Richtsnoeren

1.       INLEIDING

Het Interinstitutioneel Akkoord tussen het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie (de “ondertekenende instellingen”) over een verplicht transparantieregister (het “IIA over het transparantieregister”), dat op 1 juli 2021 in werking is getreden, omvat de regels en beginselen voor het transparantieregister. Het register is een openbare databank die is opgezet voor de registratie van belangenvertegenwoordigers en hun activiteiten die tot doel hebben invloed uit te oefenen op de formulering of uitvoering van beleid of wetgeving, of op de besluitvormingsprocessen van de EU-instellingen.

Deze richtsnoeren bieden belangenvertegenwoordigers die een aanvraag indienen om in het register te worden opgenomen (“aanvragers”) en/of die reeds een inschrijving in het register hebben (“inschrijvers”), praktische informatie over de registratievereisten, inclusief actualiseringen, en de registratieprocedure. Zij lichten ook de regels van het nieuwe IIA over het transparantieregister toe, met name conditionaliteits- en andere transparantiemaatregelen (deel I, punt 3), opnamecriteria en de gedragscode voor inschrijvers (deel II).

Het secretariaat van het register zet zich in om de kwaliteit van de inhoud en de gebruiksvriendelijkheid van het register voortdurend te verbeteren. Het heeft daarom een raadpleging onder belanghebbenden over deze richtsnoeren gehouden en zal dit document met de nodige regelmaat actualiseren om feedback van inschrijvers en eventuele updates van het systeem te verwerken. De richtsnoeren worden gepubliceerd op de website van het register (menu: “Guidance/Handleiding”) in alle officiële talen van de EU.

Het secretariaat heeft voor aanvragers en inschrijvers een lijst van veelgestelde vragen (FAQ) samengesteld, maar deze kan niet in elke mogelijke situatie of bij elk voorkomend probleem uitkomst bieden. Hebt u nog vragen, opmerkingen of suggesties die niet in de veelgestelde vragen aan bod komen, dan kunt u een vraag stellen via uw “restricted space/besloten ruimte” (“Contact us/Contact” in de linkerkolom) of via het contactformulier (EU Login-authenticatie vereist). Het secretariaat antwoordt dan zo snel mogelijk.

Deze richtsnoeren zijn herzien en aangepast aan de nieuwe versie van het transparantieregister die op 2 april 2024 is ingevoerd.

2.       AFWIJZING VAN AANSPRAKELIJKHEID

Het transparantieregister is het belangrijkste onderdeel van het transparantiebeleid van de ondertekenende instellingen met betrekking tot de belangenbehartiging die erop gericht is de formulering of uitvoering van EU-beleid of -wetgeving of EU-besluitvormingsprocessen te beïnvloeden.

Inschrijving in het register is vrijwillig en houdt niet in dat de ondertekenende instellingen de inschrijvers enige vorm van erkenning, goedkeuring of accreditatie hebben gegeven. Ongeacht het vrijwillige karakter van het register kunnen de ondertekenende instellingen maatregelen nemen (zie deel I, punt 3) die inschrijving verplicht stellen voor belangenvertegenwoordigers die bepaalde soorten activiteiten verrichten, teneinde de transparantie van dergelijke activiteiten te waarborgen.

De informatie in het register wordt door de inschrijvers zelf verstrekt, met dien verstande dat zij uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor de juistheid ervan. Het secretariaat houdt toezicht op de kwaliteit van de inhoud van het register en behoudt zich het recht voor om inschrijvers die niet in aanmerking komen, waaronder inschrijvers die de gedragscode niet naleven, te verwijderen.

Het secretariaat kan besluiten inschrijvingen op te schorten die ongegronde beweringen of reclame-uitingen bevatten of die in strijd zijn met de fundamentele waarden van de EU zoals vastgelegd in artikel 2 van het Verdrag betreffende de Europese Unie (bijvoorbeeld doordat ze aanzetten tot haat of racisme).

De inhoud van het register is openbaar. Informatie uit eerdere verklaringen van inschrijvers blijft openbaar toegankelijk op het officiële Europese gegevensportaal (data.europa.eu).

Het register bevat links naar externe websites waarover de ondertekenende instellingen geen controle hebben en waarvoor zij niet aansprakelijk zijn. Het feit dat het register door derden verstrekte informatie of links bevat, betekent niet dat de ondertekenende instellingen hun goedkeuring hechten aan of waarborgen bieden met betrekking tot:

i) de organisaties of personen die de inhoud van de betrokken websites beheren of leveren;

ii) de op de websites aangeboden diensten;

iii) de inhoud van de sites; of

iv) de op die websites ingenomen standpunten.

3.       CONDITIONALITEITS- EN ANDERE TRANSPARANTIEMAATREGELEN

In het IIA over het transparantieregister hebben de ondertekenende instellingen zich ertoe verbonden het register daadwerkelijk verplicht te stellen voor bepaalde soorten belangenvertegenwoordigingsactiviteiten (“conditionaliteitsbeginsel”).

Deze conditionaliteitsmaatregelen houden in dat voor bepaalde belangenvertegenwoordigingsactiviteiten voorafgaande inschrijving in het register een voorwaarde is. Dit betekent dat inschrijving weliswaar vrijwillig is, maar dat belangenvertegenwoordigers ingeschreven moeten zijn als zij de betreffende activiteit willen verrichten bij de instelling die de maatregel heeft ingevoerd. Op die manier wordt inschrijving een voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van de activiteit in kwestie.

Om interne organisatorische redenen past elke instelling deze verbintenis voor zichzelf toe. De maatregelen kunnen daardoor van instelling tot instelling verschillen.

De ondertekenende instellingen kunnen ook aanvullende transparantiemaatregelen nemen om de inschrijving te stimuleren en het gemeenschappelijke kader van het register te versterken. Deze maatregelen zijn bedoeld om de inschrijving in het register en de naleving van de bijbehorende gedragscode te bevorderen en tegelijkertijd voordelen te bieden in ruil voor registratie.

De door de ondertekenende instellingen vastgestelde conditionaliteits- en aanvullende transparantiemaatregelen worden op deze website bekendgemaakt onder “Conditionaliteit”. De website wordt regelmatig bijgewerkt met eventuele nieuwe maatregelen.

Elke instelling, orgaan of instantie van de EU kan besluiten conditionaliteits- en/of aanvullende transparantiemaatregelen te nemen. Deze maatregelen zullen ook op dezelfde pagina worden gepubliceerd.

De lidstaten kunnen ook besluiten om overeenkomstig het nationale recht conditionaliteits- en/of aanvullende transparantiemaatregelen te nemen met betrekking tot hun permanente vertegenwoordigingen bij de EU.

Al deze maatregelen worden bekendgemaakt op de website van het register.

U moet er daarom bij uw lobbyactiviteiten op EU-niveau rekening mee houden dat het register in een bredere context kan worden gebruikt dan alleen bij de ondertekenende instellingen.

Meer informatie vindt u onder “Conditionaliteit”.

1. WIE KOMT IN AANMERKING?

In dit verband zijn belangenvertegenwoordigers alle natuurlijke of rechtspersonen, of alle formele/informele groepen, verenigingen of netwerken die activiteiten verrichten die onder het IIA over het transparantieregister vallen.

Activiteiten vallen onder het register als zij worden uitgevoerd door belangenvertegenwoordigers met als doel invloed uit te oefenen op de formulering of uitvoering van EU-beleid of -wetgeving, of op het besluitvormingsproces van een van de instellingen, organen en instanties van de EU.

Deze activiteiten kunnen het volgende omvatten (artikel 3, lid 2, van het IIA over het transparantieregister):

1. het organiseren van of deelnemen aan bijeenkomsten, conferenties of evenementen, evenals het ontplooien van soortgelijke contacten met de EU-instellingen;
2. het leveren van een bijdrage of deelnemen aan raadplegingen, hoorzittingen of andere soortgelijke initiatieven, bijvoorbeeld deskundigengroepen of interfractiewerkgroepen;
3. het organiseren van communicatiecampagnes, platforms, netwerken en grassrootsinitiatieven;
4. het opstellen of laten opstellen van beleids- en standpuntnota’s, amendementen, opiniepeilingen en enquêtes, open brieven en ander communicatie- of informatiemateriaal, en het verrichten of laten verrichten van onderzoek.

