Retningslinjer

1.       INDLEDNING

Den interinstitutionelle aftale mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen ("de underskrivende institutioner") om et obligatorisk åbenhedsregister ("den interinstitutionelle aftale om åbenhedsregistret"), som trådte i kraft den 1. juli 2021, fastsætter reglerne og principperne for åbenhedsregistret. Registret er en offentlig database, der er oprettet til registrering af interesserepræsentanter og deres aktiviteter, der udføres med henblik på at påvirke udformningen eller gennemførelsen af politikker eller lovgivning eller EU-institutionernes beslutningsprocesser.

Disse retningslinjer giver interesserepræsentanter, der ansøger om optagelse i registret ("ansøgere"), og/eller som allerede er registreret i registret ("registrerede"), praktiske oplysninger om registreringskravene, herunder ajourføringer, og registreringsproceduren. De forklarer også reglerne i den nye interinstitutionelle aftale om åbenhedsregistret, navnlig konditionalitetsforanstaltninger og andre åbenhedsforanstaltninger (del I, afsnit 3), berettigelse til optagelse og adfærdskodeks for registrerede (del II).

Sekretariatet for registret forbedrer løbende kvaliteten af registrets indhold og dets brugervenlighed. Derfor har det hørt interessenter om disse retningslinjer og vil ajourføre dem så ofte, som det er nødvendigt for at tage hensyn til de registreredes feedback og eventuelle opdateringer af systemet. Retningslinjerne offentliggøres på registrets websted (menu: "Vejledning") på alle officielle EU-sprog.

Sekretariatet har udarbejdet en liste med spørgsmål og svar, som ansøgere og registrerede kan konsultere, men den kan ikke dække hver eneste situation eller hvert eneste spørgsmål, der måtte opstå. Hvis du har yderligere spørgsmål, bemærkninger eller forslag, som ikke er på listen over spørgsmål og svar, kan du sende en forespørgsel ved at logge på din "personlige" side ("Kontakt os" i venstre kolonne) eller via kontaktformularen (kræver EU Login-autentificering) – sekretariatet svarer så hurtigt som muligt.

Disse retningslinjer blev revideret og tilpasset den nye version af åbenhedsregistret, der blev lanceret den 2. april 2024.

2.       ERKLÆRING OM ANSVARSFRASKRIVELSE

Åbenhedsregistret er den vigtigste komponent i de underskrivende institutioners åbenhedspolitik med hensyn til repræsentation af interesser, der har til formål at påvirke udformningen eller gennemførelsen af EU's politik eller lovgivning eller EU's beslutningsprocesser.

Registrering i registret er frivillig og indebærer ikke, at de underskrivende institutioner har givet de registrerede nogen form for anerkendelse, godkendelse eller akkreditering. På trods af registrets frivillige karakter kan de underskrivende institutioner indføre foranstaltninger (se del I, afsnit 3), som gør registrering obligatorisk for interesserepræsentanter, der udfører visse typer aktiviteter, for at sikre åbenhed i sådanne aktiviteter.

Oplysningerne i registret gives af de registrerede selv, og de er i sidste ende ansvarlige for, at de er korrekte. Sekretariatet overvåger kvaliteten af registrets indhold og forbeholder sig ret til at fjerne registrerede, som ikke er berettiget til optagelse, herunder dem, der ikke overholder adfærdskodeksen.

Sekretariatet kan beslutte at suspendere registreringer, der indeholder uberettigede eller selvpromoverende udsagn, eller som er i modstrid med EU's grundlæggende værdier som nedfældet i artikel 2 i traktaten om Den Europæiske Union (f.eks. ved at tilskynde til had eller racisme).

Indholdet af registret er offentligt. Oplysninger fra tidligere erklæringer fra registrerede bliver ved med at være offentligt tilgængelige på den officielle europæiske dataportal (data.europa.eu).

Registret indeholder links til eksterne websteder, som de underskrivende institutioner ikke har nogen kontrol over, og som de ikke kan holdes ansvarlige for. Det forhold, at registret indeholder oplysninger eller links fra tredjeparter, betyder ikke, at de underskrivende institutioner enten godkender eller giver garantier med hensyn til:

i) det organ, der er ansvarligt for at forvalte eller levere indholdet på et af webstederne,

ii) de tjenesteydelser, der er opført der,

iii) webstedernes indhold eller

iv) de synspunkter, der er givet udtryk for på de pågældende websteder.

3.       KONDITIONALITETSFORANSTALTNINGER OG ANDRE ÅBENHEDSFORANSTALTNINGER

Gennem den interinstitutionelle aftale om åbenhedsregistret har de underskrivende institutioner forpligtet sig til at gøre registret obligatorisk for visse typer interesserepræsentationsaktiviteter ("konditionalitetsprincippet").

De underskrivende institutioner vedtager konditionalitetsforanstaltninger, når de beslutter at gøre visse interesserepræsentationsaktiviteter betinget af forudgående registrering i registret. Det betyder, at selv om registrering er frivillig, skal interesserepræsentanter registreres, hvis de ønsker at udøve den pågældende aktivitet over for den institution, der har indført foranstaltningen. Registrering bliver således en forudsætning for at udøve den pågældende aktivitet.

Af hensyn til den interne organisation gennemfører hver institution denne forpligtelse individuelt. Derfor kan foranstaltningerne variere fra den ene institution til den anden.

De underskrivende institutioner kan også vedtage supplerende åbenhedsforanstaltninger, som tilskynder til registrering og styrker registrets fælles ramme. Disse foranstaltninger har til formål at fremme overholdelsen af registret og dets adfærdskodeks, samtidig med at de giver fordele til gengæld for registrering.

Alle konditionalitetsforanstaltninger og supplerende åbenhedsforanstaltninger, der vedtages af de underskrivende institutioner, offentliggøres under "Konditionalitet" på registrets websted. Webstedet opdateres regelmæssigt med eventuelle nye vedtagne foranstaltninger.

Vær opmærksom på, at alle EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer kan beslutte at vedtage konditionalitetsforanstaltninger og/eller supplerende åbenhedsforanstaltninger, og disse vil også blive offentliggjort på samme side.

Medlemsstaterne kan også beslutte at vedtage konditionalitetsforanstaltninger og/eller supplerende åbenhedsforanstaltninger i overensstemmelse med national ret vedrørende deres faste repræsentationer ved EU.

Sådanne foranstaltninger vil blive offentliggjort på registrets websted, alt efter hvad der er relevant.

Du skal derfor være forberedt på muligheden for, at registret kan anvendes i en bredere sammenhæng end blot i forhold til de underskrivende institutioner i forbindelse med dine interesserepræsentationsaktiviteter på EU-plan.

Yderligere oplysninger findes under Konditionalitet.

1. BERETTIGELSE TIL OPTAGELSE

I denne sammenhæng er en interesserepræsentant enhver fysisk eller juridisk person eller formel eller uformel gruppe eller sammenslutning eller ethvert formelt eller uformelt netværk, der udøver aktiviteter, som er omfattet af den interinstitutionelle aftale om åbenhedsregistret.

Aktiviteter er omfattet af registret, hvis de udføres af interesserepræsentanter med det formål at påvirke udformningen eller gennemførelsen af EU-politikker eller -lovgivning eller beslutningsprocesser i EU's institutioner, organer, kontorer og agenturet.

Sådanne aktiviteter kan omfatte (artikel 3, stk. 2, i den interinstitutionelle aftale om åbenhedsregistret):

1. tilrettelæggelse eller deltagelse i møder, konferencer eller arrangementer samt deltagelse i lignende kontakter med Unionens institutioner
2. bidrag til eller deltagelse i konsultationer, høringer eller andre lignende initiativer, f.eks. ekspertgrupper eller tværpolitiske grupper
3. tilrettelæggelse af kommunikationskampagner, platforme, netværk og initiativer på græsrodsniveau
4. udarbejdelse eller bestilling af politik- og positionspapirer, ændringsforslag, meningsmålinger og opinionsundersøgelser, åbne breve og andet kommunikations- eller informationsmateriale samt bestilling og gennemførelse af undersøgelser.

