Linji Gwida

1.       INTRODUZZJONI

Il-Ftehim Interistituzzjonali bejn il-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u l-Kummissjoni Ewropea (l-“istituzzjonijiet firmatarji”) dwar reġistru tat-trasparenza obbligatorju (il-“FII dwar ir-Reġistru tat-Trasparenza”), li daħal fis-seħħ fl-1 ta’ Lulju 2021, jistabbilixxi r-regoli u l-prinċipji li jirregolaw ir-Reġistru tat-Trasparenza. Ir-reġistru huwa bażi tad-data pubblika stabbilita għar-reġistrazzjoni tar-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess u l-attivitajiet tagħhom imwettqa bl-għan li jinfluwenzaw il-formulazzjoni jew l-implimentazzjoni tal-politika jew tal-leġiżlazzjoni, jew il-proċessi tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-istituzzjonijiet tal-UE.

Dawn il-linji gwida jipprovdu lir-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess li japplikaw biex jiddaħħlu fir-reġistru (“applikanti”) u/jew li diġà għandhom entrata fir-reġistru (“reġistranti”) b’informazzjoni prattika dwar ir-rekwiżiti tar-reġistrazzjoni, inklużi l-aġġornamenti, u l-proċedura ta’ reġistrazzjoni. Jispjegaw ukoll ir-regoli tal-FII l-ġdid dwar ir-Reġistru tat-Trasparenza, b’mod partikolari il-miżuri ta’ kundizzjonalità u miżuri oħra ta’ trasparenza (il-Parti I, it-Taqsima 3), l-eliġibbiltà u l-kodiċi ta’ kondotta għar-reġistranti (il-Parti II).

Is-Segretarjat tar-reġistru huwa impenjat li jtejjeb kontinwament il-kwalità tal-kontenut tar-reġistru u l-faċilità tal-użu tiegħu. Għalhekk, dan ikkonsulta lill-partijiet ikkonċernati dwar dawn il-linji gwida u se jaġġornahom kemm-il darba jkun meħtieġ biex jitqiesu l-feedback tar-reġistranti u kwalunkwe aġġornament fis-sistema. Il-linji gwida huma ppubblikati fuq is-sit web tar-Reġistru (menù: “Gwida”) bil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE.

Is-Segretarjat ħejja lista ta’ mistoqsijiet frekwenti (FAQs) biex l-applikanti u r-reġistranti jirreferu għaliha, iżda din ma tistax tkopri kull sitwazzjoni jew kwistjoni li tista’ tinqala’. Jekk għandek xi mistoqsijiet, kummenti jew suġġerimenti addizzjonali li mhumiex koperti mill-FAQs, tista’ tibgħat mistoqsija billi tidħol fl-“ispazju ristrett” tiegħek (“Ikkuntattjana” fil-kolonna tax-xellug) jew permezz tal-formola ikkuntattjana (teħtieġ awtentikazzjoni tal-EU Login) – is-Segretarjat iwieġeb malajr kemm jista’ jkun.

Dawn il-linji gwida ġew riveduti u adattati għall-verżjoni l-ġdida tar-Reġistru tat-Trasparenza mnedija fit-2 ta’ April 2024.

2.       DIKJARAZZJONI TA’ ĊAĦDA TA’ RESPONSABBILTÀ

Ir-Reġistru tat-Trasparenza huwa l-komponent primarju tal-politika ta’ trasparenza tal-istituzzjonijiet firmatarji fir-rigward tar-rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess bl-għan li tinfluwenza l-formulazzjoni jew l-implimentazzjoni tal-politika jew tal-leġiżlazzjoni tal-UE, jew tal-proċessi tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-UE.

Ir-reġistrazzjoni fir-reġistru hija volontarja u ma timplikax li l-istituzzjonijiet firmatarji taw lir-reġistranti xi forma ta’ rikonoxximent, approvazzjoni jew akkreditazzjoni. Minkejja n-natura volontarja tar-reġistru, l-istituzzjonijiet firmatarji jistgħu jistabbilixxu miżuri (ara l-Parti I, it-Taqsima 3) li jagħmlu r-reġistrazzjoni obbligatorja għar-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess li jwettqu ċerti tipi ta’ attivitajiet, sabiex tiġi żgurata t-trasparenza ta’ tali attivitajiet.

L-informazzjoni fir-reġistru hija pprovduta mir-reġistranti nfushom, bil-fehim li fl-aħħar mill-aħħar huma responsabbli għall-preċiżjoni tagħha. Is-Segretarjat jissorvelja l-kwalità tal-kontenut tar-reġistru u jirriżerva d-dritt li jneħħi reġistranti ineliġibbli, inklużi dawk li nstabu li ma josservawx il-kodiċi ta’ kondotta.

Is-Segretarjat jista’ jiddeċiedi li jissospendi reġistrazzjonijiet li jkun fihom dikjarazzjonijiet mhux ġustifikati jew awtopromozzjonali jew li jmorru kontra l-valuri fundamentali tal-UE, kif stabbilit fl-Artikolu 2 tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea (pereżempju permezz ta’ inċitament għall-mibegħda jew ir-razziżmu).

Il-kontenut tar-reġistru huwa pubbliku. L-informazzjoni minn dikjarazzjonijiet preċedenti magħmulin mir-reġistranti tibqa’ aċċessibbli għall-pubbliku fuq il-portal uffiċjali Ewropew tad-data (data.europa.eu).

Ir-reġistru fih links għal siti web esterni li l-istituzzjonijiet firmatarji m'għandhomx kontroll fuqhom u li ma jistgħux ikunu responsabbli għalihom. Il-fatt li r-reġistru fih informazzjoni jew links ipprovduti minn partijiet terzi ma jfissirx li l-istituzzjonijiet firmatarji japprovaw jew jipprovdu xi garanziji rigward:

(i)   il-korp responsabbli għall-immaniġġjar jew li jipprovdi l-kontenut għal kwalunkwe wieħed mis-siti web;

(ii)  is-servizzi elenkati fih;

(iii) il-kontenut tas-siti; jew

(iv) l-opinjonijiet espressi fuq is-siti.

3.       MIŻURI TA’ KUNDIZZJONALITÀ U MIŻURI OĦRAJN TA’ TRASPARENZA

Permezz tal-FII dwar ir-Reġistru ta’ Trasparenza, l-istituzzjonijiet firmatarji impenjaw ruħhom li jagħmlu r-reġistru effettivament obbligatorju għal ċerti tipi ta’ attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess (“prinċipju ta’ kundizzjonalità”).

L-istituzzjonijiet firmatarji jadottaw miżuri ta’ kundizzjonalità meta jiddeċiedu li jwettqu ċerti attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess soġġetti għar-reġistrazzjoni minn qabel fir-Reġistru tat-Trasparenza. Dan ifisser li, għalkemm ir-reġistrazzjoni hija volontarja, ir-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess jeħtiġilhom ikunu rreġistrati jekk iridu jwettqu l-attività kkonċernata fil-konfront tal-istituzzjoni li tkun stabbiliet il-miżura. Ir-reġistrazzjoni b’hekk issir prerekwiżit għat-twettiq tal-attività inkwistjoni.

Għal raġunijiet ta’ organizzazzjoni interna, kull istituzzjoni timplimenta dan l-impenn fuq bażi individwali. Għalhekk, il-miżuri jistgħu jvarjaw minn istituzzjoni għal oħra.

L-istituzzjonijiet firmatarji jistgħu wkoll jadottaw miżuri ta’ trasparenza kumplementari biex jinkoraġġixxu r-reġistrazzjoni u jsaħħu l-qafas konġunt tar-reġistru. Dawn il-miżuri huma mfassla biex jippromwovu l-aderenza mar-reġistru u l-kodiċi ta’ kondotta tiegħu, filwaqt li joffru vantaġġi għar-reġistrazzjoni.

Il-miżuri ta’ kundizzjonalità u ta’ trasparenza kumplementari kollha adottati mill-istituzzjonijiet firmatarji huma ppubblikati fuq il-paġna web “Kundizzjonalità” fis-sit web tar-reġistru. Is-sit web jiġi aġġornat regolarment bi kwalunkwe miżura ġdida adottata.

Jekk jogħġbok kun af li kwalunkwe istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tal-UE tista’ tiddeċiedi li tadotta miżuri ta’ kundizzjonalità u/jew ta’ trasparenza kumplementari, u dawn se jiġu ppubblikati wkoll fuq l-istess paġna.

L-Istati Membri jistgħu jiddeċiedu wkoll li jadottaw miżuri ta’ kundizzjonalità u/jew ta’ trasparenza kumplementari, f’konformità mal-liġi nazzjonali, fir-rigward tar-rappreżentanzi permanenti tagħhom għall-UE.

Kwalunkwe miżura bħal din se tiġi ppubblikata fuq is-sit web tar-reġistru, kif applikabbli.

Għalhekk għandek tkun ippreparat għall-possibbiltà li r-reġistru jista’ jintuża f’kuntest usa’ milli sempliċiment fil-konfront tal-istituzzjonijiet firmatarji fir-rigward tal-attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess tiegħek fil-livell tal-UE.

Tista’ ssib aktar informazzjoni fil-paġna web “Kundizzjonalità”.

1. ELIĠIBBILTÀ

F’dan il-kuntest, rappreżentant ta’ grupp ta’ interess huwa kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika, jew grupp, assoċjazzjoni jew network formali/informali li jinvolvi ruħu f’attivitajiet koperti mill-FII dwar ir-Reġistru tat-Trasparenza.

L-attivitajiet huma “koperti mir-reġistru” jekk jitwettqu minn rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess bl-għan li jinfluwenzaw il-formulazzjoni jew l-implimentazzjoni tal-politika jew tal-leġiżlazzjoni tal-UE, jew il-proċessi tat-teħid tad-deċiżjonijiet ta’ kwalunkwe waħda mill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE.

Tali attivitajiet jistgħu jinkludu (l-Artikolu 3(2) tal-FII dwar ir-Reġistru tat-Trasparenza):

1. l-organizzazzjoni jew il-parteċipazzjoni f’laqgħat, konferenzi jew avvenimenti, kif ukoll l-involviment fi kwalunkwe kuntatt simili mal-istituzzjonijiet tal-UE;
2. il-kontribut għal konsultazzjonijiet, seduti ta’ smigħ jew inizjattivi simili oħrajn, jew il-parteċipazzjoni fihom, pereżempju gruppi ta’ esperti jew intergruppi;
3. l-organizzazzjoni ta’ kampanji ta’ komunikazzjoni, pjattaformi, networks u inizjattivi fil-livell lokali;
4. it-tħejjija jew l-ikkummissjonar ta’ dokumenti ta’ politika u ta’ pożizzjoni, emendi, stħarriġ tal-opinjoni pubblika u surveys, ittri miftuħa u materjal ieħor ta’ komunikazzjoni jew informazzjoni, u l-ikkummissjonar u t-twettiq ta’ riċerka.

