόσιων συμβάσεων δεν χρειάζεται να δηλώνονται στο έντυπο εγγραφής.

Οι εκπρόσωποι ομάδων συμφερόντων που διαχειρίζονται έργα χρηματοδοτούμενα από την ΕΕ θα πρέπει να μεριμνούν ώστε να μην υπερεκτιμώνται οι ανθρώπινοι και οικονομικοί πόροι που ενέχονται σε δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων. Για παράδειγμα, θα πρέπει να υπολογίζετε τον χρόνο μόνο για τα άτομα που συμμετέχουν πράγματι στις δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων που ασκείτε έναντι των θεσμικών οργάνων της ΕΕ. Μην υπολογίζετε τον χρόνο όσων εργάζονται αποκλειστικά ως ερευνητές, εκπαιδευτές, συντονιστές έργων κ.λπ. Ομοίως, δεν θα πρέπει να συμπεριλαμβάνετε δαπάνες ή έξοδα που σχετίζονται αποκλειστικά με την υλοποίηση του έργου σας που χρηματοδοτείται από την ΕΕ.

Εάν προωθείτε τα δικά σας συμφέροντα ή τα συλλογικά συμφέροντα των μελών σας, παράσχετε οικονομικές πληροφορίες σχετικά με:

— κάθε ενδιάμεσο φορέα που προσλαμβάνεται για την άσκηση των καλυπτόμενων δραστηριοτήτων·

— τα ετήσια έξοδά σας που σχετίζονται με τις δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων για το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έχει κλείσει.

• Πρόσληψη ενδιάμεσων φορέων για την άσκηση δραστηριοτήτων εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων

Ως εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων που προωθείτε τα δικά σας συμφέροντα ή τα συμφέροντα των μελών σας, μπορείτε να αποφασίσετε να αναθέσετε ορισμένες δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων σε ενδιάμεσους φορείς που ενεργούν εξ ονόματός σας.

Ενδιάμεσος φορέας είναι κάθε εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων που προωθεί τα συμφέροντα ενός πελάτη ασκώντας δραστηριότητες που καλύπτονται από το Μητρώο. Η σχέση μεταξύ ενός ενδιάμεσου φορέα και του πελάτη του βασίζεται σε σύμβαση. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες επαγγελματικής εταιρείας συμβούλων ή δικηγορικής εταιρείας για την άσκηση δραστηριοτήτων εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων έναντι των θεσμικών οργάνων της ΕΕ εξ ονόματός σας, η εν λόγω επαγγελματική εταιρεία συμβούλων ή δικηγορική εταιρεία είναι ο ενδιάμεσος φορέας σας. Η συμβατική σχέση σας με τον ενδιάμεσο φορέα σας δεν είναι σημαντική για τους σκοπούς του Μητρώου όταν, και στον βαθμό που, δεν αφορά δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων που ασκούνται από αυτόν τον ενδιάμεσο φορέα εξ ονόματός σας.

Εάν είστε πελάτης αυτού του ενδιάμεσου φορέα ή αυτών των ενδιάμεσων φορέων, θα πρέπει να παράσχετε το όνομα ή τα ονόματα και το σχετικό ετήσιο κόστος για κάθε ενδιάμεσο φορέα, σύμφωνα με τα κλιμάκια οικονομικών στοιχείων που παρέχονται. Η εκτίμηση θα πρέπει να καλύπτει ένα πλήρες έτος λειτουργίας και να αφορά το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έχει κλείσει.

Θα πρέπει επίσης να δηλώσετε τις υπηρεσίες που παρέχονται από τους ενδιάμεσους φορείς βάσει σύμβασης κατά τη διάρκεια του τρέχοντος οικονομικού έτους, και να αναφέρετε ονομαστικά κάθε ενδιάμεσο φορέα (χωρίς σχετική εκτίμηση κόστους). Εάν δεν έχετε αναθέσει καμία δραστηριότητα σε εξωτερικούς συνεργάτες κατά τη διάρκεια του πλέον πρόσφατου οικονομικού έτους που έχει κλείσει ή του τρέχοντος έτους, επιλέξτε «Όχι». Εάν υπάρξει αλλαγή κατά τη διάρκεια του έτους, η δήλωση αυτή θα πρέπει να επικαιροποιηθεί.