Belangenvertegenwoordigers komen in aanmerking voor registratie, ongeacht hun rechtsvorm, omvang, locatie, type of doel, en ongeacht het communicatiekanaal dat zij bij de activiteiten gebruiken. Alle lobbyactiviteiten vallen onder deze verordening, ongeacht waar zij worden uitgevoerd en welk communicatiekanaal wordt gebruikt.

Doel van het register is georganiseerde en/of collectieve belangen aan te tonen, niet de persoonlijke belangen van personen die op strikt persoonlijke titel handelen en die niet met anderen samenwerken.

Activiteiten die niet bedoeld zijn om invloed uit te oefenen, maar alleen om EU-wetgeving of beleidsontwikkelingen te volgen of te monitoren voor academische of journalistieke doeleinden, uit persoonlijk belang of om een recht uit te oefenen (bv. interviews met onderzoekers of journalisten, of het indienen van een verzoekschrift bij het Europees Parlement) zijn niet relevant voor het register.

Het toezicht op de besluitvormingscyclus van wetgeving valt echter wel onder het register wanneer dit deel uitmaakt van het proactief verzamelen van informatie of een van de vele diensten is die bijvoorbeeld wordt aangeboden door een organisatie die zich richt op overheidsaangelegenheden. Deze activiteiten kunnen immers leiden tot rechtstreekse contacten met de instellingen en moeten bij de registratie worden vermeld.

Als uw beïnvloedingsactiviteiten beginnen of in voorbereiding zijn, moet u de nodige details kunnen verstrekken over de specifieke activiteiten die u wilt ondernemen.

U hoeft zich niet in te schrijven voor de volgende activiteiten (artikel 4 van het IIA over het transparantieregister):

a) het verstrekken van juridisch en ander professioneel advies;

b) het indienen van stukken als partij of als derde in het kader van een krachtens het EU-recht of op de EU toepasselijk internationaal recht vastgestelde gerechtelijke of administratieve procedure, alsook het indienen van stukken op basis van een contractuele relatie met de Commissie, het Parlement of de Raad dan wel op basis van een met EU-middelen gefinancierde subsidieovereenkomst;

c) activiteiten van sociale partners die optreden als deelnemers aan de sociale dialoog overeenkomstig artikel 152 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU);

d) het indienen van stukken naar aanleiding van directe en specifieke verzoeken van een van de EU-instellingen, hun vertegenwoordigers of personeel, om feitelijke informatie, gegevens of deskundig advies;

e) activiteiten die door natuurlijke personen op strikt persoonlijke titel en niet samen met anderen worden verricht;

f) spontane ontmoetingen, ontmoetingen die uitsluitend privé of sociaal van aard zijn en bijeenkomsten in het kader van een bij de EU-verdragen of EU-wetgeving vastgestelde administratieve procedure;

g) activiteiten van overheidsinstanties van de lidstaten, met inbegrip van hun permanente vertegenwoordigingen en ambassades, op nationaal en subnationaal niveau;

activiteiten van verenigingen en netwerken van overheidsinstanties op EU-, nationaal of subnationaal niveau, op voorwaarde dat zij uitsluitend namens de betrokken overheidsinstanties optreden;

i) activiteiten van intergouvernementele organisaties, met inbegrip van agentschappen en organen die daarvan afhangen;

j) activiteiten van overheidsinstanties van derde landen, met inbegrip van hun diplomatieke vertegenwoordigingen en ambassades, behalve wanneer dergelijke instanties door juridische entiteiten, kantoren of netwerken zonder diplomatieke status of door een tussenpersoon worden vertegenwoordigd;

k) activiteiten van kerken en religieuze verenigingen of gemeenschappen, alsook levensbeschouwelijke en niet-confessionele organisaties als bedoeld in artikel 17 VWEU, met uitzondering van bureaus, juridische entiteiten of netwerken die zijn opgericht om kerken, religieuze gemeenschappen of levensbeschouwelijke en niet-confessionele organisaties te vertegenwoordigen in hun betrekkingen met de EU-instellingen, evenals samenwerkingsverbanden daarvan.

Belangenvertegenwoordigers moeten handelen in overeenstemming met de regels en beginselen van de gedragscode wanneer zij onder het register vallende activiteiten uitvoeren. Om zich te kunnen inschrijven, moeten zij bevestigen dat zij deze regels en beginselen reeds in acht nemen.

2. EENMALIGE INSCHRIJVING

Om meervoudige inschrijvingen te voorkomen en de administratieve behandeling van een aanvraag of registratie te versnellen, moeten belangenvertegenwoordigers die in meer dan één land actief zijn (bv. multinationals, niet-gouvernementele organisaties met afdelingen in verschillende landen of regio’s) hun activiteiten slechts één keer in het register inschrijven en daarbij de verschillende andere entiteiten van een netwerk, ondernemingsgroep of soortgelijke organisaties bestrijken. In de praktijk wordt doorgaans de afdeling of het bureau geregistreerd dat de belangen van de entiteit bij de EU-instellingen vertegenwoordigt.

3. KWALITEIT VAN GEGEVENS

Let erop dat de gegevens die u verstrekt volledig, nauwkeurig en coherent zijn. Hou er rekening mee dat de door u verstrekte informatie openbaar wordt gemaakt (behalve velden met een eye slash).

Welke financiële gegevens u moet verstrekken, hangt af van welke belangen u vertegenwoordigt (zie de rubrieken 8 en 14 hieronder).

Het secretariaat onderzoekt alle nieuwe aanvragen en beoordeelt:

i) of zij in aanmerking komen;

ii) de kwaliteit van de ingediende gegevens.

U kunt worden verzocht aanvullende informatie te verstrekken om aan te tonen dat u in aanmerking komt voor inschrijving en/of om de kwaliteit van de gegevens te verbeteren. Als de aanvraag aan de informatievereisten voldoet, valideert het secretariaat de aanvraag en wordt uw inschrijving gepubliceerd op de website van het register. Er wordt u meegedeeld of uw aanvraag gevalideerd dan wel afgewezen is.

In elke rubriek van het inschrijvingsformulier vindt u infobubbels met aanvullende uitleg over welke informatie u wordt geacht te verstrekken. Zweef met uw muis over de infobubbel of klik erop om de beschrijving voor elke rubriek/elk gegevensveld te zien.

4. HOE INSCHRIJVEN?

U kunt zich alleen online inschrijven via de website van het register. U kunt het aanvraagformulier vinden door in te loggen op uw besloten ruimte. Hiervoor moet u een EU Login-account hebben (zie FAQ voor meer informatie).

Als u alle benodigde informatie bij de hand hebt, zou het invullen van het formulier ongeveer 20-30 minuten in beslag moeten nemen.

Wanneer u begint met het invullen van het formulier, krijgt uw aanvraag een unieke identificatiecode (aanvraagnummer: APP xxxx). Uw inschrijving wordt pas gepubliceerd nadat zij door het secretariaat is beoordeeld en gevalideerd. U ontvangt dan een openbaar registratienummer (REG xxxxxxxx-yy). Verwar het APP-nummer en het REG-nummer niet.

Bij het invullen van het formulier wordt de door u verstrekte informatie automatisch opgeslagen. U kunt op elk moment pauzeren en de aanvraag later afwerken. Als uw conceptaanvraag echter niet binnen 21 kalenderdagen wordt ingediend, wordt deze automatisch gewist en moet u opnieuw beginnen.

