Orientamenti

1.       INTRODUZIONE

L'accordo interistituzionale tra il Parlamento europeo, il Consiglio dell'Unione europea e la Commissione europea (le "istituzioni firmatarie") su un registro per la trasparenza obbligatorio ("AII sul registro per la trasparenza"), entrato in vigore il 1º luglio 2021, stabilisce le norme e i principi che disciplinano il registro per la trasparenza. Il registro è una banca dati pubblica istituita per la registrazione dei rappresentanti di interessi e delle loro attività svolte con l'obiettivo di influenzare l'elaborazione o l'attuazione delle politiche o della legislazione o i processi decisionali delle istituzioni dell'UE.

I presenti orientamenti forniscono ai rappresentanti di interessi che chiedono di essere iscritti nel registro ("richiedenti") e/o che sono già iscritti nel registro ("persone registrate") informazioni pratiche sui requisiti di registrazione, compresi gli aggiornamenti, e sulla procedura di registrazione. Illustrano inoltre le norme del nuovo AII sul registro per la trasparenza, in particolare la condizionalità e altre misure di trasparenza (parte I, sezione 3), l'ammissibilità e il codice di condotta per le persone registrate (parte II).

Il segretariato del registro si impegna a migliorare costantemente la qualità del contenuto del registro e la sua fruibilità. Esso ha pertanto consultato le parti interessate in merito ai presenti orientamenti e li aggiornerà con la frequenza necessaria per tenere conto del riscontro delle persone registrate, nonché di eventuali aggiornamenti del sistema. Gli orientamenti sono pubblicati sul sito web del registro (sotto il menu "Orientamenti") in tutte le lingue ufficiali dell'UE.

Il segretariato ha preparato un elenco di domande frequenti (FAQ) a cui i richiedenti e le persone registrate possono fare riferimento, ma queste domande non possono contemplare tutte le situazioni o i problemi che potrebbero presentarsi. In caso di domande, osservazioni o suggerimenti che non sono coperti dalle FAQ, è possibile inviare una richiesta collegandosi allo "spazio riservato" (dalla voce "Contattaci" nella colonna di sinistra) o tramite il modulo di contatto (è richiesta l'autenticazione mediante EU Login). Il segretariato risponderà appena possibile.

I presenti orientamenti sono stati rivisti e adattati alla nuova versione del registro per la trasparenza pubblicata il 2 aprile 2024.

 

2.       CLAUSOLA DI ESCLUSIONE DELLA RESPONSABILITÀ

Il registro per la trasparenza è la componente principale della politica di trasparenza delle istituzioni firmatarie per quanto riguarda la rappresentanza di interessi volta a influenzare l'elaborazione o l'attuazione della politica o della legislazione dell'UE o i processi decisionali dell'UE.

L'iscrizione nel registro è volontaria e non implica che le istituzioni firmatarie concedano alle persone registrate alcuna forma di riconoscimento, approvazione o accreditamento. Nonostante il carattere volontario del registro, le istituzioni firmatarie possono adottare misure (cfr. parte I, sezione 3) che renderanno obbligatoria la registrazione per i rappresentanti di interessi che svolgono determinati tipi di attività, al fine di garantire la trasparenza di tali attività.

Le informazioni contenute nel registro sono fornite dalle stesse persone registrate, fermo restando che esse stesse sono in ultima analisi responsabili della loro esattezza. Il segretariato controlla la qualità del contenuto del registro e si riserva il diritto di cancellare le persone registrate non ammissibili, comprese quelle che non rispettano il codice di condotta.

Il segretariato può decidere di sospendere le registrazioni che contengono dichiarazioni ingiustificate o autopromozionali o che contraddicono i valori fondamentali dell'UE, come stabilito all'articolo 2 del trattato sull'Unione europea (ad esempio istigazione all'odio o al razzismo).

Il contenuto del registro è pubblico. Le informazioni provenienti da dichiarazioni precedenti rese dalle persone registrate rimangono accessibili al pubblico sul portale ufficiale dei dati europei (data.europa.eu).

Il registro contiene link a siti web esterni sui quali le istituzioni firmatarie non hanno alcun potere di controllo e per i quali esse declinano ogni responsabilità. Il fatto che il registro contenga informazioni o link forniti da terzi non significa che le istituzioni firmatarie approvino o forniscano garanzie per quanto riguarda:

i) l'entità responsabile di gestire o fornire il contenuto dei siti in questione

ii) i servizi ivi elencati

iii) il contenuto dei siti oppure

iv) i pareri espressi sui siti web esterni.

 

3.       CONDIZIONALITÀ E ALTRE MISURE DI TRASPARENZA

Attraverso l'AII sul registro per la trasparenza, le istituzioni firmatarie si sono impegnate a rendere il registro effettivamente obbligatorio per determinati tipi di attività di rappresentanza di interessi ("principio di condizionalità").

Le istituzioni firmatarie adottano misure di condizionalità quando decidono di subordinare determinate attività di rappresentanza di interessi alla previa iscrizione nel registro. Ciò significa che, sebbene la registrazione sia volontaria, i rappresentanti di interessi devono essere registrati se intendono svolgere l'attività in questione presso l'istituzione che ha adottato la misura. La registrazione diventa quindi una condizione preliminare per svolgere l'attività in questione.

Per motivi di organizzazione interna, ciascuna istituzione attua tale impegno autonomamente. Pertanto, le misure possono differire da un'istituzione all'altra.

Le istituzioni firmatarie possono inoltre adottare misure complementari di trasparenza per incoraggiare la registrazione e rafforzare il quadro comune del registro. Tali misure sono intese a promuovere l'adesione al registro e al relativo codice di condotta, offrendo nel contempo vantaggi in cambio della registrazione.

Tutte le misure di condizionalità e le misure complementari di trasparenza adottate dalle tre istituzioni sono pubblicate sulla pagina Condizionalità del sito web del registro. Il sito web è regolarmente aggiornato con eventuali nuove misure adottate.

