Directrices

1.       INTRODUCCIÓN

El Acuerdo Interinstitucional entre el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea (las «instituciones firmantes») sobre un Registro de transparencia obligatorio (el «AI sobre el Registro de transparencia»), que entró en vigor el 1 de julio de 2021, establece las normas y los principios que rigen dicho Registro. El Registro es una base de datos pública creada para la inscripción de los representantes de intereses y las actividades llevadas a cabo por ellos con el objetivo de influir en la formulación o aplicación de políticas o legislación, o en los procesos de toma de decisiones de las instituciones de la UE.

Estas directrices proporcionan a los representantes de intereses que solicitan su inscripción en el Registro («solicitantes») o que ya están inscritos en el Registro («declarantes») información práctica sobre los requisitos para la inscripción, incluidas las actualizaciones, y el procedimiento de inscripción. También explican las normas del nuevo AI sobre el Registro de transparencia, en particular la condicionalidad y otras medidas de transparencia (parte I, sección 3), la admisibilidad y el código de conducta de los declarantes (parte II).

La Secretaría del Registro está comprometida con la mejora continua de la calidad del contenido del Registro y su facilidad de uso. Por ello, ha consultado a las partes interesadas respecto a las presentes directrices y las actualizará con la frecuencia necesaria para tener en cuenta las observaciones de los declarantes y cualquier actualización del sistema. Las directrices se publican en el sitio web del Registro (menú: «Orientaciones») en todas las lenguas oficiales de la UE.

La Secretaría ha elaborado una lista de preguntas frecuentes a las que pueden remitirse solicitantes y declarantes, si bien estas no abarcan todas las situaciones o problemas que puedan surgir. Si tiene preguntas, observaciones o sugerencias adicionales que no se traten en las preguntas frecuentes, puede enviar una consulta conectándose a su «espacio restringido» («Contacto» en la columna izquierda) o a través del formulario de contacto (requiere autenticación de EU Login). La Secretaría responderá lo antes posible.

Estas directrices se revisaron y adaptaron a la nueva versión del Registro de transparencia que se puso en marcha el 2 de abril de 2024.

2.       EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD

El Registro de transparencia es el componente principal de la política de transparencia de las instituciones firmantes en lo que respecta a la representación de intereses orientada a influir en la formulación o aplicación de las políticas o la legislación de la UE, o en los procesos de toma de decisiones de la UE.

La inscripción en el registro es voluntaria y no implica que las instituciones firmantes hayan concedido a los inscritos en el Registro ninguna forma de reconocimiento, aprobación o acreditación. A pesar del carácter voluntario de la inscripción en el Registro, las instituciones firmantes pueden establecer medidas (véase la parte I, sección 3) que hagan obligatoria la inscripción de los representantes de intereses que lleven a cabo determinados tipos de actividades, a fin de garantizar la transparencia de dichas actividades.

La información que figura en el Registro la facilitan los propios declarantes, entendiéndose que son responsables en última instancia de su exactitud. La Secretaría supervisa la calidad del contenido del Registro y se reserva el derecho de retirar a los declarantes no admisibles, incluidos aquellos que no cumplan el código de conducta.

La Secretaría podrá decidir la suspensión de las inscripciones que contengan declaraciones injustificadas o de autopromoción, o que contravengan los valores fundamentales de la UE establecidos en el artículo 2 del Tratado de la Unión Europea (p. ej., mediante la incitación al odio o al racismo).

El contenido del Registro es de dominio público. La información de las declaraciones anteriores de los inscritos en el Registro sigue siendo de acceso público en el Portal Europeo de Datos (data.europa.eu), que tiene carácter oficial.

El Registro contiene enlaces a sitios web externos sobre los cuales las instituciones firmantes no ejercen ningún control y de los que no pueden ser consideradas responsables. El hecho de que el Registro contenga información o enlaces facilitados por terceros no significa que las instituciones firmantes aprueben u ofrezcan garantías en relación con:

i) el organismo responsable de la gestión o el contenido de cualquiera de los sitios web;

ii) los servicios allí enumerados;

iii) el contenido de los sitios, o

iv) las opiniones que en ellos se expresan.

3.       CONDICIONALIDAD Y OTRAS MEDIDAS DE TRANSPARENCIA

A través del AI sobre el Registro de transparencia, las instituciones firmantes se han comprometido a hacer que la inscripción sea efectivamente obligatoria para determinados tipos de actividades de representación de intereses («principio de condicionalidad»).

Las instituciones firmantes adoptan medidas de condicionalidad cuando deciden supeditar determinadas actividades de representación de intereses a la inscripción previa en el Registro. Esto significa que, aunque la inscripción sea voluntaria, los representantes de intereses deben estar inscritos si desean realizar la actividad en cuestión en relación con la institución que ha adoptado la medida. La inscripción se convierte así en un requisito previo para llevar a cabo la actividad en cuestión.

Por razones de organización interna, cada institución aplica este compromiso individualmente. Por consiguiente, las medidas pueden variar de una institución a otra.

Las instituciones firmantes también pueden adoptar medidas complementarias de transparencia para fomentar en mayor medida la inscripción y reforzar el marco común del Registro. Estas medidas están concebidas para promover la adhesión al Registro y a su código de conducta, al tiempo que ofrecen ventajas a cambio de la inscripción.

Todas las medidas de condicionalidad y las medidas complementarias de transparencia adoptadas por las instituciones firmantes se publican en la página de «Condicionalidad» del sitio web del Registro. El sitio web se actualiza periódicamente con las nuevas medidas adoptadas.

Tenga en cuenta que cualquier institución, órgano u organismo de la UE puede decidir adoptar medidas de condicionalidad o de transparencia complementarias, que también se publicarán en la misma página.

Los Estados miembros también podrán decidir adoptar medidas de condicionalidad o de transparencia complementarias, de conformidad con la legislación nacional, en relación con sus representaciones permanentes ante la UE.

Cualquier medida de este tipo se publicará en el sitio web del Registro, según proceda.

Por lo tanto, debe estar preparado/a para la posibilidad de que el Registro pueda utilizarse en un contexto más amplio que el de las instituciones firmantes en relación con sus actividades de representación de intereses a escala de la UE.

Encontrará más información en «Condicionalidad».

1. ADMISIBILIDAD

En este contexto, un representante de intereses es toda persona física o jurídica, o grupo, asociación o red formal o informal que participe en actividades cubiertas por el Acuerdo Interinstitucional sobre el Registro de transparencia.

Las actividades están «cubiertas por el Registro» si las llevan a cabo representantes de intereses con el objetivo de influir en la formulación o aplicación de políticas o legislación de la UE, o en los procesos de toma de decisiones de cualquiera de las instituciones, órganos y organismos de la UE.

Dichas actividades pueden incluir (artículo 3, apartado 2, del AI sobre el Registro de transparencia):

1. organizar reuniones, conferencias u otros actos o participar en ellos, así como mantener cualquier contacto similar con las instituciones de la UE;
2. contribuir a consultas, audiencias u otras iniciativas similares, o participar en ellas, por ejemplo, grupos de expertos o intergrupos;
3. organizar campañas de comunicación, plataformas, redes e iniciativas sobre el terreno;
4. preparar o encargar documentos relativos a políticas y documentos de posición, enmiendas, encuestas y sondeos de opinión, cartas abiertas y otros materiales de comunicación o información, y encargar y llevar a cabo investigaciones.