Bij het invullen van het formulier dient u rekening te houden met het volgende:

• Reageer op waarschuwingen naast de velden waarin het systeem een inconsistentie opmerkt. Deze berichten helpen u door te wijzen op mogelijke onnauwkeurigheden in de door u ingevoerde gegevens. Als u een bericht ziet, moet u mogelijk de door u ingevoerde gegevens corrigeren of ze toelichten in de vrijetekstvelden. Als u de berichten negeert en er niet op ingaat, moet het secretariaat contact met u opnemen voor nadere uitleg, waardoor de validering van uw inschrijving vertraging oploopt.
• Vermijd ongepaste, irrelevante, promotionele of misleidende inhoud. Aanvragen die dergelijke inhoud bevatten, worden afgewezen.
• Vermijd afkortingen. Het register is openbaar. De verstrekte informatie moet dus voor iedereen begrijpelijk zijn. Als u te veel afkortingen en acroniemen gebruikt, zal het secretariaat u vragen uw inzending bij te werken alvorens het deze kan valideren.
• Als de verstrekte gegevens onvolledig zijn, kunt u uw aanvraag niet indienen.
• U kunt het formulier invullen in een van de 24 officiële talen van de EU (formulieren die in een andere taal worden ingediend, worden niet gevalideerd), maar wij raden u aan overal dezelfde taal te gebruiken, met het oog op de consistentie.
• Wijs een contactpersoon aan om de inhoud van de registratie te beheren en automatische kennisgevingen van het register of berichten van het secretariaat te ontvangen.
• Gelieve geen persoonsgegevens (informatie over geïdentificeerde of identificeerbare personen) te vermelden, tenzij daar uitdrukkelijk om wordt verzocht in bepaalde rubrieken van het formulier. Vermijd de invoering van persoonsgegevens in alle andere rubrieken.

5. GEGEVENS DIE IN HET REGISTER MOETEN WORDEN OPGENOMEN

Vul de naam van de belangenvertegenwoordiger in.

Vermeld de aard van de belangenvertegenwoordiger: het kan gaan om de rechtsvorm of een soort entiteit zonder specifieke rechtsvorm (bv. een tijdelijke vereniging, een netwerk of een platform).

Voorbeelden van rechtsvormen zijn besloten vennootschap (bv), naamloze vennootschap (nv), besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (bvba), vereniging zonder winstoogmerk (vzw), liefdadigheidsorganisatie, vereniging, public limited company (plc), limited liability company (LLC), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft, Komanditgesellschaft, société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) en société privée à responsabilité limitée (SPRL).

Uw rechtsvorm wordt doorgaans vermeld in een document zoals uw statuten of uw inschrijving in een nationaal handelsregister (bv. het Belgisch Staatsblad).

Geef met het oog op transparantie een actieve website-URL op of bevestig dat u geen website hebt. Klik het adres van de website aan in het formulier om na te gaan of het geldig is en de website toegankelijk is.

Om de onderliggende motivatie voor uw activiteiten te verduidelijken, moet u in rubriek 8 de soorten belangen selecteren die u vertegenwoordigt.

Vermeld de contactgegevens van uw hoofdkantoor en, indien u dat hebt, van het bureau dat verantwoordelijk is voor de betrekkingen met de instellingen, organen en instanties van de EU.

Verschilt het adres van uw statutaire zetel van dat van uw vestigingsplaats, vermeld dan uw vestigingsplaats.

De wettelijk verantwoordelijke persoon moet wettelijk bevoegd zijn namens de belangenvertegenwoordiger te handelen of deze in contacten met overheidsinstanties te vertegenwoordigen. Deze persoon wordt ook verwacht op de hoogte te zijn van het feit dat de inschrijver heeft toegezegd de gedragscode te zullen naleven.

Hebt u geen rechtsvorm, vermeld dan de naam van een persoon die krachtens het toepasselijke nationale recht wettelijk verantwoordelijk is voor de activiteiten die worden verricht, of geef een andere persoon aan voor uw inschrijving in het register. Wordt de belangenvertegenwoordiger (bv. een beroeps- of bedrijvenvereniging) beheerd door een raad van bestuur, kies dan een van de leden van de raad van bestuur (bv. de voorzitter of de voorzitter). Deze persoon hoeft niet de enige persoon met wettelijke verantwoordelijkheid te zijn.

Het e-mailadres dat u invult, wordt niet openbaar gemaakt, maar het secretariaat kan het gebruiken om contact op te nemen met deze persoon als er een klacht over de belangenvertegenwoordiger wordt ingediend.

Indien u geen formele organisatievorm hebt, is de wettelijk verantwoordelijke persoon de persoon die belast is met uw betrekkingen met de EU-instellingen.

De voor EU-zaken bevoegde persoon moet iemand zijn die verantwoordelijk is voor de “public affairs” van de belangenvertegenwoordiger of de contacten met de instellingen.

Als u daarvoor geen specifieke persoon hebt aangewezen, moet u iemand aanwijzen die uw inschrijving in het register beheert (updates e.d.). Dit kan de in rubriek 5 genoemde contactpersoon zijn. Het e-mailadres dat u invult, wordt niet openbaar gemaakt.

Wanneer het secretariaat de inschrijving valideert, ontvangt de contactpersoon een valideringse-mail met het openbaar registratienummer (REG-nummer). Dezelfde informatie wordt toegezonden aan de andere personen van wie de namen op het inschrijvingsformulier staan vermeld (in rubriek 6 van het inschrijvingsformulier “Personen met toegang tot de inschrijving”). 

Het secretariaat kan contact opnemen met het oog op verduidelijkingen of updates van de ingevoerde informatie. De contactpersoon is het belangrijkste aanspreekpunt voor het secretariaat voor alle vragen over het register. Personen van wie de namen op het inschrijvingsformulier staan, ontvangen alle kennisgevingen, waaronder:

• herinneringen aan de verplichte jaarlijkse actualisering;
• informatie over ingediende klachten en antwoorden op vragen (“Contact”);
• kennisgevingen over bijdragen van hun entiteit aan routekaarten en openbare raadplegingen van de Commissie.

Deze personen kunnen er ook voor kiezen meldingen te ontvangen over:

• routekaarten van de Commissie en openbare raadplegingen;
• de activiteiten van de commissies van het Europees Parlement.

Aangezien contactpersonen regelmatig kunnen veranderen, moet u ten minste één functionele mailbox opgeven (bv. in het volgende formaat: infoorganisation [dot] com (info[at]organisation[dot]com)) om ervoor te zorgen dat u meldingen blijft ontvangen en niet uit het register wordt verwijderd.

De gegevens van de contactpersonen zijn niet openbaar.

Het systeem verleent automatisch toegangsrechten aan onderstaande personen en hun e-mailadressen verschijnen automatisch in de lijst in deze rubriek (“Toegangslijst”):

• de persoon die het aanvraagformulier invult;
• de wettelijk verantwoordelijke persoon;
• de voor EU-zaken bevoegde persoon;
• de contactpersoon.

U kunt meer e-mailadressen toevoegen als u toegang wilt verlenen aan andere personen.

Elk van deze personen heeft toegang tot het inschrijvingsformulier zolang zij over een EU Login-account beschikken die gekoppeld is aan het vermelde e-mailadres.

Er zijn minstens twee verschillende e-mailadressen nodig. Als u hetzelfde e-mailadres verstrekt voor de wettelijk verantwoordelijke persoon, de voor EU-zaken bevoegde persoon en/of de contactpersoon en geen extra e-mailadres toevoegt, kunt u de inschrijving niet voltooien.

In dit vrijetekstveld kunt u een korte beschrijving geven van uw algemene opdracht en doelstellingen (max. 1 000 tekens). Dit is vooral belangrijk als u geen website hebt.

U hoeft in deze rubriek alleen een algemene beschrijving te geven. Nadere details over uw lobbyactiviteiten kunt u kwijt onder de volgende rubriek.

Vermeld het geografische bereik en het doelgebied van uw activiteiten, bv. wereldwijd, EU, nationaal of regionaal/lokaal.

Kies uit de verschillende soorten belangenvertegenwoordiging. Uw keuze bepaalt welke financiële gegevens u in rubriek 14 moet verstrekken.

Valt u in meer dan één categorie, hou er dan rekening mee dat uw rechtsvorm niet de enige bepalende factor hiervoor is. U moet de optie kiezen die uw hoofdactiviteit het best beschrijft en de redenen voor uw lobbyactiviteiten toelichten.

De opties worden hieronder beschreven.