Si prega di notare che le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE diversi dalle istituzioni firmatarie possono decidere di adottare misure di condizionalità e/o misure complementari di trasparenza.

Gli Stati membri possono inoltre decidere di adottare misure di condizionalità e/o misure complementari di trasparenza, conformemente al diritto nazionale, per quanto riguarda le loro rappresentanze permanenti presso l'UE.

Tali misure saranno pubblicate, se del caso, sul sito web del registro.

Dovreste pertanto essere preparati all'eventualità che il registro sia utilizzato, con riguardo alle vostre attività di rappresentanza di interessi a livello di UE, in un contesto più ampio rispetto alle sole istituzioni firmatarie.

Maggiori informazioni sono disponibili sulla pagina Condizionalità.

 

1. AMMISSIBILITÀ

In tale contesto, per rappresentante di interessi si intende qualsiasi persona fisica o giuridica, o gruppo, associazione o rete formale o informale, che svolga attività contemplate dall'AII sul registro per la trasparenza.

Le attività sono "contemplate dal registro" se sono svolte da rappresentanti di interessi con l'obiettivo di influenzare l'elaborazione o l'attuazione delle politiche o della legislazione dell'UE o i processi decisionali delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE.

Tali attività possono comprendere (articolo 3, paragrafo 2, dell'AII sul registro per la trasparenza):

1. l'organizzazione di riunioni, conferenze o eventi, la partecipazione agli stessi nonché l’instaurazione di contatti analoghi con le istituzioni dell’Unione
2. i contributi a consultazioni, audizioni o altre iniziative simili, o la partecipazione alle stesse, ad esempio gruppi di esperti o intergruppi
3. l’organizzazione di campagne di comunicazione, piattaforme, reti e iniziative a livello locale
4. la preparazione o il commissionamento di documenti orientativi e di sintesi, emendamenti, sondaggi di opinione, indagini, lettere aperte e altro materiale di comunicazione o informazione, come pure il commissionamento e lo svolgimento di ricerche.

I rappresentanti di interessi sono ammessi alla registrazione indipendentemente dalla loro forma giuridica, dalle dimensioni, dall'ubicazione, dal tipo o dagli obiettivi, e indipendentemente dal canale di comunicazione attraverso il quale svolgono le attività. Le attività di rappresentanza di interessi rientrano nell'ambito di applicazione del registro indipendentemente da dove sono svolte e dal canale o dal mezzo di comunicazione utilizzato.

Il registro ha lo scopo di mostrare interessi organizzati e/o collettivi, non interessi personali di persone che agiscono a titolo strettamente personale e non in associazione con altri.

Inoltre, non sono pertinenti ai fini del registro le attività che non mirano a influenzare, bensì a seguire o monitorare il diritto o gli sviluppi politici dell'UE per fini accademici o giornalistici, per motivi di interesse personale o al fine di esercitare un diritto (ad esempio, presentare una petizione al Parlamento europeo).

Tuttavia, il monitoraggio del ciclo decisionale legislativo è contemplato dal registro quando fa parte di una raccolta proattiva di informazioni e, in generale, di una vasta gamma di servizi offerti, ad esempio, dai prestatori di servizi per gli affari pubblici. Tali attività potrebbero portare a contatti diretti con le istituzioni e dovrebbero essere dichiarate nella registrazione.

Se le vostre attività di influenza sono in una fase iniziale o di preparazione, dovrete essere in grado di fornire gli opportuni dettagli in merito alle attività specifiche che intendete intraprendere.

Non è necessario registrarsi se si svolgono le seguenti attività (articolo 4 dell'AII sul registro per la trasparenza):

a) la prestazione di consulenza legale o di consulenza professionale di altra natura;

b) la presentazione di osservazioni come parte in causa o parte terza in un procedimento legale o amministrativo istituito dal diritto dell’Unione o dal diritto internazionale applicabile all’Unione, nonché la presentazione di osservazioni sulla base di un rapporto contrattuale con la Commissione, il Parlamento europeo o il Consiglio, o di una convenzione di sovvenzione finanziata con fondi dell’Unione;

c) le attività delle parti sociali svolte nell'ambito del dialogo sociale a norma dell'articolo 152 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE);

d) la presentazione di osservazioni a seguito di richieste dirette e specifiche di informazioni fattuali, dati o consulenze formulate da una delle istituzioni dell’UE o dai rappresentanti o dal personale delle stesse;

e) le attività svolte da persone fisiche a titolo strettamente personale e non in associazione con altri;

f) le riunioni spontanee, le riunioni a carattere puramente privato o sociale e le riunioni nell’ambito di un procedimento amministrativo istituito dai trattati o da atti giuridici dell'UE;

g) le attività svolte dalle autorità pubbliche degli Stati membri, comprese le loro rappresentanze permanenti e ambasciate, a livello nazionale e subnazionale;

h) le attività svolte da associazioni e reti di pubbliche autorità a livello dell’Unione, nazionale o subnazionale, a condizione che operino esclusivamente a nome degli enti pubblici interessati;

i) le attività svolte da organizzazioni intergovernative, comprese le agenzie e gli organismi da esse provenienti;

j) le attività svolte da pubbliche autorità di paesi terzi, incluse le loro missioni diplomatiche e ambasciate, salvo laddove tali autorità siano rappresentate da soggetti giuridici, uffici o reti senza status diplomatico, o da un intermediario;

k) le attività svolte da chiese e associazioni o comunità religiose, nonché da organizzazioni filosofiche e non confessionali di cui all'articolo 17 TFUE, ad eccezione degli uffici, delle persone giuridiche o delle reti creati per rappresentare chiese, comunità religiose od organizzazioni filosofiche e non confessionali nelle loro relazioni con le istituzioni dell’Unione, come pure le loro associazioni.