Los representantes de intereses pueden inscribirse independientemente de su forma jurídica, tamaño, ubicación, tipo u objetivos, y con independencia del canal de comunicación a través del cual lleven a cabo las actividades. Las actividades de representación de intereses están cubiertas independientemente del lugar en que se lleven a cabo y del canal de comunicación utilizado.

La finalidad de la inscripción es mostrar los intereses organizados o colectivos, no intereses personales de personas que actúen a título estrictamente personal y que no estén asociadas con otras personas.

Las actividades que no son pertinentes a efectos del Registro son aquellas que no pretenden influir, sino solo seguir o supervisar la evolución de la legislación o las políticas de la UE con fines académicos o periodísticos, por motivos de interés personal o para ejercer un derecho (por ejemplo, entrevistas con investigadores o periodistas, o peticiones al Parlamento Europeo).

Sin embargo, el Registro cubre el seguimiento del ciclo de toma de decisiones legislativas cuando este se inscribe en la recopilación proactiva de información y, en general, forma parte de una amplia gama de servicios ofrecidos, por ejemplo, por proveedores de servicios de asuntos públicos. Estas actividades podrían dar lugar a contactos directos con las instituciones y deben declararse en el Registro.

Si las actividades de influencia están comenzando o están en fase de preparación, usted debe poder facilitar detalles adecuados de las actividades específicas en las que está a punto de participar.

No tiene que inscribirse si participa en las siguientes actividades (artículo 4 del AI sobre el Registro de transparencia):

a) la prestación de asesoramiento jurídico y profesional de otro tipo;

b) la presentación de solicitudes como parte o como tercero en el marco de un procedimiento judicial o administrativo establecido por el Derecho de la Unión o por el Derecho internacional aplicable a la Unión, y de solicitudes basadas en una relación contractual con la Comisión, el Parlamento o el Consejo, o en un acuerdo de subvención financiado con fondos de la Unión;

c) las actividades de los interlocutores sociales que actúen como participantes en el diálogo social con arreglo al artículo 152 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE);

d) la presentación de documentos en respuesta a solicitudes directas y específicas de cualquiera de las instituciones de la Unión, sus representantes o personal, de información objetiva, datos o conocimientos especializados;

e) las actividades realizadas por personas físicas que actúen en una condición estrictamente personal y no en asociación con otros;

f) las reuniones espontáneas, las de carácter puramente privado o social, y las que tengan lugar en el contexto de un procedimiento administrativo establecido por el TUE, el TFUE o actos jurídicos de la Unión.

g) las actividades realizadas por las autoridades públicas de los Estados miembros, incluidas sus representaciones permanentes y embajadas, a nivel nacional y subnacional;

h) las actividades realizadas por asociaciones y redes de autoridades públicas a escala de la UE, nacional o subnacional, a condición de que actúen exclusivamente en nombre de las autoridades públicas pertinentes;

i) las actividades realizadas por organizaciones intergubernamentales, incluidas las agencias y los órganos que emanen de ellas;

j) las actividades realizadas por autoridades públicas de terceros países, incluidas sus misiones diplomáticas y embajadas, excepto cuando dichas autoridades estén representadas por entidades jurídicas, oficinas o redes sin estatuto diplomático o estén representadas por un intermediario;

k) las actividades realizadas por iglesias y asociaciones o comunidades religiosas, así como las organizaciones filosóficas y no confesionales a que se refiere el artículo 17 del TFUE, con la excepción de las oficinas, entidades jurídicas o redes creadas para representar a iglesias, comunidades religiosas u organizaciones filosóficas y no confesionales en sus relaciones con las instituciones de la UE, así como sus asociaciones.

Los representantes de intereses deben actuar de conformidad con las normas y principios establecidos en el código de conducta cuando lleven a cabo las actividades cubiertas por el Registro. Para inscribirse en el Registro, deben confirmar que ya respetan dichas normas y principios.

2. PRINCIPIO DE INSCRIPCIÓN ÚNICA

Para evitar anotaciones múltiples y acelerar la tramitación administrativa de las solicitudes o inscripciones, los representantes de intereses que operen en más de un país [por ejemplo, multinacionales, organizaciones no gubernamentales (ONG) con secciones en varios países o regiones] deben inscribir sus actividades en el Registro una sola vez y, al hacerlo, abarcar a las demás entidades de la red, grupo empresarial o similar. En la práctica, esto suele recaer en la sucursal u oficina que representa los intereses de la entidad ante las instituciones de la UE.

3. CALIDAD DE LOS DATOS

Asegúrese de que los datos que introduzca sean completos, exactos y coherentes. Recuerde que la información que facilita se pone a disposición del público (excepto en el caso de los campos marcados con el icono de un ojo tachado) y, por lo tanto, está expuesta al escrutinio público.

La información financiera que debe proporcionar dependerá del tipo o los tipos de intereses que represente (véanse los apartados 8 y 14 más adelante).

La Secretaría examina todas las nuevas solicitudes y evalúa:

i) la admisibilidad

ii) la calidad de los datos presentados.

Es posible que se le pida que proporcione información adicional para corroborar su admisibilidad o mejorar la calidad de los datos. Si la solicitud cumple los requisitos de información, la Secretaría la validará y su inscripción se publicará en el sitio web del Registro. Independientemente de que su solicitud sea validada o rechazada, se le informará del resultado.

En cada apartado del formulario de inscripción encontrará burbujas de información con explicaciones adicionales sobre la información que se espera que facilite. Pase el ratón por encima o seleccione la burbuja de información para ver la descripción de cada apartado / campo de datos.

4. CÓMO INSCRIBIRSE

La inscripción solo es posible en línea en el sitio web del Registro. Puede acceder al formulario de solicitud conectándose a su espacio restringido. Para acceder a este espacio, debe tener una cuenta EU Login (para más información, consulte las preguntas frecuentes).

Si dispone de toda la información necesaria a mano, cumplimentar el formulario le llevará entre 20 y 30 minutos.

Cuando empiece a cumplimentar el formulario, se le asignará un identificador único (número de solicitud: APP xxxx). Su inscripción no se publicará hasta que haya sido evaluada y validada por la Secretaría. Entonces recibirá un número de inscripción público (REG xxxxxxxxxx-yy). No confunda el número APP con el número REG.

Al cumplimentar el formulario, la información que se facilita se guarda automáticamente. Puede hacer una pausa en cualquier momento y continuar más tarde. No obstante, si su borrador de solicitud no se presenta en el plazo de 21 días naturales, se eliminará automáticamente y tendrá que volver a empezar.