Interesserepræsentanter er berettiget til at registrere sig uanset deres retlige form, størrelse, placering, type eller mål, og uanset hvilken kommunikationskanal de benytter til at udføre aktiviteterne. Interesserepræsentationsaktiviteter er omfattet, uanset hvor de udføres, og uanset hvilken kommunikationskanal der anvendes.

Formålet med registret er at vise organiserede og/eller kollektive interesser, ikke personlige interesser for personer, der udelukkende handler på egne vegne og ikke sammen med andre.

Aktiviteter, der ikke er relevante for registret, er aktiviteter, der ikke søger at påvirke, men kun at følge eller overvåge EU-retten eller den politiske udvikling i akademisk eller journalistisk øjemed, af personlig interesse eller for at udøve en rettighed (f.eks. interview af forskere eller journalister eller andragender til Europa-Parlamentet).

Overvågning af den lovgivningsmæssige beslutningsproces er imidlertid omfattet af registret, når det er en del af proaktiv indsamling af efterretninger og generelt en del af en bred vifte af tjenester, der tilbydes af f.eks. udbydere af offentlige tjenester. Disse aktiviteter kan føre til direkte kontakt med institutionerne og skal angives i registreringen.

Hvis dine indflydelsesaktiviteter skal til at starte eller er under forberedelse, skal du kunne give relevante oplysninger om de specifikke aktiviteter, du skal til at deltage i.

Du behøver ikke at lade dig registrere, hvis du er involveret i følgende aktiviteter (artikel 4 i den interinstitutionelle aftale om åbenhedsregistret):

a) ydelse af juridisk og anden faglig rådgivning

b) fremsættelse af anbringender som part eller tredjepart i forbindelse med en retlig eller administrativ procedure i henhold til EU-retten eller i henhold til international lovgivning, der finder anvendelse på Unionen, og anbringender, der er baseret på et kontraktforhold med Kommissionen, Europa-Parlamentet eller Rådet eller på en tilskudsaftale finansieret af EU-midler

c) aktiviteter udført af arbejdsmarkedets parter, der optræder som deltagere i den sociale dialog i henhold til artikel 152 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF)

d) fremsættelse af anbringender som svar på direkte og specifikke anmodninger fra en af Unionens institutioner, deres repræsentanter eller ansatte om faktuelle oplysninger, data eller ekspertise

e) aktiviteter, der udføres af fysiske personer, der udelukkende handler på egne vegne og ikke sammen med andre

f) spontane møder, møder af rent privat eller social karakter og møder, der finder sted inden for rammerne af en administrativ procedure, der er fastlagt i EU's traktater eller retsakter

g) aktiviteter, der udføres af medlemsstaternes offentlige myndigheder, herunder deres faste repræsentationer og ambassader, på nationalt og subnationalt plan

h) aktiviteter udført af sammenslutninger og netværk af offentlige myndigheder på EU-plan, nationalt eller subnationalt plan, forudsat at de udelukkende handler på vegne af de relevante offentlige myndigheder

i) aktiviteter, der udføres af mellemstatslige organisationer, herunder agenturer og organer, der hidrører fra dem

j) aktiviteter, der udføres af offentlige myndigheder i tredjelande, herunder deres diplomatiske missioner og ambassader, med undtagelse af tilfælde, hvor sådanne myndigheder repræsenteres af juridiske enheder, kontorer eller netværk uden diplomatisk status eller gennem en mellemmand

k) aktiviteter udført af kirker, religiøse sammenslutninger eller samfund samt filosofiske og konfessionsløse organisationer som omhandlet i artikel 17 i TEUF, med undtagelse af kontorer, juridiske enheder eller netværk, der er oprettet til at repræsentere kirker, religiøse samfund eller filosofiske og konfessionsløse organisationer i deres forbindelser med Unionens institutioner samt sammenslutninger af sådanne.

Interesserepræsentanter skal arbejde i overensstemmelse med de regler og principper, der er fastsat i adfærdskodeksen, når de udfører aktiviteter, der er omfattet af registret. For at blive registreret skal de bekræfte, at de allerede overholder disse regler og principper.

2. PRINCIPPET OM ENGANGSREGISTRERING

For at undgå flere registreringer og fremskynde den administrative behandling af en ansøgning eller registrering skal interesserepræsentanter, der opererer i mere end ét land (f.eks. multinationale selskaber, ikkestatslige organisationer (NGO'er) med afdelinger i forskellige lande eller regioner), kun registrere deres aktiviteter i registret én gang, hvilket så skal omfatte de forskellige andre enheder i et netværk, en koncern eller lignende. I praksis gælder dette normalt den filial eller det kontor, der repræsenterer enhedens interesser over for EU-institutionerne.

3. DATAKVALITET

Sørg for, at de data, du angiver, er fuldstændige, nøjagtige og sammenhængende. Husk, at de oplysninger, du giver, er offentligt tilgængelige (bortset fra felter med et øje med en streg over) og derfor kan ses af offentligheden.

De finansielle oplysninger, du skal angive, afhænger af, hvilken eller hvilke typer af interesser, du repræsenterer (se overskrift 8 og 14 nedenfor).

Sekretariatet gennemgår alle nye ansøgninger og vurderer:

i) berettigelse til optagelse

ii) kvaliteten af de indsendte data.

Du kan blive bedt om at fremlægge yderligere oplysninger for at dokumentere, at du er berettiget til at blive optaget, og/eller for at forbedre kvaliteten af dataene. Hvis ansøgningen opfylder oplysningskravene, validerer sekretariatet den, og din registrering vil derefter blive offentliggjort på registrets websted. Uanset om ansøgningen bliver valideret eller afvist, vil du blive underrettet om resultatet.

Under hver overskrift i registreringsformularen finder du informationsbobler, der indeholder yderligere forklaringer om, hvilke oplysninger du forventes at give. Hold musen over eller vælg infoboblen for at se beskrivelsen for hver overskrift/hvert datafelt.

4. SÅDAN REGISTRERER DU DIG

Du skal registrere dig online på registrets websted. Du kan få adgang til ansøgningsskemaet ved at logge på din personlige side. For at få adgang til denne side skal du have en EU Login-konto (yderligere oplysninger findes under Spørgsmål og svar).

Hvis du har alle de nødvendige oplysninger klar, tager det omkring 20-30 minutter at udfylde formularen.

Når du begynder at udfylde formularen, vil din ansøgning blive tildelt en entydig identifikator (ansøgningsnummer: APP xxxx). Din registrering vil ikke blive offentliggjort, før den er blevet vurderet og valideret af sekretariatet. Du modtager derefter et offentligt registreringsnummer (REG xxxxxxxx-yy). APP-nummeret må ikke forveksles med REG-nummeret.

Når du udfylder formularen, gemmes oplysningerne automatisk. Du kan til enhver tid holde en pause og fortsætte registreringsprocessen senere. Hvis kladden til din ansøgning ikke færdiggøres og indsendes inden for 21 kalenderdage, slettes den automatisk, og du skal begynde forfra.