I rappresentanti di interessi, quando svolgono attività contemplate dal registro, devono operare in linea con le norme e i principi stabiliti nel codice di condotta. Per potersi registrare, devono confermare di rispettare già tali norme e principi.

 

2. PRINCIPIO DELLA REGISTRAZIONE UNICA

Per evitare registrazioni multiple e accelerare il trattamento amministrativo di una domanda o di una registrazione, i rappresentanti di interessi che operano in più di un paese (ad esempio multinazionali, organizzazioni non governative (ONG) con sedi in vari paesi o regioni) dovrebbero registrare le loro attività nel registro una sola volta e, così facendo, coprire le varie altre entità di una rete, di un gruppo societario o simili. In pratica, la registrazione spetta alla sezione o all'ufficio che rappresenta gli interessi dell'entità presso le istituzioni dell'UE.

 

3. QUALITÀ DEI DATI

Assicuratevi di fornire dati completi, accurati e coerenti. Ricordate che le informazioni fornite sono rese pubbliche (ad eccezione dei campi contrassegnati dal simbolo di un occhio con una barra obliqua sopra) e sono pertanto soggette a un controllo pubblico.

Le informazioni finanziarie che dovrete fornire dipenderanno dal tipo o dai tipi di interessi che rappresentate (cfr. le rubriche 8 e 14).

Il segretariato esamina tutte le nuove applicazioni e valuta:

i) l'ammissibilità

ii) la qualità dei dati presentati.

Vi può essere chiesto di fornire ulteriori informazioni per comprovare l'ammissibilità e/o migliorare la qualità dei dati. Se la domanda soddisfa i requisiti in materia di informazioni, il segretariato la convalida e la registrazione sarà pubblicata sul sito web del registro. Indipendentemente dal fatto che la candidatura sia convalidata o respinta, sarete informati dell'esito.

In ciascuna rubrica del modulo di registrazione sono presenti riquadri contenenti ulteriori spiegazioni sulle informazioni da fornire. Passandoci sopra il mouse o selezionandoli viene visualizzata la descrizione di ogni rubrica/campo di dati.

 

4. COME EFFETTUARE LE REGISTRAZIONE

Dovete registrarvi online sul sito web del registro. È possibile accedere al modulo di registrazione connettendosi allo spazio riservato. Per accedere a questo spazio occorre disporre di un account EU Login (per maggiori informazioni, consultare le domande frequenti).

Se disponete di tutte le informazioni necessarie, la compilazione del modulo dovrebbe durare circa 20-30 minuti.

Quando iniziate a compilare il modulo, alla domanda sarà attribuito un numero identificativo unico (numero della domanda: APP xxxx). La registrazione sarà pubblicata solo dopo la valutazione e la convalida da parte del segretariato. Quindi riceverete un numero di registrazione pubblico (REG xxxxxxxxxx-yy). Non confondere il numero APP con il numero REG!

All'atto della compilazione del modulo, le informazioni fornite sono salvate automaticamente. È possibile sospendere la compilazione del questionario in qualsiasi momento e continuare in un secondo momento. Tuttavia, se la bozza di domanda non viene presentata entro 21 giorni di calendario, sarà automaticamente cancellata e si dovrà ricominciare la procedura.

Durante la compilazione del modulo, si prega di tenere presente quanto segue:

• Reagire ai messaggi di avvertimento che possono apparire accanto ai campi in cui il sistema ha rilevato incoerenze. Questi messaggi vi aiutano a evidenziare eventuali inesattezze nei dati inseriti. Se compare un messaggio, potrebbe essere necessario correggere i dati inseriti o fornire chiarimenti nelle caselle a testo libero. Se si ignorano i messaggi e non si reagisce in modo adeguato, il segretariato dovrà contattarvi per ulteriori spiegazioni, il che ritarderà la convalida della registrazione.
• Evitare contenuti inappropriati, non pertinenti, promozionali o fuorvianti: le domande che contengono tali contenuti non saranno accettate.
• Evitate le abbreviazioni. Il registro è uno strumento pubblico, per cui le informazioni fornite devono essere comprensibili. Il segretariato chiederà ai richiedenti che utilizzano troppe abbreviazioni e acronimi di aggiornare le loro registrazioni prima di convalidarle.
• Se i dati forniti sono incompleti non potrete presentare la domanda.
• È possibile compilare il modulo in una qualsiasi delle 24 lingue ufficiali dell'UE (i moduli presentati in altre lingue non saranno convalidati), ma, per motivi di coerenza, si raccomanda di utilizzare la stessa lingua in tutta la domanda.
• Designare un referente per gestire il contenuto della registrazione e ricevere notifiche automatiche dal registro o dai messaggi del segretariato.
• Si prega di non includere dati personali (informazioni su persone identificate o identificabili) a meno che non sia espressamente richiesto in determinate rubriche del modulo. Evitare di inserire dati personali in tutte le altre rubriche.

 

5. INFORMAZIONI DA INSERIRE NEL REGISTRO

 

Inserire il nome del rappresentante di interessi.

Indicare la forma del rappresentante di interessi: potrebbe trattarsi dello status giuridico o di un tipo di entità priva di uno status giuridico specifico (ad esempio una struttura temporanea, una rete o una piattaforma).

I tipi di status giuridico comprendono ad esempio: association sans but lucratif (ASBL), charity, foundation, association, public limited company (plc), limited liability company (LLC), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft, Komanditgesellschaft, société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) e société privée à responsabilité limitée (SPRL).

Solitamente lo status giuridico è specificato in un documento, come lo statuto, l'atto costitutivo o la registrazione nel registro nazionale delle imprese (ad esempio il Moniteur belge in Belgio).

Per motivi di trasparenza, occorre fornire l'indirizzo di un sito web funzionante o confermare di non averne uno. È possibile verificare l'indirizzo del sito dal modulo per verificare che l'indirizzo sia valido e che il sito web sia accessibile.