Al cumplimentar el formulario, tenga en cuenta lo siguiente:

• Reaccione a los mensajes de advertencia que pueden aparecer junto a los campos en los que el sistema haya detectado incoherencias. Estos mensajes le ayudan a ver posibles inexactitudes en los datos introducidos. Si ve un mensaje de este tipo, es posible que tenga que corregir los datos introducidos o facilitar aclaraciones en los recuadros de texto libre. Si ignora los mensajes y no toma las medidas oportunas, la Secretaría tendrá que ponerse en contacto con usted para solicitar más explicaciones, lo que retrasará la validación de su inscripción.
• Evite contenidos inadecuados, irrelevantes, promocionales o engañosos: no se aceptarán las solicitudes que contengan este tipo de contenidos.
• Evite las abreviaturas. El Registro es una herramienta de dominio público, por lo que la información facilitada debe ser comprensible. La Secretaría pedirá a los solicitantes que actualicen sus anotaciones antes de validarlas si utilizan demasiadas abreviaturas y acrónimos.
• Si los datos facilitados son incompletos, no podrá presentar su solicitud.
• Puede cumplimentar el formulario en cualquiera de las 24 lenguas oficiales de la UE (los formularios presentados en cualquier otra lengua no serán validados), pero le recomendamos que, en aras de la coherencia, utilice siempre la misma lengua.
• Designe a una persona de contacto para gestionar el contenido de la inscripción y recibir notificaciones automáticas del Registro o mensajes de la Secretaría.
• No incluya ningún dato personal (información sobre personas identificadas o identificables), a menos que se le solicite específicamente que lo haga en determinados apartados del formulario. Evite introducir datos personales en todos los demás apartados.

5. INFORMACIÓN QUE DEBE ANOTARSE EN EL REGISTRO

Introduzca el nombre del representante de intereses.

Introduzca la forma del representante de intereses: puede ser el estatuto jurídico o un tipo de entidad sin un estatuto jurídico específico (por ejemplo, una configuración temporal, una red o una plataforma).

Entre los ejemplos de estatuto jurídico se incluyen association sans but lucratif (ASBL), organización benéfica, fundación, asociación, sociedad anónima (S.A.), limited liability company (LLC), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft, Komanditgesellschaft, société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) y société privée à responsabilité limitée (SPRL).

Su estatuto jurídico suele especificarse en un documento, como sus estatutos, o con su inscripción en un registro mercantil nacional (por ejemplo, el Moniteur belge de Bélgica).

En aras de la transparencia, facilite una dirección de un sitio web que funcione o confirme que no dispone de sitio web. Puede probar la dirección del sitio web desde el formulario para asegurarse de que la dirección sea válida y permita acceder al sitio web.

Tendrá que seleccionar los tipos de intereses representados en el apartado 8, a fin de aclarar la motivación subyacente de sus actividades.

Facilite los datos de contacto de su domicilio social y, en su caso, de la oficina encargada de las relaciones con las instituciones, órganos y organismos de la UE.

Si la dirección de su domicilio social (en sus estatutos) difiere de la de su domicilio profesional, indique su domicilio profesional.

La persona jurídicamente responsable debe ser una persona autorizada por ley para actuar en nombre del representante de intereses, o para representarlo en los contactos con las autoridades públicas. También se espera que esta persona conozca los compromisos del declarante en cuanto al cumplimiento del código de conducta.

Si no tiene personalidad jurídica, indique el nombre de la persona jurídicamente responsable de las actividades llevadas a cabo con arreglo a la legislación nacional pertinente o designe a otra persona a efectos de su inscripción en el Registro. Si el representante de intereses (por ejemplo, una asociación comercial o empresarial) está gobernado por un consejo, elija a uno de los miembros del consejo (por ejemplo, el presidente o la presidenta); esta persona no tiene por qué ser la única jurídicamente responsable.

La dirección de correo electrónico que introduzca no se hará pública, pero la Secretaría podrá utilizarla para ponerse en contacto con esta persona si se interpone una denuncia contra el representante de intereses.

Si carece de estructura formal, la persona jurídicamente responsable es aquella a la que se le haya encomendado representarle ante las instituciones de la UE.

La persona encargada de las relaciones con las instituciones de la UE debe ser la responsable de los asuntos públicos o los contactos con las instituciones del representante de intereses.

Si no ha designado a una persona específica responsable de estas relaciones, deberá designar a una persona a efectos de la gestión de su inscripción en el registro (actualizaciones, etc.). Puede ser la persona de contacto designada en el apartado 5. La dirección de correo electrónico que introduzca no se hará pública.

Cuando la Secretaría valide la inscripción, la persona de contacto recibirá un correo electrónico de validación con el número de registro público (número REG). Se enviará la misma información a las demás personas cuyos nombres figuren en el formulario de inscripción (en el apartado 6 del formulario de inscripción «Personas con acceso a la inscripción»). 

Es posible que la Secretaría tenga que solicitar aclaraciones o actualizaciones sobre la información introducida. La persona de contacto será el principal punto de contacto de la Secretaría para todas las preguntas sobre la inscripción. Las personas cuyos nombres figuren en el formulario de inscripción recibirán todas las notificaciones, en particular:

• recordatorios sobre la actualización anual obligatoria;
• información sobre las denuncias presentadas y respuestas a las consultas («Contacto»);
• notificaciones sobre las contribuciones de su entidad a las hojas de ruta de la Comisión y a las consultas públicas.

Estas personas también pueden optar por recibir notificaciones sobre:

• hojas de ruta y consultas públicas de la Comisión;
• actividades de las comisiones del Parlamento Europeo.

Dado que las personas de contacto pueden cambiar periódicamente, debe facilitar la dirección de al menos un buzón funcional (por ejemplo, en el formato siguiente: infoorganisation [dot] com (info[at]organisation[dot]com)) para asegurarse de que sigue recibiendo notificaciones y no es suprimido/a del Registro.

Los datos de las personas de contacto no se hacen públicos.

El sistema concede automáticamente derechos de acceso a las personas que figuran a continuación y sus direcciones de correo electrónico aparecerán automáticamente en la lista de este apartado («Lista de acceso»):

• la persona que cumplimenta el formulario de solicitud;
• la persona jurídicamente responsable;
• la persona encargada de las relaciones con la UE;
• la persona de contacto.

Si desea conceder acceso a otras personas, puede añadir otras direcciones de correo electrónico.

Cada una de estas personas podrá acceder al formulario de inscripción siempre que disponga de una cuenta EU Login asociada a la dirección de correo electrónico indicada.

Se requieren al menos dos direcciones de correo electrónico diferentes. Si facilita la misma dirección de correo electrónico para la persona jurídicamente responsable, la persona encargada de las relaciones con la UE y la persona de contacto y no añade ninguna otra dirección de correo electrónico, no podrá completar la inscripción.

Este cuadro de texto libre le permite describir brevemente su misión general, objetivos y competencias (máximo 1 000 caracteres). Esto es especialmente importante si no dispone de un sitio web.

En este apartado solo debe facilitar una descripción general. Puede facilitar detalles de sus actividades de representación de intereses en el siguiente apartado.

Indique la zona geográfica y la zona objetivo de sus actividades, por ejemplo, mundial, de la UE, nacional o regional/local.

Elija entre las opciones correspondientes a los diferentes tipos de representación de intereses. Su elección determinará los datos financieros que tenga que facilitar en el apartado 14.

Si se ve reflejado/a en más de una categoría, tenga en cuenta que su estatuto jurídico no es el único factor determinante para esta selección. Debe elegir la opción que mejor describa su actividad principal y explicar las motivaciones de sus actividades de representación de intereses.

Las opciones se describen a continuación.