Ir-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess huma eliġibbli li jirreġistraw irrispettivament mill-forma ġuridika, id-daqs, il-post, it-tip jew l-għanijiet tagħhom, u irrispettivament mill-mezz ta’ komunikazzjoni li permezz tiegħu jwettqu l-attivitajiet. L-attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess huma koperti irrispettivament minn fejn jitwettqu u mill-mezz ta’ komunikazzjoni użat.

L-iskop tar-reġistru huwa li juri interessi organizzati u/jew kollettivi, mhux interessi personali ta’ individwi li jaġixxu f’kapaċità strettament personali u li mhumiex f’assoċjazzjoni ma’ oħrajn.

Attivitajiet mhux rilevanti għall-finijiet tar-reġistru huma dawk li ma jfittxux li jinfluwenzaw, iżda biss li jsegwu jew jimmonitorjaw il-liġi tal-UE jew l-iżviluppi tal-politika għal skopijiet akkademiċi jew ġurnalistiċi, b’interess personali jew sabiex jiġi eżerċitat dritt (eż. intervisti minn riċerkaturi jew minn ġurnalisti, jew li jressqu petizzjoni lill-Parlament Ewropew).

Madankollu, il-monitoraġġ taċ-ċiklu leġiżlattiv tat-teħid tad-deċiżjonijiet huwa kopert mir-reġistru meta jkun parti minn ġbir proattiv ta’ intelligence u, ġeneralment, parti minn firxa komprensiva ta’ servizzi offruti, pereżempju, minn fornituri tas-servizzi tal-affarijiet pubbliċi. Dawn l-attivitajiet jistgħu jwasslu għal kuntatti diretti mal-istituzzjonijiet u għandhom jiġu ddikjarati fir-reġistrazzjoni.

Jekk l-attivitajiet ta’ influwenza tiegħek qed jibdew jew qed jitħejjew, trid tkun tista’ tipprovdi dettalji xierqa tal-attivitajiet speċifiċi li se tinvolvi ruħek fihom.

M’għandekx għalfejn tirreġistra, jekk tinvolvi ruħek fl-attivitajiet li ġejjin (l-Artikolu 4 tal-FII dwar ir-Reġistru tat-Trasparenza):

a) l-għoti ta’ pariri legali u professjonali oħra;

b) it-twettiq ta’ sottomissjonijiet magħmulin bħala parti jew bħala terza persuna fil-qafas ta’ proċedura amministrattiva jew ġuridika stabbiliti bil-liġi tal-Unjoni jew bil-liġi internazzjonali applikabbli fl-UE u sottomissjonijiet ibbażati fuq relazzjoni kuntrattwali mal-Kummissjoni, il-Parlament jew il-Kunsill jew ibbażati fuq ftehim ta’ għotja ffinanzjat mill-fondi tal-UE.

c) attivitajiet tas-sħab soċjali li jaġixxu bħala parteċipanti fid-djalogu soċjali skont l-Artikolu 152 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE);

d) il-preżentazzjoni ta’ sottomissjonijiet b’rispons għal talbiet diretti u speċifiċi minn kwalunkwe waħda mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni, ir-rappreżentanti jew l-istaff tagħhom, għal informazzjoni fattwali, data jew għarfien espert;

e) attivitajiet imwettqa minn persuni fiżiċi li jaġixxu f’kapaċità strettament personali u mhux bi rbit ma’ oħrajn;

f) laqgħat spontanji, laqgħat ta’ natura purament privata jew soċjali u laqgħat li jsiru fil-kuntest ta’ proċedura amministrattiva stabbilita mit-trattati tal-UE jew mill-atti legali tal-UE.

g) attivitajiet imwettqa mill-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri, inklużi r-rappreżentanzi permanenti u l-ambaxxati tagħhom, fil-livelli nazzjonali u sottonazzjonali;

h)  attivitajiet imwettqa minn assoċjazzjonijiet u networks tal-awtoritajiet pubbliċi fil-livell tal-UE, nazzjonali jew subnazzjonali, bil-kundizzjoni li jaġixxu esklussivament f’isem l-awtoritajiet pubbliċi rilevanti;

i) attivitajiet imwettqa minn organizzazzjonijiet intergovernattivi, inklużi aġenziji u korpi li joħorġu minnhom;

j) attivitajiet imwettqa minn awtoritajiet pubbliċi ta’ pajjiżi mhux tal-UE, inkluż il-missjonijiet diplomatiċi u l-ambaxxati tagħhom, minbarra fejn tali awtoritajiet ikunu rappreżentati minn entitajiet legali, uffiċċji jew networks mingħajr status diplomatiku jew ikunu rrappreżentati minn intermedjarju;

k) attivitajiet imwettqa minn knejjes u assoċjazzjonijiet jew komunitajiet reliġjużi, kif ukoll organizzazzjonijiet filosofiċi u mhux konfessjonali msemmija fl-Artikolu 17 tat-TFUE, bl-eċċezzjoni ta’ uffiċċji, entitajiet ġuridiċi, jew networks li nħolqu biex jirrappreżentaw knejjes, komunitajiet reliġjużi jew organizzazzjonijiet filosofiċi u mhux konfessjonali fir-relazzjonijiet tagħhom mal-istituzzjonijiet tal-Unjoni, kif ukoll l-assoċjazzjonijiet tagħhom.

Ir-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess iridu joperaw skont ir-regoli u l-prinċipji stabbiliti fil-kodiċi ta’ kondotta meta jwettqu attivitajiet koperti mir-reġistru. Sabiex jirreġistraw, huma għandhom jikkonfermaw li diġà josservaw dawk ir-regoli u l-prinċipji.

2. PRINĊIPJU TA’ REĠISTRAZZJONI UNIKA

Sabiex jiġu evitati entrati multipli u jitħaffef it-trattament amministrattiv tal-applikazzjoni jew ir-reġistrazzjoni, ir-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess li joperaw f’aktar minn pajjiż wieħed (eż. multinazzjonali, organizzazzjonijiet mhux governattivi (NGOs) b’kapitli f’diversi pajjiżi jew reġjuni) għandhom jirreġistraw l-attivitajiet tagħhom fir-reġistru darba biss u, meta jagħmlu dan, ikopru d-diversi entitajiet oħra ta’ network, grupp korporattiv jew simili. Fil-prattika, dan ġeneralment jgħaddi fuq il-fergħa jew l-uffiċċju li jirrappreżenta l-interessi tal-entità fil-konfront tal-istituzzjonijiet tal-UE.

3. KWALITÀ TAD-DATA

Kun ċert li d-data li ddaħħal tkun kompluta, preċiża u koerenti. Ftakar li l-informazzjoni li tipprovdi hija disponibbli għad-dominju pubbliku (ħlief għal oqsma b’sinjal ta’ għajn maqtugħa) u għalhekk hija soġġetta għal skrutinju pubbliku.

L-informazzjoni finanzjarja li trid tipprovdi se tiddependi mit-tip(i) ta’ grupp ta’ interess li tirrappreżenta (ara l-intestaturi 8 u 14 hawn taħt).

Is-Segretarjat jeżamina l-applikazzjonijiet ġodda kollha u jivvaluta:

(i) l-eliġibbiltà;

(ii) il-kwalità tad-data sottomessa.

Tista’ tintalab tipprovdi informazzjoni addizzjonali sabiex tissostanzja l-eliġibbiltà tiegħek u/jew ittejjeb il-kwalità tad-data. Jekk l-applikazzjoni tissodisfa r-rekwiżiti ta’ informazzjoni, is-Segretarjat se jivvalidaha u r-reġistrazzjoni tiegħek imbagħad tiġi ppubblikata fuq is-sit web tar-reġistru. Irrispettivament minn jekk l-applikazzjoni tiegħek tiġix ivvalidata jew miċħuda, se tiġi infurmat dwar l-eżitu.

F’kull intestatura tal-formola ta’ reġistrazzjoni ssib bżieżaq ta’ informazzjoni li jkun fihom spjegazzjonijiet addizzjonali dwar liema informazzjoni mistenni li tipprovdi. Għaddi l-mouse fuq il-bużżieqa ta’ informazzjoni jew agħżilha biex tara d-deskrizzjoni għal kull intestatura/qasam tad-data.

4. KIF TIRREĠISTRA

Trid tirreġistra online permezz tas-sit web tar-reġistru. Tista’ taċċessa l-formola tal-applikazzjoni billi tilloggja fl-ispazju ristrett tiegħek. Biex taċċessa dan l-ispazju, irid ikollok kont tal-EU Login (għal aktar informazzjoni, jekk jogħġbok irreferi għall-FAQ).

Jekk għandek l-informazzjoni kollha meħtieġa lesta biex tissottomettiha, għandek tieħu madwar 20-30 minuta biex timla l-formola.

Meta tibda timla l-formola, l-applikazzjoni tiegħek tingħata identifikatur uniku (Numru tal-applikazzjoni: APP xxxx). Ir-reġistrazzjoni tiegħek mhux se tiġi ppubblikata qabel ma tkun ġiet ivvalutata u vvalidata mis-Segretarjat. Imbagħad tirċievi numru ta’ reġistrazzjoni pubbliku (REG xxxxxxxx-yy). Tħawwadx in-numru APP man-numru REG.

Meta timla l-formola, l-informazzjoni li tipprovdi tiġi ssejvjata awtomatikament. Tista’ tieqaf timla l-formola meta trid u tkompliha aktar tard. Madankollu, jekk l-abbozz tal-applikazzjoni tiegħek ma jiġix sottomess fi żmien 21 jum kalendarju, jitħassar awtomatikament u jkollok terġa’ tibda mill-bidu.