È necessario selezionare i tipi di interessi rappresentati nella rubrica 8, al fine di chiarire la motivazione alla base delle vostre attività.

Fornire i recapiti della propria sede centrale e, se presente, dell'ufficio responsabile delle relazioni con le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE.

Se l'indirizzo della sede legale (nello statuto) è diverso da quello della sede di attività, si prega di indicare quest'ultimo.

La persona legalmente responsabile deve essere una persona autorizzata per legge ad agire per conto del rappresentante di interessi o a rappresentarlo nei contatti con le autorità pubbliche. Tale persona è altresì tenuta ad avere conoscenza dell'impegno della persona registrata al rispetto del codice di condotta.

In assenza di status giuridico, si prega di indicare il nome di una persona legalmente responsabile delle attività svolte a norma del diritto nazionale pertinente o di nominare un'altra persona ai fini dell'iscrizione nel registro. Se il rappresentante di interessi (ad esempio un'associazione di categoria o di imprese) è gestito da un consiglio di amministrazione, scegliere uno dei membri del consiglio di amministrazione (ad esempio il presidente); tale persona non deve necessariamente essere l'unica ad avere la responsabilità legale.

L'indirizzo e-mail inserito non sarà reso pubblico, ma il segretariato può utilizzarlo per contattare questa persona se viene presentato un reclamo nei confronti del rappresentante di interessi.

Se non disponete di una struttura formale, la persona legalmente responsabile è quella incaricata della rappresentanza presso le istituzioni dell'UE.

La persona responsabile delle relazioni con le istituzioni dell'UE deve essere la persona responsabile degli affari pubblici o dei contatti con le istituzioni del rappresentante di interessi.

Se non avete designato una persona specifica responsabile di tali rapporti, dovete nominare una persona ai fini della gestione dell'iscrizione nel registro (aggiornamenti, ecc.). Può trattarsi del referente di contatto indicata alla rubrica 5. L'indirizzo e-mail inserito non sarà reso pubblico.

Quando il segretariato convalida la registrazione, il referente riceverà un'e-mail di convalida con il numero di registrazione pubblico (numero REG). Le stesse informazioni saranno inviate alle altre persone i cui nomi sono elencati nel modulo di registrazione (alla rubrica 6 del modulo di registrazione "Persone che hanno accesso alla registrazione"). 

Il segretariato potrebbe avere bisogno di contattarvi per ottenere chiarimenti o chiedere aggiornamenti sulle informazioni inserite. Il referente sarà il principale punto di contatto per il segretariato per tutte le domande sul registro. Le persone i cui nomi figurano nel modulo di registrazione riceveranno tutte le notifiche, tra cui:

• promemoria riguardo all'aggiornamento annuale obbligatorio
• informazioni sui reclami presentati e risposte alle domande ("Contattateci")
• notifiche dei contributi forniti dalla loro entità alle tabelle di marcia e alle consultazioni pubbliche della Commissione.

Queste persone possono anche scegliere di ricevere notifiche riguardanti:

• le tabelle di marcia e le consultazioni pubbliche della Commissione
• le attività delle commissioni del Parlamento europeo.

Poiché il referente può cambiare regolarmente, occorre fornire almeno un indirizzo di posta elettronica funzionale (ad esempio con il seguente formato: infoorganisation [dot] com (info[at]organisation[dot]com)) in modo tale da assicurare la continuità nella ricezione delle comunicazione e da non essere cancellati dal registro.

I dati del referente non sono pubblici.

Il sistema concede automaticamente diritti di accesso alle persone sotto indicate e i loro indirizzi e-mail appariranno automaticamente nell'elenco di questa rubrica ("Elenco di accesso"):

• la persona che compila il modulo di domanda
• la persona legalmente responsabile
• la persona responsabile delle relazioni con l’UE
• il referente.

È possibile aggiungere ulteriori indirizzi e-mail se si desidera concedere l'accesso ad altre persone.

Ciascuna di queste persone potrà accedere al modulo di registrazione purché disponga di un account EU Login associato all'indirizzo e-mail elencato.

Sono richiesti almeno 2 indirizzi e-mail diversi. Se viene fornito lo stesso indirizzo e-mail per la persona legalmente responsabile, la persona responsabile delle relazioni con l'UE e/o il referente e non si aggiunge un indirizzo e-mail supplementare, non sarà possibile completare la registrazione.

Questa casella di testo libero consente di fornire una breve descrizione della missione generale, degli obiettivi e del mandato (massimo 1 000 caratteri) del rappresentante di interessi. Ciò è particolarmente importante se non si dispone di un sito web.

È sufficiente fornire una descrizione generale in questa rubrica. È possibile fornire informazioni dettagliate sulle attività di rappresentanza di interessi nella rubrica successiva.

Indicare l'area geografica e l'area di destinazione delle vostre attività, ad esempio a livello mondiale, dell'UE, nazionale o regionale/locale.

Scegliere tra le opzioni corrispondenti ai diversi tipi di rappresentanza di interessi. La selezione determinerà quali dati finanziari dovranno essere forniti nella rubrica 14.

Se appartenete a più categorie, si noti che lo status giuridico non è l'unico fattore determinante per questa selezione. È opportuno scegliere l'opzione che meglio descrive la vostra attività principale e spiegare le motivazioni alla base delle vostre attività di rappresentanza di interessi.

Le opzioni sono descritte di seguito.