1. Promover sus propios intereses o los intereses colectivos de sus miembros (que incluyen entidades con ánimo de lucro, así como asociaciones o entidades que a su vez representan a entidades con ánimo de lucro): por lo general, esto abarca a las empresas y grupos, las asociaciones profesionales o patronales, las organizaciones sindicales y las asociaciones profesionales y empresariales que representan a los miembros o a un sector industrial o empresarial concreto. Para este tipo de representación de intereses, deberá facilitar estimaciones de los costes de sus actividades cubiertas por el registro en el ejercicio financiero más reciente para el que se hayan cerrado las cuentas.
2. Promover los intereses de sus clientes (como intermediario): representar los intereses de los clientes es la opción que se debe elegir cuando se tiene una relación contractual/pro bono con empresas, grupos, asociaciones, organismos gubernamentales u ONG que permita llevar a cabo actividades de representación de intereses en su nombre como profesional de asuntos públicos o bufete de abogados. Deberá facilitar información detallada sobre los ingresos de las actividades declaradas en el ejercicio financiero más reciente.
3. No representar intereses comerciales: por lo general significa que no se realizan actividades con ánimo de lucro, sino únicamente por razones filantrópicas, benéficas, humanas o de interés público. La mayoría de sus miembros, filiales o socios tampoco son entidades con ánimo de lucro. Deberá facilitar información sobre su presupuesto y sus fuentes de financiación.

Es posible modificar los intereses representados tras la inscripción.

En este apartado, deberá introducir la información que indique la razón de su inscripción. Además, debe describir las actividades cubiertas (es decir, las políticas o propuestas legislativas de la UE en las que pretende influir) de la manera más precisa y específica posible. No enumere las actividades que no atañan a políticas o legislación de la UE.

• Actividades supeditadas a la inscripción

Elija las actividades cubiertas por las medidas de condicionalidad en la lista desplegable e indique las instituciones de la UE a las que afectan. Esto significa que debe indicar sus contactos directos más frecuentes con cada institución para la que debe inscribirse porque las normas de las instituciones y órganos de la UE así lo exigen.

La información facilitada en esta sección del apartado 9 no se hará pública.

• Principales propuestas legislativas o políticas de la UE objeto de interés

Indique los títulos de las iniciativas, políticas y expedientes (legislativos o no legislativos) más recientes de la UE a los que se dirigen sus actividades de representación de intereses. Esto incluye hojas de ruta, consultas públicas, directivas, reglamentos, decisiones, acuerdos interinstitucionales e informes o resoluciones del Parlamento Europeo. Evite los acrónimos.

En lugar de aludir a ámbitos políticos generales (por ejemplo, «medio ambiente», «clima», «transporte»), haga referencia a procedimientos de la UE específicos (por ejemplo, «Ley de servicios digitales»). Si es posible, facilite los títulos oficiales completos, por ejemplo:

• Propuesta de Reglamento relativo a un mercado único de servicios digitales (Ley de servicios digitales);
• Reglamento sobre la puesta a disposición en el mercado de los productos fertilizantes de la UE;
• Comunicación de la Comisión sobre «Una estrategia europea de datos»;
• Resolución del Parlamento Europeo sobre la Estrategia de la UE sobre la biodiversidad;
• Decisión del Consejo sobre el sistema de recursos propios de la Unión Europea;
• Informe del Parlamento Europeo sobre el bienestar de los animales de granja.

• Actividades de comunicación (actos, campañas, publicaciones, etc.) relacionadas con las políticas de la UE mencionadas anteriormente

Debe utilizar este cuadro de texto libre para dar detalles sobre las actividades de comunicación que haya llevado a cabo sobre las políticas, propuestas legislativas o decisiones de la UE que haya incluido. Aquí pueden figurar los sondeos y encuestas (si se refieren a la legislación de la UE o se dirigen a miembros de las instituciones o funcionarios que trabajan en las instituciones de la UE), las cartas abiertas y otro material informativo o de comunicación, así como las campañas, proyectos, actos, publicaciones o documentos de posición, y debe mencionar sus títulos. Pueden aceptarse enlaces a sitios web con ejemplos.

• Intergrupos y agrupaciones no oficiales del Parlamento Europeo

Solo podrá participar en las actividades de intergrupos o agrupaciones no oficiales organizadas en los locales del Parlamento (por ejemplo, asistir a reuniones o actos del intergrupo, ofrecer apoyo o coorganizar actos) si está inscrito/a y accede a no utilizar ni el nombre ni el logotipo del Parlamento Europeo.

Si participa en actividades de los intergrupos del Parlamento Europeo, seleccione los nombres de los grupos de la lista facilitada. Puede utilizar el cuadro de texto libre para indicar el nombre de cualquier agrupación no oficial en la que participe y dar detalles sobre su participación (por ejemplo, si presta apoyo financiero o material o actúa como secretaría del grupo).

No seleccione intergrupos ni mencione a agrupaciones no oficiales para manifestar su interés en trabajar con ellos; esto no es ni adecuado ni pertinente.

• Participación en otros foros y plataformas apoyados por la UE

Facilite los pormenores sobre las estructuras de la UE en las que participa. Si aún no participa en la labor de estas estructuras, teclee «No».

Este no es el lugar adecuado para manifestar su interés en participar en los trabajos de estos organismos en el futuro ni su intención de solicitar su participación. Introduzca información únicamente sobre lo que ya está sucediendo.

• Información introducida automáticamente por la Comisión en el momento de su inscripción

Su inscripción mostrará la información que se describe a continuación sobre sus actividades, que procede automáticamente de los sistemas informáticos de la Comisión. Esta información no la introduce usted en el momento de la inscripción.

• Reuniones con responsables de la toma de decisiones

El Registro muestra las listas de reuniones que los declarantes han celebrado con comisarios, los miembros de sus gabinetes y directores generales (en formato PDF) una vez que el gabinete o la dirección general de que se trate hayan publicado esta información (a más tardar catorce días después de que se celebre la reunión).

Se puede acceder directamente a la información desde las inscripciones sobre las reuniones programadas por los diputados al Parlamento Europeo y su personal.

• Hojas de ruta y consultas públicas de la Comisión

El Registro muestra los títulos de las hojas de ruta y las consultas públicas a las que los declarantes han contribuido desde julio de 2018 [siempre que hubieran indicado su número REG (antes del 2.4.2024) o su número TR Id y hubieran accedido a hacer pública su contribución].

Si ha contribuido a hojas de ruta o consultas públicas en los dos años previos a la inscripción, puede enumerar esa actividad aquí, por ejemplo, «participación en la consulta pública de la Comisión sobre la lucha contra el tráfico ilícito de migrantes: 2021-2025 (plan de acción de la UE lanzado en marzo de 2021)».

• Grupos de expertos de la Comisión

El Registro contiene información sobre la pertenencia de los declarantes a grupos de expertos de la Comisión y otros organismos similares. No tiene que inscribirse cuando solicite ser miembro de un grupo de expertos. Una vez seleccionados los miembros de un grupo de expertos, los representantes de intereses que aún no estén inscritos tendrán que inscribirse para ser designados miembros de «tipo B» o «tipo C» del grupo.

Su pertenencia (como miembro de «tipo B» o «tipo C») a cualquier grupo o grupos de expertos de la Comisión se mostrará automáticamente en su inscripción una vez que su número REG haya sido codificado en el Registro de grupos de expertos de la Comisión.