Meta timla l-formola, jekk jogħġbok żomm f’moħħok dan li ġej:

• Irreaġixxi għall-messaġġi ta’ twissija li jistgħu jidhru ħdejn l-oqsma li fihom is-sistema tkun sabet inkonsistenza. Dawn il-messaġġi jgħinuk billi jenfasizzaw ineżattezzi possibbli fid-data li tkun daħħalt. Jekk tara messaġġ, jista’ jkollok bżonn tikkoreġi d-data li tkun daħħalt jew tipprovdi kjarifiki fil-kaxxi tat-test liberu. Jekk tinjora l-messaġġi u ma tiħux azzjoni xierqa, is-Segretarjat ikollu jikkuntattjak għal aktar spjegazzjoni, li ddewwem il-validazzjoni tar-reġistrazzjoni tiegħek.
• Evita kontenut mhux xieraq, irrilevanti, promozzjonali jew qarrieqi – applikazzjonijiet li jkun fihom kontenut bħal dan ma jiġux aċċettati.
• Evita l-abbrevjazzjonijiet. Ir-reġistru huwa għodda pubblika, għalhekk l-informazzjoni pprovduta jeħtieġ li tkun tinftiehem. Is-Segretarjat se jitlob lill-applikanti jaġġornaw l-entrati tagħhom qabel jivvalidawha jekk ikunu qed jużaw wisq abbrevjazzjonijiet u akronimi.
• Jekk id-data pprovduta ma tkunx kompluta, ma tkunx tista’ tissottometti l-applikazzjoni tiegħek.
• Tista’ timla l-formola bi kwalunkwe waħda mill-24 lingwa uffiċjali tal-UE (il-formoli sottomessi bi kwalunkwe lingwa oħra mhux se jiġu vvalidati), iżda nirrakkomandaw li tuża l-istess lingwa l-ħin kollu, għal raġunijiet ta’ konsistenza.
• Innomina persuna ta’ kuntatt biex timmaniġġja l-kontenut tar-reġistrazzjoni u tirċievi notifiki awtomatiċi mir-reġistru jew messaġġi mis-Segretarjat.
• Jekk jogħġbok tinkludix data personali (informazzjoni dwar individwi identifikati jew identifikabbli) sakemm ma tintalabx speċifikament biex tagħmel dan f’ċerti intestaturi tal-formola. Evita l-introduzzjoni ta’ data personali taħt l-intestaturi l-oħra kollha.

5. INFORMAZZJONI LI TRID TIDDAĦĦAL FIR-REĠISTRU

Daħħal l-isem tar-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess.

Ipprovdi l-għamla tar-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess: dan jista’ jkun l-istatus legali jew it-tip ta’ entità mingħajr status legali speċifiku (eż. struttura temporanja, network jew pjattaforma).

Eżempji ta’ status legali jinkludu association sans but lucratif (ASBL), organizzazzjoni tal-karità, fondazzjoni, assoċjazzjoni, kumpanija pubblika b'responsabbiltà limitata (plc), kumpanija b'responsabbiltà limitata (LLC), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft, Komanditgesellschaft, société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) u société privée à responsabilité limitée (SPRL).

L-istatus legali tal-organizzazzjoni tiegħek hu tipikament speċifikat f’dokument bħall-istatuti, l-artikoli ta’ assoċjazzjoni tiegħek jew ir-reġistrazzjoni tiegħek fir-reġistru kummerċjali nazzjonali (eż. il-Moniteur belge fil-Belġju).

Fl-interess tat-trasparenza, ipprovdi indirizz tas-sit web funzjonali jew ikkonferma li m’għandekx wieħed. Tista’ tittestja l-indirizz tas-sit web mill-formola biex tiżgura li l-indirizz huwa validu u s-sit web jista’ jiġi aċċessat.

Se jkollok bżonn tagħżel it-tipi ta’ interessi rappreżentati taħt l-intestatura 8, sabiex tiċċara l-motivazzjoni sottostanti għall-attivitajiet tiegħek.

Ipprovdi d-dettalji ta’ kuntatt tal-uffiċċju prinċipali tiegħek u, jekk għandek wieħed, l-uffiċċju inkarigat mir-relazzjonijiet mal-istituzzjonijiet, il-korpi u l-aġenziji tal-UE.

Jekk l-indirizz tal-uffiċċju rreġistrat tiegħek (fl-istatuti tiegħek) huwa differenti mill-post tan-negozju tiegħek, jekk jogħġbok indika l-post tan-negozju tiegħek.

Il-persuna legalment responsabbli trid tkun individwu li huwa permess mil-liġi li jaġixxi f’isem ir-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess jew li jirrappreżentah f’kuntatti mal-awtoritajiet pubbliċi. Din il-persuna hija mistennija wkoll li tkun konxja dwar l-impenji tar-reġistrant li josserva l-kodiċi ta’ kondotta.

Jekk m’għandekx status legali, jekk jogħġbok ipprovdi l-isem ta’ persuna legalment responsabbli għall-attivitajiet imwettqa skont il-liġi nazzjonali rilevanti, jew innomina individwu ieħor għall-finijiet tal-entrata fir-reġistru tiegħek. Jekk ir-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess (eż. assoċjazzjoni kummerċjali jew tan-negozju) ikun irregolat minn bord, agħżel wieħed mill-membri tal-bord (eż. il-president jew iċ-chairperson); din il-persuna m’għandhiex għalfejn tkun l-unika persuna b’responsabbiltà legali.

L-indirizz tal-email li ddaħħal mhux se jsir pubbliku, iżda s-Segretarjat jista’ jużah biex jikkuntattja lil din il-persuna jekk isir ilment dwar ir-rappreżentant ta’ interess.

Jekk m’għandek l-ebda struttura formali, il-persuna legalment responsabbli hija l-persuna fdata biex tirrappreżentak fil-konfront tal-istituzzjonijiet tal-UE.

Il-persuna inkarigata mir-relazzjonijiet mal-istituzzjonijiet tal-UE trid tkun individwu responsabbli għall-affarijiet pubbliċi jew għall-kuntatti tar-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess mal-istituzzjonijiet.

Jekk ma tkunx ħtart persuna speċifika responsabbli għal dawn ir-relazzjonijiet, trid tinnomina individwu għall-finijiet tal-ġestjoni tal-entrata fir-reġistru tiegħek (aġġornamenti, eċċ.). Din tista’ tkun il-persuna ta’ kuntatt magħżula skont l-intestatura 5 hawn taħt. L-indirizz tal-email li ddaħħal mhux se jiġi ppubblikat.

Meta s-Segretarjat jivvalida r-reġistrazzjoni, il-persuna ta’ kuntatt tirċievi email ta’ validazzjoni bin-numru ta’ reġistrazzjoni pubbliku (numru REG). L-istess informazzjoni se tintbagħat lill-persuni l-oħra li isimhom huwa elenkat fil-formola ta’ reġistrazzjoni (taħt l-intestatura 6 tal-formola ta’ reġistrazzjoni “Persuni b’aċċess għar-reġistrazzjoni”). 

Is-Segretarjat jista’ jkollu bżonn jagħmel kuntatt għal kjarifiki jew jitlob aġġornamenti dwar l-informazzjoni mdaħħla. Il-persuna ta’ kuntatt se tkun il-punt ta’ kuntatt ewlieni għas-Segretarjat għall-mistoqsijiet kollha dwar ir-reġistru. Il-persuni li isimhom huwa elenkat fil-formola ta’ reġistrazzjoni se jirċievu n-notifiki kollha, inklużi:

• tfakkiriet dwar l-aġġornament annwali obbligatorju;
• informazzjoni dwar l-ilmenti sottomessi u t-tweġibiet għall-mistoqsijiet (“Ikkuntattjana”);
• notifiki dwar il-kontribut li l-entità tagħhom għamlet għall-pjanijiet direzzjonali u l-konsultazzjonijiet pubbliċi tal-Kummissjoni.

Dawn in-nies jistgħu jagħżlu wkoll li jirċievu notifiki dwar:

• il-pjanijiet direzzjonali u l-konsultazzjonijiet pubbliċi tal-Kummissjoni;
• l-attivitajiet tal-kumitati tal-Parlament Ewropew.

Peress li l-persuni ta’ kuntatt jistgħu jinbidlu regolarment, għandek tipprovdi mill-inqas indirizz wieħed tal-kaxxa postali funzjonali (eż. fil-format li ġej: infoorganisation [dot] com (info[at]organisation[dot]com)) biex tiżgura li tkompli tirċievi notifiki u ma titħassarx mir-reġistru.

Id-data tal-persuni ta’ kuntatt mhijiex pubblika.

Is-sistema awtomatikament tagħti drittijiet ta’ aċċess lill-persuni ta’ hawn taħt u l-indirizzi tal-email tagħhom jidhru awtomatikament fil-lista f’din l-intestatura (“Lista ta’ aċċess”):

• il-persuna li timla l-formola tal-applikazzjoni;
• il-persuna b'responsabbiltà legali;
• il-persuna inkarigata mir-relazzjonijiet mal-UE;
• il-persuna ta’ kuntatt.

Tista’ żżid aktar indirizzi tal-email jekk tixtieq tagħti aċċess lil persuni addizzjonali.

Kull waħda minn dawn il-persuni se tkun tista’ taċċessa l-formola ta’ reġistrazzjoni sakemm ikollha kont tal-EU Login assoċjat mal-indirizz tal-email elenkat.

Huma meħtieġa mill-inqas 2 indirizzi tal-email differenti. Jekk tipprovdi l-istess indirizz tal-email għall-persuna b’responsabbiltà legali, il-persuna inkarigata mir-relazzjonijiet tal-UE u/jew il-persuna ta’ kuntatt u ma żżid l-ebda indirizz tal-email addizzjonali, ma tkunx tista’ timla r-reġistrazzjoni.

Din il-kaxxa tat-test liberu tippermettilek tagħti deskrizzjoni qasira tal-missjoni, l-objettivi u l-mandat ġenerali tiegħek (mhux aktar minn 1,000 karattru). Dan huwa partikolarment importanti jekk m’għandekx sit web.

Trid tipprovdi biss deskrizzjoni ġenerali taħt din l-intestatura. Tista’ tagħti dettalji tal-attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess tiegħek taħt l-intestatura li jmiss.

Indika l-firxa ġeografika u ż-żona fil-mira għall-attivitajiet tiegħek, eż. globali, tal-UE, nazzjonali jew reġjonali/lokali.

Agħżel bejn l-opzjonijiet li jikkorrispondu għat-tipi differenti ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess. L-għażla tiegħek se tiddetermina d-data finanzjarja li se jkollok tipprovdi fl-intestatura 14.

Jekk taqa’ taħt aktar minn kategorija waħda, innota li l-istatus legali tiegħek mhuwiex l-uniku fattur determinanti għal din l-għażla. Għandek tagħżel l-opzjoni li tiddeskrivi bl-aħjar mod l-attività prinċipali tiegħek u tispjega l-motivazzjonijiet wara l-attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess tiegħek.