Vær opmærksom på følgende, når du udfylder formularen:

• Reager på de advarselsmeddelelser, der måske bliver vist ved siden af de felter, hvor systemet har konstateret uoverensstemmelser. Disse meddelelser hjælper dig med at finde eventuelle unøjagtigheder i de data, du har indtastet. Hvis du ser en meddelelse, kan det være nødvendigt at rette de data, du har indtastet, eller uddybe oplysningerne i fritekstfelterne. Hvis du ignorerer meddelelserne og ikke foretager de nødvendige ændringer, vil sekretariatet kontakte dig for at få en yderligere forklaring, hvilket vil forsinke valideringen af din registrering.
• Undgå upassende, irrelevant, salgsfremmende eller vildledende indhold – ansøgninger, der indeholder sådant indhold, vil ikke blive accepteret.
• Undgå forkortelser. Registret er et offentligt redskab, så oplysningerne skal være forståelige. Sekretariatet vil anmode ansøgerne om at rette deres registreringer, før det kan validere dem, hvis de bruger for mange forkortelser og akronymer.
• Hvis oplysningerne er ufuldstændige, vil du ikke kunne indsende ansøgningen.
• Du kan udfylde formularen på et hvilket som helst af de 24 officielle EU-sprog (formularer, der indsendes på andre sprog, vil ikke blive valideret), men vi anbefaler, at du bruger det samme sprog hele vejen igennem af hensyn til konsekvensen.
• Udpeg en kontaktperson til at administrere indholdet af registreringen og modtage automatiske meddelelser fra registret og beskeder fra sekretariatet.
• Angiv ikke personoplysninger (oplysninger om identificerede eller identificerbare personer), medmindre der specifikt anmodes herom i visse overskrifter i formularen. Undgå at angive personoplysninger under alle andre overskrifter.

5. OPLYSNINGER, DER SKAL OPFØRES I REGISTRET

Angiv navnet på interesserepræsentanten.

Angiv interesserepræsentantens form. Det kan være din retlige status eller en enhedsform uden nogen bestemt retlig status (som f.eks. et midlertidigt format, et netværk eller en platform).

Eksempler på retlig status omfatter association sans but lucratif (ASBL), velgørenhedsorganisation, stiftelse, forening, aktieselskab, andelsselskab, Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft, Komanditgesellschaft, société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) og société privée à responsabilité limitée (SPRL).

Din retlige status er som regel angivet i et dokument, som f.eks. vedtægterne eller foreningsvedtægterne eller i registreringen i det nationale virksomhedsregister (f.eks. Moniteur Belge i Belgien).

Af hensyn til gennemsigtigheden skal du angive adressen på dit websted eller bekræfte, at du ikke har et. Du kan teste webstedets adresse fra formularen for at sikre, at adressen er gyldig, og at der er adgang til webstedet.

Du skal vælge de interesseområder, der er repræsenteret under overskrift 8, for at præcisere, hvad formålet med dine aktiviteter er.

Angiv kontaktoplysninger for dit hovedkontor og, hvis du har et sådant, det kontor, der har ansvaret for forbindelserne med EU's institutioner, organer og agenturer.

Hvis adressen på organisationens vedtægtsmæssige hjemsted er forskellig fra forretningsstedet, bedes du angive forretningsstedet.

Den juridisk ansvarlige skal være en person, der er retmæssigt bemyndiget til at handle på vegne af interesserepræsentanten eller til at repræsentere den i kontakten med offentlige myndigheder. Denne person forventes også at være bekendt med den registreredes forpligtelse til at overholde adfærdskodeksen.

Hvis din organisation ikke har nogen retlig status, bedes du angive navnet på en person, der er juridisk ansvarlig for de aktiviteter, der udføres i henhold til den relevante nationale lovgivning, eller udpege en anden person til registrering i registret. Hvis interesserepræsentanten (f.eks. en handels- eller erhvervsorganisation) ledes af en bestyrelse, vælges et af bestyrelsesmedlemmerne (f.eks. formanden). Denne person behøver ikke være den eneste, der er juridisk ansvarlig.

Den e-mailadresse, du indtaster, offentliggøres ikke, men sekretariatet kan bruge den til at kontakte denne person, hvis der indgives en klage over interesserepræsentanten.

Hvis du ikke har nogen formel struktur, er den juridisk ansvarlige den person, der har til opgave at repræsentere dig over for EU-institutionerne.

Den person, der er ansvarlig for forbindelserne med EU-institutionerne, skal være en person, der er ansvarlig for interesserepræsentantens offentlige anliggender eller kontakter med institutionerne.

Hvis du ikke har udpeget en bestemt person med ansvar for disse forbindelser, skal du udpege en person til at administrere registreringen i registret (ajourføringer osv.). Det kan være den kontaktperson, der er angivet i overskrift 5 nedenfor. Den e-mailadresse, du indtaster, offentliggøres ikke.

Når sekretariatet har valideret registreringen, modtager kontaktpersonen en e-mail om valideringen med det offentlige registreringsnummer (REG-nummer). De samme oplysninger vil blive sendt til de andre personer, hvis navne er anført i registreringsformularen (under overskrift 6 i registreringsformularen "Personer, der har adgang til registreringen"). 

Sekretariatet kan være nødt til at tage kontakt for at få præciseret eller anmode om ajourføringer af de indtastede oplysninger. Kontaktpersonen vil være sekretariatets vigtigste kontaktpunkt for alle spørgsmål om registret. Personer, hvis navne er anført i registreringsformularen, vil modtage alle meddelelser, herunder:

• påmindelser om den obligatoriske årlige ajourføring
• oplysninger om indgivne klager og svar på forespørgsler ("Kontakt os")
• meddelelser om deres enheds bidrag til Kommissionens køreplaner og offentlige høringer.

Disse personer kan også vælge at modtage meddelelser om:

• Kommissionens køreplaner og offentlige høringer
• aktiviteterne i Europa-Parlamentets udvalg.

Da kontaktpersoner kan udskiftes løbende, skal du angive mindst én fællespostkasseadresse (f.eks. i følgende format: infoorganisation [dot] com (info[at]organisation[dot]com)) for at sikre, at du fortsat modtager meddelelser og ikke slettes af registret.

Kontaktpersonernes oplysninger er ikke offentlige.

Systemet giver automatisk adgangsrettigheder til nedenstående personer, og deres e-mailadresser vises automatisk i listen under denne overskrift ("Adgangsliste"):

• den person, der udfylder ansøgningsskemaet
• den juridisk ansvarlige
• den person, der har ansvar for forbindelser med EU
• kontaktpersonen.

Du kan tilføje yderligere e-mailadresser, hvis du ønsker at give adgang til flere personer.

Hver af disse personer vil kunne få adgang til registreringsformularen, så længe de har en EU Login-konto, der er knyttet til den angivne e-mailadresse.

Der kræves mindst to forskellige e-mailadresser. Hvis du oplyser den samme e-mailadresse for den juridisk ansvarlige, personen med ansvar for forbindelserne med EU og/eller kontaktpersonen og ikke tilføjer flere e-mailadresser, kan du ikke afslutte registreringen.

I dette fritekstfelt kan du give en kort beskrivelse af organisationens generelle mission, mål og opgaver (højst 1.000 tegn). Dette er særlig vigtigt, hvis du ikke har et websted.

Du skal kun angive en overordnet beskrivelse under denne overskrift. Du kan give nærmere oplysninger om dine interesserepræsentationsaktiviteter i næste afsnit.

Angiv det geografiske område og målområde for dine aktiviteter, f.eks. globalt, europæisk, nationalt eller regional/lokal niveau.

Vælg mellem de muligheder, der svarer til de forskellige interessetyper, du repræsenterer. Dit valg vil påvirke, hvilke finansielle oplysninger du skal give under overskrift 14.

Du kan høre under mere end én kategori, men din retlige status er ikke den eneste afgørende faktor for dette valg. Du skal vælge den mulighed, der bedst beskriver din hovedaktivitet og forklarer formålet bag dine interesserepræsentationsaktiviteter.

Valgmulighederne er beskrevet nedenfor.