Indique la cifra más actualizada del número de personas que llevan a cabo actividades cubiertas por el Registro en nombre del representante de intereses en el momento de la inscripción (o de la actualización). No declare a todo el personal que trabaja para el representante de intereses, sino solo a los que participan en las actividades declaradas en el apartado 9.

Incluya a todas las personas que llevan a cabo actividades de representación de intereses, independientemente de que tengan un contrato o sean remuneradas por dichas actividades (por usted o por otros). Puede tratarse del personal fijo en nómina y de las personas que trabajan como becarios, voluntarios, consultores, universitarios, colaboradores, etc.

Debe incluir a cualquier persona que disponga de una tarjeta de acceso al Parlamento Europeo y mantener esta anotación actualizada para incluir a cualquier persona que obtenga la acreditación del Parlamento.

Utilice el cuadro de texto libre para describir la situación («empleado», «voluntario», etc.) de las personas en cuestión e introduzca cualquier otra información que pueda aclarar el número de efectivos de la plantilla y el cálculo del «equivalente a tiempo completo» (ETC).

El Registro muestra automáticamente la información que ha introducido como equivalentes a tiempo completo (ETC). Se trata de una unidad de contabilidad estándar utilizada para medir el número de personas que realizan una actividad determinada (en este caso, actividades de representación de intereses). Es el número medio de horas trabajadas por un trabajador determinado como fracción del número medio de horas trabajadas por un trabajador a tiempo completo, es decir, un ETC corresponde a un trabajador a tiempo completo.

Si los cinco porcentajes no coinciden completamente con la estructura de sus recursos humanos, redondee las cifras en la medida necesaria. No existe un umbral mínimo: aunque solo tenga una persona que trabaje sobre la base de un 10 % de ETC o menos en actividades de representación de intereses, esto debe registrase; sin embargo, puede aclarar este bajo nivel de participación en el cuadro de texto libre facilitado.

Actualice los datos facilitados si el número total de empleados disminuye/aumenta significativamente en cualquier momento del año.

La información que facilite debe ser una estimación de buena fe del número total de personas implicadas y debe reflejar el tiempo asignado a las actividades. Tenga en cuenta que es posible que se le pida que facilite a la Secretaría información adicional sobre las estimaciones de recursos.

Sobre la base de los ámbitos políticos a los que se orientan sus actividades de representación de intereses, puede suscribirse a notificaciones automáticas por correo electrónico sobre determinadas actividades de las instituciones de la UE.

• Consultas públicas y hojas de ruta de la Comisión: recibir información sobre ellos en los ámbitos que le interesan

Indique si desea que se le envíen notificaciones

• Noticias de las comisiones del Parlamento Europeo: recibir noticias y órdenes del día de las reuniones para los ámbitos políticos de su elección.

Puede gestionar las suscripciones a las noticias y los órdenes del día de las comisiones del Parlamento Europeo directamente a través de su inscripción. Para las notificaciones sobre otras actividades del Parlamento Europeo, visite el servicio de Actualizaciones por correo electrónico del Parlamento.

Asegúrese de que, de conformidad con el principio de inscripción única (véase la parte II, sección 2), su inscripción incluya todas las actividades cubiertas llevadas a cabo por el mismo grupo de empresas (es decir, todas las sociedades matrices y filiales que funcionen como una única entidad económica a través de una fuente común de control) o por las diferentes secciones nacionales o regionales de la misma organización [es decir, organizaciones no gubernamentales (ONG) con secciones en varios países o regiones]. Las empresas en participación, controladas conjuntamente por dos o más empresas o grupos de empresas, no deben incluirse en la inscripción de ninguna de estas sociedades o grupos de empresas sino que deben contar con su propia inscripción por separado.

Debe aclarar en este apartado las entidades cubiertas por su inscripción única, cuando proceda.

Debe facilitar información detallada sobre sus relaciones pertinentes con otras personas o entidades y sus vínculos con ellas, tal como se indica a continuación.

• Pertenencia a cualquier entidad o estructura 

  Enumere en el primer campo todas las asociaciones, federaciones, confederaciones, redes u otras estructuras (no gestionadas por las instituciones de la UE) de las que sea miembro a nivel nacional, europeo o internacional. Incluya también aquí cualquier otra entidad o estructura a la que esté asociado, patrocine o contribuya en el contexto de las actividades cubiertas.

• Sus propios miembros y otras entidades afiliadas

En el segundo campo, enumere todos sus miembros actuales, en su caso, y otras entidades afiliadas. 

Si esta lista es de dominio público en su sitio web, incluya un enlace directo a la página web.

Recuerde completar este campo si representa los intereses de sus miembros. Los tipos de afiliación son muy distintos y esta información debe actualizarse periódicamente. Por lo tanto, se recomienda que facilite enlaces directos a su página web con los datos pertinentes. Si sus miembros son tanto personas físicas (individuos) como jurídicas (organizaciones), debe describir los diferentes tipos de afiliación. 

En este campo, también debe incluir información sobre cualquier otra entidad vinculada o afiliada. Esto significa ser transparente en cuanto a sus conexiones o relaciones que no estén incluidas en su inscripción única y no se hayan mencionado anteriormente en este apartado. Debe revelar, en particular, cualquier relación pertinente que pueda implicar una coordinación en la realización de las actividades cubiertas, debido a vínculos en el capital o a una persona o entidad que ejerza el control común, o al patrocinio. 

En aras de la transparencia, la Secretaría agradece cualquier información adicional que ayude a aclarar la estructura, las asociaciones, los partidarios y otras afiliaciones del declarante. Si resulta útil, también puede aclarar aquí qué entidades o filiales distintas están incluidas en su inscripción con arreglo al principio de registro único. 

Seleccione la categoría que mejor se ajuste a sus objetivos, misión, estructura, actividades y personalidad jurídica. Aunque pueda verse reflejado/a en más de una categoría (por ejemplo, podría estar representando a una asociación comercial que sea también una entidad sin ánimo de lucro), solo puede seleccionar una categoría. En caso de duda, el factor decisivo debe ser lo que hace, no su estatuto jurídico o criterios formales similares.

Se le pide que seleccione una categoría exclusivamente con fines descriptivos; esto no afecta al tipo de información financiera que deberá facilitar. Las categorías permiten a la Secretaría elaborar estadísticas fiables sobre los declarantes.

• Entidad recién constituida, sin ningún ejercicio financiero cerrado

Solo debe marcar esta casilla si su organización solo se ha creado recientemente y todavía no ha cerrado sus cuentas para el ejercicio financiero completo más reciente. Esta opción refleja una situación transitoria para los representantes de intereses recientemente establecidos. Debe facilitar los datos financieros solicitados en el momento de su primera actualización anual o, a más tardar, en la siguiente actualización anual. Tenga en cuenta que solo puede utilizar la situación «entidad recién constituida» durante 24 meses.

Si selecciona «recién constituida», seguirá teniendo que facilitar determinada información sobre el ejercicio en curso (algunos campos de datos no se podrán cumplimentar).

• «Ejercicio financiero» cerrado más reciente

Introduzca un período contable de 12 meses consecutivos. Este período puede comenzar cualquier día de un año civil cuyas cuentas estén cerradas. Un ejercicio financiero puede coincidir o no con un año civil.