1. Promozione dei vostri interessi o degli interessi collettivi dei vostri membri (che comprendono enti a scopo di lucro, ma anche associazioni o enti che rappresentano essi stessi enti a scopo di lucro) - in genere si tratta di imprese e gruppi, associazioni professionali o di datori di lavoro, organizzazioni sindacali e associazioni di categoria che rappresentano i membri, un particolare settore industriale o imprenditoriale. Per questo tipo di rappresentanza di interessi dovrete fornire stime dei costi per le attività contemplate dal registro nell'ultimo esercizio finanziario per il quale sono stati chiusi i conti.
2. Promozione degli interessi dei vostri clienti (in qualità di intermediario) - rappresentare gli interessi dei clienti è l'opzione di scegliere se avete un rapporto contrattuale/a titolo gratuito con società, gruppi, associazioni, enti governativi o ONG che consente di svolgere attività di rappresentanza di interessi per loro conto in qualità di professionisti degli affari pubblici o di studio legale. Occorre fornire informazioni dettagliate sulle entrate per le attività dichiarate nell'ultimo esercizio finanziario.
3. Nessuna rappresentanza di interessi commerciali - ciò significa di solito svolgere attività non a scopo di lucro, ma unicamente per scopi filantropici, caritativi, di beneficenza, umanitari o nell'interesse pubblico. Anche la maggior parte dei vostri membri, affiliati o partner non sono enti a scopo di lucro. Sarà necessario fornire informazioni sul bilancio e sulle fonti di finanziamento.

È possibile modificare gli interessi rappresentati una volta registrati.

In questa rubrica occorre inserire le informazioni che indicheranno il motivo della registrazione. Si prega inoltre di descrivere nel modo più preciso e specifico possibile le attività contemplate dal registro (cioè le politiche o le proposte legislative dell'UE che intendete influenzare). Si prega di non elencare attività che non riguardano la politica o la legislazione dell'UE.

• Attività subordinate alla registrazione

Scegliere le attività oggetto delle misure di condizionalità dall'elenco a tendina e indicare quali istituzioni dell'UE sono interessate. Ciò significa indicare i contatti diretti più frequenti con ciascuna istituzione per la quale occorre essere registrato perché le norme delle istituzioni e degli organi dell'UE lo richiedono.

Le informazioni fornite in questa parte della rubrica 9 non saranno rese pubbliche.

• Principali proposte legislative o politiche dell'UE interessate

Fornire i titoli delle iniziative, delle politiche e dei fascicoli (legislativi/non legislativi) più recenti dell'UE interessati dalle vostre attività di rappresentanza di interessi. Ciò comprende tabelle di marcia, consultazioni pubbliche, direttive, regolamenti, decisioni, accordi interistituzionali, relazioni o risoluzioni del Parlamento europeo. Evitare acronimi.

Anziché fare riferimento a settori politici generali (ad esempio "ambiente", "clima", "trasporti"), fare riferimento a procedure specifiche dell'UE (ad esempio "legge sui servizi digitali"). Se possibile, fornire titoli ufficiali completi, ad esempio:

• proposta di regolamento relativo a un mercato unico dei servizi digitali (legge sui servizi digitali);

• regolamento relativo alla commercializzazione dei prodotti fertilizzanti dell'UE;
• comunicazione della Commissione su una strategia europea per i dati;
• risoluzione del Parlamento europeo sulla strategia dell'UE sulla biodiversità;
• decisione del Consiglio relativa al sistema delle risorse proprie dell'Unione europea;
• relazione del Parlamento europeo sul benessere degli animali negli allevamenti.

• Attività di comunicazione (eventi, campagne, pubblicazioni, ecc.) connesse alle politiche dell'UE

Utilizzare questa casella di testo libero per fornire dettagli sulle attività di comunicazione svolte in merito alle politiche, alle proposte legislative o alle decisioni dell'UE elencate. Ciò può comprendere sondaggi d'opinione e indagini (se si riferiscono alla legislazione dell'UE o a membri delle istituzioni o funzionari che lavorano presso le istituzioni dell'UE), lettere aperte e altro materiale informativo o di comunicazione, campagne, progetti, eventi, pubblicazioni o documenti di sintesi, e indicare i loro titoli. Sono accettati come esempi i link a siti web.

• Intergruppi e raggruppamenti non ufficiali del Parlamento europeo

È possibile partecipare alle attività degli intergruppi o dei raggruppamenti non ufficiali organizzate nei locali del Parlamento (ad esempio, partecipare a riunioni o eventi dell'intergruppo, offrire sostegno o co-ospitare eventi) solo si è registrati e se accetta di non utilizzare né il nome né il logo del Parlamento europeo.

In caso di partecipazione alle attività degli intergruppi del Parlamento europeo, selezionare i nomi dei gruppi dall'elenco fornito. È possibile utilizzare la casella di testo libero per indicare il nome di ogni raggruppamento non ufficiale a cui si partecipa e fornire informazioni sul proprio coinvolgimento (ad esempio se si fornisce sostegno finanziario o materiale o si funge da segreteria del gruppo).

Non selezionare intergruppi o citare raggruppamenti non ufficiali per esprimere il proprio interesse a lavorare con loro; ciò non è né appropriato né pertinente.

• Partecipazione ad altri forum e piattaforme sostenuti dall'UE

Fornire informazioni sulle strutture dell'UE alle quali partecipate. Se non partecipate ancora ai lavori di tali strutture, inserire "No".

Questa voce NON è la sede opportuna per manifestare il vostro interesse a partecipare ai lavori di tali organismi in futuro o la vostra intenzione di presentare una candidatura. Siete pregati di inserire solo le informazioni su quanto è già in corso.

• Informazioni inserite automaticamente dalla Commissione nella registrazione

La registrazione mostrerà informazioni sulle attività che provengono automaticamente dai sistemi informatici della Commissione (informazioni descritte di seguito). Non sono inserite da voi al momento della registrazione.

• Riunioni con i decisori politici

Il registro riporta gli elenchi delle riunioni che le persone registrate hanno avuto con i membri della Commissione, i membri dei rispettivi gabinetti e i direttori generali (in formato PDF) dopo la pubblicazione delle informazioni da parte del gabinetto o della direzione generale interessata (al più tardi 14 giorni dopo lo svolgimento della riunione).