1. Fremmer egne interesser eller sine medlemmers kollektive interesser (herunder kommercielle enheder, men også foreninger eller enheder, der selv repræsenterer kommercielle enheder) – dette vil typisk omfatte virksomheder og koncerner, erhvervs- eller arbejdsgiverforeninger, fagforeninger og branche- og erhvervssammenslutninger, der repræsenterer medlemmer, en bestemt industri eller en bestemt erhvervssektor. For denne type interesserepræsentation skal du angive skøn over udgifterne til de aktiviteter, der er omfattet af registret, i det seneste afsluttede regnskabsår.
2. Fremmer sine kunders interesser (som mellemmand) – denne mulighed vælges, hvis du har et kontraktligt/pro bono-forhold til virksomheder, grupper, foreninger, statslige organer eller NGO'er, der giver dig mulighed for at udføre interesserepræsentationsaktiviteter på deres vegne som bureau med speciale i rådgivning om offentlige anliggender eller advokatfirma. De skal give nærmere oplysninger om indtægterne fra de aktiviteter, der er anmeldt i det seneste regnskabsår.
3. Repræsenterer ikke kommercielle interesser – dette betyder normalt, at du udfører aktiviteter uden gevinst for øje, men udelukkende af filantropiske, velgørende, humane eller almennyttige hensyn. De fleste af dine medlemmer, tilknyttede selskaber eller partnere er også almennyttige enheder. Du skal give oplysninger om deres budget og finansieringskilder.

Det er muligt at ændre de repræsenterede interesser, efter at de er blevet registreret.

Under denne overskrift skal du angive oplysninger om, hvorfor du registrerer dig. Beskriv desuden dem af dine aktiviteter, der er omfattet (dvs. de EU-politikker eller lovgivningsforslag, du søger at påvirke) så præcist og specifikt som muligt. Angiv ikke aktiviteter, der ikke vedrører EU's politik eller lovgivning.

• Aktiviteter, der kræver registrering

Vælg de aktiviteter, der er omfattet af konditionalitetsforanstaltninger, fra rullemenuen og angiv, hvilke EU-institutioner der er berørt. Det betyder, at du skal angive din hyppigste direkte kontakt med hver enkelt institution, du skal registreres for, fordi EU-institutionernes og -organernes regler kræver det.

Oplysningerne i denne del af overskrift 9 offentliggøres ikke.

• EU's vigtigste lovgivningsforslag eller politikker

Angiv titlerne på de seneste EU-initiativer, -politikker og (lovgivningsmæssige/ikkelovgivningsmæssige) -sager, som dine interesserepræsentationsaktiviteter er rettet mod. Dette omfatter køreplaner, offentlige høringer, direktiver, forordninger, afgørelser, interinstitutionelle aftaler, betænkninger eller beslutninger fra Europa-Parlamentet. Undgå akronymer.

I stedet for at henvise til generelle politikområder (f.eks. "miljø", "klima" og "transport") skal du angive specifikke EU-procedurer (f.eks. "forordningen om digitale tjenester"). Angiv om muligt de fuldstændige officielle titler, f.eks.:

• Forslag til forordning om et indre marked for digitale tjenester (forordning om digitale tjenester)
• Forordning om tilgængeliggørelse på markedet af EU-gødningsprodukter
• Meddelelse fra Kommissionen om en europæisk strategi for data
• Europa-Parlamentets beslutning om EU's biodiversitetsstrategi,
• Rådets afgørelse om ordningen for Den Europæiske Unions egne indtægter
• Europa-Parlamentets betænkning om dyrevelfærd på bedriften.

• Kommunikationsaktiviteter (arrangementer, kampagner, publikationer osv.) i forbindelse med ovennævnte EU-politikker

Du skal bruge dette fritekstfelt til at give nærmere oplysninger om de kommunikationsaktiviteter, du har gennemført vedrørende de EU-politikker, -lovgivningsforslag eller -afgørelser, du har anført. Dette kan omfatte meningsmålinger og undersøgelser (hvis de vedrører EU-lovgivning eller er rettet mod medlemmer af institutionerne eller tjenestemænd, der arbejder i EU-institutionerne), åbne breve og andet kommunikations- eller informationsmateriale, kampagner, projekter, arrangementer, publikationer eller positionspapirer, og du skal nævne deres titel. Links til websteder med eksempler kan accepteres.

• Tværpolitiske grupper og uofficielle grupperinger (Europa-Parlamentet)

Du kan kun deltage i aktiviteter i tværpolitiske grupper eller uofficielle grupperinger, der afholdes i Parlamentets bygninger (f.eks. deltagelse i møder eller arrangementer i den tværpolitiske gruppe, tilbud om støtte eller medvært for arrangementer), hvis du er registreret, og hvis du accepterer hverken at bruge Europa-Parlamentets navn eller logo.

Hvis du deltager i aktiviteter i Europa-Parlamentets tværpolitiske grupper, bedes du vælge gruppenavne fra listen. Du kan bruge fritekstfeltet til at angive navnet på eventuelle uofficielle grupperinger, du deltager i, og give nærmere oplysninger om din deltagelse (f.eks. hvis du yder økonomisk eller materiel støtte eller fungerer som gruppens sekretariat).

Undlad at vælge tværpolitiske grupper eller nævne uofficielle grupperinger for at tilkendegive din interesse i at arbejde sammen med dem. Dette er hverken hensigtsmæssigt eller relevant.

• Deltagelse i andre fora og platforme støttet af EU

Her skal du give nærmere oplysninger om de EU-strukturer, du deltager i. Hvis du endnu ikke har deltaget i arbejdet i sådanne strukturer, bedes du skrive "Nej".

Det er ikke her, du skal tilkendegive din interesse i at deltage i arbejdet i sådanne organer i fremtiden eller ansøge om deltagelse. Indtast kun oplysninger om, hvad der allerede finder sted.

• Oplysninger, som Kommissionen automatisk indtaster i din registrering

Registreringen viser oplysninger om dine aktiviteter, som kommer automatisk fra Kommissionens IT-systemer (de oplysninger, der er beskrevet nedenfor). Disse indtastes ikke af dig under registreringen.

• Møder med beslutningstagere

Registret viser lister over møder, som de registrerede har haft med kommissærer, medlemmer af deres kabinet og generaldirektører (i PDF-format), efter at oplysningerne er blevet offentliggjort af det pågældende kabinet eller generaldirektorat (senest 14 dage efter mødet).

Du kan få adgang til oplysninger direkte fra registreringer om møder, som medlemmer af Europa-Parlamentet og deres personale har planlagt.

• Kommissionens køreplaner og offentlige høringer

Registret viser titlerne på køreplaner og offentlige høringer, som de registrerede har bidraget til siden juli 2018 (forudsat at de havde angivet deres REG-nummer – før 02/04/2024 – TR Id-nummer – og indvilliget i offentliggørelse af deres bidrag).

Hvis du har bidraget til køreplaner eller offentlige høringer i de to år, inden du registrerer dig, kan du angive denne aktivitet her, f.eks. "Deltagelse i Kommissionens offentlige høring om bekæmpelse af smugling af migranter: 2021-2025 (EU-handlingsplan, som blev lanceret i marts 2021)".

• Kommissionens ekspertgrupper

Registret indeholder oplysninger om de registreredes medlemskab af Kommissionens ekspertgrupper og lignende enheder. Du behøver ikke at lade dig registrere, når du ansøger om at blive medlem af en ekspertgruppe. Når medlemmerne af en ekspertgruppe er blevet udvalgt, skal interesserepræsentanter, der ikke allerede er registreret, registrere sig for at blive udpeget som medlemmer af "type B" eller "type C".