• Ετήσιες δαπάνες σχετικά με δραστηριότητες που καλύπτονται από το Μητρώο

Οι εκπρόσωποι ομάδων συμφερόντων που προωθούν τα δικά τους συμφέροντα ή τα συμφέροντα των μελών τους θα πρέπει να παρέχουν επικαιροποιημένη εκτίμηση των ετήσιων δαπανών που σχετίζονται με δραστηριότητες που καλύπτονται από το Μητρώο. Τα οικονομικά στοιχεία πρέπει να καλύπτουν ένα πλήρες έτος λειτουργίας και να αφορούν το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έχει κλείσει, με αφετηρία την ημερομηνία εγγραφής ή της ετήσιας επικαιροποίησης των στοιχείων εγγραφής·

Δηλώστε τα εκτιμώμενα έξοδά σας ως εύρος τιμών και συμπεριλάβετε μόνο τα έξοδα που σχετίζονται με δραστηριότητες που καλύπτονται από το Μητρώο. Τα ετήσια έξοδα δεν πρέπει να συγχέονται με τον κύκλο εργασιών ή τις συνολικές δαπάνες.

Για να υπολογίσετε τα συνολικά έξοδά σας, θα πρέπει να λάβετε υπόψη όλες τις δραστηριότητες που καλύπτονται από το Μητρώο και να προσθέσετε τις ακόλουθες δαπάνες που σχετίζονται με τις εν λόγω δραστηριότητες.

1.    Έξοδα προσωπικού — με βάση τα στοιχεία ΙΠΑ που δηλώθηκαν στην ενότητα 10. Τα έξοδα αυτά περιλαμβάνουν τον ακαθάριστο μισθό/αμοιβή καθώς και τυχόν επιδόματα, μπόνους ή άλλες απολαβές. Εάν το προσωπικό αμείβεται από άλλους ή εργάζεται σε εθελοντική βάση, παράσχετε αυτές τις συμπληρωματικές πληροφορίες στο σχετικό πλαίσιο κειμένου.

2.    Έξοδα γραφείου και διοικητικές δαπάνες — μισθώματα και υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, προμήθειες και υλικά, εξοπλισμός ΤΠ, συντήρηση, καθαριότητα, άδειες κ.λπ. Υπολογίστε αυτά τα έξοδα κατ’ αναλογία των δραστηριοτήτων που καλύπτονται από το Μητρώο.

3.    Εσωτερικές επιχειρησιακές δαπάνες — δαπάνες για σχετικές εκστρατείες υπεράσπισης, δημόσιων σχέσεων ή δημόσιων υποθέσεων, μάρκετινγκ και διαφήμιση, χρήση μέσων ενημέρωσης, διοργάνωση εκδηλώσεων, δημοσιεύσεις κ.λπ.

4.    Έξοδα εκπροσώπησης — δαπάνες για συμμετοχή σε σχετικές δημόσιες εκδηλώσεις και συνεδριάσεις (π.χ. έξοδα εγγραφής, ταξιδιού, διαμονής, ημερήσιες αποζημιώσεις και άλλα σχετικά έξοδα). Σε αυτά περιλαμβάνονται σχετικές δαπάνες για επιχορηγούμενες δραστηριότητες μελών και έξοδα για προγράμματα κατάρτισης και δημιουργίας ικανοτήτων.

5.    Έξοδα δραστηριοτήτων εξωτερικής ανάθεσης — αμοιβές συμβούλων και υπεργολάβων για συναφείς δραστηριότητες. Θα πρέπει να συμπεριληφθούν τα έξοδα των δραστηριοτήτων που ανατίθενται σε ενδιάμεσους φορείς, σύμφωνα με την ανωτέρω δήλωση. Οι ενδιάμεσοι φορείς που εργάζονται βάσει σύμβασης θα πρέπει να υποβάλλουν χωριστή δήλωση στο μητρώο και να δηλώνουν τα εν λόγω έξοδα ως έσοδα.