1. Behartigen van uw eigen belangen of de collectieve belangen van uw leden (waaronder entiteiten met winstoogmerk, maar ook verenigingen of entiteiten die zelf entiteiten met winstoogmerk vertegenwoordigen): dit geldt doorgaans voor bedrijven en groepen, beroeps- of werkgeversorganisaties, vakbondsorganisaties en beroeps- en bedrijfsverenigingen die leden, een bepaalde bedrijfstak of bedrijfssector vertegenwoordigen. Voor dit soort belangenvertegenwoordiging moet u kostenramingen verstrekken voor uw activiteiten die onder het register vallen in het meest recente boekjaar waarvoor de rekeningen zijn afgesloten.
2. Behartigen van de belangen van uw cliënten (als tussenpersoon): het vertegenwoordigen van de belangen van cliënten is de optie wanneer u een contractuele/pro-bono-relatie hebt met bedrijven, groepen, verenigingen, overheidsinstanties of ngo’s die u toestaan namens hen lobbyactiviteiten uit te voeren als professioneel vertegenwoordiger bij overheden of advocatenkantoor. U moet nadere gegevens verstrekken over de ontvangsten voor de activiteiten die in het meest recente begrotingsjaar zijn aangemeld.
3. Geen commerciële belangen vertegenwoordigen: dit betekent gewoonlijk dat u activiteiten verricht zonder winstoogmerk, maar uitsluitend om filantropische, liefdadige, humane redenen of in het algemeen belang. De meeste van uw leden, gelieerde organisaties of partners zijn ook geen entiteiten met winstoogmerk. U moet informatie verstrekken over hun begroting en financieringsbronnen.

Het is mogelijk om van soort belangenvertegenwoordiging te wisselen als u al ingeschreven staat.

In deze rubriek moet u duidelijk maken waarom u zich inschrijft. Beschrijf bovendien zo nauwkeurig en specifiek mogelijk uw activiteiten die onder het register vallen (d.w.z. het EU-beleid dat of de wetgevingsvoorstellen die u wilt beïnvloeden). Noem alleen de activiteiten die betrekking hebben op EU-beleid of -wetgeving.

• Activiteiten waarvoor registratie vereist is

Kies de activiteiten die onder conditionaliteitsmaatregelen vallen uit de dropdownlijst en geef aan welke van de EU-instellingen betrokken is. Dit betekent dat u voor elke instelling uw meest frequente rechtstreekse contacten moet aangeven, waarvoor u zich moet inschrijven, omdat dit volgens de regels van de EU-instellingen en -organen verplicht is.

De in dit deel van rubriek 9 verstrekte informatie wordt niet openbaar gemaakt.

• Belangrijkste wetgevingsvoorstellen of beleidsgebieden waarop uw organisatie zich richt

Vermeld de titels van de meest recente initiatieven, beleidsmaatregelen en (wetgevende/niet-wetgevende) dossiers van de EU waarop uw lobbyactiviteiten betrekking hebben. Dit kunnen routekaarten, openbare raadplegingen, richtlijnen, verordeningen, besluiten, interinstitutionele overeenkomsten, verslagen of resoluties van het Europees Parlement zijn. Vermijd acroniemen.

Verwijs niet naar algemene beleidsterreinen (bv. “milieu”, “klimaat”, “vervoer”), maar naar specifieke EU-procedures (bv. “wet inzake digitale diensten”). Verstrek, indien mogelijk, volledige officiële titels, bijvoorbeeld:

• Voorstel voor een verordening betreffende een eengemaakte markt voor digitale diensten (wet inzake digitale diensten);
• Verordening inzake het op de markt aanbieden van bemestingsproducten uit de EU;
• Mededeling van de Commissie over een Europese datastrategie;
• Resolutie van het Europees Parlement over de biodiversiteitsstrategie van de EU;
• Besluit van de Raad betreffende het stelsel van eigen middelen van de Europese Unie;
• Verslag van het Europees Parlement over het welzijn van landbouwhuisdieren.

• Communicatieactiviteiten (evenementen, campagnes, publicaties, enz.) in verband met bovengenoemd EU-beleid

Gebruik dit vrijetekstveld voor nadere informatie over de communicatieactiviteiten die u hebt uitgevoerd met betrekking tot het EU-beleid, de wetgevingsvoorstellen of de besluiten die u hebt vermeld. Het kan hierbij gaan om opiniepeilingen en enquêtes (indien deze betrekking hebben op EU-wetgeving of gericht zijn op leden van de instellingen of ambtenaren die bij de EU-instellingen werken), open brieven en ander communicatie- of informatiemateriaal, campagnes, projecten, evenementen, publicaties of standpuntnota’s. Vermeld de titels/benaming hiervan. Links naar voorbeelden op websites zijn aanvaardbaar.

• Interfractiewerkgroepen van het Europees Parlement en niet-officiële groeperingen

U mag alleen deelnemen aan activiteiten van interfractiewerkgroepen of niet-officiële groeperingen die in de gebouwen van het Parlement worden georganiseerd (bijvoorbeeld het bijwonen van vergaderingen of evenementen van de interfractiewerkgroep, het aanbieden van ondersteuning of het mede organiseren van evenementen) als u geregistreerd bent en u ermee instemt noch de naam, noch het logo van het Europees Parlement te gebruiken.

Neemt u deel aan activiteiten van interfractiewerkgroepen van het Europees Parlement, selecteer dan de namen van de groepen uit de verstrekte lijst. U kunt het vrijetekstveld gebruiken om de naam aan te geven van elke niet-officiële groepering waaraan u deelneemt en nadere bijzonderheden te geven over uw betrokkenheid erbij (bv. als u financiële of materiële steun verleent of als secretariaat van de groep optreedt).

Hier interfractiewerkgroepen selecteren of niet-officiële groeperingen vermelden om uw belangstelling voor samenwerking met hen kenbaar te maken is passend noch relevant.

• Deelname aan andere door de EU ondersteunde fora en platforms

Geef informatie over door de EU ondersteunde structuren waaraan u deelneemt. Neemt u niet deel aan de werkzaamheden van dergelijke structuren, vul dan “Nee” in.

Dit is geen geschikte plaats om uw belangstelling of uw geplande aanvraag voor deelname aan de werkzaamheden van dergelijke organen kenbaar te maken. Geef uitsluitend informatie over de huidige stand van zaken.

• Informatie die door de Commissie automatisch wordt ingevoerd in uw registratie

In uw registratie wordt informatie over uw activiteiten opgenomen die automatisch afkomstig is van de IT-systemen van de Commissie (informatie hieronder beschreven). Deze wordt niet door u ingevoerd bij de inschrijving.

• Bijeenkomsten met besluitvormers

Het register bevat lijsten van ontmoetingen die inschrijvers hebben gehad met commissarissen, kabinetsleden en directeuren-generaal (in pdf-formaat). Deze informatie wordt opgenomen nadat zij door het kabinet of het directoraat-generaal in kwestie is bekendgemaakt (uiterlijk 14 dagen na de bijeenkomst).

U hebt rechtstreeks toegang tot informatie over ontmoetingen die leden van het Europees Parlement en hun personeel hebben gepland.

• Routekaarten van de Commissie en openbare raadplegingen

Het register bevat de titels van routekaarten en openbare raadplegingen waaraan inschrijvers sinds juli 2018 hebben bijgedragen (op voorwaarde dat zij hun REG-nummer of vóór 02/04/2024 TR Id-nummer hadden vermeld en ermee hadden ingestemd hun bijdrage openbaar te maken).

Als u in de twee jaar voor uw inschrijving hebt bijgedragen aan routekaarten of openbare raadplegingen, kunt u die activiteit hier vermelden, bv. “Deelname aan de openbare raadpleging van de Commissie over de bestrijding van migrantensmokkel: 2021-2025” (EU-actieplan gestart in maart 2021)”.

• Deskundigengroepen van de Commissie

Het register bevat informatie over het lidmaatschap van de inschrijvers bij deskundigengroepen van de Commissie en andere soortgelijke organen. U hoeft zich niet in te schrijven wanneer u een aanvraag indient om lid te worden van een deskundigengroep. Zodra de leden van een deskundigengroep zijn geselecteerd, moeten belangenvertegenwoordigers die nog niet zijn ingeschreven, zich inschrijven om te worden benoemd tot lid “type B” of “type C” van de groep.

Uw lidmaatschap (als lid “type B” of “type C”) van een of meer deskundigengroepen van de Commissie wordt automatisch in uw registratie weergegeven zodra uw REG-nummer is ingevoerd in het register van deskundigengroepen van de Commissie.