Dit medlemskab (som "type B" eller "type C") af en eller flere af Kommissionens ekspertgrupper vil automatisk blive vist i din registrering, når dit REG-nummer er blevet registreret i Kommissionens register over ekspertgrupper.

Angiv det seneste tal for antallet af personer, der udfører aktiviteter, der er omfattet af registret på vegne af interesserepræsentanten på tidspunktet for registreringen (eller ajourføringen). Du skal ikke angive alle medarbejdere, der arbejder for interesserepræsentanten, men kun dem, der er involveret i de aktiviteter, der er angivet under overskrift 9.

Angiv alle personer, der udfører interesserepræsentationsaktiviteter, uanset om de har en kontrakt eller modtager betaling for disse aktiviteter (af dig eller andre). Dette kan omfatte fast personale på din lønningsliste og personer, der arbejder for dig som praktikanter, frivillige, konsulenter, akademikere, samarbejdspartnere osv.

Du skal angive alle, der har et adgangskort til Europa-Parlamentet, og holde din registrering ajour, så den omfatter alle, der får Parlamentets akkreditering.

Brug fritekstfeltet til at beskrive de pågældende personers status ("medarbejder", "frivillig" osv.) og anfør eventuelle andre oplysninger, der siger noget om antallet af beskæftigede og beregningen af "fuldtidsækvivalenter".

Registret omregner automatisk de oplysninger, du har indtastet, til fuldtidsækvivalenter. Dette er en standardregnskabsenhed, der anvendes til at måle antallet af personer, der udfører en given aktivitet (i dette tilfælde interesserepræsentationsaktiviteter). Det er det gennemsnitlige antal arbejdstimer udført af en given arbejdstager som en brøkdel af det gennemsnitlige antal arbejdstimer for en fuldtidsansat, dvs. at én fuldtidsækvivalent svarer til én fuldtidsansat.

Hvis de fem procentblokke ikke fuldt ud svarer til personalestrukturen, kan du evt. afrunde tallene. Der er ingen minimumstærskel – selv om du kun har én person, der arbejder med 10 % fuldtidsækvivalenter eller derunder med interesserepræsentationsaktiviteter, skal du stadig registrere dig. Du kan dog uddybe dette lave tal i fritekstfeltet.

Husk at ajourføre de indberettede data, hvis det samlede antal ansatte falder/stiger betydeligt på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af året.

De oplysninger, du giver, skal være et realistisk skøn over det samlede antal involverede personer og skal afspejle den tid, der er afsat til aktiviteterne. Vær opmærksom på, at du kan blive bedt om at give sekretariatet yderligere oplysninger om ressourceberegningerne.

På grundlag af de politikområder, du fokuserer på i dine interesserepræsentationsaktiviteter, kan du abonnere på automatiske e-mailmeddelelser om visse af EU-institutionernes aktiviteter.

• Kommissionens offentlige høringer og køreplaner – modtag oplysninger om disse inden for dine interesseområder

Angiv, om du ønsker, at der sendes meddelelser til dig

• Nyheder fra Europa-Parlamentets udvalg – modtag nyheder og mødedagsordener for det eller de politikområder, du ønsker.

Du kan administrere tilmeldinger til Europa-Parlamentets udvalgs nyheder og dagsordener direkte via din registrering. For meddelelser om andre af Europa-Parlamentets aktiviteter kan du besøge Parlamentets elektroniske abonnementsservice.

Sørg for, at din registrering i overensstemmelse med princippet om engangsregistrering (se del II, afsnit 2) inkluderer alle omfattede aktiviteter, der udføres af den samme koncern (dvs. alle moder- og datterselskaber, der fungerer som en enkelt økonomisk enhed, hvor kontrollen udøves af en fælles kilde) eller af de forskellige nationale eller regionale afdelinger i samme organisation (dvs. ikkestatslige organisationer (NGO'er) med afdelinger i forskellige lande eller regioner). Joint ventures, der kontrolleres i fællesskab af to eller flere selskaber eller koncerner, skal ikke indgå i registreringen af disse selskaber eller koncerner, men skal have deres egen særskilte registrering.

Under denne overskrift skal du præcisere, hvilke enheder der er omfattet af din engangsregistrering, hvis det er relevant.

Du skal give nærmere oplysninger om dine relevante forbindelser med og tilknytning til andre personer og/eller enheder som beskrevet nedenfor.

• Dit medlemskab af en hvilken som helst enhed eller struktur 

  I det første felt skal du angive alle de foreninger, forbund, sammenslutninger, netværk eller andre strukturer (der ikke styres af EU-institutionerne), som du er medlem af på nationalt, europæisk eller internationalt plan. Du skal også angive alle andre enheder eller strukturer, som du er tilknyttet, støtter eller bidrager til i forbindelse med de omfattede aktiviteter.

• Dine egne medlemmer og andre tilknyttede enheder

I det andet felt skal du angive alle dine nuværende medlemmer samt andre tilknyttede enheder. 

Hvis denne liste er offentligt tilgængelig på dit websted, skal du indsætte et direkte link til websiden.

Du skal huske at udfylde dette felt, hvis du repræsenterer dine medlemmers interesser. Der findes mange forskellige former for medlemskab, og det kan være nødvendigt at ajourføre disse oplysninger regelmæssigt. Det anbefales derfor, at du angiver direkte links til din webside med de relevante oplysninger. Hvis der blandt dine egne medlemmer er både fysiske (individuelle) personer og juridiske personer (organisationer), bedes du beskrive de forskellige former for medlemskab. 

I dette felt skal du også anføre oplysninger om andre forbundne eller tilknyttede enheder. Det betyder, at du skal være gennemsigtig med hensyn til dine forbindelser, der ikke er omfattet af din engangsregistrering, og som ikke er nævnt tidligere under denne overskrift. Du bør navnlig oplyse om alle relevante forbindelser, der kan føre til koordinering i forbindelse med udførelsen af de omfattede aktiviteter på grund af økonomiske bånd, en fælles kontrollerende person eller enhed eller sponsorering. 

Sekretariatet sætter af hensyn til åbenheden pris på alle yderligere oplysninger, der kan kaste lys over den registreredes struktur, partnerskaber, støtter og andre tilhørsforhold. Hvis det er nyttigt, kan du også her præcisere, hvilke særskilte enheder eller datterselskaber du har medtaget i din registrering i henhold til princippet om engangsregistrering. 

Vælg den kategori, der passer bedst til dine mål, din mission, din struktur, dine aktiviteter og din retlige status. Selv om du kan høre under mere end én kategori (f.eks. kan du repræsentere en erhvervssammenslutning, der også er en almennyttig organisation), kan du kun vælge én kategori. Hvis du er i tvivl, skal den afgørende faktor være, hvad du beskæftiger dig med, ikke din retlige status eller lignende formelle kriterier.

Denne kategori skal kun bruges til beskrivende formål. Dette påvirker ikke de (den type) finansielle oplysninger, du skal give. Kategorierne gør det muligt for sekretariatet at udarbejde pålidelige statistikker om registrerede.

• Nyoprettet enhed, intet afsluttet regnskabsår

Du skal kun sætte kryds i dette felt, hvis din organisation først er blevet oprettet for nylig, og du endnu ikke har afsluttet regnskaberne for det seneste hele regnskabsår. Denne mulighed afspejler, at der er tale om en overgangssituation for nyetablerede interesserepræsentanter. Du skal fremlægge de finansielle oplysninger, der anmodes om, på tidspunktet for den første årlige ajourføring eller senest ved den næste årlige ajourføring. Bemærk, at du kun kan bruge statussen "nyoprettet" i 24 måneder.

Hvis du vælger "Nyoprettet", skal du stadig give nogle oplysninger for det indeværende regnskabsår (visse datafelter vil ikke kunne redigeres).