6.    Συνδρομές μέλους και σχετικά τέλη — τέλη συμμετοχής σε σχετικά δίκτυα, ενώσεις και δομές που αναφέρονται στην ενότητα «Ιδιότητα μέλους και συνδεδεμένες οντότητες». Συμπεριλάβετε το ποσό της ετήσιας συνδρομής που καταβάλλετε ως μέλος εμπορικών ενώσεων ή ομοσπονδιών με δραστηριότητες που καλύπτει το Μητρώο, ακόμη κι αν αυτές οι οντότητες δεν είναι οι ίδιες εγγεγραμμένες στο Μητρώο. Οι συνδρομές μέλους θα πρέπει να περιλαμβάνονται ως αναλογικός υπολογισμός, δηλαδή ως εκτιμώμενο ποσοστό των συνολικών συνδρομών μέλους, σύμφωνα με το ποσοστό των σχετικών δραστηριοτήτων.

7.    Άλλες σχετικές δαπάνες — προσθέστε κάθε άλλο σχετικό έξοδο που σχετίζεται με τις δραστηριότητες εκπροσώπησης που ασκείτε.

Το Μητρώο επιτρέπει σε δύο εκπροσώπους ομάδων συμφερόντων να δηλώνουν τις ίδιες δαπάνες («διπλή καταγραφή»). Η δήλωση οικονομικών στοιχείων από έναν εγγεγραμμένο, όσον αφορά την εκτίμηση των δαπανών για τις σχετικές δραστηριότητες, δεν εμποδίζει έναν άλλον εγγεγραμμένο να δηλώσει το ίδιο ποσό που έλαβε από τον πρώτο εγγεγραμμένο στο πλαίσιο του σχετικού κύκλου εργασιών (από πελάτες) ή στο πλαίσιο του προϋπολογισμού (από συνδρομές μελών). Με την εν λόγω προσέγγιση αποφεύγεται η υποτίμηση της δηλούμενης οικονομικής επιβάρυνσης.

Αφού υπολογίσετε τις δαπάνες που σχετίζονται με τις δραστηριότητες που καλύπτονται από το Μητρώο για το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έκλεισε, επιλέξτε το καταλληλότερο κλιμάκιο και τηρήστε αρχείο του υπολογισμού σας. Η Γραμματεία ενδέχεται να επικοινωνήσει μαζί σας σχετικά με αυτόν τον υπολογισμό για λόγους ποιότητας ή συνέπειας των δεδομένων.

Εάν είστε ενδιάμεσος φορέας που προωθεί τα συμφέροντα των πελατών του ασκώντας δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων για λογαριασμό τους, υποβάλετε οικονομικά στοιχεία σχετικά με:

• τους πελάτες σας·
• τα συνολικά ετήσια έσοδά σας για το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έχει κλείσει.
• Πελάτης/-ες για λογαριασμό του/των οποίου/-ων ασκήσατε δραστηριότητες εκπροσώπησης έναντι των θεσμικών οργάνων της ΕΕ

Ως ενδιάμεσος φορέας, πρέπει να δηλώσετε το όνομα όλων των πελατών για λογαριασμό των οποίων ασκείτε δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων που καλύπτονται από το Μητρώο. Εάν επιλέξατε «συμφέροντα πελάτη/-ών» στην ενότητα 8, παράσχετε τις εν λόγω πληροφορίες στην ενότητα 14. Δεν θα μπορέσετε να ολοκληρώσετε την εγγραφή σας χωρίς να δώσετε τα ονόματα των πελατών.

Πελάτης είναι κάθε εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων που έχει συνάψει συμβατική σχέση με ενδιάμεσο φορέα, στο πλαίσιο της οποίας ο ενδιάμεσος φορέας προωθεί τα συμφέροντά του ασκώντας δραστηριότητες που καλύπτονται από το Μητρώο.

Για παράδειγμα, εάν είστε επαγγελματική εταιρεία συμβούλων ή δικηγορικό γραφείο και ασκείτε δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων έναντι των θεσμικών οργάνων της ΕΕ εξ ονόματος εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων βάσει σύμβασης, ο εν λόγω εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων είναι ο πελάτης σας.

Επιλέξτε το κατάλληλο κλιμάκιο οικονομικών στοιχείων για κάθε πελάτη, για να παρουσιάσετε τα εκτιμώμενα έσοδα που εισπράχθηκαν για σχετικές δραστηριότητες εκπροσώπησης από τον συγκεκριμένο πελάτη κατά το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος για το οποίο έχουν κλείσει οι λογαριασμοί.