Dalle registrazioni è possibile accedere direttamente alle informazioni sulle riunioni programmate dai deputati al Parlamento europeo e dal loro personale.

• Tabelle di marcia e consultazioni pubbliche della Commissione

Il registro riporta i titoli delle tabelle di marcia e delle consultazioni pubbliche cui le persone registrate hanno contribuito dal luglio 2018 (a condizione che abbiano indicato il loro numero REG - prima del 2.4.2024 si trattava del numero identificativo TR - e abbiano accettato di rendere pubblico il loro contributo).

Se avete contribuito alle tabelle di marcia o alle consultazioni pubbliche nei 2 anni precedenti la registrazione, potete elencare qui la relativa attività, ad esempio "partecipazione alla consultazione pubblica della Commissione sulla lotta contro il traffico di migranti: 2021-2025 (piano d'azione dell'UE varato nel marzo 2021)".

• Gruppi di esperti della Commissione

Il registro visualizza informazioni sulle adesioni delle persone registrate ai gruppi di esperti della Commissione e ad altri organismi analoghi. Non è necessario registrarsi al momento della candidatura per diventare membro di un gruppo di esperti. Una volta selezionati i membri di un gruppo di esperti, i rappresentanti di interessi non ancora registrati dovranno registrarsi per essere nominati membri di "tipo B" o di "tipo C" del gruppo.

La vostra appartenenza (in qualità di membro di "tipo B" o "tipo C") a uno o più gruppi di esperti della Commissione sarà automaticamente visualizzata nella registrazione una volta che il numero REG sarà stato codificato nel registro dei gruppi di esperti della Commissione.

Fornire i dati più aggiornati per il numero di persone che svolgono attività contemplate dal registro per conto del rappresentante di interessi al momento della registrazione (o dell'aggiornamento). Non dichiarare tutto il personale che lavora per il rappresentante di interessi, ma solo coloro che partecipano alle attività dichiarate nella rubrica 9.

Includere tutte le persone che svolgono attività di rappresentanza di interessi, indipendentemente dal fatto che abbiano un contratto o che siano remunerate per tali attività (da voi o da altri). Tali persone potrebbero includere i vostri dipendenti e le persone che lavorano per voi in qualità di tirocinanti, volontari, consulenti, accademici, collaboratori, ecc.

È necessario includere chiunque sia in possesso di un titolo di accesso al Parlamento europeo e aggiornare i dati forniti in modo da includere chiunque ottenga l'accreditamento presso il Parlamento europeo.

 

Si prega di utilizzare la casella di testo libero per descrivere lo status ("dipendente", "volontario", ecc.) delle persone interessate e di inserire qualsiasi altra informazione che possa chiarire il calcolo degli effettivi e dell'equivalente a tempo pieno (ETP).

Il registro esprime automaticamente le informazioni inserite come ETP. Si tratta di un'unità contabile standard utilizzata per misurare il numero di persone che svolgono una determinata attività (in questo caso, attività di rappresentanza di interessi). Corrisponde al numero medio di ore lavorate da un determinato dipendente come frazione del numero medio di ore lavorate da un dipendente a tempo pieno, vale a dire che un ETP corrisponde a un dipendente a tempo pieno.

Se le cinque percentuali non coincidono esattamente con la struttura delle vostre risorse umane, arrotondate le cifre a seconda dei casi. Non esiste una soglia minima: anche avete una sola persona che svolge al 10% ETP circa o meno le attività previste dal registro, dovreste comunque iscrivervi, dovreste comunque iscrivervi; potete tuttavia indicare questo basso livello di partecipazione nell'apposita casella di testo.

Aggiornate i dati forniti se il numero totale di dipendenti diminuisce o aumenta in modo significativo in qualsiasi momento dell'anno.

Le informazioni fornite devono essere una stima in buona fede del numero totale di persone coinvolte e dovrebbero riflettere il tempo dedicato alle attività. Occorre tenere presente che potreste essere invitati a fornire al segretariato ulteriori dettagli sul calcolo delle risorse.

 

In funzione dei settori oggetto delle vostre attività di rappresentanza di interessi, potete iscrivervi per ricevere notifiche automatiche via e-mail su determinate attività delle istituzioni dell'UE.

• Consultazioni pubbliche e tabelle di marcia della Commissione - ricevere informazioni al riguardo nei settori che ti interessano

Indicare se si desiderano ricevere le notifiche

• Notizie delle commissioni del Parlamento europeo - ricevere notizie e ordini del giorno delle riunioni per i settori politici di vostra scelta.

È possibile gestire gli abbonamenti alle notizie e agli ordini del giorno delle commissioni del Parlamento europeo direttamente mediante la registrazione. Per le notifiche relative ad altre attività del Parlamento europeo, consultare il servizio di abbonamento via e-mail del Parlamento europeo.

Fornire i dati in merito a:

• la vostra appartenenza a eventuali associazioni, federazioni, confederazioni, reti o altri organismi (non gestiti dalle istituzioni dell’UE)

• i vostri membri e affiliati (partner, sponsor e simili) - elencare i vostri attuali membri e affiliati (partner, sponsor e simili). Se l'elenco è disponibile al pubblico sul vostro sito web, inserire un link diretto alla pagina web.

I tipi di partecipazione sono molto diversi e queste informazioni possono dover essere aggiornate regolarmente. Si raccomanda pertanto di fornire link diretti alla pagina web con i relativi dettagli. Se i membri sono persone fisiche (individui) e giuridiche (organizzazioni), descrivere i diversi tipi. Ricordarsi di compilare questo campo se rappresentate gli interessi dei vostri membri.