• Subvenciones de la UE

Todos los representantes de intereses deben declarar el importe y la fuente de cualquier subvención de la UE que contribuya a sus costes de funcionamiento (programa y autoridad de financiación pertinente). Todos los importes deben declararse en euros y corresponder al ejercicio financiero cerrado más reciente o, si fuera más pertinente, al ejercicio financiero en curso.

Si es usted una entidad recién constituida, facilite una estimación de las subvenciones de la UE recibidas para el ejercicio en curso.

Debe seleccionar el botón «Añadir» cada vez que añada una nueva fuente de financiación.

¿Qué diferencia hay entre las subvenciones y los contratos públicos?

Subvenciones: se conceden principalmente mediante donación a través de convocatorias de propuestas para proyectos que persigan objetivos políticos de la UE. Deben declararse en el formulario de inscripción.

En aras de la transparencia, puede facilitar información sobre las subvenciones de la UE recibidas por empresas filiales en el cuadro de texto de este mismo apartado. Para la «ejecución descentralizada» de la financiación de la UE (es decir, la financiación de la UE desembolsada por los Estados miembros), la administración nacional concede subvenciones y contratos públicos. No tiene que declarar la financiación recibida directamente de las autoridades nacionales (por ejemplo, la financiación de proyectos con cargo a los fondos estructurales o de cohesión).

Contratos públicos: las instituciones de la UE adquieren servicios, obras o suministros en el mercado para su uso interno a través de un proceso de licitación. Los importes recibidos a través de contratos públicos no tienen que declararse en el formulario de inscripción.

Los representantes de intereses que gestionan proyectos financiados por la UE deben tener cuidado de no sobrestimar los recursos humanos y financieros implicados en las actividades de representación de intereses. Por ejemplo, solo se debe contabilizar el tiempo en el caso de las personas que realmente llevan a cabo sus actividades de representación de intereses ante las instituciones de la UE. No se debe contabilizar el tiempo de las personas que trabajan exclusivamente como investigadores, tutores, coordinadores de proyectos, etc. Del mismo modo, no se deben incluir los gastos o costes que estén exclusivamente relacionados con la ejecución de su proyecto financiado por la UE.

Si promueve sus propios intereses o los intereses colectivos de sus miembros, facilite información financiera sobre:

– cualquier intermediario contratado para llevar a cabo las actividades cubiertas;

– sus costes anuales en relación con las actividades de representación de intereses del ejercicio financiero más reciente cerrado.

• Contratación de intermediarios para llevar a cabo actividades de representación de intereses

Como representante de intereses que promueve sus propios intereses o los de sus miembros, puede optar por externalizar algunas actividades de representación de intereses a intermediarios que actúen en su nombre.

Un intermediario es todo representante de intereses que promueve los intereses de un cliente mediante la realización de actividades cubiertas por el Registro. La relación entre un intermediario y su cliente se basa en un contrato. Por ejemplo, si usted ha contratado los servicios de una consultoría profesional o un bufete de abogados para llevar a cabo actividades de representación de intereses ante las instituciones de la UE en su nombre, dicha consultoría o bufete es su intermediario. La relación contractual entre usted y su intermediario es irrelevante a efectos del Registro, siempre y cuando no afecte a las actividades de representación de intereses realizadas por su intermediario en su nombre.

Si es usted es cliente de uno o varios intermediarios, deberá proporcionar sus nombres y el coste anual asociado de cada uno de ellos, de acuerdo con las horquillas financieras proporcionadas. La estimación debe abarcar un año completo de operaciones y referirse al último ejercicio financiero cerrado.

También debe declarar los servicios prestados por intermediarios en virtud de un contrato en el ejercicio financiero en curso y el nombre de cada intermediario (sin una estimación de costes asociada). Si no ha externalizado ninguna actividad en el ejercicio financiero más reciente cerrado o en el ejercicio en curso, seleccione «No». Si se produce algún cambio a lo largo del año, esta declaración deberá actualizarse.

• Costes anuales vinculados a las actividades cubiertas por el Registro

Los representantes de intereses que promuevan sus propios intereses o los intereses de sus miembros deben facilitar una estimación actualizada de los costes anuales relacionados con las actividades cubiertas por el Registro. Las cifras facilitadas deben cubrir un ejercicio de funcionamiento completo y referirse al ejercicio financiero cerrado más reciente, en la fecha de inscripción o de renovación anual de los detalles de la inscripción.

Indique sus costes estimados como una horquilla e incluya únicamente los costes relacionados con las actividades cubiertas por el Registro. Los costes anuales no deben confundirse con el volumen de negocios o el gasto total.

Para calcular sus costes totales, debe tener en cuenta todas las actividades cubiertas por el Registro y sumar los costes que se indican a continuación relacionados con dichas actividades.

1.    Costes de personal: sobre la base del número de ETC declarada en el apartado 10. Estos costes comprenden el sueldo bruto o los honorarios más las prestaciones, bonificaciones y demás complementos abonados. Si el personal es remunerado por terceros o trabaja de forma voluntaria, facilite esta información complementaria en el cuadro de texto pertinente.

2.    Gastos administrativos y de oficina: alquiler y servicios públicos de suministro, suministros y materiales, equipos informáticos, mantenimiento, limpieza, permisos, etc. Calcule estos gastos como una proporción de las actividades cubiertas por el Registro.

3.    Gastos operativos internos: coste de actividades de promoción, relaciones públicas o campañas de asuntos públicos, marketing y publicidad, utilización de los medios de comunicación, organización de actos, publicaciones, etc.

4.    Costes de representación: gastos incurridos al participar en actos y encuentros públicos pertinentes, como tasas de inscripción, gastos de viaje, alojamiento, dietas y otras indemnizaciones. Comprenden las actividades pertinentes patrocinadas por miembros y las tasas de actos de formación y refuerzo de las capacidades.

5.    Costes de las actividades externalizadas: honorarios de consultores y subcontratistas para las actividades pertinentes. Los costes de las actividades externalizadas a intermediarios deben incluirse, con arreglo a la declaración anterior. Los intermediarios que trabajen en virtud de un contrato deben hacer una declaración separada en el Registro y declarar dichos costes como ingresos.

6.    Cuotas de miembros y gastos conexos: cuotas por la pertenencia a las redes, asociaciones y estructuras pertinentes enumeradas en el apartado «Miembros y afiliación». Deben incluirse las cuotas anuales abonadas a asociaciones o federaciones sectoriales que lleven a cabo actividades cubiertas por el Registro, aun cuando dichas entidades no estén inscritas en él. Las cuotas de los miembros deben incluirse como cálculo proporcional, es decir, un porcentaje estimado de la cuota total, de acuerdo con el porcentaje de actividades pertinentes.

7.    Otros costes pertinentes: añada cualquier otro coste pertinente relacionado con sus actividades de representación.

El Registro permite que dos representantes de intereses declaren el mismo gasto («doble cómputo»). La declaración financiera realizada por un declarante sobre la estimación de los costes relativos a las actividades pertinentes no excluye que otro declarante declare el mismo importe recibido por el primer declarante en términos de volumen de negocios pertinente (de los clientes) o en términos de presupuesto (de las cuotas de los miembros). De esta forma se evita subestimar el esfuerzo financiero declarado.