Παρακαλείστε επίσης να παραθέσετε τις πλέον πρόσφατες νομοθετικές προτάσεις, πολιτικές ή πρωτοβουλίες της ΕΕ που αποτελούν στόχο των δραστηριοτήτων εξ ονόματος του συγκεκριμένου πελάτη· αυτές θα πρέπει να αντιστοιχούν στις καταχωρίσεις της ενότητας 9.

Κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη» κάθε φορά που προσθέτετε ένα όνομα πελάτη

Πλήρης δημοσιοποίηση των πελατών

Πρέπει να παράσχετε πλήρη κατάλογο των πελατών (για το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έχει κλείσει), προσδιορίζοντας το πλήρες όνομά τους (μη χρησιμοποιείτε ακρωνύμια). Πρέπει επίσης να δηλώσετε τα ονόματα των νέων πελατών που καλύπτονται κατά το τρέχον οικονομικό έτος, ακόμη και αν είστε νεοσυσταθείσα οντότητα.

Δηλώσεις στις οποίες δεν κατονομάζονται μεμονωμένοι πελάτες ή χρησιμοποιούνται μόνο γενικοί όροι (π.χ. «επιχειρήσεις», «άλλοι μικροί πελάτες», «εμπιστευτικές πληροφορίες») δεν θα γίνονται δεκτές. Το ίδιο ισχύει και για τις συντομογραφίες και τις μη ταυτοποιήσιμες οντότητες.

Υπηρεσίες που παρέχονται σε τρίτες χώρες

Εάν ασκείτε δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων έναντι των θεσμικών οργάνων της ΕΕ εξ ονόματος δημόσιων αρχών τρίτων χωρών, συμπεριλαμβανομένων των διπλωματικών αποστολών και πρεσβειών τους, βάσει σύμβασης, πρέπει να τις δηλώσετε ως πελάτες.

Υπηρεσίες που παρέχονται σε θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ ή σε διακυβερνητικούς οργανισμούς στο πλαίσιο δημόσιας σύμβασης

Οι υπηρεσίες αυτές δεν θεωρούνται δραστηριότητες που καλύπτονται από το Μητρώο, και τα εν λόγω θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμοί ή διακυβερνητικοί οργανισμοί δεν πρέπει να αναφέρονται ως πελάτες.

• Έσοδα από δραστηριότητες που καλύπτει το Μητρώο

Οι ενδιάμεσοι φορείς πρέπει να δηλώνουν τα εκτιμώμενα συνολικά ετήσια έσοδα που προέρχονται από δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων για το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έχει κλείσει, κατά την ημερομηνία της εγγραφής ή της ετήσιας επικαιροποίησης. Το Μητρώο υπολογίζει αυτόματα το ποσό αυτό με βάση το συνολικό άθροισμα των εκτιμώμενων εσόδων ανά πελάτη. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται ότι ο δηλωθείς κύκλος εργασιών αντιστοιχεί στα έσοδα του πελάτη. Είναι επομένως πολύ σημαντικό να συμπεριληφθούν όλοι οι σχετικοί πελάτες, καθώς και τα έσοδα που αντιστοιχούν σε κάθε πελάτη.

Κύκλος εργασιών είναι το χρηματικό ποσό που εισπράττει μια επιχείρηση σε συγκεκριμένη περίοδο. Τα οικονομικά στοιχεία πρέπει να καλύπτουν ένα πλήρες έτος λειτουργίας και να αφορούν το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έχει κλείσει, με αφετηρία την ημερομηνία εγγραφής ή της ετήσιας επικαιροποίησης.

Εάν ασκείτε επίσης συναφείς δραστηριότητες προς το δικό σας συμφέρον οι οποίες δεν εξυπηρετούν τα συμφέροντα πελάτη/-ών, πρέπει να παράσχετε την αντίστοιχη περιγραφή και τις αντίστοιχες εκτιμήσεις στο πλαίσιο κειμένου πληροφοριών που παρέχεται.

Εάν δεν εκπροσωπείτε εμπορικά συμφέροντα, παράσχετε τις ακόλουθες οικονομικές πληροφορίες:

• τις κύριες πηγές χρηματοδότησής σας·
• το ποσό κάθε συνεισφοράς άνω των 10 000 EUR που υπερβαίνει το 10 % του συνολικού προϋπολογισμού σας και το όνομα του εισφέροντος·
• τον συνολικό προϋπολογισμό για το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έχει κλείσει.