L-opzjonijiet huma deskritti hawn taħt.

1. Il-promozzjoni tal-interessi tiegħek stess jew tal-interessi kollettivi tal-membri tiegħek (li jinkludu entitajiet bi skop ta’ qligħ, filwaqt li anke assoċjazzjonijiet jew entitajiet li huma stess jirrappreżentaw entitajiet bi skop ta’ qligħ) – dan tipikament ikopri kumpaniji u gruppi, assoċjazzjonijiet professjonali jew ta’ min iħaddem, organizzazzjonijiet tat-trade unions u assoċjazzjonijiet tal-kummerċ u tan-negozju li jirrappreżentaw membri, industrija partikolari jew settur tan-negozju. Għal dan it-tip ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess, se jkollok tipprovdi stimi tal-kostijiet għall-attivitajiet tiegħek koperti mir-reġistru fis-sena finanzjarja l-aktar reċenti li għaliha ngħalqu l-kontijiet.
2. L-avvanz tal-interessi tal-klijenti tiegħek (bħala intermedjarju) – ir-rappreżentanza tal-interessi tal-klijenti hija l-opzjoni li tagħżel meta jkollok relazzjoni kuntrattwali/pro bono ma’ kumpaniji, gruppi, assoċjazzjonijiet, korpi tal-gvern jew NGOs li tippermettilek twettaq attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess f’isimhom bħala professjonisti tal-affarijiet pubbliċi jew ditta legali. Se jkollok tipprovdi dettalji tad-dħul għall-attivitajiet iddikjarati għas-sena finanzjarja l-aktar reċenti.
3. Li ma tirrappreżentax interessi kummerċjali – dan normalment ifisser li twettaq attivitajiet mhux għall-qligħ, iżda biss għal raġunijiet filantropiċi, karitatevoli, benevolenti, umani jew fl-interess pubbliku. Il-biċċa l-kbira tal-membri, l-affiljati jew is-sħab tiegħek ukoll mhumiex entitajiet bi skop ta’ qligħ. Se jkollok bżonn tipprovdi informazzjoni dwar il-baġit u s-sorsi ta’ finanzjament tagħhom.

Huwa possibbli li tbiddel l-interessi rappreżentati ladarba jiġu rreġistrati.

F’din l-intestatura, għandek iddaħħal l-informazzjoni li tindika għaliex qed tirreġistra. Barra minn hekk, jekk jogħġbok iddeskrivi dawk l-attivitajiet tiegħek li huma koperti (jiġifieri l-politiki tal-UE jew il-proposti leġiżlattivi li tipprova tinfluwenza) bl-aktar mod preċiż u speċifiku possibbli. Jekk jogħġbok telenkax attivitajiet li ma jikkonċernawx il-politika jew il-leġiżlazzjoni tal-UE.

• Attivitajiet kondizzjonali fuq ir-reġistrazzjoni

Agħżel l-attivitajiet koperti mill-miżuri ta’ kundizzjonalità mil-lista li tinżel u indika liema mill-istituzzjonijiet tal-UE huma kkonċernati. Dan ifisser li trid tindika l-aktar kuntatti diretti frekwenti tiegħek ma’ kull istituzzjoni li għaliha trid tkun irreġistrat minħabba dan hu mitlub mir-regoli tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE.

L-informazzjoni pprovduta f’din il-parti tal-intestatura 9 mhux se ssir pubblika.

• Proposti jew politiki leġiżlattivi ewlenin tal-UE mmirati

Ipprovdi t-titli tal-inizjattivi, il-politiki u l-files (leġiżlattivi/mhux leġiżlattivi) l-aktar reċenti tal-UE fil-mira tal-attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess tiegħek. Dawn jinkludu pjanijiet direzzjonali, konsultazzjonijiet pubbliċi, direttivi, regolamenti, deċiżjonijiet, ftehimiet interistituzzjonali, rapporti jew riżoluzzjonijiet tal-Parlament Ewropew. Jekk jogħġbok evita l-akronimi.

Flok tirreferi għal oqsma ta’ politika ġenerali (eż. “ambjent” “klima”, “trasport”), irreferi għal proċeduri speċifiċi tal-UE (eż. “Att dwar is-Servizzi Diġitali”). Jekk possibbli, ipprovdi titli uffiċjali sħaħ, pereżempju:

• Proposta għal Regolament dwar Suq Uniku għas-Servizzi Diġitali (Att dwar is-Servizzi Diġitali);
• Regolament dwar il-kummerċjalizzazzjoni ta’ prodotti fertilizzanti tal-UE;
• Komunikazzjoni tal-Kummissjoni dwar Strateġija Ewropea għad-data;
• Riżoluzzjoni tal-Parlament Ewropew dwar l-Istrateġija tal-UE għall-Bijodiversità;
• Deċiżjoni tal-Kunsill dwar is-sistema ta’ riżorsi proprji tal-Unjoni Ewropea;
• Rapport tal-Parlament Ewropew dwar it-trattament xieraq tal-annimali fl-irziezet.

• Attivitajiet ta’ komunikazzjoni (avvenimenti, kampanji, pubblikazzjonijiet, eċċ.) fir-rigward tal-politiki tal-UE t’hawn fuq

Għandek tuża din il-kaxxa tat-test liberu biex tagħti dettalji dwar l-attivitajiet ta’ komunikazzjoni li wettaqt dwar il-politiki, il-proposti leġiżlattivi jew id-deċiżjonijiet tal-UE li elenkajt. Dan jista’ jinkludi stħarriġ tal-opinjoni pubblika u surveys (jekk ikunu relatati mal-leġiżlazzjoni tal-UE jew membri fil-mira tal-istituzzjonijiet jew uffiċjali li jaħdmu fl-istituzzjonijiet tal-UE), ittri miftuħa u materjal ieħor ta’ komunikazzjoni jew informazzjoni, kampanji, proġetti, avvenimenti, pubblikazzjonijiet jew dokumenti ta’ pożizzjoni u għandek issemmi t-titli tagħhom. Links tas-siti web b’eżempji huma aċċettabbli.

• Intergruppi u gruppi mhux uffiċjali tal-Parlament Ewropew

Tista’ tipparteċipa biss f’attivitajiet ta’ intergruppi jew gruppi mhux uffiċjali organizzati fil-bini tal-Parlament (pereżempju, tattendi laqgħat jew avvenimenti tal-intergrupp, toffri appoġġ jew tospita b’mod konġunt avvenimenti) jekk tkun reġistrat u jekk taqbel li la tuża l-isem u lanqas il-logo tal-Parlament Ewropew.

Jekk tipparteċipa f’attivitajiet tal-intergruppi tal-Parlament Ewropew jekk jogħġbok agħżel l-ismijiet tal-gruppi mil-lista pprovduta. Tista’ tuża l-kaxxa tat-test liberu biex tindika l-isem ta’ kwalunkwe grupp mhux uffiċjali li tipparteċipa fih u tagħti dettalji dwar l-involviment tiegħek (eż. jekk tipprovdi appoġġ finanzjarju jew materjali jew taġixxi bħala s-segretarjat tal-grupp).

Tagħżilx intergruppi u ssemmix gruppi mhux uffiċjali biex tesprimi l-interess tiegħek li taħdem magħhom; dan la huwa xieraq u lanqas rilevanti.

• Parteċipazzjoni f’fora u pjattaformi oħra appoġġjati mill-UE

Agħti d-dettalji hawnhekk dwar l-istrutturi tal-UE li tipparteċipa fihom. Jekk għadek ma tiħux sehem fil-ħidma ta’ strutturi bħal dawn, jekk jogħġbok daħħal “Le”.

Dan mhuwiex post xieraq biex tesprimi l-interess tiegħek li tieħu sehem fil-ħidma ta’ tali korpi fil-futur jew l-intenzjoni tiegħek li tapplika għall-parteċipazzjoni. Jekk jogħġbok daħħal l-informazzjoni biss dwar dak li diġà qed iseħħ.

• Informazzjoni mdaħħla awtomatikament mill-Kummissjoni fir-reġistrazzjoni tiegħek

Ir-reġistrazzjoni tiegħek se turi informazzjoni dwar l-attivitajiet tiegħek li tiġi awtomatikament mis-sistemi tal-IT tal-Kummissjoni (informazzjoni deskritta hawn taħt). Din ma tiddaħħalx minnek meta tirreġistra.

• Laqgħat ma’ dawk li jieħdu d-deċiżjonijiet

Ir-reġistru juri listi ta’ laqgħat li r-reġistranti kellhom mal-Kummissarji, il-membri tal-uffiċċju privat (kabinett) u d-diretturi ġenerali tagħhom (f’format PDF) wara li l-informazzjoni tkun ġiet ippubblikata mill-kabinett jew mid-direttorat ġenerali kkonċernat (mhux aktar tard minn 14-il jum wara li tkun saret il-laqgħa).

Tista’ taċċessa informazzjoni direttament mir-reġistrazzjonijiet dwar il-laqgħat skedati mill-Membri tal-Parlament Ewropew u l-istaff tagħhom.

• Pjanijiet direzzjonali u konsultazzjonijiet pubbliċi tal-Kummissjoni

Ir-reġistru juri t-titli tal-pjanijiet direzzjonali u tal-konsultazzjonijiet pubbliċi li għalihom ikkontribwew ir-reġistranti minn Lulju 2018 (sakemm ikunu indikaw in-numru REG tagħhom - qabel it-02/04/2024 in-numru tal-Id TR - u jkunu qablu li jagħmlu l-kontribut tagħhom pubbliku).

Jekk ikkontribwixxejt għal pjanijiet direzzjonali jew konsultazzjonijiet pubbliċi fis-sentejn qabel ma rreġistrajt, tista’ telenka dik l-attività hawnhekk, eż. “parteċipazzjoni fil-konsultazzjoni pubblika tal-Kummissjoni dwar il-Ġlieda kontra l-faċilitazzjoni ta' dħul klandestin ta' migranti: 2021-2025 (il-pjan ta’ azzjoni tal-UE li tnieda f’Marzu 2021)”.

• Gruppi ta' esperti tal-Kummissjoni

Ir-reġistru juri informazzjoni dwar is-sħubijiet tar-reġistranti tal-gruppi ta’ esperti tal-Kummissjoni u korpi simili oħra. M’għandekx għalfejn tirreġistra meta tapplika biex issir membru ta’ grupp ta’ esperti. Ladarba jkunu ntgħażlu l-membri ta’ grupp ta’ esperti, ir-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess li mhumiex diġà rreġistrati jkollhom jirreġistraw sabiex jinħatru bħala membru tat-“tip B” jew tat-“tip C” tal-grupp.