Vermeld het meest actuele cijfer voor het aantal personen dat namens de belangenvertegenwoordiger activiteiten verricht die onder het register vallen op het moment van de inschrijving (of de actualisering). Vermeld niet alle personeelsleden die voor de belangenvertegenwoordiger werken, maar alleen wie betrokken is bij de onder rubriek 9 vermelde activiteiten.

Vermeld alle personen die belangenvertegenwoordigingsactiviteiten verrichten, ongeacht of zij een contract hebben of voor die activiteiten worden betaald (door u of anderen). Het kan hierbij gaan om vast personeel op uw loonlijst en mensen die voor u werken als stagiair, vrijwilliger, consultant, academicus, medewerker enz.

U moet iedereen met een toegangspasje van het Europees Parlement vermelden en deze informatie actueel houden, zodat ook iedereen die later een accreditatie van het Parlement verkrijgt, wordt vermeld.

Gebruik het vrijetekstveld om de status (werknemer, vrijwilliger, enz.) van de betreffende personen aan te geven en andere informatie toe te voegen met betrekking tot uw personeelsaantallen en de omrekening naar voltijdsequivalenten (vte).

Het register geeft de informatie die u invoert, automatisch weer in vte’s. Dit is een standaard boekhoudkundige eenheid die wordt gebruikt om het aantal personen te tellen dat een bepaalde activiteit verricht (in dit geval belangenvertegenwoordigingsactiviteiten). Het is het gemiddelde aantal werkuren van een werknemer uitgedrukt als fractie van het gemiddelde aantal uren van een voltijdse werknemer. Eén vte komt dus overeen met één voltijdse werknemer.

Stemmen de vijf percentages niet precies overeen met de situatie in uw bedrijf, rond de cijfers dan af. Er is geen minimumdrempel: zelfs als u slechts één persoon hebt die op basis van 10 % vte of minder lobbyactiviteiten uitvoert, moet u zich inschrijven. U kunt deze geringe betrokkenheid echter verduidelijken in het vrijetekstveld.

U moet de gegevens actualiseren als het totaal aantal werknemers op enig moment in het jaar duidelijk stijgt of daalt.

De door u verstrekte informatie moet een schatting te goeder trouw zijn van het totale aantal betrokken personen en moet weergeven hoeveel tijd aan de activiteiten wordt besteed. Houd er rekening mee dat het secretariaat u kan vragen nadere informatie te verstrekken over de berekening van personeelsaantallen.

Op basis van de beleidsterreinen waarop uw lobbyactiviteiten gericht zijn, kunt u zich abonneren op automatische e-mailberichten over bepaalde activiteiten van de EU-instellingen.

• Openbare raadplegingen en routekaarten van de Commissie: ontvang informatie hierover op de gebieden die u interesseren

Geef aan of u kennisgevingen wilt ontvangen

• Nieuws van de commissies van het Europees Parlement: ontvang nieuws en vergaderagenda’s voor de beleidsterreinen van uw keuze.

U kunt uw abonnementen op het nieuws en de agenda’s van commissies van het Europees Parlement rechtstreeks beheren via uw inschrijving. Voor kennisgevingen over andere activiteiten van het Europees Parlement kunt u terecht bij de dienst voor e-mailabonnementen van het Parlement.

Zorg ervoor dat uw inschrijving overeenkomstig het beginsel van de eenmalige inschrijving (zie deel II, punt 2) alle onder het register vallende activiteiten omvat die worden uitgevoerd door dezelfde groep ondernemingen (d.w.z. alle moeder- en dochterondernemingen die als één enkele economische eenheid fungeren onder gezamenlijke zeggenschap) of door de verschillende nationale of regionale afdelingen van dezelfde organisatie (bv. niet-gouvernementele organisaties (ngo’s) met afdelingen in verschillende landen of regio’s). Joint ventures waarover twee of meer ondernemingen of groepen ondernemingen gezamenlijk zeggenschap hebben, mogen niet worden opgenomen in de inschrijving van een van deze ondernemingen of groepen ondernemingen en moeten afzonderlijk worden ingeschreven.

In voorkomend geval dient u in deze rubriek te verduidelijken welke entiteiten onder uw eenmalige inschrijving vallen.

Verstrek tevens nadere informatie over uw relevante relaties en banden met andere personen en/of entiteiten, zoals hieronder beschreven.

• Uw lidmaatschap van een entiteit of structuur 

  Vermeld in het eerste veld alle verenigingen, federaties, confederaties, netwerken of andere structuren (niet onder beheer van EU-instellingen) waarvan u op nationaal, Europees of internationaal niveau lid bent. Vermeld hier ook alle andere entiteiten of structuren waarmee u banden hebt of die sponsoring of een andere bijdrage van u ontvangen in het kader van onder het register vallende activiteiten.

• Uw eigen leden en andere aangesloten entiteiten

Geef in het tweede veld een lijst van uw huidige leden, als u deze hebt, en van andere aangesloten entiteiten. 

Staat deze lijst op uw website, geef dan een rechtstreekse link naar de webpagina.

Vergeet niet dit veld in te vullen als u de belangen van uw leden vertegenwoordigt. Er zijn allerlei soorten lidmaatschap en u moet deze informatie regelmatig bijwerken. Daarom raden we u aan om een rechtstreekse link op te nemen naar uw webpagina met de desbetreffende gegevens. Als uw leden zowel natuurlijke personen (individuen) als rechtspersonen (organisaties) zijn, moet u de verschillende soorten lidmaatschap telkens vermelden. 

In dit veld dient u ook informatie te verstrekken over andere verbonden of aangesloten entiteiten. Dit betekent dat u transparant moet zijn over uw banden of relaties die niet in uw eenmalige inschrijving zijn opgenomen en niet eerder in het kader van deze rubriek zijn vermeld. U dient met name melding te maken van alle relevante relaties die wellicht tot gevolg hebben dat de uitvoering van onder het register vallende activiteiten moet worden gecoördineerd, vanwege banden op het vlak van kapitaal, gezamenlijke zeggenschap door eenzelfde persoon of entiteit, of sponsoring. 

Met het oog op meer transparantie houdt het secretariaat zich aanbevolen voor aanvullende informatie die helpt om een duidelijker beeld te krijgen van de structuur, partnerschappen, ondersteuners en andere connecties van een inschrijver. U kunt, als u dit nuttig acht, ook verduidelijken welke afzonderlijke entiteiten of dochterondernemingen op grond van het beginsel van de eenmalige inschrijving onder uw inschrijving vallen. 

Kies een categorie die het best aansluit bij uw doelstellingen, opdracht, structuur, activiteiten en rechtspersoonlijkheid. Ook als u in meer dan één categorie zou kunnen vallen (u vertegenwoordigt bijvoorbeeld een beroepsvereniging die ook een organisatie zonder winstoogmerk is), kunt u slechts één categorie selecteren. Als u twijfels hebt, moet wat u doet en niet uw rechtsvorm of andere formele criteria de doorslag geven.

Uw selectie dient enkel ter beschrijving. Dit heeft geen invloed op de (soort) financiële informatie die u moet verstrekken. De categorieën stellen het secretariaat in staat betrouwbare statistieken over inschrijvers op te stellen.

• Pas opgerichte organisatie, nog geen afgesloten boekjaar

U hoeft dit vakje alleen aan te vinken als uw organisatie pas onlangs is opgericht en u uw rekeningen voor het meest recente volledige boekjaar nog niet hebt afgesloten. Deze optie is bedoeld als overgangssituatie voor pas opgerichte belangenvertegenwoordigers. U moet de gevraagde financiële gegevens bij uw eerste jaarlijkse actualisering verstrekken, of uiterlijk bij de volgende jaarlijkse actualisering. Let op: u kunt de status “pas opgericht” slechts 24 maanden gebruiken.

Als u “Pas opgericht” selecteert, moet u toch nog enige informatie over het lopende boekjaar verstrekken (bepaalde gegevensvelden zijn dan niet beschikbaar).