A fini di trasparenza, il segretariato accoglie con favore qualsiasi informazione supplementare che contribuisca a chiarire la struttura, i partenariati, i sostenitori e altre affiliazioni di una persona registrata. Occorre includere qui qualsiasi informazione utili sulle società associate, sussidiarie o simili (riguardanti, ad esempio, l'esercizio di attività riprese dal registro e i relativi costi). Si raccomanda di specificare quali entità della rete, del gruppo societario o simili sono contemplate dalla registrazione.

Selezionare la categoria che meglio corrisponde agli obiettivi, alla missione, alla struttura, alle attività e alla personalità giuridica. Anche se potreste rientrare in più di una categoria (ad esempio, potreste rappresentare un'associazione di categoria che è anche un ente senza scopo di lucro), si può selezionare una sola categoria. In caso di dubbio, il fattore decisivo dovrebbero essere le attività svolte, non lo status giuridico o criteri formali analoghi.

Siete invitati a selezionare una categoria esclusivamente a fini descrittivi; ciò non incide sul (tipo di) informazioni finanziarie che dovranno essere fornite. Le categorie consentono al segretariato di produrre statistiche affidabili sulle persone registrate.

• Ente istituito di recente, nessun esercizio concluso

Spuntare questa casella solo se la vostra organizzazione è stata istituita solo di recente e non ha ancora chiuso i conti per l'ultimo esercizio finanziario completo. Questa opzione riflette una situazione transitoria per i rappresentanti di interessi istituiti di recente. I dati finanziari richiesti devono essere forniti al momento del primo aggiornamento annuale o, al più tardi, del successivo aggiornamento annuale. Si noti che è possibile utilizzare lo status "di ente istituito di recente" solo per 24 mesi.

Selezionando "istituito di recente" dovrete comunque fornire alcune informazioni per l'esercizio finanziario in corso (le aree grigie non saranno modificabili).

• Ultimo "esercizio finanziario" concluso

Inserire un periodo contabile di 12 mesi consecutivi. Tale periodo può iniziare a decorrere da qualsiasi giorno di un anno civile per il quale i conti sono stati chiusi. Un esercizio finanziario può coincidere o meno con un anno civile.

• Sovvenzioni dell'UE

Tutti i rappresentanti di interessi devono dichiarare l'importo e la fonte di tutte le sovvenzioni dell'UE che contribuiscono ai loro costi di funzionamento (pertinente autorità di finanziamento e programma). Tutti gli importi devono essere dichiarati in euro e corrispondere all'ultimo esercizio finanziario chiuso o, se più pertinente, all'esercizio in corso.

Se siete un ente istituito di recente, si prega di fornire una stima delle sovvenzioni dell'UE ricevute per l'esercizio finanziario in corso.

Selezionare il pulsante "Aggiungi" per aggiungere una nuova fonte di finanziamento.

Qual è la differenza tra sovvenzioni e appalti pubblici?

Sovvenzioni: aggiudicate principalmente a titolo di donazione mediante inviti a presentare proposte per progetti che perseguono gli obiettivi politici dell'UE. Dovrebbero essere dichiarate nel modulo di registrazione.

Per motivi di trasparenza, è possibile fornire informazioni sulle sovvenzioni dell'UE ricevute da società controllate nella casella di testo sotto questa sezione. In caso di "attuazione decentrata" dei finanziamenti dell'UE (vale a dire i finanziamenti dell'UE erogati dagli Stati membri) spetta all'amministrazione nazionale aggiudicare le sovvenzioni e i contratti d'appalto. Non è necessario dichiarare i finanziamenti ricevuti direttamente dalle autorità nazionali (ad esempio finanziamenti di progetti a titolo dei fondi strutturali o di coesione).

Appalti pubblici: le istituzioni dell'UE acquistano servizi, lavori o beni sul mercato per uso interno attraverso una procedura di gara d'appalto. Gli importi ricevuti tramite appalti pubblici non devono essere dichiarati nel modulo di registrazione.

I rappresentanti di interessi che gestiscono progetti finanziati dall'UE dovrebbero fare attenzione a non sovrastimare le risorse umane e finanziarie coinvolte nelle attività di rappresentanza di interessi. Ad esempio, va conteggiato solo il tempo dedicato per le persone effettivamente impegnate nelle attività di rappresentanza di interessi presso le istituzioni dell'UE. Non vanno invece conteggiati quanti lavorano esclusivamente come ricercatori, tutor, coordinatori di progetti ecc. Analogamente, non vanno incluse spese o costi relativi esclusivamente all'attuazione del vostro progetto finanziato dall'UE.

Se promuovete i vostri interessi o gli interessi collettivi dei vostri membri, siete pregati di fornire informazioni finanziarie riguardanti:

- eventuali intermediari assunti per svolgere attività contemplate

- i vostri costi annuali relativi ad attività contemplate per l'ultimo esercizio finanziario chiuso.

• Assunzione di intermediari per svolgere attività di rappresentanza di interessi

In qualità di rappresentante di interessi che promuove i propri interessi o quelli dei propri membri, potete decidere di esternalizzare alcune attività di rappresentanza di interessi a intermediari che agiscono per vostro conto.

Un intermediario è un qualsiasi rappresentante di interessi che promuove gli interessi di un cliente svolgendo attività contemplate dal registro. Il rapporto tra un intermediario e il suo cliente si basa su un contratto. Ad esempio, se fate ricorso ai servizi di una società di consulenza professionale o di uno studio legale per svolgere attività di rappresentanza di interessi presso le istituzioni dell'UE per vostro conto, tale consulente professionale o studio legale è il vostro intermediario. Il rapporto contrattuale tra voi e il vostro intermediario è irrilevante ai fini del registro quando e nella misura in cui non riguarda attività di rappresentanza di interessi svolte dall'intermediario per vostro conto.

Se siete un cliente di tale intermediario o intermediari, dovete indicare il nome o i nomi e il costo annuale associato per ciascun intermediario, in base alle fasce finanziarie fornite. La stima dovrebbe coprire un intero anno di attività e riferirsi all'ultimo esercizio concluso.