• Seneste afsluttede regnskabsår

Angiv en regnskabsperiode på 12 på hinanden følgende måneder. Denne periode kan begynde på en hvilken som helst dag i et kalenderår, som regnskabet er afsluttet for. Et regnskabsår kan være sammenfaldende med kalenderåret.

• EU-tilskud

Alle interesserepræsentanter skal angive beløbet for og kilden til eventuelle EU-tilskud, der bidrager til deres driftsomkostninger (relevant program- og finansieringsmyndighed). Alle beløb skal angives i euro og svare til det seneste afsluttede regnskabsår eller, hvis det er mere relevant, det indeværende regnskabsår.

Hvis du er en nyoprettet enhed, bedes du give et skøn over de EU-tilskud, du har modtaget i indeværende regnskabsår.

Du skal vælge knappen "Tilføj", hver gang du tilføjer en ny finansieringskilde.

Hvad er forskellen mellem tilskud og offentlige indkøbskontrakter?

Tilskud: Disse tildeles hovedsagelig i form af tildelinger gennem indkaldelser af forslag til projekter, der fremmer EU's politiske mål. Tilskud skal angives i registreringsformularen.

Af hensyn til åbenheden kan du give oplysninger om EU-tilskud, som datterselskaber har modtaget, i fritekstfeltet under denne overskrift. I forbindelse med "decentraliseret gennemførelse" af EU-midler (dvs. EU-midler udbetalt af medlemsstaterne) tildeler den nationale forvaltning tilskud og indkøbskontrakter. Du behøver ikke at angive midler, der er modtaget direkte fra nationale myndigheder (f.eks. projektfinansiering fra struktur- eller samhørighedsfondene).

Offentlige indkøbskontrakter: EU-institutionernes køb af tjenesteydelser, bygge- og anlægsarbejder eller varer på markedet til intern brug via en udbudsprocedure. Beløb, der modtages i forbindelse med offentlige indkøb, behøver ikke at blive angivet i registreringsformularen.

Interesserepræsentanter, der gennemfører EU-finansierede projekter, skal være opmærksomme på ikke at overvurdere de menneskelige og finansielle ressourcer, der er involveret i interesserepræsentationsaktiviteter. Du skal f.eks. kun medregne den tid, der er brugt af de personer, der rent faktisk udfører dine interesserepræsentationsaktiviteter over for EU-institutionerne. Du skal ikke angive den tid, der er brugt af personer, som udelukkende arbejder som forskere, vejledere, projektkoordinatorer osv. På samme måde skal du ikke medregne udgifter eller omkostninger, der udelukkende vedrører gennemførelsen af dit EU-finansierede projekt.

Hvis du fremmer dine egne interesser eller dine medlemmers kollektive interesser, skal du angive finansielle oplysninger om:

– enhver mellemmand, der er anvendt til at udføre omfattede aktiviteter

– dine årlige udgifter i forbindelse med interesserepræsentationsaktiviteter i det seneste afsluttede regnskabsår.

• Ansættelse af mellemmænd til at udføre interesserepræsentationsaktiviteter

Som interesserepræsentant, der fremmer dine egne eller dine medlemmers interesser, kan du beslutte at outsource visse interesserepræsentationsaktiviteter til mellemmænd, der handler på dine vegne.

En mellemmand er enhver interesserepræsentant, der fremmer en klients interesser ved at udføre omfattede aktiviteter. Forholdet mellem en mellemmand og dennes klient er baseret på en kontrakt. Hvis du f.eks. har antaget en professionel konsulentvirksomhed eller et advokatfirma til at udføre interesserepræsentationsaktiviteter over for EU-institutionerne på dine vegne, er denne professionelle konsulentvirksomhed eller dette advokatfirma din mellemmand. Kontraktforholdet mellem dig og din mellemmand er irrelevant for registret, når og i det omfang det ikke vedrører interesserepræsentationsaktiviteter, der udføres af mellemmanden på dine vegne.

Hvis du er klient hos en eller flere sådanne mellemmænd, skal du angive navn/navne og de dermed forbundne årlige udgifter for hver mellemmand i et af de angivne beløbsintervaller. Overslaget skal dække et fuldt forretningsår og angå det seneste afsluttede regnskabsår.

Du skal også angive de tjenester, som mellemmænd har leveret i henhold til kontrakt i indeværende regnskabsår, og angive hver enkelt mellemmand (uden tilhørende overslag over udgifter). Hvis du ikke har outsourcet aktiviteter i det seneste afsluttede regnskabsår eller i det indeværende regnskabsår, skal du vælge "Nej". Hvis der sker ændringer i løbet af året, skal dette ajourføres.

• Årlige udgifter i forbindelse med aktiviteter, der er omfattet af registret

Interesserepræsentanter, der fremmer deres egne interesser eller deres medlemmers interesser, skal fremlægge et ajourført skøn over de årlige udgifter i forbindelse med aktiviteter, der er omfattet af registret. De finansielle oplysninger skal dække et fuldt forretningsår og angå det seneste afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller for den årlige ajourføring af registreringen.

Angiv dine anslåede udgifter som et interval og kun udgifter i forbindelse med aktiviteter, der er omfattet af registret. Årlige udgifter må ikke forveksles med omsætning eller samlede udgifter.

For at anslå dine samlede udgifter skal du tage hensyn til alle de aktiviteter, der er omfattet af registret, og lægge de udgifter, der er forbundet med disse aktiviteter, sammen.

1.    Personaleudgifter – baseret på de fuldtidsækvivalenter, der er oplyst under overskrift 10. De omfatter bruttoløn plus eventuelle tillæg, bonusser eller andre ydelser. Hvis personalet aflønnes af andre eller arbejder frivilligt, angives disse supplerende oplysninger i det relevante fritekstfelt.

2.    Kontor- og administrationsudgifter – husleje og forbrugsafgifter, leverancer og materialer, IT-udstyr, vedligeholdelse, rengøring, tilladelser osv. Disse udgifter beregnes som en andel til de aktiviteter, der er omfattet af registret.

3.    Interne driftsudgifter – udgifter til relevant fortalervirksomhed, PR-kampagner eller kampagner om offentlige anliggender, markedsføring og reklame, brug af medier, afholdelse af arrangementer, publikationer osv.

4.    Repræsentationsudgifter – udgifter i forbindelse med deltagelse i relevante lobbymøder og -arrangementer (f.eks. registreringsgebyrer, rejser, indkvartering, dagpenge og andre relaterede omkostninger). Dette omfatter relevante sponsorerede aktiviteter for medlemmerne og gebyrer til kurser og kapacitetsopbyggende arrangementer.

5.    Udgifter til outsourcede aktiviteter – honorarer til konsulenter og underleverandører for relevante aktiviteter. Udgifterne til aktiviteter, der er outsourcet til mellemmænd, skal medtages, jf. ovennævnte erklæring. Mellemmænd, der arbejder på kontrakt, skal afgive en særskilt erklæring i registret og angive disse udgifter som indtægt.

6.    Medlemskontingenter og lignende gebyrer – gebyrer til indmeldelse i relevante netværk, sammenslutninger og strukturer, der er opført under "Medlemskab og tilhørsforhold". Angiv årlige medlemskontingenter til fagforbund eller -sammenslutninger, som udfører aktiviteter, der er omfattet af registret, også selv om disse enheder ikke selv findes i registret. Du skal angive medlemskontingenter som en forholdsmæssig beregning, dvs. en anslået procentdel af det samlede medlemskontingent i overensstemmelse med procentdelen af relevante aktiviteter.

7.    Andre relevante udgifter – tilføj eventuelle andre relevante udgifter, der vedrører dine repræsentationsaktiviteter.