• Meest recente boekjaar afgesloten

Vul een boekhoudperiode van twaalf opeenvolgende maanden in. Deze periode kan beginnen op elke dag van een kalenderjaar waarvoor de jaarrekening is afgesloten. Het boekjaar kan al dan niet samenvallen met het kalenderjaar.

• EU-subsidies

Alle belangenvertegenwoordigers moeten opgave doen van het bedrag en de bron van alle EU-subsidies die worden gebruikt voor hun exploitatiekosten (betrokken programma en financieringsautoriteit). Alle bedragen moeten in euro’s worden aangegeven en betrekking hebben op het meest recente afgesloten boekjaar of, indien dit relevanter is, het lopende begrotingsjaar.

Bent u een pas opgerichte entiteit bent, geef dan een raming van de EU-subsidies die u voor het lopende boekjaar ontvangt.

Telkens wanneer u een nieuwe financieringsbron toevoegt, moet u de knop “Toevoegen” selecteren.

Wat is het verschil tussen een subsidie en een overheidsopdracht?

Subsidies: Deze worden voornamelijk toegekend in de vorm van schenkingen via oproepen tot het indienen van voorstellen voor projecten die de beleidsdoelstellingen van de EU dienen. Deze moeten op het inschrijvingsformulier worden vermeld.

Met het oog op transparantie kunt u informatie over EU-subsidies die dochterondernemingen ontvangen, vermelden in het tekstveld onder deze rubriek. Voor de “gedecentraliseerde uitvoering” van EU-financiering (d.w.z. EU-financiering die door de lidstaten wordt uitbetaald) kent de nationale overheid subsidies en aanbestedingscontracten toe. U hoeft geen opgave te doen van geld dat u rechtstreeks van nationale overheden ontvangt, zoals bij de financiering van projecten door de structuurfondsen of het Cohesiefonds.

Overheidsopdrachten: de EU-instellingen kopen via een aanbestedingsprocedure op de vrije markt diensten, werkzaamheden of producten voor intern gebruik. Bedragen die via overheidsopdrachten zijn ontvangen, hoeven niet op het inschrijvingsformulier te worden opgegeven.

Belangenvertegenwoordigers die door de EU gefinancierde projecten uitvoeren, moeten erop toezien dat zij de personele en financiële middelen voor lobbyactiviteiten niet overschatten. U mag bijvoorbeeld alleen de tijd meerekenen die personen daadwerkelijk besteden aan belangenvertegenwoordiging bij de EU-instellingen. Indien zij werken als onderzoeker, lesgever, projectcoördinator enz., hoeft u dat niet mee te tellen. Uitgaven of kosten die uitsluitend te maken hebben met de uitvoering van uw door de EU gefinancierd project hoeven evenmin vermeld te worden.

Behartigt u uw eigen belangen of de collectieve belangen van uw leden, gelieve dan financiële informatie te verstrekken over:

- alle tussenpersonen die worden aangeworven om onder het register vallende activiteiten uit te voeren;

- uw jaarlijkse kosten in verband met lobbyactiviteiten voor het meest recente afgesloten boekjaar.

• Tussenpersonen aanwerven voor lobbyactiviteiten

Als belangenvertegenwoordiger die de eigen belangen of de collectieve belangen van leden behartigt, kunt u besluiten om bepaalde lobbyactiviteiten uit te besteden aan tussenpersonen die namens u handelen.

Een tussenpersoon is een belangenvertegenwoordiger die de belangen van een cliënt behartigt door activiteiten uit te voeren die onder het register vallen. De relatie tussen een tussenpersoon en zijn cliënt is gebaseerd op een overeenkomst. Als u bijvoorbeeld de diensten van een professioneel adviesbureau of advocatenkantoor hebt ingeroepen om namens u bij de EU-instellingen lobbyactiviteiten te verrichten, is dat professionele adviesbureau of advocatenkantoor uw tussenpersoon. De contractuele relatie tussen u en uw tussenpersoon is niet relevant voor het register wanneer en voor zover deze geen betrekking heeft op lobbyactiviteiten die uw tussenpersoon namens u verricht.

Indien u cliënt bent van een of meerdere dergelijke tussenpersonen, moet u voor elke tussenpersoon de naam vermelden, evenals de bijbehorende jaarlijkse kosten overeenkomstig de opgegeven keuzemogelijkheden. De schatting moet betrekking hebben op een volledig jaar en het meest recente afgesloten boekjaar.

U moet ook de diensten opgeven die in het lopende boekjaar door tussenpersonen in het kader van een contract zijn verleend, en elke tussenpersoon met naam vermelden (zonder kostenraming). Als u in het meest recente afgesloten of in het lopende boekjaar geen activiteiten hebt uitbesteed, kies dan “Nee”. Als er zich in de loop van het jaar een wijziging voordoet, moet deze verklaring worden aangepast.

• Jaarlijkse kosten die verband houden met onder het register vallende activiteiten

Belangenvertegenwoordigers die hun eigen belangen of de belangen van hun leden behartigen, moeten een actuele raming verstrekken van de jaarlijkse kosten in verband met onder het register vallende activiteiten. De financiële gegevens moeten een volledig jaar omvatten en betrekking hebben op het meest recente afgesloten boekjaar, gerekend vanaf de datum van inschrijving of van de jaarlijkse actualisering van de inschrijving.

Gelieve uw geraamde kosten op te geven en alleen de kosten op te nemen die verband houden met activiteiten die onder het register vallen. Jaarlijkse kosten mogen niet worden verward met omzet of totale uitgaven.

Om uw totale kosten te ramen, moet u rekening houden met alle activiteiten die onder het register vallen en moet u de hieronder vermelde kosten in verband met die activiteiten optellen.

1.    Personeelskosten: op basis van het onder rubriek 10 opgegeven aantal vte’s. Hieronder verstaan we het brutosalaris plus alle toelagen, bonussen en andere uitkeringen. Indien personeelsleden door anderen wordt betaald of op vrijwillige basis werken, dient u deze aanvullende informatie in het desbetreffende tekstvak te vermelden.

2.    Kantoor- en administratiekosten: huur en nutsvoorzieningen, leveringen en materialen, ICT-apparatuur, onderhoud, schoonmaak, vergunningen, enz. Deze kosten dienen te worden berekend in verhouding tot de onder het register vallende activiteiten.

3.    Eigen operationele uitgaven: kosten van belangenbehartiging, PR of voorlichtingscampagnes, marketing en reclame, gebruik van de media, organisatie van evenementen, publicaties, enz.

4.    Representatiekosten: kosten van deelname aan evenementen en vergaderingen in verband met publieke zaken, zoals inschrijvingskosten, reiskosten, accommodatie, dagvergoedingen en andere relevante kosten. Dit omvat ook gesponsorde activiteiten voor leden en kosten van deelname aan opleidingen en capaciteitsopbouwevenementen.

5.    Uitbestedingskosten: honoraria voor consultants en subcontractanten. De kosten van aan tussenpersonen uitbestede activiteiten moeten worden vermeld, overeenkomstig bovenstaande verklaring. Tussenpersonen die in het kader van een contract werken, moeten een afzonderlijke aangifte indienen in het register en deze kosten als inkomsten declareren.

6.    Lidmaatschaps- en aanverwante bijdragen: kosten voor toetreding tot netwerken, verenigingen en verbanden genoemd onder “lidmaatschappen en aangesloten organisaties”. Vermeld de jaarlijkse contributies voor brancheverenigingen of federaties met onder het register vallende activiteiten, ook als de betrokken organisaties zelf niet in het register zijn ingeschreven. Lidmaatschapsbijdragen moeten als evenredige berekening worden opgenomen, d.w.z. een geschat percentage van de totale lidmaatschapsbijdrage, in overeenstemming met het percentage van de onder het register vallende activiteiten.

7.    Overige kosten: vermeld eventuele overige kosten die verband houden met uw lobbyactiviteiten.

In het register kunnen twee belangenvertegenwoordigers dezelfde uitgaven declareren (“dubbeltelling”). Als een inschrijver een bepaald bedrag opgeeft als geraamde kosten van activiteiten is het niet uitgesloten dat hetzelfde bedrag nog eens wordt opgegeven door een andere inschrijver, die dat bedrag heeft ontvangen, als omzet (uit cliënten) of als budget (uit lidmaatschapscontributies). Daarmee wordt voorkomen dat een te laag kostenbedrag wordt opgegeven.