Una vez que haya estimado los costes relativos a las actividades cubiertas por el Registro para el ejercicio financiero cerrado más reciente, elija la horquilla más adecuada y lleve un registro de su cálculo. La Secretaría puede ponerse en contacto con usted en relación con este cálculo a efectos de calidad o coherencia de los datos.

Si es usted un intermediario que promueve los intereses de sus clientes llevando a cabo actividades de representación de intereses en su nombre, facilite información financiera sobre:

• sus clientes;
• sus ingresos anuales totales para el ejercicio financiero cerrado más reciente.
• Clientes en nombre de los cuales ejerció usted actividades de representación ante las instituciones de la UE

Como intermediario, debe facilitar el nombre de todos los clientes en cuyo nombre realiza actividades de representación de intereses cubiertas por el Registro. Si ha seleccionado «intereses de clientes» en el apartado 8, facilite la información de dichos clientes en el apartado 14. No podrá completar su inscripción sin indicar los nombres de los clientes.

Un cliente es todo representante de intereses que haya entablado una relación contractual con un intermediario en virtud de la cual este promueve sus intereses mediante la realización de actividades cubiertas por el Registro.

Por ejemplo, si es usted una consultoría profesional o un bufete de abogados y lleva a cabo actividades de representación de intereses ante las instituciones de la UE en nombre de un representante de intereses con arreglo a un contrato, dicho representante de intereses es su cliente.

Seleccione la horquilla financiera apropiada para cada cliente, a fin de mostrar los ingresos estimados recibidos por las actividades de representación pertinentes de ese cliente en el ejercicio financiero más reciente para el cual se hayan cerrado las cuentas.

Enumere también las propuestas legislativas, políticas o iniciativas más recientes de la UE a las que se dirigen las actividades en nombre de este cliente concreto; deberán corresponder a las entradas del apartado 9.

Seleccione el botón «Añadir» cada vez que añada el nombre de un cliente.

Publicación íntegra de los clientes

Debe facilitar una lista completa de los clientes (del ejercicio financiero más reciente cerrado), indicando sus nombres completos (evite los acrónimos). También debe declarar los nombres de los nuevos clientes cubiertos en el ejercicio en curso, aunque usted sea una entidad recién constituida.

No se aceptarán declaraciones en las que no se indique el nombre de cada uno de los clientes, o que utilicen únicamente términos genéricos (por ejemplo, «empresas», «otros clientes menores», «información confidencial»). Tampoco se aceptarán las abreviaturas o las entidades no identificables.

Servicios prestados a países no pertenecientes a la UE

Si usted lleva a cabo actividades de representación de intereses ante las instituciones de la UE en nombre de autoridades públicas de países no pertenecientes a la UE, incluidas sus misiones diplomáticas y embajadas, con arreglo a un contrato, deberá declararlas como clientes.

Servicios prestados a instituciones, órganos y organismos de la UE o a organizaciones intergubernamentales con arreglo a contratos públicos

Estos servicios no se consideran actividades cubiertas por el Registro, y tales instituciones, órganos, organismos u organizaciones no deben figurar como clientes.

• Ingresos generados por actividades cubiertas por el Registro

Los intermediarios deben declarar el total estimado de los ingresos anuales generados que sean atribuibles a las actividades de representación de intereses del ejercicio cerrado más reciente, en la fecha de inscripción o de la actualización anual. El Registro calcula automáticamente este importe sobre la base de la suma agregada de los ingresos estimados generados por cliente. Esto garantiza que el volumen de negocios declarado coincida con los ingresos de los clientes. Por lo tanto, es muy importante incluir a todos los clientes pertinentes, así como los ingresos atribuibles a cada cliente.

El volumen de negocios es el importe de dinero obtenido por una empresa durante un período de tiempo determinado. Las cifras facilitadas deben cubrir un ejercicio de funcionamiento completo y referirse al ejercicio financiero cerrado más reciente, en la fecha de inscripción o de la actualización anual.

Si también lleva a cabo actividades pertinentes en su propio interés que no sirven a los intereses de uno o varios clientes, debe facilitar la descripción y las estimaciones correspondientes en el cuadro de texto facilitado a tal fin.

Si usted no representa intereses comerciales, sírvase aportar la siguiente información financiera:

• sus principales fuentes de financiación;
• el importe de cada contribución superior a 10 000 euros que exceda del 10 % de su presupuesto total y el nombre del contribuyente;
• el presupuesto total para el ejercicio financiero cerrado más reciente.

Se considera que usted no representa intereses comerciales si:

1. promueve sus propios intereses y el principal objetivo de su establecimiento o ámbito de actividad es de carácter no comercial, no empresarial o sin ánimo de lucro;
2. promueve los intereses colectivos de sus miembros y el principal ámbito de actividad de la mitad o más de la mitad de sus miembros es de carácter no comercial, no empresarial o sin ánimo de lucro;
3. en caso de reunir las dos condiciones anteriores, su objetivo principal es promover causas sociales de interés público, con independencia de cualquier actividad económica auxiliar que pueda llevar a cabo, como la administración de fondos o bienes propios, o la ejecución de programas y proyectos en su propio nombre o en nombre de sus miembros.

La determinación de si usted representa intereses no comerciales debe hacerse independientemente de su estatuto jurídico o forma de establecimiento.

Normalmente se considerará que las siguientes categorías de representantes de intereses no representan intereses comerciales, aunque circunstancias particulares puedan implicar un elemento comercial o lucrativo decisivo en los intereses representados:

• organizaciones de la sociedad civil, ONG, organizaciones benéficas y fundaciones;
• instituciones académicas y de investigación, grupos de reflexión e institutos de políticas;
• organizaciones que representan a iglesias y comunidades religiosas.
• Fuentes de financiación

Indique las principales fuentes de financiación por categoría: financiación de la UE, financiación pública (nacional), subvenciones (incluidas las de la UE), donaciones y contribuciones de miembros. Puede seleccionar varias categorías al mismo tiempo para cubrir todas las posibilidades. Añada cualquier otra fuente pertinente que no figure en la lista (por ejemplo, patrocinio o reservas) seleccionando «Otras».

Por cada contribución recibida superior al 10 % de su presupuesto total Y superior a 10 000 euros, indique el importe de la contribución y el nombre del contribuyente pulsando «Añadir».

Ejemplo 1:

Una organización con un presupuesto de 1 millón de euros ha recibido una contribución de 15 000 euros. La contribución no tiene que declararse, ya que no supera el umbral del 10 %.

Ejemplo 2:

Una organización con un presupuesto de 100 000 euros ha recibido una contribución de 15 000 euros. La contribución debe declararse porque supera los umbrales del 10 % y de 10 000 euros.

Si el mismo contribuyente ha realizado más de una aportación en el mismo ejercicio y el importe combinado es superior a 10 000 euros y supera el 10 % de su presupuesto total, debe indicar el importe combinado.

Puede utilizar el cuadro de texto para proporcionar información financiera adicional sobre sus actividades de representación de intereses.