Θεωρείται ότι δεν εκπροσωπείτε εμπορικά συμφέροντα εάν:

1. προωθείτε τα δικά σας συμφέροντα και ο κύριος σκοπός της σύστασής σας και/ή ο κύριος τομέας δραστηριοτήτων σας δεν έχει εμπορικό, επιχειρηματικό ή κερδοσκοπικό χαρακτήρα·
2. προωθείτε τα συλλογικά συμφέροντα των μελών σας και ο κύριος τομέας δραστηριοτήτων του 50 % και άνω των μελών σας δεν έχει εμπορικό, επιχειρηματικό ή κερδοσκοπικό χαρακτήρα·
3. σε περίπτωση που ισχύουν τα σημεία i) και ii), κύριος σκοπός σας είναι η προώθηση κοινωνικών ζητημάτων προς το δημόσιο συμφέρον, με την επιφύλαξη τυχόν παρεπόμενων οικονομικών δραστηριοτήτων που ενδέχεται να ασκείτε, π.χ. διαχείριση ιδίων κεφαλαίων ή περιουσιακών στοιχείων, ή υλοποίηση προγραμμάτων και έργων, εξ ονόματός σας ή εξ ονόματος των μελών σας.

Ο προσδιορισμός του κατά πόσον εκπροσωπείτε μη εμπορικά συμφέροντα πρέπει να γίνεται ανεξάρτητα από το νομικό καθεστώς σας ή τη μορφή με την οποία έχετε συσταθεί.

Συνήθως, θεωρείται ότι οι ακόλουθες κατηγορίες εκπροσώπων ομάδων συμφερόντων δεν εκπροσωπούν εμπορικά συμφέροντα, παρόλο που σε ειδικές περιστάσεις ενδέχεται να ενυπάρχει στα εκπροσωπούμενα συμφέροντα καθοριστικό εμπορικό ή κερδοσκοπικό στοιχείο:

• οργανώσεις της κοινωνίας των πολιτών, ΜΚΟ, φιλανθρωπικές οργανώσεις, ιδρύματα·
• ακαδημαϊκά και ερευνητικά ιδρύματα, ομάδες προβληματισμού, ιδρύματα χάραξης πολιτικής·
• οργανώσεις που εκπροσωπούν εκκλησίες και θρησκευτικές κοινότητες.
• Πηγές χρηματοδότησης

Αναφέρετε τις κύριες πηγές χρηματοδότησης ανά κατηγορία: χρηματοδότηση από την ΕΕ, (εθνική) δημόσια χρηματοδότηση, επιχορηγήσεις (συμπεριλαμβανομένων επιχορηγήσεων της ΕΕ), δωρεές και συνεισφορές μελών. Μπορείτε να επιλέξετε περισσότερες από μία κατηγορίες για να καλύψετε όλα τα ενδεχόμενα. Προσθέστε τυχόν άλλες πηγές που είναι συναφείς αλλά δεν παρατίθενται (π.χ. «χορηγίες» ή «αποθεματικά») επιλέγοντας «Άλλο».

Για κάθε συνεισφορά που λάβατε η οποία υπερβαίνει το 10 % του συνολικού προϋπολογισμού σας ΚΑΙ είναι υψηλότερη από 10 000 EUR, αναφέρετε το ποσό της συνεισφοράς και το όνομα του εισφέροντος, κάνοντας κλικ στο κουμπί «Προσθήκη».

Παράδειγμα 1:

Ένας οργανισμός με προϋπολογισμό 1 εκατ. EUR έχει λάβει συνεισφορά ύψους 15 000 EUR. Η συνεισφορά δεν χρειάζεται να δηλωθεί, δεδομένου ότι δεν υπερβαίνει το όριο του 10 %.

Παράδειγμα 2:

Ένας οργανισμός με προϋπολογισμό 100 000 EUR έχει λάβει συνεισφορά ύψους 15 000 EUR. Η συνεισφορά πρέπει να δηλωθεί, δεδομένου ότι υπερβαίνει τα κατώτατα όρια του 10 % και των 10 000 EUR.