Kies de meest geschikte schijf voor de kosten van de onder het register vallende activiteiten voor het meest recente afgesloten boekjaar en houd uw berekening bij. Het secretariaat kan contact met u opnemen over deze berekening met het oog op gegevenskwaliteit of consistentie.

Behartigt u als tussenpersoon de belangen van uw cliënten door namens hen lobbyactiviteiten uit te voeren, gelieve dan financiële informatie te verstrekken over:

• uw cliënten;
• uw totale inkomsten voor het meest recente afgesloten boekjaar.
• Cliënt(en) waarvoor u lobbyactiviteiten bij de EU-instellingen hebt verricht

Als tussenpersoon moet u de naam geven van alle cliënten voor wie u onder het register vallende lobbyactiviteiten uitvoert. Hebt u onder Rubriek 8 “Belangen van uw cliënt(en)” geselecteerd, dan moet u onder rubriek 14 informatie over die cliënt(en) vermelden. U kunt uw registratie niet voltooien zonder de namen van uw cliënten te verstrekken.

Een cliënt is een belangenvertegenwoordiger die een contractuele relatie is aangegaan met een tussenpersoon waarbij deze zijn belangen behartigt door onder het register vallende activiteiten uit te voeren.

Bent u bijvoorbeeld een professioneel adviesbureau of een advocatenkantoor en verricht u lobbyactiviteiten bij de EU-instellingen namens een belangenvertegenwoordiger en op basis van een contract, dan is die belangenvertegenwoordiger uw cliënt.

Selecteer voor elke cliënt de juiste financiële schijf om aan te geven wat uw geschatte inkomsten zijn uit lobbyactiviteiten voor die cliënt in het meest recente boekjaar waarvoor de jaarrekening is opgemaakt.

Vermeld ook de meest recente wetgevingsvoorstellen, beleidsmaatregelen of initiatieven van de EU waarop de activiteiten namens deze specifieke cliënt gericht zijn. Deze moeten overeenkomen met wat u onder rubriek 9 hebt ingevuld.

Klik telkens op “Toevoegen” om de naam van een cliënt toe te voegen.

Publicatie volledige lijst van cliënten

U moet een volledige lijst van cliënten geven (voor het meest recente afgesloten boekjaar) met vermelding van hun volledige naam (geen acroniemen). U moet ook de namen opgeven van nieuwe cliënten van het lopende boekjaar, ook als u een pas opgerichte entiteit bent.

Opgaven waarin geen individuele cliënten worden genoemd of die alleen algemene termen bevatten (bv. “bedrijven”, “andere kleine cliënten”, “vertrouwelijke informatie”), worden niet geaccepteerd. Hetzelfde geldt voor verklaringen met afkortingen of niet te identificeren cliënten.

Diensten aan landen buiten de EU

Verricht u op basis van een contract lobbyactiviteiten bij de EU-instellingen namens overheidsinstanties van landen buiten de EU, met inbegrip van hun diplomatieke vertegenwoordigingen en ambassades, dan moet u deze als cliënt opgeven.

In het kader van een overheidsopdracht verleende diensten aan instellingen, organen en agentschappen van de EU of aan intergouvernementele organisaties

Deze worden niet beschouwd als activiteiten die onder het register vallen, en u hoeft dergelijke instellingen, organen, agentschappen of organisaties niet als cliënt aan te geven.

• Inkomsten van onder het register vallende activiteiten

Tussenpersonen moeten de geraamde totale jaarlijkse inkomsten opgeven die lobbyactiviteiten hen hebben opgeleverd in het meest recente afgesloten boekjaar op de datum van de registratie of jaarlijkse actualisering. Het register berekent dit bedrag automatisch op basis van de som van de geraamde inkomsten per cliënt. Dit zorgt ervoor dat de aangegeven omzet overeenkomt met de inkomsten van de cliënt. Het is daarom heel belangrijk dat zowel alle betrokken cliënten als de inkomsten per cliënt worden opgegeven.

De omzet is de hoeveelheid geld die een onderneming in een bepaalde periode ontvangt. De financiële gegevens moeten een volledig jaar omvatten en betrekking hebben op het meest recente afgesloten boekjaar, gerekend vanaf de datum van inschrijving of van de jaarlijkse actualisering.

Als u ook in uw eigen belang lobbyactiviteiten verricht die niet in het belang van (een) cliënt(en) zijn, moet u de desbetreffende beschrijving en ramingen verstrekken in het daartoe bestemde tekstvak.

Indien u geen commerciële belangen vertegenwoordigt, moet u de volgende financiële gegevens verstrekken:

• uw belangrijkste financieringsbronnen;
• het bedrag van elke bijdrage van meer dan 10 000 euro, dat meer dan 10 % van uw totale begroting bedraagt, en de naam van de contribuant;
• de totale begroting voor het meest recente afgesloten boekjaar.

U wordt geacht geen commerciële belangen te vertegenwoordigen als:

1. u uw eigen belangen behartigt en het voornaamste doel van uw oprichting en/of uw activiteiten van niet-commerciële, niet-zakelijke of non-profitaard zijn;
2. u de gezamenlijke belangen van uw leden behartigt en 50 % of meer van uw leden vooral activiteiten uitvoeren die van niet-commerciële, niet-zakelijke of non-profitaard zijn;
3. uw hoofddoel in beide voorgaande gevallen het bevorderen van maatschappelijke doelen in het algemeen belang is, ongeacht uw eventuele aanvullende economische activiteiten, zoals het beheren van eigen vermogen of eigendom, of het uitvoeren van programma’s en projecten in eigen naam of namens uw leden.

Of u niet-commerciële belangen vertegenwoordigt hangt niet af van uw rechtsstatus of -vorm.

De volgende categorieën belangenvertegenwoordigers worden normaliter geacht geen commerciële belangen te vertegenwoordigen, hoewel bijzondere omstandigheden een doorslaggevend commercieel of winstgevend element in de vertegenwoordigde belangen kunnen inhouden:

• maatschappelijke organisaties, ngo’s, liefdadigheidsinstellingen, stichtingen;
• academische en onderzoeksinstellingen, denktanks, beleidsinstituten;
• kerkgenootschappen en religieuze gemeenschappen.
• Financieringsbronnen

Geef de belangrijkste financieringsbronnen per categorie aan: EU-financiering, (nationale) overheidsfinanciering, subsidies (inclusief EU-subsidies), schenkingen en contributies van leden. U kunt verschillende categorieën selecteren om alle mogelijkheden te bestrijken. Voeg alle andere bronnen toe die relevant zijn maar niet in de lijst zijn opgenomen (bv. sponsoring of reserves) door “Andere” te selecteren.

Voor elke ontvangen bijdrage van meer dan 10 000 euro dat meer dan 10 % van uw totale budget bedraagt, moet u het bedrag en de naam van de contribuant opgeven (klik op “Toevoegen”).

Voorbeeld 1:

Een organisatie met een budget van 1 miljoen euro heeft een bijdrage van 15 000 euro ontvangen. De bijdrage hoeft niet te worden aangegeven omdat zij de drempel van 10 % niet overschrijdt.

Voorbeeld 2:

Een organisatie met een budget van 100 000 euro heeft een bijdrage van 15 000 euro ontvangen. De bijdrage moet worden aangegeven omdat zij de drempels van 10 % en 10 000 euro overschrijdt.

Als dezelfde contribuant in hetzelfde begrotingsjaar meer dan één bijdrage heeft betaald en het gecombineerde bedrag meer dan 10 000 euro bedraagt en meer dan 10 % van uw totale begroting uitmaakt, moet u het gecombineerde bedrag invullen.

U kunt het tekstvak gebruiken om aanvullende financiële informatie te verstrekken over uw lobbyactiviteiten.

• Begroting

Belangenvertegenwoordigers die geen commerciële belangen vertegenwoordigen, moeten hun totale begroting voor het meest recente afgesloten boekjaar vermelden als een absoluut bedrag in euro’s. Het bedrag moet de hierboven opgegeven financiering omvatten (inclusief specifieke bedragen). Als u een pas opgerichte entiteit bent en geen afgesloten boekjaar hebt, hoeft u geen begroting of financieringsbronnen op te geven, maar moet u alle in het lopende begrotingsjaar ontvangen EU-subsidies aangeven.