• Presupuesto

Los representantes de intereses que no representen intereses comerciales deben facilitar su presupuesto total para el ejercicio financiero cerrado más reciente como un importe absoluto en euros. El importe debe tener en cuenta la financiación declarada anteriormente (incluidos los importes específicos). Si usted es una entidad recién constituida y no tiene ningún ejercicio financiero cerrado, no tiene que facilitar un presupuesto ni fuentes de financiación, sino que debe declarar las subvenciones de la UE recibidas en el ejercicio en curso.

Definición de «presupuesto»

Su presupuesto son sus ingresos y gastos anuales (cuentas financieras) del ejercicio financiero cerrado más reciente. Tenga en cuenta que esto se refiere a la totalidad del presupuesto de una organización (no solo a los fondos reservados para actividades de representación de intereses).

En caso de que no pueda proporcionar un presupuesto porque su organización carezca de él, puede indicar la cifra «0» como presupuesto. Dado que esto se considera una circunstancia excepcional, sírvase explicar en el recuadro de texto facilitado:

1. por qué no puede facilitar un presupuesto;
2. cómo financia sus actividades de representación de intereses.

Marque la casilla para confirmar que trabaja de conformidad con las normas y principios establecidos en el código de conducta.

6.       VALIDACIÓN PENDIENTE

Una vez cumplimentados los 15 apartados, aparecerá la página «Resumen», en la que podrá revisar la información que haya facilitado. En la parte inferior de esta página encontrará el botón «Ejecutar control». Al pulsarlo, el sistema verificará que la información está completa. Esta función también está disponible en cualquier momento al cumplimentar el formulario de inscripción.

Al pulsar el botón «Presentar», la persona de contacto recibirá un correo electrónico de confirmación en el que se acusará la presentación del formulario de inscripción y su estado como «presentado». Para completar la inscripción y lograr que esta se valide, debe responder a cualquier solicitud de información adicional de la Secretaría. Una vez que la Secretaría valide la inscripción, la persona de contacto recibirá un correo electrónico de validación que incluirá su identificador, el número de registro REG público.

No olvide completar el formulario seleccionando «Presentar»; de lo contrario, todos los datos introducidos se perderán al cabo de 21 días.

1.       INFORMACIÓN GENERAL

• seguir respetando el código de conducta

Debe trabajar en todo momento de conformidad con el código de conducta. El código de conducta establece 16 normas y principios, todos ellos igualmente importantes. Debe informar a su personal y a sus representantes de dichas normas y principios; respetarlos es una condición para la admisibilidad. Solo podrán permanecer en el registro los declarantes que respeten el código.

La Secretaría supervisa las inscripciones y evalúa la admisibilidad y el cumplimiento del código de conducta por parte de los declarantes de conformidad con los procedimientos establecidos en el anexo III del AI sobre el Registro de transparencia. La Secretaría podrá abrir una investigación sobre la base de una denuncia admisible en la que se alegue que un declarante ha infringido el código de conducta. Cualquier persona física o jurídica podrá presentar una denuncia ante la Secretaría en relación con la presunta vulneración del código por parte de un declarante.

Una decisión de la Secretaría sobre el incumplimiento del código de conducta puede dar lugar a la supresión de la inscripción en cuestión del Registro. Dependiendo de la gravedad del caso, la decisión puede dar lugar a:

i) la prohibición de que el representante de intereses en cuestión se inscriba de nuevo durante un período comprendido entre veinte días hábiles y dos años, y

ii) la publicación de la medida adoptada en el sitio web del Registro.

Al decidir sobre la gravedad de la medida que debe aplicarse, la Secretaría tendrá debidamente en cuenta la posición del declarante o declarantes afectados y las circunstancias de la investigación.

Los declarantes sujetos a las medidas mencionadas anteriormente tienen derecho a presentar una solicitud motivada de revisión por parte del Consejo de Administración del Registro. Esto puede hacerse presentando una solicitud de revisión a la Secretaría en un plazo de veinte días hábiles a partir de la recepción de la notificación de la medida adoptada. Los declarantes que no estén satisfechos con la decisión del Consejo de Administración disponen de otras vías de recurso, a saber, el derecho a recurrir ante el Tribunal de Justicia o a presentar una reclamación al Defensor del Pueblo Europeo.

• realizar una actualización anual obligatoria

Cada doce meses, a partir del primer año de su inscripción, debe realizar una actualización anual, validar todos los datos facilitados y comprometerse a respetar el código de conducta. La persona de contacto recibirá recordatorios automáticos por correo electrónico cuatro y dos semanas antes de la fecha límite. Para actualizar la inscripción, debe iniciar sesión a través de la pestaña «Inscripción o actualización» y seleccionar «Actualización anual». No obstante, puede realizar una actualización anual siempre que necesite introducir cambios fundamentales o ajustar el plazo de su próxima actualización anual programada. Puede hacer esto conectándose a su espacio restringido.

• realizar actualizaciones parciales para mantenerse al día

Si no desea modificar el plazo de actualización anual, también puede utilizar una opción de «actualización parcial» para actualizar los datos en apartados específicos (como la información financiera). Las actualizaciones parciales no sustituyen a la obligación de llevar a cabo una actualización anual.

• ser transparente con respecto a sus actividades y su situación

Al mantener contactos con las instituciones y órganos de la UE, le recomendamos que declare que se ha inscrito en el Registro y facilite su número REG.

• cooperar de manera sincera y constructiva con la Secretaría

Todas las inscripciones estarán sujetas a la supervisión o la investigación por parte de la Secretaría en todo momento. De este modo se pretende garantizar la exactitud e integridad de la información y evitar errores materiales y el incumplimiento del código de conducta. En caso de que se detecten incoherencias, la Secretaría se pondrá en contacto con el declarante afectado para solicitar aclaraciones y encontrar una solución satisfactoria.

2.       ACTUALIZACIONES DEL REGISTRO

La información recogida en el Registro es de dominio público y es objeto de un atento escrutinio por parte de las partes interesadas, el mundo académico, los estudiantes, los periodistas, los particulares y otros. Por tanto, le interesa mantener su inscripción actualizada.

Lo ideal es que actualice su inscripción tan pronto como se produzca algún cambio en la información facilitada y, en cualquier caso, en un plazo de tres meses. Le recomendamos que la revise al menos tres veces al año y la actualice cuando sea necesario. Los cambios pueden formar parte de una actualización anual (es decir, una revisión sistemática de toda la inscripción y el compromiso de respetar el código de conducta) o una actualización parcial (es decir, cuando no desee revisar la totalidad de la inscripción o modificar el plazo de actualización anual).

Seis meses antes del plazo de actualización anual, recibirá un recordatorio automático para que revise su inscripción y la actualice. A continuación, la persona de contacto indicada en la inscripción recibirá un recordatorio automático cuatro y dos semanas antes de que se cumpla el plazo de la actualización anual (es decir, un año después de la fecha de inscripción o de la última actualización anual).

Las personas de contacto recibirán un correo electrónico automático con la confirmación de la actualización de la inscripción.

Si no lleva a cabo la actualización anual obligatoria, su inscripción quedará automáticamente suspendida (seguirá estando visible en el sitio web público del Registro, pero marcada como «suspendida»). Cuando se suspenda, podrá acceder al espacio de su organización y llevar a cabo la actualización. Si esto no se realiza en un plazo de quince días laborables, la inscripción quedará suprimida automáticamente del registro.