Εάν ο ίδιος εισφέρων έχει καταβάλει περισσότερες από μία συνεισφορές κατά το ίδιο οικονομικό έτος, θα πρέπει να συμπληρώσετε το συνδυασμένο ποσό των συνεισφορών αυτών, εάν το συνδυασμένο ποσό είναι υψηλότερο από 10 000 EUR και υπερβαίνει το 10 % του συνολικού προϋπολογισμού σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο κειμένου για να αναφέρετε πρόσθετες οικονομικές πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων που ασκείτε.

• Προϋπολογισμός

Οι εκπρόσωποι ομάδων συμφερόντων που δεν εκπροσωπούν εμπορικά συμφέροντα θα πρέπει να παρέχουν τον συνολικό προϋπολογισμό τους για το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έκλεισε, ως απόλυτο ποσό σε ευρώ. Στο ποσό θα πρέπει να συνυπολογίζεται η χρηματοδότηση που δηλώνεται παραπάνω (συμπεριλαμβανομένων τυχόν ειδικών ποσών). Εάν είστε νεοσυσταθείσα οντότητα και δεν έχετε κλείσει κανένα οικονομικό έτος, δεν θα χρειαστεί να παράσχετε προϋπολογισμό ή πηγές χρηματοδότησης, αλλά θα πρέπει να δηλώσετε τυχόν επιχορηγήσεις της ΕΕ που λάβατε κατά το τρέχον οικονομικό έτος.

Ορισμός του «προϋπολογισμού»

Ο προϋπολογισμός σας είναι τα ετήσια έσοδα και έξοδά σας (χρηματοοικονομικοί λογαριασμοί) για το πλέον πρόσφατο οικονομικό έτος που έχει κλείσει. Σημειωτέον ότι αυτό αφορά το σύνολο του προϋπολογισμού ενός οργανισμού (όχι μόνο τα κεφάλαια που προορίζονται για δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων).

Εάν δεν είστε σε θέση να παράσχετε προϋπολογισμό επειδή ο οργανισμός σας δεν έχει προϋπολογισμό, μπορείτε να αναφέρετε τον αριθμό «0» ως προϋπολογισμό σας. Δεδομένου ότι αυτό θεωρείται εξαιρετική περίσταση, εξηγήστε στο πλαίσιο κειμένου που παρέχεται:

1. γιατί δεν είστε σε θέση να παράσχετε προϋπολογισμό·
2. πώς χρηματοδοτείτε τις δραστηριότητες εκπροσώπησης ομάδων συμφερόντων που ασκείτε.

Επιλέξτε το τετραγωνίδιο για να επιβεβαιώσετε ότι ασκείτε τις δραστηριότητές σας σύμφωνα με τους κανόνες και τις αρχές που ορίζονται στον κώδικα δεοντολογίας.

6.       ΕΚΚΡΕΜΕΙ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ

Μόλις συμπληρώσετε και τις 15 ενότητες, θα εμφανιστεί η σελίδα «Σύνοψη» στην οποία μπορείτε να ελέγξετε τις πληροφορίες που έχετε παράσχει. Στο κάτω μέρος της σελίδας αυτής, θα βρείτε το κουμπί «Έλεγχος». Αν επιλέξετε αυτό το κουμπί θα εκτελεστεί έλεγχος για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι πλήρεις. Η λειτουργία αυτή είναι επίσης διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή κατά τη συμπλήρωση του εντύπου εγγραφής.

Όταν επιλέξετε το κουμπί «Υποβολή», ο υπεύθυνος επικοινωνίας θα λάβει ηλεκτρονικό μήνυμα επιβεβαίωσης με το οποίο θα βεβαιώνεται ότι η αίτηση εγγραφής έχει υποβληθεί και ότι η κατάσταση είναι «υποβληθείσα». Για να ολοκληρώσετε την εγγραφή και να επικυρωθεί, πρέπει να απαντήσετε σε τυχόν αιτήματα της Γραμματείας για συμπληρωματικές πληροφορίες. Όταν η Γραμματεία επικυρώσει την εγγραφή, ο υπεύθυνος επικοινωνίας θα λάβει ηλεκτρονικό μήνυμα επικύρωσης με το αναγνωριστικό σας, δηλαδή τον δημόσιο αριθμό REG.

Μην ξεχάσετε να ολοκληρώσετε τη διαδικασία επιλέγοντας το κουμπί «Υποβολή»· διαφορετικά, όλα τα δεδομένα που έχετε καταχωρίσει θα χαθούν μετά από 21 ημέρες.