Is-sħubija tiegħek (bħala membru tat-“tip B” jew tat-“tip C”) fi kwalunkwe grupp ta’ esperti tal-Kummissjoni tintwera awtomatikament fir-reġistrazzjoni tiegħek ladarba n-numru REG tiegħek ikun ġie kkodifikat fir-Reġistru tal-gruppi ta’ esperti tal-Kummissjoni.

Agħti l-aktar ċifra aġġornata għan-numru ta’ individwi li jwettqu attivitajiet koperti mir-reġistru f’isem ir-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess fiż-żmien tar-reġistrazzjoni (jew l-aġġornament). Tiddikjarax l-istaff kollu li jaħdem għar-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess, iżda biss dawk involuti fl-attivitajiet iddikjarati taħt l-intestatura 9.

Inkludi l-individwi kollha li jwettqu attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess, irrispettivament minn jekk għandhomx kuntratt jew humiex imħallsa għal dawk l-attivitajiet (minnek jew oħrajn). Dan jista’ jinkludi staff regolari fuq il-lista tal-pagi tiegħek u persuni li jaħdmu għalik bħala apprendisti, voluntiera, konsulenti, akkademiċi, kollaboraturi, eċċ.

Trid tinkludi lil kull min għandu permess ta’ aċċess għall-Parlament Ewropew u żżomm l-entrata tiegħek aġġornata biex tinkludi lil kull min jikseb l-akkreditazzjoni tal-Parlament.

Jekk jogħġbok uża l-kaxxa tat-test liberu biex tiddeskrivi l-istatus (“impjegat”, “voluntier”, eċċ.) tal-individwi kkonċernati u daħħal kwalunkwe informazzjoni oħra li tista’ tiċċara l-għadd ta’ staff tiegħek u l-kalkolu tal-“ekwivalenti full-time” (FTE).

Ir-reġistru awtomatikament jesprimi l-informazzjoni li daħħalt bħala FTEs. Din hija unità kontabilistika standard użata biex jitkejjel l-għadd ta’ persuni li jwettqu attività partikolari (f’dan il-każ, attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess). Dan hu n-numru medju tas-sigħat maħduma minn impjegat partikolari bħala frazzjoni tan-numru medju ta’ sigħat maħduma minn impjegat full-time, jiġifieri FTE wieħed jikkorrispondi ma' impjegat wieħed full-time.

Jekk il-ħames blokok ta' perċentwal ma jaqblux b’mod eżatt mal-istruttura tar-riżorsi umani tiegħek, ittondja ’l fuq iċ-ċifri kif xieraq. Ma hemm l-ebda limitu minimu – anke jekk għandek persuna waħda biss li taħdem fuq bażi ta’ 10% FTE jew inqas f’attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess, xorta għandek tirreġistra; madankollu, tista’ tiċċara dan il-livell baxx ta’ involviment fil-kaxxa tat-test liberu pprovduta.

Aġġorna d-data pprovduta jekk l-għadd totali ta’ impjegati jonqos/jiżdied b’mod sinifikanti fi kwalunkwe punt matul is-sena.

L-informazzjoni li tipprovdi għandha tkun stima bona fide tal-għadd totali ta’ individwi involuti u għandha tirrifletti l-ħin allokat għall-attivitajiet. Żomm f’moħħok li tista’ tintalab tipprovdi lis-Segretarjat b’dettalji addizzjonali dwar il-kalkoli tar-riżorsi.

Abbażi tal-oqsma ta’ politika li timmira għalihom fl-attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess tiegħek, tista’ tabbona għal notifiki awtomatiċi bl-email dwar ċerti attivitajiet tal-istituzzjonijiet tal-UE.

• Konsultazzjonijiet pubbliċi u pjanijiet direzzjonali tal-Kummissjoni – tirċievi informazzjoni dwar dawn fil-qasam/fl-oqsma li jinteressak/jinteressawk

Indika jekk tixtieqx li jintbagħtulek notifiki

• Aħbarijiet tal-kumitat tal-Parlament Ewropew – tirċievi aħbarijiet u aġendi tal-laqgħat għall-qasam/oqsma ta’ politika tal-għażla tiegħek.

Tista’ timmaniġġja l-abbonamenti għall-aħbarijiet u l-aġendi tal-kumitati tal-Parlament b’mod dirett permezz tar-reġistrazzjoni tiegħek. Għal notifiki dwar attivitajiet oħra tal-Parlament Ewropew, jekk jogħġbok żur is-servizz ta’ abbonament bl-email tal-Parlament.

Jekk jogħġbok żgura li f’konformità mal-prinċipju ta’ Reġistrazzjoni Unika (ara l-Parti II, it-Taqsima 2), ir-reġistrazzjoni tiegħek tinkludi l-attivitajiet koperti kollha mwettqa mill-istess grupp ta’ kumpaniji (jiġifieri l-korporazzjonijiet prinċipali u sussidjarji kollha li jiffunzjonaw bħala entità ekonomika waħda permezz ta’ sors komuni ta’ kontroll) jew mill-kapitoli nazzjonali jew reġjonali differenti tal-istess organizzazzjoni (jiġifieri organizzazzjonijiet mhux governattivi (NGOs) b’kapitli f’diversi pajjiżi jew reġjuni). Impriżi konġunti, ikkontrollati b’mod konġunt minn żewġ kumpaniji jew gruppi ta’ kumpaniji jew aktar, ma għandhomx jiġu inklużi fir-reġistrazzjoni ta’ xi waħda minn dawn il-kumpaniji jew gruppi ta’ kumpaniji u jrid ikollhom ir-reġistrazzjoni separata tagħhom stess.

Għandek tiċċara taħt din l-intestatura l-entitajiet koperti taħt ir-reġistrazzjoni unika tiegħek, fejn xieraq.

Għandek tagħti dettalji tar-relazzjonijiet rilevanti tiegħek ma’ individwi u/jew entitajiet oħra kif deskritt hawn taħt.

• Is-sħubija tiegħek fi kwalunkwe entità jew struttura 

  Fl-ewwel qasam, elenka kwalunkwe assoċjazzjoni, federazzjoni, konfederazzjoni, network jew struttura oħra (mhux immexxija mill-istituzzjonijiet tal-UE) li inti membru tagħhom fil-livell nazzjonali, Ewropew jew internazzjonali. Hawnhekk se telenka wkoll kwalunkwe entità jew struttura oħra, li inti tassoċja magħhom, tisponsorja jew tikkontribwixxi għalihom fil-kuntest ta’ attivitajiet koperti.

• Il-membri tiegħek stess u entitajiet affiljati oħra

Fit-tieni qasam, elenka l-membri attwali kollha tiegħek, jekk ikun hemm, u entitajiet affiljati oħra. 

Jekk din il-lista hija disponibbli għall-pubbliku fuq is-sit web tiegħek, inkludi link diretta għall-paġna web.

Trid tiftakar li trid timla dan il-qasam jekk tirrappreżenta l-interessi tal-membri tiegħek. It-tipi ta’ sħubija huma diversi, u din l-informazzjoni għandu mnejn jeħtiġilha tkun aġġornata regolarment. Għalhekk huwa rrakkomandat li tipprovdi links diretti għall-paġna web tiegħek bid-dettalji rilevanti. Jekk il-membri tiegħek ikunu kemm persuni fiżiċi (individwi) kif ukoll persuni ġuridiċi (organizzazzjonijiet), għandek tiddeskrivi t-tipi differenti ta’ sħubija. 

F’dan il-qasam, għandek tinkludi wkoll informazzjoni dwar kwalunkwe entità konnessa jew affiljata oħra. Dan ifisser li tkun trasparenti dwar il-konnessjonijiet jew ir-relazzjonijiet tiegħek li mhumiex inklużi fir-Reġistrazzjoni Unika tiegħek u li mhumiex imsemmija qabel f’din l-intestatura. Għandek tiżvela, b’mod partikolari, kwalunkwe relazzjoni rilevanti li x’aktarx timplika koordinazzjoni fit-twettiq ta’ attivitajiet koperti, minħabba rabtiet fil-kapital jew persuna jew entità ta’ kontroll komuni, jew sponsorizzazzjoni. 

Għall-finijiet ta’ trasparenza, is-Segretarjat jilqa’ kwalunkwe informazzjoni addizzjonali li tgħin biex tiċċara l-istruttura, is-sħubijiet, is-sostenituri jew l-affiljazzjonijiet tar-reġistrant. Fejn ikun utli, tista’ tiċċara hawnhekk liema entitajiet jew sussidjarji separati huma inklużi fir-reġistrazzjoni tiegħek skont il-prinċipju ta’ Reġistrazzjoni Unika. 

Agħżel kategorija li taqbel l-aktar mill-qrib mal-objettivi, il-missjoni, l-istruttura, l-attivitajiet u l-personalità ġuridika tiegħek. Anki jekk tista’ taqa’ taħt aktar minn kategorija waħda (eż. tista’ tkun qed tirrappreżenta assoċjazzjoni kummerċjali li hija wkoll entità mingħajr skop ta’ qligħ), tista’ tagħżel kategorija waħda biss. Jekk għandek xi dubju, il-fattur deċiżiv għandu jkun dak li tagħmel, mhux l-istatus legali tiegħek jew kriterji formali simili.

Inti mitlub tagħżel kategorija għal skopijiet deskrittivi biss; dan ma jaffettwax l-informazzjoni finanzjarja (u t-tip tagħha) li jkollok tipprovdi. Il-kategoriji jippermettu lis-Segretarjat jipproduċi statistika affidabbli dwar ir-reġistranti.

• Entità li għadha kif ġiet iffurmata, ebda sena finanzjarja magħluqa

Għandek timmarka din il-kaxxa biss jekk l-organizzazzjoni tiegħek twaqqfet biss reċentement u għadek m’għalaqtx il-kontijiet tiegħek għall-aktar sena finanzjarja sħiħa reċenti. Din l-opzjoni tirrifletti sitwazzjoni tranżitorja għal rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess li jkunu għadhom kif ġew stabbiliti. Għandek tipprovdi d-data finanzjarja mitluba fil-ħin tal-ewwel aġġornament annwali tiegħek jew, l-aktar tard, l-aġġornament annwali li jmiss. Jekk jogħġbok innota li tista’ tuża biss l-istatus “iffurmat reċentement” għal 24 xahar.