Definitie van “Begroting”

Uw begroting bestaat uit uw inkomsten en uitgaven (financiële rekeningen) voor het meest recente afgesloten boekjaar. Opgelet: het gaat om de volledige begroting van een organisatie (niet alleen de middelen die zijn gereserveerd voor lobbyactiviteiten).

Als u niet in staat bent een begroting te verstrekken omdat uw organisatie er geen heeft, kunt u het cijfer “0” opgeven als uw begroting. Dit kan evenwel alleen in uitzonderlijke omstandigheden, en daarom moet u dan in het tekstvak toelichten:

1. waarom u niet in staat bent een begroting aan te geven;
2. hoe u uw lobbyactiviteiten financiert.

Kruis het vakje aan om te bevestigen dat u werkt in overeenstemming met de regels en beginselen van de gedragscode.

6.       IN AFWACHTING VAN VALIDERING

Zodra u alle 15 rubrieken hebt ingevuld, ziet u de pagina “Samenvatting” waar u de door u verstrekte informatie opnieuw kunt bekijken. Onderaan die pagina vindt u de knop “Run check”. Op deze knop klikt u om na te gaan of de informatie volledig is. Deze functie is ook te allen tijde beschikbaar terwijl u het inschrijvingsformulier invult.

Wanneer u de knop “Indienen” selecteert, ontvangt de contactpersoon een bevestigingsmail waarin wordt bevestigd dat de inschrijving is ingediend en dat de status veranderd is in “ingediend”. Om de inschrijving te voltooien en te worden gevalideerd, moet u reageren op verzoeken van het secretariaat om aanvullende informatie. Zodra het secretariaat de inschrijving gevalideerd heeft, ontvangt de contactpersoon een valideringsmail met uw identificatienummer, het openbaar registratienummer (REG-nummer).

Vergeet niet het formulier af te sluiten door op “Indienen” te klikken. Anders gaan alle ingevoerde gegevens na 21 dagen verloren.

1.       ALGEMEEN

• de gedragscode blijven naleven

U moet te allen tijde werken in overeenstemming met de gedragscode. De gedragscode bevat 16 regels en beginselen, die allemaal even belangrijk zijn. U moet uw personeel en vertegenwoordigers op de hoogte brengen van deze regels en beginselen; het naleven ervan is een voorwaarde om lobbyactiviteiten te mogen uitvoeren. Alleen inschrijvers die de code volgen, kunnen in het register blijven staan.

Het secretariaat houdt toezicht op inschrijvingen en beoordeelt de geschiktheid van inschrijvers en de naleving van de gedragscode overeenkomstig de procedures van bijlage III bij het IIA over het transparantieregister. Het secretariaat kan een onderzoek starten naar aanleiding van een ontvankelijke klacht dat een ingeschrevene de gedragscode niet zou hebben nageleefd. Elke natuurlijke of rechtspersoon kan een klacht indienen bij het secretariaat met betrekking tot vermeende niet-naleving van de code door een inschrijver.

Een besluit van het secretariaat over niet-naleving van de gedragscode kan leiden tot verwijdering van de betrokken inschrijving uit het register. Afhankelijk van de ernst van de zaak kan de beslissing leiden tot:

i) een verbod van 20 werkdagen tot twee jaar voor de betrokken belangenvertegenwoordiger om zich opnieuw te laten inschrijven in het register;

ii) de bekendmaking van de genomen maatregel op de website van het register.

Bij het nemen van een besluit over de ernst van de toe te passen maatregel houdt het secretariaat terdege rekening met de positie van de betrokken inschrijver(s) en de omstandigheden van het onderzoek.

Inschrijvers op wie bovengenoemde maatregelen van toepassing zijn, hebben het recht een met redenen omkleed verzoek tot herziening in te dienen bij de raad van bestuur van het register. Dit kan gebeuren door binnen 20 werkdagen na ontvangst van de kennisgeving van de genomen maatregel een verzoek om herziening in te dienen bij het secretariaat. Inschrijvers die niet tevreden zijn met het besluit van de raad van bestuur, beschikken over verdere rechtsmiddelen, namelijk het recht om beroep in te stellen bij het Hof van Justitie of een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman.

• een verplichte jaarlijkse actualisering uitvoeren

Vanaf het eerste jaar van uw inschrijving moet u om de twaalf maanden een jaarlijkse actualisering uitvoeren, alle verstrekte gegevens valideren en zich ertoe verbinden de gedragscode in acht te nemen. De contactpersoon ontvangt vier en twee weken voor het verstrijken van de termijn automatische e-mailherinneringen. Om uw inschrijving bij te werken, moet u inloggen via het tabblad “Inschrijven of actualiseren” en “Jaarlijkse actualisering” selecteren. U kunt echter een telkens een actualisering uitvoeren wanneer u ingrijpende wijzigingen moet aanbrengen of de termijn van de volgende geplande jaarlijkse actualisering moet aanpassen. U kunt dit doen door in te loggen op uw besloten ruimte.

• gedeeltelijke actualiseringen uitvoeren om up-to-date te blijven

Als u de termijn voor de jaarlijkse actualisering niet wilt wijzigen, kunt u ook een optie “gedeeltelijke actualisering” gebruiken om gegevens in specifieke rubrieken (zoals financiële informatie) bij te werken. Gedeeltelijke actualiseringen veranderen niets aan de verplichting om een jaarlijkse actualisering uit te voeren.

• transparant zijn over uw activiteiten en uw opzet

Het verdient aanbeveling om in al uw contacten met EU-instellingen en -organen te vermelden dat u in het register staat. Vermeld ook uw inschrijvingsnummer.

• eerlijk en constructief uw medewerking verlenen aan het secretariaat

Alle registraties kunnen te allen tijde worden gecontroleerd of onderzocht door het secretariaat. Zo worden de juistheid en volledigheid van de gegevens gewaarborgd en feitelijke vergissingen en/of niet-naleving van de gedragscode voorkomen. Wanneer inconsistenties worden vastgesteld, neemt het secretariaat contact op met de betrokken inschrijver om opheldering te vragen en een bevredigende oplossing te vinden.

2.       UPDATES VAN UW REGISTRATIE

De in het register opgenomen informatie is openbaar en wordt nauwlettend gecontroleerd door belanghebbenden, academici, studenten, journalisten, particulieren en anderen. Het is daarom in uw belang uw inschrijving up-to-date te houden.

Idealiter moet u uw inschrijving bijwerken zodra er wijzigingen zijn in de verstrekte informatie en in ieder geval binnen drie maanden. Wij bevelen u aan uw inschrijving in het register ten minste drie keer per jaar te controleren en zo nodig aan te passen. Wijzigingen kunnen deel uitmaken van een jaarlijkse actualisering (d.w.z. een systematische evaluatie van de hele inschrijving en de toezegging om de gedragscode na te leven) of een gedeeltelijke actualisering (d.w.z. wanneer u de hele inschrijving niet wilt herzien of uw jaarlijkse termijn voor de actualisering wilt wijzigen).

Zes maanden voor het verstrijken van de termijn voor de jaarlijkse actualisering ontvangt u een automatische herinnering om uw inschrijving te herzien en bij te werken. De in de inschrijving vermelde contactpersoon ontvangt dan automatisch vier en twee weken vóór de uiterste termijn voor de jaarlijkse actualisering (één jaar na de datum van registratie of de laatste jaarlijkse actualisering) herinneringsmails.

Contactpersonen ontvangen een automatische e-mail met een bevestiging van de bijgewerkte inschrijving.

Als u de verplichte jaarlijkse actualisering niet uitvoert, wordt uw inschrijving automatisch opgeschort (deze blijft nog steeds zichtbaar op de openbare website van het register, maar aangeduid als “opgeschort”). Wanneer uw inschrijving opgeschort is, hebt u toegang tot de besloten ruimte van uw organisatie en kunt u de actualisering uitvoeren. Als dit niet binnen 15 werkdagen gebeurt, wordt de inschrijving automatisch uit het register geschrapt.