Registret giver mulighed for, at to interesserepræsentanter kan angive de samme udgifter ("dobbelttælling"). Det, at én registreret har udfærdiget en erklæring om økonomiske interesser vedrørende de anslåede omkostninger til relevante aktiviteter, udelukker ikke, at en anden registreret kan angive det samme beløb, som den første registrerede har modtaget i form af relevant omsætning (fra klienter) eller via budgettet (i form af medlemskontingenter). Denne metode forhindrer, at de angivne finansielle udgifter undervurderes.

Når du har anslået udgifterne i forbindelse med aktiviteter, der er omfattet af registret, for det seneste afsluttede regnskabsår, skal du vælge det mest hensigtsmæssige interval og selv notere din beregning. Sekretariatet kan kontakte dig om denne beregning af hensyn til datakvalitet eller konsekvens.

Hvis du er mellemmand, der fremmer dine klienters interesser ved at udføre interesserepræsentationsaktiviteter på deres vegne, bedes du give finansielle oplysninger om:

• dine klienter
• deres samlede budget for det seneste afsluttede regnskabsår.
• Relevante klient(er), på hvis vegne du havde repræsentationsaktiviteter over for EU-institutionerne

Som mellemmand skal du angive navnet på alle de klienter, på hvis vegne du udfører interesserepræsentationsaktiviteter, der er omfattet af registret. Hvis du har valgt "fremmer sine kunders interesser" under overskrift 8, skal du angive de klientoplysninger under overskrift 14. Du vil ikke kunne afslutte din registrering uden at angive klienternes navne.

En klient er enhver interesserepræsentant, der har indgået en kontrakt med en mellemmand med henblik på, at mellemmanden fremmer dennes interesser ved at udføre aktiviteter, der er omfattet af registret.

Hvis du f.eks. arbejder for en professionel konsulentvirksomhed eller et advokatfirma, og du udfører interesserepræsentationsaktiviteter over for EU-institutionerne på vegne af en interesserepræsentant på grundlag af en kontrakt, så er denne interesserepræsentant din klient.

Vælg det relevante beløbsinterval for hver enkelt klient for at angive de anslåede indtægter, der er modtaget for relevante repræsentationsaktiviteter fra den pågældende klient i det seneste afsluttede regnskabsår.

Angiv også de seneste EU-lovgivningsforslag, -politikker eller -initiativer, som aktiviteterne er rettet mod på vegne af denne klient. Disse skal svare til det, der er oplyst i afsnit 9.

Vælg knappen "Tilføj", hver gang du tilføjer en klients navn.

Fuld åbenhed om klienter

Du skal udarbejde en komplet liste over klienter (for det seneste afsluttede regnskabsår) med angivelse af deres fulde navne (undgå akronymer). Du skal også angive navne på nye klienter, der er omfattet i indeværende regnskabsår, selv om du er en nyoprettet enhed.

Oplysninger, der ikke nævner de enkelte klienter, eller som kun indeholder generiske udtryk (f.eks. "selskaber", "andre små klienter", "fortrolige oplysninger"), accepteres ikke. Det samme gælder for forkortelser og enheder, som ikke kan identificeres.

Tjenesteydelser til lande uden for EU

Hvis du udfører interesserepræsentationsaktiviteter over for EU-institutionerne på vegne af offentlige myndigheder i tredjelande, herunder deres diplomatiske missioner og ambassader, på grundlag af en kontrakt, skal du angive dem som klient(er).

Tjenesteydelser, der leveres til EU-institutioner, -organer og -agenturer eller til mellemstatslige organisationer i henhold til en offentlig indkøbskontrakt

Disse betragtes ikke som aktiviteter, der er omfattet af registret, og sådanne institutioner, organer, agenturer eller organisationer skal ikke opføres som klienter.

• Indtægter fra aktiviteter, der er omfattet af registret

Mellemmænd skal angive de anslåede samlede årlige indtægter, der kan henføres til interesserepræsentationsaktiviteter i det seneste afsluttede regnskabsår, fra datoen for registreringen eller den årlige ajourføring. Registret beregner automatisk dette beløb på grundlag af den samlede anslåede indtægt pr. klient. Dette sikrer, at den angivne omsætning svarer til indtægterne fra klienter. Det er derfor meget vigtigt at medtage alle relevante klienter samt den indtægt, der kan henføres pr. klient.

Omsætning er værdien af penge modtaget af en virksomhed i en bestemt periode. De finansielle oplysninger skal dække et fuldt forretningsår og angå det seneste afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller for den årlige ajourføring.

Hvis du også udfører relevante aktiviteter i egen interesse, som ikke tjener en eller flere klienters interesser, skal du give en beskrivelse og et tilsvarende skøn i fritekstfeltet.

Hvis du ikke repræsenterer kommercielle interesser, bedes du give følgende finansielle oplysninger:

• dine vigtigste finansieringskilder
• beløbet for hvert bidrag på over 10.000 euro, som overstiger 10 % af dit samlede budget, samt bidragsyderens navn
• det samlede budget for det seneste afsluttede regnskabsår.

Du anses for ikke at repræsentere kommercielle interesser, hvis:

1. du fremmer dine egne interesser, og dit primære formål og/eller aktivitetsområde er af ikkekommerciel, ikkeerhvervsmæssig eller almennyttig karakter
2. du fremmer dine medlemmers kollektive interesser, og det primære aktivitetsområde for mindst 50 % af dine medlemmer er af ikkekommerciel, ikkeerhvervsmæssig eller almennyttig karakter.
3. hvis i) og ii) finder anvendelse, er dit hovedformål at fremme sociale årsager i offentlighedens interesse, uanset eventuelle andre økonomiske aktiviteter, du måtte udføre, f.eks. forvaltning af egne midler eller ejendom, eller gennemførelse af programmer og projekter på egne vegne eller på vegne af dine medlemmer.

Det skal afgøres, om du repræsenterer ikkekommercielle interesser, uanset din retlige status eller etableringsform.

Følgende kategorier af interesserepræsentanter vil normalt ikke blive anset for at repræsentere kommercielle interesser, selv om særlige omstændigheder kan omfatte et afgørende kommercielt element i de repræsenterede interesser:

• civilsamfundsorganisationer, NGO'er, velgørenhedsorganisationer, fonde
• akademiske institutioner og forskningsinstitutioner, tænketanke, politiske institutter
• organisationer, der repræsenterer kirker og trossamfund.
• Finansieringskilder

Angiv dine vigtigste finansieringskilder for hver kategori: EU-finansiering, (national) offentlig finansiering, tilskud (herunder EU-tilskud), donationer og bidrag fra medlemmer. Du kan vælge flere kategorier for at dække alle muligheder. Tilføj andre kilder, der er relevante, men ikke anført (f.eks. sponsorater eller reserver), ved at vælge "Andet".

For hvert modtaget bidrag, som er på over 10.f000 euro OG som overstiger 10 % af dit samlede budget, bedes du angive bidragets størrelse og bidragsyderens navn ved at vælge "Gem denne bidragyder".

Eksempel 1:

En organisation med et budget på 1 mio. euro har modtaget et bidrag på 15.000 euro. Det er ikke nødvendigt at anmelde bidraget, da det ikke overstiger tærsklen på 10 %.

Eksempel 2:

En organisation med et budget på 100.000 euro har modtaget et bidrag på 15.000 euro. Bidraget skal anmeldes, da det overstiger tærsklerne på 10 % og 10.000 euro.

Hvis den samme bidragyder har ydet mere end ét bidrag i samme regnskabsår, og det samlede beløb er over 10.000 euro og overstiger 10 % af dit samlede budget, skal du udfylde det samlede beløb.

Du kan bruge fritekstfeltet til at give yderligere finansielle oplysninger om dine interesserepræsentationsaktiviteter.