Jekk tagħżel “Iffurmat reċentement”, xorta se jkollok tipprovdi xi informazzjoni għas-sena finanzjarja attwali (ċerti oqsma tad-data mhux se jkunu jistgħu jiġu editjati).

• L-aktar “sena finanzjarja” reċenti magħluqa

Jekk jogħġbok daħħal perjodu kontabilistiku ta’ 12-il xahar konsekuttiv. Dan il-perjodu jista’ jibda fi kwalunkwe jum ta’ sena kalendarja, li għalihom il-kontijiet huma magħluqa. Sena finanzjarja tista' jew ma tistax tikkoinċidi ma' sena kalendarja.

• Għotjiet tal-UE

Ir-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess kollha jridu jiddikjaraw l-ammont u s-sors ta’ kwalunkwe għotja tal-UE li tikkontribwixxi għall-kostijiet operatorji tagħhom (programm u awtorità ta’ finanzjament rilevanti). L-ammonti kollha jridu jiġu ddikjarati f’euro u jikkorrispondu għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti jew, jekk ikun aktar rilevanti, għas-sena finanzjarja kurrenti.

Jekk inti entità ffurmata ġdida, jekk jogħġbok ipprovdi stima tal-għotjiet tal-UE riċevuti għas-sena finanzjarja kurrenti.

Għandek tagħżel il-buttuna “Żid” kull darba li żżid sors ġdid ta’ finanzjament.

X’inhi d-differenza bejn għotjiet u kuntratti tal-akkwist pubbliku?

Għotjiet: Dawn jingħataw prinċipalment bħala donazzjoni permezz ta’ sejħiet għal proposti għal proġetti li jmexxu ’l quddiem l-għanijiet tal-politika tal-UE. Dawn għandhom jiġu ddikjarati fil-formola tar-reġistrazzjoni.

Għal raġunijiet ta’ trasparenza, tista’ tipprovdi informazzjoni dwar l-għotjiet tal-UE riċevuti minn kumpaniji sussidjarji fil-kaxxa tat-test taħt din l-intestatura. Għall-“implimentazzjoni deċentralizzata” tal-finanzjament tal-UE (jiġifieri l-finanzjament tal-UE żborżat mill-Istati Membri), l-amministrazzjoni nazzjonali tagħti għotjiet u kuntratti ta’ akkwist. M’għandekx għalfejn tiddikjara l-finanzjament riċevut direttament mill-awtoritajiet nazzjonali (pereżempju finanzjament tal-proġetti mill-fondi strutturali jew ta’ koeżjoni).

Kuntratti ta’ akkwist pubbliku: l-istituzzjonijiet tal-UE jixtru servizzi, xogħlijiet jew oġġetti fis-suq għall-użu intern permezz ta’ proċess ta’ sejħa għall-offerti. L-ammonti riċevuti permezz tal-akkwist pubbliku m’għandhomx għalfejn jiġu ddikjarati fil-formola tar-reġistrazzjoni.

Ir-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess li jmexxu proġetti ffinanzjati mill-UE għandhom joqogħdu attenti li ma jissopravalutawx ir-riżorsi umani u finanzjarji involuti f’attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess. Pereżempju, għandek tgħodd biss il-ħin għal dawk l-individwi li fil-fatt iwettqu l-attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess tiegħek fil-konfront tal-istituzzjonijiet tal-UE. Tgħoddx il-ħin ta’ dawk li jaħdmu biss bħala riċerkaturi, tuturi, koordinaturi ta’ proġetti, eċċ. Bl-istess mod, m’għandekx tinkludi kost jew nefqa relatata esklussivament mal-implimentazzjoni tal-proġett iffinanzjat mill-UE tiegħek.

Jekk tippromwovi l-interessi tiegħek stess jew l-interessi kollettivi tal-membri tiegħek, jekk jogħġbok ipprovdi informazzjoni finanzjarja dwar:

- kwalunkwe intermedjarju impjegat biex iwettaq attivitajiet koperti;

- il-kostijiet annwali tiegħek b’rabta mal-attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti.

• Ir-reklutaġġ ta’ intermedjarji biex iwettqu attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess

Bħala rappreżentant ta’ grupp ta’ interess li tippromwovi l-interessi tiegħek stess jew dawk tal-membri tiegħek, tista’ tiddeċiedi li testernalizza xi attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess lil intermedjarji li jaġixxu f’ismek.

Intermedjarju huwa kwalunkwe rappreżentant ta’ grupp ta’ interess li javvanza l-interessi ta’ klijent billi jwettaq attivitajiet koperti mir-reġistru. Ir-relazzjoni bejn intermedjarju u l-klijent tiegħu hija bbażata fuq kuntratt. Pereżempju, jekk inti rreklutajt is-servizzi ta’ ditta ta’ konsulenza professjonali jew ta’ ditta legali biex twettaq attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess fil-konfront tal-istituzzjonijiet tal-UE f’ismek, dik id-ditta ta’ konsulenza professjonali jew id-ditta tal-liġi hija l-intermedjarju tiegħek. Ir-relazzjoni kuntrattwali bejnek u l-intermedjarju tiegħek hija irrilevanti għall-finijiet tar-reġistru meta, u sa fejn, ma tikkonċernax attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess imwettqa mill-intermedjarju tiegħek f’ismek.

Jekk inti klijent ta’ tali intermedjarju/i, għandek tipprovdi l-isem/ismijiet u l-kost annwali assoċjat għal kull intermedjarju, skont il-parentesi finanzjarji pprovduti. L-istima għandha tkopri sena sħiħa ta’ operazzjonijiet u tirreferi għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti.

Għandek tiddikjara wkoll is-servizzi pprovduti minn intermedjarji b’kuntratt fis-sena finanzjarja attwali, u ssemmi kull intermedjarju (mingħajr stima tal-kostijiet assoċjati). Jekk ma tkun esternalizzajt l-ebda attività fis-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti jew fis-sena kurrenti, jekk jogħġbok agħżel “Le”. Jekk ikun hemm bidla matul is-sena, din id-dikjarazzjoni għandha tiġi aġġornata.

• Stima tal-kostijiet annwali relatati mal-attivitajiet koperti mir-reġistru

Ir-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess li jippromwovu l-interessi tagħhom stess jew l-interessi tal-membri tagħhom jenħtieġ li jipprovdu stima aġġornata tal-kostijiet annwali relatati mal-attivitajiet koperti mir-reġistru. Iċ-ċifri finanzjarji jridu jkopru sena sħiħa ta' operazzjonijiet u jirreferu għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti, mid-data tar-reġistrazzjoni, jew tal-aġġornament annwali tar-reġistrazzjoni.

Jekk jogħġbok iddikjara l-kostijiet stmati tiegħek bħala firxa u inkludi biss l-ispejjeż relatati mal-attivitajiet koperti mir-reġistru. Il-kostijiet annwali m’għandhomx jiġu mħawda mal-fatturat jew man-nefqa totali.

Biex tagħmel stima tal-kostijiet totali tiegħek għandek tqis l-attivitajiet kollha koperti mir-reġistru u żżid il-kostijiet ta’ hawn taħt relatati ma’ dawk l-attivitajiet.

1.    Il-kostijiet tal-istaff – abbażi taċ-ċifra FTE ddikjarata fl-intestatura 10. Il-kostijiet tal-istaff jinkludu s-salarju gross/tariffi flimkien ma’ kwalunkwe allowance, bonus jew benefiċċju ieħor imħallas. Jekk l-istaff jitħallas minn oħrajn jew jaħdem fuq bażi volontarja, jekk jogħġbok ipprovdi din l-informazzjoni kumplementari fil-kaxxa tat-test rilevanti.

2.    Spejjeż tal-uffiċċju u amministrattivi – kera u utilitajiet, provvisti u materjali. tagħmir tal-IT, manteniment, tindif, permessi, eċċ. Ikkalkula dawn il-kostijiet bħala proporzjon tal-attivitajiet koperti mir-reġistru.

3.    Nefqa operattiva interna – kost tal-promozzjoni, ir-relazzjonijiet pubbliċi jew il-kampanji dwar affarijiet pubbliċi rilevanti, il-kummerċjalizzazzjoni u r-reklamar, l-użu tal-media, l-organizzazzjoni ta’ avvenimenti, pubblikazzjonijiet, eċċ.

4.    Kostijiet ta’ rappreżentanza – spejjeż li nqalgħu waqt il-parteċipazzjoni f’avvenimenti u f’laqgħat ta’ affarijiet pubbliċi rilevanti, (eż. miżati ta’ reġistrazzjoni, ivvjaġġar, akkomodazzjoni, kumpens għas-sussistenza għal kull ġurnata u kostijiet oħra relatati). Dan jinkludi attivitajiet rilevanti sponsorizzati għall-membri u miżati għall-avvenimenti ta’ taħriġ u ta’ bini tal-kapaċità.

5.    Kostijiet ta’ attivitajiet esternalizzati – tariffi għal konsulenti u sottokuntratturi għal attivitajiet rilevanti. Il-kostijiet tal-attivitajiet esternalizzati lill-intermedjarji għandhom jiġu inklużi, skont id-dikjarazzjoni t’hawn fuq. L-intermedjarji li jaħdmu b’kuntratt għandhom jagħmlu dikjarazzjoni separata fir-reġistru u jiddikjaraw dawk il-kostijiet bħala dħul.

6.    Sħubija u tariffi relatati – tariffi biex wieħed jingħaqad man-networks, l-assoċjazzjonijiet u l-istrutturi rilevanti elenkati fl-ambitu ta’ “Sħubija u affiljazzjoni”. Jekk jogħġbok inkludi t-tariffi ta' sħubija annwali lill-assoċjazzjonijiet jew federazzjonijiet kummerċjali li jwettqu attivitajiet koperti mir-reġistru, anki jekk dawn l-entitajiet mhumiex huma stess fir-reġistru. It-tariffi tas-sħubija għandhom jiġu inklużi bħala kalkolu proporzjonali, jiġifieri perċentwal stmat tat-tariffa tas-sħubija totali, skont il-perċentwal tal-attivitajiet rilevanti.

7.    Kostijiet rilevanti oħra – żid kwalunkwe kost rilevanti ieħor relatat mal-attivitajiet ta’ rappreżentanza tiegħek.

Ir-reġistru jippermetti li żewġ rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess jiddikjaraw l-istess nefqa (“għadd doppju”). Id-dikjarazzjoni finanzjarja magħmula minn reġistrant li tikkonċerna l-istima ta' kostijiet fuq attivitajiet rilevanti ma teskludix li reġistrant ieħor jiddikjara l-istess ammont riċevut mill-ewwel reġistrant f'termini ta' introjtu rilevanti (mill-klijenti) jew f'termini ta' baġit (għall-ħlas ta' sħubija). Dan l-approċċ jevita sottostima tan-nefqa finanzjarja ddikjarata.

Ladarba tkun stmajt il-kostijiet relatati mal-attivitajiet koperti mir-reġistru għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti, agħżel l-aktar kategorija xierqa u żomm rekord tal-kalkolu tiegħek. Is-Segretarjat jista’ jikkuntattjak dwar dan il-kalkolu għal skopijiet ta’ kwalità jew konsistenza tad-data.

Jekk inti intermedjarju li tavvanza l-interessi tal-klijenti tiegħek billi twettaq attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess f’isimhom, jekk jogħġbok ipprovdi informazzjoni finanzjarja dwar:

• il-klijenti tiegħek;
• id-dħul totali annwali tiegħek għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti.
• Klijent(i) rilevanti li f’ismu/isimhom int impenjat f’attivitajiet ta’ rappreżentanza fil-konfront tal-istituzzjonijiet tal-UE

Bħala intermedjarju, trid tipprovdi l-isem tal-klijenti kollha li f’isimhom twettaq attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess koperti mir-reġistru. Jekk għażilt “interessi tal-klijent(i)” taħt l-intestatura 8, jekk jogħġbok ipprovdi dik l-informazzjoni dwar il-klijent(i) taħt l-intestatura 14. Mhux se tkun tista’ tlesti r-reġistrazzjoni tiegħek mingħajr ma tipprovdi l-ismijiet tal-klijenti.

Klijent huwa kwalunkwe rappreżentant ta’ grupp ta’ interess li jkun daħal f’relazzjoni kuntrattwali ma’ intermedjarju fejn l-intermedjarju javvanza l-interessi tiegħu billi jwettaq attivitajiet koperti mir-reġistru.

Pereżempju, jekk inti ditta ta’ konsulenza professjonali jew ditta legali u twettaq attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess fil-konfront tal-istituzzjonijiet tal-UE f’isem rappreżentant ta’ grupp ta’ interess abbażi ta’ kuntratt, dak ir-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess huwa l-klijent tiegħek.

Jekk jogħġbok agħżel il-kategorija finanzjarja xierqa għal kull klijent, biex turi d-dħul stmat riċevut għall-attivitajiet ta’ rappreżentanza rilevanti minn dak il-klijent għas-sena finanzjarja l-aktar reċenti li għaliha jkunu ngħalqu l-kontijiet.

Jekk jogħġbok elenka wkoll il-proposti leġiżlattivi, il-politiki jew l-inizjattivi l-aktar reċenti tal-UE mmirati mill-attivitajiet f’isem dan il-klijent speċifiku; dawn għandhom jikkorrispondu mal-entrati fl-intestatura 9.

Agħżel il-buttuna “Żid” kull darba li żżid isem klijent.

Żvelar sħiħ tal-klijenti

Trid tipprovdi lista sħiħa tal-klijenti (għall-aktar sena finanzjarja magħluqa reċenti), billi tispeċifika l-isem sħiħ tagħhom (tużax akronimi). Trid tiddikjara wkoll l-ismijiet ta’ klijenti ġodda koperti fis-sena finanzjarja kurrenti, anki jekk int entità ffurmata reċentement.

Dikjarazzjonijiet li ma jsemmux klijenti individwali jew li jużaw termini ġeneriċi biss (pereżempju “korporattivi”, “klijenti żgħar oħrajn”, “informazzjoni kunfidenzjali”) mhux se jiġu aċċettati. L-istess japplika għall-abbrevjazzjonijiet u entitajiet mhux identifikabbli.

Servizzi pprovduti lil pajjiżi mhux tal-UE

Jekk twettaq attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess fil-konfront tal-istituzzjonijiet tal-UE f’isem awtoritajiet pubbliċi f’pajjiżi mhux tal-UE, inklużi l-missjonijiet diplomatiċi u l-ambaxxati tagħhom, abbażi ta’ kuntratt, trid tiddikjarahom bħala klijent(i).

Servizzi pprovduti lill-istituzzjonijiet, lill-korpi u lill-aġenziji tal-UE jew lil organizzazzjonijiet intergovernattivi taħt kuntratt ta’ akkwist pubbliku

Dawn ma jitqisux bħala attivitajiet koperti mir-reġistru, u tali istituzzjonijiet, korpi, aġenziji jew organizzazzjonijiet m’għandhomx jiġu elenkati bħala klijenti.

• Dħul iġġenerat minn attivitajiet koperti mir-reġistru

L-intermedjarji jridu jiddikjaraw id-dħul annwali totali stmat iġġenerat li huwa attribwibbli għall-attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti, mid-data tar-reġistrazzjoni jew l-aġġornament annwali. Ir-reġistru jikkalkula dan l-ammont awtomatikament fuq il-bażi tas-somma aggregata tad-dħul stmat iġġenerat għal kull klijent. Dan jiżgura li l-fatturat iddikjarat jaqbel mad-dħul tal-klijenti. Għalhekk hu importanti ħafna li jiġu inklużi l-klijenti rilevanti kollha u d-dħul attribwibbli għal kull klijent.

Il-fatturat hu l-ammont ta' flus li jdaħħal negozju matul perjodu partikolari. Iċ-ċifri finanzjarji għandhom ikopru sena sħiħa ta' operazzjonijiet u jirreferu għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti, mid-data tar-reġistrazzjoni, jew tal-aġġornament annwali.

Jekk twettaq ukoll attivitajiet rilevanti fl-interess tiegħek stess li ma jservux l-interessi ta’ klijent(i), trid tipprovdi d-deskrizzjoni u l-istimi korrispondenti fil-kaxxa testwali tal-informazzjoni pprovduta.

Jekk ma tirrappreżentax interessi kummerċjali, jekk jogħġbok ipprovdi l-informazzjoni finanzjarja li ġejja:

• is-sorsi ewlenin tiegħek ta’ finanzjament;
• l-ammont ta’ kull kontribuzzjoni ta’ aktar minn €10,000 li jaqbeż l-10% tal-baġit totali tiegħek u l-isem tal-kontributur;
• il-baġit totali għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti.

Inti titqies li ma tirrappreżentax interessi kummerċjali jekk:

1. tippromwovi l-interessi tiegħek stess, u l-għan ewlieni tiegħek ta’ stabbiliment u/jew qasam ta’ attività huwa ta’ natura mhux kummerċjali, mhux ta’ negozju jew mingħajr skop ta’ qligħ;
2. tippromwovi l-interessi kollettivi tal-membri tiegħek, u l-qasam prinċipali ta’ attività ta’ 50% jew aktar tal-membri tiegħek huwa ta’ natura mhux kummerċjali, mhux ta’ negozju jew mingħajr skop ta’ qligħ;
3. meta japplikaw (i) u (ii), l-għan ewlieni tiegħek huwa li tavvanza kawżi tas-soċjetà fl-interess pubbliku, irrispettivament minn kwalunkwe attività ekonomika anċillari li tista’ twettaq, eż. tamministra fondi jew proprjetà tiegħek stess, jew timplimenta programmi u proġetti f’ismek stess jew f’isem il-membri tiegħek.

Id-determinazzjoni ta’ jekk tirrappreżentax interessi mhux kummerċjali trid issir irrispettivament mill-istatus legali jew il-forma ta’ stabbiliment tiegħek.

Il-kategoriji li ġejjin ta’ rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess normalment jitqiesu li ma jirrappreżentawx interessi kummerċjali għalkemm ċirkostanzi partikolari jistgħu jinvolvu element deċiżiv kummerċjali jew ta’ profitt fl-interessi rappreżentati:

• organizzazzjonijiet tas-soċjetà ċivili, NGOs, organizzazzjonijiet tal-karità, fondazzjonijiet;
• istituzzjonijiet akkademiċi u ta’ riċerka, gruppi ta’ riflessjoni, istituti ta’ politika;
• organizzazzjonijiet li jirrappreżentaw knejjes u komunitajiet reliġjużi.
• Sorsi ta’ finanzjament

Jekk jogħġbok indika s-sorsi ewlenin ta’ finanzjament tiegħek skont il-kategorija: finanzjament tal-UE, finanzjament pubbliku (nazzjonali), għotjiet (inklużi l-għotjiet tal-UE), donazzjonijiet u kontribuzzjonijiet tal-membri. Tista’ tagħżel diversi kategoriji biex tkopri l-possibbiltajiet kollha. Jekk jogħġbok żid kwalunkwe sors ieħor li huwa rilevanti iżda mhux elenkat (eż. “sponsorizzazzjonijiet” jew “riżervi”) billi tagħżel “Oħrajn”.

Għal kull kontribuzzjoni riċevuta li taqbeż l-10% tal-baġit totali tiegħek U tkun aktar minn €10,000, jekk jogħġbok ipprovdi l-ammont tal-kontribuzzjoni u l-isem tal-kontributur billi tagħżel “Żid”.

Eżempju 1:

Organizzazzjoni b’baġit ta’ €1miljun irċeviet kontribuzzjoni ta’ €15,000. Il-kontribuzzjoni m’għandhiex għalfejn tiġi ddikjarata peress li ma taqbiżx il-limitu ta’ 10%.

Eżempju 2:

Organizzazzjoni b’baġit ta’ €100,000 irċeviet kontribuzzjoni ta’ €15,000. Il-kontribuzzjoni trid tiġi ddikjarata peress li taqbeż il-limiti ta’ 10% u €10,000.

Jekk l-istess kontributur ikun għamel aktar minn kontribuzzjoni waħda fl-istess sena finanzjarja u l-ammont ikkombinat ikun ogħla minn €10,000 u jaqbeż l-10% tal-baġit totali tiegħek, għandek timla l-ammont ikkombinat.

Tista’ tuża l-kaxxa tat-test biex tipprovdi informazzjoni finanzjarja addizzjonali dwar l-attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess tiegħek.