• Budget

Interesserepræsentanter, der ikke repræsenterer kommercielle interesser, skal angive deres samlede budget for det seneste afsluttede regnskabsår som et absolut beløb i euro. Beløbet skal indeholde den finansiering, som er angivet ovenfor (herunder eventuelle specifikke beløb). Hvis du er en nyoprettet enhed og ikke har afsluttet et regnskabsår, behøver du ikke at fremlægge et budget eller finansieringskilder, men skal angive eventuelle EU-tilskud, der er modtaget i det indeværende regnskabsår.

Definition af "budget"

Dit budget er dine årlige indtægter og udgifter (regnskab) for det seneste afsluttede regnskabsår. Bemærk, at der er tale om en organisations samlede budget (ikke kun midler, der er afsat til interesserepræsentationsaktiviteter).

Hvis du ikke er i stand til at fremlægge et sådant budget, fordi din organisation ikke har et, kan du angive et "0" som dit budget. Da dette anses for at være en ekstraordinær omstændighed, bedes du forklare følgende i fritekstfeltet:

1. hvorfor du ikke er i stand til at fremlægge et budget
2. hvordan du finansierer dine interesserepræsentationsaktiviteter.

Sæt kryds i feltet for at bekræfte, at du arbejder i overensstemmelse med de regler og principper, der er fastsat i adfærdskodeksen.

6.       AFVENTER VALIDERING

Når du har udfyldt alle 15 overskrifter, vil du se siden "Resumé af oplysninger", hvor du kan gennemgå de oplysninger, du har givet. Nederst på denne side finder du en knap til at starte en kontrol. Ved at vælge denne knap kan du tjekke, om oplysningerne er fuldstændige. Denne funktion er også tilgængelig når som helst under registreringen.

Når du vælger knappen "Send", modtager kontaktpersonen en bekræftelsesmail, der bekræfter, at registreringen er indsendt, og statussen er "indsendt". For at færdiggøre registreringen og blive valideret skal du besvare eventuelle anmodninger fra sekretariatet om yderligere oplysninger. Når sekretariatet har valideret registreringen, modtager kontaktpersonen en e-mail om valideringen med dit offentlige REG-nummer.

Husk at afslutte formularen ved at vælge "Send". Ellers går alle de indtastede oplysninger tabt efter 21 dage.

1.       GENERELT

• fortsat opfylde adfærdskodeksen

Du skal til enhver tid arbejde i overensstemmelse med adfærdskodeksen. Adfærdskodeksen indeholder 16 regler og principper, som alle er lige vigtige. Du skal informere dine medarbejdere og repræsentanter om disse regler og principper. Hvis de ikke overholdes, er du ikke berettiget til at være opført i registret. Kun registrerede, der overholder adfærdskodeksen, kan forblive i registret.

Sekretariatet overvåger registreringer og evaluerer de registreredes berettigelse og overholdelse af adfærdskodeksen i overensstemmelse med de procedurer, der er fastsat i bilag III til den interinstitutionelle aftale om åbenhedsregistret. Sekretariatet kan indlede en undersøgelse på grundlag af en antagelig klage, hvori det hævdes, at en registreret ikke har overholdt adfærdskodeksen. Enhver fysisk eller juridisk person kan indgive klage til sekretariatet over en registrerets påståede manglende overholdelse af adfærdskodeksen.

En afgørelse truffet af sekretariatet om manglende overholdelse af adfærdskodeksen kan føre til, at den pågældende registrering slettes af registret. Afhængigt af sagens alvor kan afgørelsen føre til:

i) forbud mod, at den pågældende interesserepræsentant registrerer sig igen i en periode på mellem 20 arbejdsdage og to år, og

ii) offentliggørelse af den foranstaltning, der er truffet, på registrets websted.

Når sekretariatet træffer afgørelse om alvoren af den foranstaltning, der skal anvendes, tager det behørigt hensyn til den eller de berørte registreredes synspunkt og oplysningerne i sagen.

Registrerede, der er omfattet af ovennævnte foranstaltninger, har ret til at indgive en begrundet anmodning om gennemgang i registrets bestyrelse. Dette kan gøres ved at indgive en anmodning om gennemgang til sekretariatet senest 20 arbejdsdage efter modtagelsen af meddelelsen om den trufne foranstaltning. Registranter, der ikke er tilfredse med bestyrelsens afgørelse, har adgang til yderligere retsmidler, nemlig retten til at indbringe sagen for Domstolen eller indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand.

• foretage en obligatorisk årlig ajourføring

Hver 12. måned, begyndende med det første registreringsår, skal du foretage en årlig ajourføring, validere alle de indsendte data og forpligte dig til at overholde adfærdskodeksen. Kontaktpersonen modtager automatisk påmindelser fire og to uger inden fristens udløb. For at ajourføre skal du logge ind via fanen "Registrer eller ajourfør" og vælge "Årlig ajourføring". Du kan dog foretage en årlig ajourføring, når du skal foretage grundlæggende ændringer, eller ændre fristen for den næste planlagte årlige ajourføring. Det kan du gøre ved at logge på din personlige side.

• foretage delvise ajourføringer for at holde registreringen ajour

Hvis du ikke ønsker at ændre fristen for den årlige ajourføring, kan du også bruge muligheden "delvis ajourføring" til at ajourføre data under specifikke overskrifter (f.eks. finansielle oplysninger). Delvise ajourføringer erstatter ikke forpligtelsen til at foretage en årlig ajourføring.

• være åben om dine aktiviteter og din registrering

Når du er i kontakt med EU's institutioner og organer, opfordres du til at angive, at du har tilmeldt dig registret, og opgive dit REG-nummer.

• samarbejde loyalt og konstruktivt med sekretariatet

Alle registreringer skal til enhver tid overvåges eller undersøges af sekretariatet. Dette er for at sikre, at oplysningerne er nøjagtige og fuldstændige, og for at undgå faktuelle fejl og/eller manglende overholdelse af adfærdskodeksen. Hvis der registreres uoverensstemmelser, vil sekretariatet kontakte den berørte registrerede med henblik på en afklaring og at finde en tilfredsstillende løsning.

2.       AJOURFØRING AF REGISTRERING

Oplysningerne i registret er offentlige og granskes nøje af interessenter, akademikere, studerende, journalister, privatpersoner og andre. Det er derfor i din interesse at holde din registrering ajour.

Ideelt set skal du ajourføre din registrering, så snart der er ændringer i de afgivne oplysninger, og under alle omstændigheder inden for tre måneder. Vi anbefaler, at du gennemgår den mindst tre gange om året og ajourfører den, hvor det er nødvendigt. Ændringer kan indgå i en årlig ajourføring (dvs. en systematisk gennemgang af hele registreringen og forpligtelsen til at overholde adfærdskodeksen) eller en delvis ajourføring (dvs. når du ikke ønsker at gennemgå hele registreringen eller ændre fristen for den årlige ajourføring).

Seks måneder før fristen for den årlige ajourføring modtager du en automatisk påmindelse om at gennemgå og ajourføre din registrering. Den kontaktperson, der er angivet i registreringen, vil derefter automatisk fire og to uger før fristen for den årlige ajourføring (som er et år efter datoen for registreringen eller den seneste årlige ajourføring) blive mindet om ajourføringen.

Kontaktpersonerne modtager en automatisk e-mail med en bekræftelse af den ajourførte registrering.

Hvis du ikke foretager den obligatoriske årlige ajourføring, vil din registrering automatisk blive suspenderet (den vil stadig være synlig på registrets offentlige websted, men markeret som "suspenderet"). Når den er suspenderet, kan du få adgang til din organisations personlige side og foretage ajourføringen. Hvis dette ikke sker inden for 15 arbejdsdage, slettes registreringen automatisk fra registret.