• Baġit

Ir-rappreżentanti ta’ grupp ta’ interess li ma jirrappreżentawx interessi kummerċjali għandhom jipprovdu l-baġit totali tagħhom għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti bħala ammont assolut f’euro. L-ammont għandu jqis il-finanzjament iddikjarat hawn fuq (inkluż kwalunkwe ammont speċifiku). Jekk inti entità ffurmata ġdida u m’għandekx sena finanzjarja magħluqa, m’għandekx għalfejn tipprovdi baġit jew sorsi ta’ finanzjament iżda għandek tiddikjara kwalunkwe għotja tal-UE riċevuta fis-sena finanzjarja attwali.

Definizzjoni ta' "baġit"

Il-baġit tiegħek huwa l-introjtu u n-nefqa annwali tiegħek (kontijiet finanzjarji) għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti. Jekk jogħġbok innota li dan jirreferi għall-baġit kollu ta’ organizzazzjoni (mhux biss fondi mwarrba għal attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ grupp ta’ interess).

Jekk ma tkunx f’pożizzjoni li tipprovdi baġit minħabba li l-organizzazzjoni tiegħek ma jkollhiex wieħed, tista’ tindika ċifra “0” bħala l-baġit tiegħek. Peress li din hija meqjusa bħala ċirkostanza eċċezzjonali, jekk jogħġbok spjega fil-kaxxa tat-test ipprovduta:

1. għaliex ma tistax tipprovdi baġit;
2. kif tiffinanzja l-attivitajiet ta’ rappreżentanza ta' grupp ta’ interess tiegħek.

Jekk jogħġbok immarka l-kaxxa biex tikkonferma li taħdem skont ir-regoli u l-prinċipji stabbiliti fil-kodiċi ta’ kondotta.

6.       VALIDAZZJONI PENDENTI

Ladarba tkun imlejt il-15-il intestatura kollha, tara l-paġna “Sommarju” fejn tista’ tirrevedi l-informazzjoni li tkun ipprovdejt. Fil-qiegħ ta’ dik il-paġna, għandek issib il-buttuna “Wettaq il-verifika”. Jekk tagħżel din il-buttuna twettaq verifika biex tiżgura li l-informazzjoni hija kompluta. Din il-karatteristika hija disponibbli wkoll fi kwalunkwe ħin meta timla l-formola ta’ reġistrazzjoni.

Meta tagħżel il-buttuna “Issottometti”, il-persuna ta’ kuntatt tirċievi email ta’ konferma li tirrikonoxxi li r-reġistrazzjoni ġiet sottomessa u l-istatus huwa “sottomess”. Biex tlesti r-reġistrazzjoni u tiġi vvalidata, għandek twieġeb għal kwalunkwe talba mis-Segretarjat għal informazzjoni addizzjonali. Meta s-Segretarjat jivvalida r-reġistrazzjoni, il-persuna ta’ kuntatt se tirċievi email ta’ validazzjoni, inkluż l-identifikatur tiegħek, in-numru REG pubbliku.

Tinsiex timla l-formola billi tagħżel “Issottometti”; jekk ma tagħmilx dan, wara 21 jum titlef id-data kollha li tkun daħħalt.

1.       ĠENERALI

• tkompli tosserva l-kodiċi ta' kondotta

Trid taħdem il-ħin kollu f’konformità mal-kodiċi ta’ kondotta. Il-kodiċi ta’ kondotta jistabbilixxi 16-il regola u prinċipju, li kollha huma importanti bl-istess mod. Għandek tinforma lill-istaff u lir-rappreżentanti tiegħek dwar dawk ir-regoli u l-prinċipji; l-osservazzjoni tagħhom hija kwistjoni ta’ eliġibbiltà. Jibqgħu fir-reġistru biss dawk ir-reġistranti li josservaw il-kodiċi.

Is-Segretarjat jimmonitorja r-reġistrazzjonijiet u jevalwa l-eliġibbiltà tar-reġistranti u l-osservanza tal-kodiċi ta’ kondotta f’konformità mal-proċeduri stabbiliti fl-Anness III tal-FII dwar ir-Reġistru tat-Trasparenza. Is-Segretarjat jista’ jiftaħ investigazzjoni abbażi ta’ lment ammissibbli li jallega li reġistrant ma jkunx osserva l-kodiċi ta’ kondotta. Kull persuna fiżika jew ġuridika tista’ tressaq ilment lis-Segretarjat dwar allegat nuqqas ta’ osservanza ta’ reġistrant.

Deċiżjoni mis-Segretarjat dwar in-nuqqas ta’ osservanza tal-kodiċi ta’ kondotta tista’ twassal għat-tneħħija tar-reġistrazzjoni kkonċernata mir-reġistru. Skont il-gravità tal-każ, id-deċiżjoni tista’ twassal għal:

(i)      projbizzjoni fuq ir-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess ikkonċernat milli jerġa’ jirreġistra għal perjodu ta’ bejn 20 jum tax-xogħol u sentejn;

(ii)        il-pubblikazzjoni tal-miżura meħuda fuq is-sit web tar-reġistru.

Meta jiddeċiedi dwar is-severità tal-miżura li għandha tiġi applikata, is-Segretarjat se jqis kif xieraq il-pożizzjoni tar-reġistrant(i) kkonċernat(i) u ċ-ċirkostanzi tal-investigazzjoni.

Ir-reġistranti li huma soġġetti għall-miżuri msemmija hawn fuq għandhom id-dritt li jippreżentaw talba motivata għal rieżami mill-Bord tat-Tmexxija tar-reġistru. Dan jista’ jsir billi titressaq talba għal rieżami lis-Segretarjat fi żmien 20 jum tax-xogħol minn meta tasal in-notifika tal-miżura meħuda. Huma disponibbli rimedji ulterjuri għar-reġistranti li mhumiex sodisfatti bid-deċiżjoni tal-Bord tat-Tmexxija, jiġifieri d-dritt li jappellaw quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja jew li jippreżentaw ilment lill-Ombudsman Ewropew.

• twettaq aġġornament annwali obbligatorju

Kull 12-il xahar, mill-ewwel sena tar-reġistrazzjoni tiegħek, trid twettaq aġġornament annwali, tivvalida d-data kollha pprovduta u timpenja ruħek li tosserva l-kodiċi ta’ kondotta. Il-persuna ta’ kuntatt se tirċievi tfakkiriet awtomatiċi bl-email 4 ġimgħat u ġimagħtejn qabel l-iskadenza. Biex taġġorna, għandek tilloggja permezz tat-tab “Irreġistra jew Aġġorna” u tagħżel “aġġornament annwali”. Madankollu, tista’ tagħmel aġġornament annwali kull meta jkollok bżonn tagħmel bidliet fundamentali jew taġġusta l-iskadenza tal-aġġornament annwali skedat tiegħek li jmiss. Tista’ tagħmel dan billi tilloggja fl-ispazju ristrett tiegħek.

• twettaq aġġornamenti parzjali biex tibqa’ aġġornat

Jekk ma tridx tbiddel l-iskadenza tal-aġġornament annwali, tista’ tuża wkoll opzjoni ta’ “aġġornament parzjali” biex taġġorna d-data taħt intestaturi speċifiċi (bħall-informazzjoni finanzjarja). Aġġornamenti parzjali ma jissostitwixxux l-obbligu li jitwettaq aġġornament annwali.

• tkun trasparenti dwar l-attivitajiet u kif int organizzat

Meta tkun f’kuntatt mal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE, inti mħeġġeġ tiddikjara li inti rreġistrajt fir-reġistru u pprovdi n-numru REG tiegħek;

• tikkoopera b’mod sinċier u kostruttiv mas-Segretarjat

Ir-reġistrazzjonijiet kollha huma soġġetti għal monitoraġġ jew investigazzjoni mis-Segretarjat fi kwalunkwe ħin. Dan sabiex jiġu żgurati l-akkuratezza u l-kompletezza tal-informazzjoni u jiġu evitati żbalji fattwali u/jew nuqqas ta’ osservanza tal-kodiċi ta’ kondotta. Fejn jiġu identifikati inkonsistenzi, is-Segretarjat jikkuntattja r-reġistrant ikkonċernat sabiex jikseb kjarifiki u jsib soluzzjoni sodisfaċenti.

2.       AĠĠORNAMENTI TAR-REĠISTRAZZJONI

L-informazzjoni rreġistrata fir-reġistru hija disponibbli għall-pubbliku u hija skrutinizzata mill-qrib mill-partijiet ikkonċernati, l-akkademiċi, l-istudenti, il-ġurnalisti, l-individwi privati u oħrajn. Għalhekk huwa fl-interess tiegħek li żżomm ir-reġistrazzjoni tiegħek aġġornata.

Idealment, għandek taġġorna r-reġistrazzjoni tiegħek hekk kif ikun hemm xi tibdil fl-informazzjoni pprovduta u, fi kwalunkwe każ, fi żmien 3 xhur. Aħna nirrakkomandaw li tirrevediha mill-inqas tliet darbiet fis-sena u taġġornaha fejn meħtieġ. Il-bidliet jistgħu jkunu parti minn aġġornament annwali (jiġifieri rieżami sistematiku tar-reġistrazzjoni kollha u impenn biex jiġi osservat il-kodiċi ta’ kondotta) jew aġġornament parzjali (jiġifieri meta ma tixtieqx tirrevedi r-reġistrazzjoni kollha jew tbiddel l-iskadenza tal-aġġornament annwali tiegħek).

Sitt xhur qabel l-iskadenza tal-aġġornament annwali tiegħek, se tirċievi tfakkira awtomatika biex tirrevedi r-reġistrazzjoni tiegħek u taġġornaha. Il-persuna ta’ kuntatt indikata fir-reġistrazzjoni mbagħad tiġi mfakkra awtomatikament 4 ġimgħat u ġimagħtejn qabel l-iskadenza tal-aġġornament annwali (li hija sena (1) wara d-data tar-reġistrazzjoni jew l-aħħar aġġornament annwali).

Il-persuni ta’ kuntatt se jirċievu email awtomatika b’konferma tar-reġistrazzjoni aġġornata.

Jekk ma twettaqx l-aġġornament annwali obbligatorju, ir-reġistrazzjoni tiegħek tiġi sospiża awtomatikament (xorta waħda tkun viżibbli fuq is-sit web pubbliku tar-reġistru, iżda tkun immarkata bħala “sospiża”). Meta r-reġistrazzjoni tkun sospiża, tkun tista’ taċċessa l-ispazju tal-organizzazzjoni tiegħek u twettaq l-aġġornament. Jekk dan ma jsirx fi 15-il jum tax-xogħol, ir-reġistrazzjoni titneħħa awtomatikament mir-reġistru.