Occorre inoltre dichiarare i servizi prestati da intermediari a contratto nell'esercizio finanziario in corso e indicare ciascun intermediario (senza alcuna stima dei costi associati). Se non avete esternalizzato alcuna attività nell'ultimo esercizio finanziario chiuso o nell'esercizio in corso, selezionare "No". In caso di variazioni nel corso dell'anno, tale dichiarazione dovrebbe essere aggiornata.

• Costi annuali relativi alle attività contemplate dal registro

I rappresentanti di interessi che promuovono i propri interessi o gli interessi dei loro membri dovrebbero fornire una stima aggiornata dei costi annuali relativi alle attività contemplate dal registro. I dati finanziari devono riguardare un intero anno di attività e fare riferimento all'ultimo esercizio finanziario concluso alla data della registrazione o dell'aggiornamento annuale della registrazione.

Si prega di dichiarare i costi stimati come intervallo e di includere solo i costi relativi alle attività contemplate dal registro. I costi annuali non devono essere confusi con il fatturato o la spesa totale.

Per eseguire la stima dei costi totali occorre tenere conto di tutte le attività contemplate dal registro e sommare i costi relativi a tali attività.

1.    costi per il personale sulla base del dato ETP dichiarato alla rubrica 10. Tali costi comprendono lo stipendio lordo/gli onorari, più eventuali indennità, bonus o altre prestazioni pagate. Se il personale è retribuito da altri o lavora su base volontaria, si prega di fornire queste informazioni complementari nella casella di testo pertinente.

2.    spese d'ufficio e amministrative - affitti e servizi, forniture e materiali, apparecchiature TIC, manutenzione, pulizia, permessi, ecc. Calcolate questi costi generali pro rata.

 

3.    spese di funzionamento interne - costo delle pertinenti attività di supporto, pubbliche relazioni o campagne di affari pubblici, marketing e pubblicità, utilizzo dei media, organizzazione di eventi, pubblicazioni, ecc.

4.    spese di rappresentanza - spese sostenute per la partecipazione ad eventi e riunioni di rappresentanza di interessi particolari, ad esempio spese d'iscrizione, spese di viaggio, alloggio, indennità giornaliere e altri costi correlati. Ciò comprende anche le attività sponsorizzate per i membri e le spese per i corsi di formazione ed eventi di sviluppo delle competenze.

5.    costo delle attività esternalizzate - onorari per consulenti e subappaltatori per le attività interessate. Dovrebbero essere inclusi i costi delle attività esternalizzate agli intermediari, in linea con la dichiarazione di cui sopra. Gli intermediari che lavorano nell'ambito di un contratto devono presentare una dichiarazione separata nel registro e dichiarare tali costi come entrate.

6.    quote di adesione e spese correlate - quote per aderire alle reti, associazioni e strutture elencate al punto "Appartenenza e affiliazione". Si prega di includere le quote annuali di adesione ad associazioni di categoria o federazioni che svolgono attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro anche se tali organismi non figurano nel registro. Le quote di adesione dovrebbero essere incluse come calcolo proporzionale, ossia una percentuale stimata della quota di adesione totale, in linea con la percentuale delle attività pertinenti.

7.    altri costi pertinenti - aggiungere altri costi pertinenti relativi ad attività di rappresentanza.

Il registro consente a due rappresentanti di interessi di dichiarare la stessa spesa ("doppia contabilizzazione"). La dichiarazione finanziaria effettuata da una persona registrata per la stima dei costi delle attività pertinenti non esclude che un'altra persona registrata possa dichiarare lo stesso importo ricevuto dalla prima in termini di fatturato (dai clienti) o di bilancio (dalle quote associative). Tale approccio evita che la spesa finanziaria dichiarata sia sottostimata.

Dopo aver stimato i costi relativi alle attività contemplate dal registro per l'ultimo esercizio finanziario chiuso, scegliere la fascia più appropriata e tenere traccia dei propri calcoli. Il segretariato potrebbe contattarvi in merito a questo calcolo a fini di qualità o coerenza dei dati.

Se siete intermediari che promuovono gli interessi dei propri clienti svolgendo attività di rappresentanza di interessi per loro conto, si prega di fornire informazioni finanziarie riguardanti:

• i vostri clienti
• le entrate annuali complessive per l'ultimo esercizio finanziario concluso.

• Clienti per conto dei quali avete svolto attività di rappresentanza presso le istituzioni dell'EU

In qualità di intermediario, dovete fornire il nome di tutti i clienti per conto dei quali svolgete attività di rappresentanza di interessi contemplate dal registro. Se avete selezionato "interessi dei clienti" alla rubrica 13, siete pregati di fornire le informazioni relative al cliente alla rubrica 14. Non sarà possibile completare la registrazione senza fornire i nomi dei clienti.

Per cliente si intende qualsiasi rappresentante di interessi che abbia instaurato un rapporto contrattuale con un intermediario affinché questi promuova gli interessi di detto rappresentante di interessi svolgendo attività contemplate dal registro.

Ad esempio, se siete una società di consulenza professionale o uno studio legale e svolgete attività di rappresentanza di interessi presso le istituzioni dell'UE per conto di un rappresentante di interessi sulla base di un contratto, tale rappresentante di interessi è vostro cliente.

Siete pregati di selezionare la fascia finanziaria appropriata per ciascun cliente, indicando le entrate stimate ricevute da tale cliente per le pertinenti attività di rappresentanza nell'ultimo esercizio finanziario per il quale sono stati chiusi i conti.

Siete inoltre pregati di elencare le più recenti proposte legislative, politiche o iniziative dell'UE interessate dalle attività contemplate per conto di questo cliente specifico; esse dovrebbero corrispondere alle voci della rubrica 9.

Cliccare sul pulsante "Aggiungi" per aggiungere il nome di un cliente.

Pubblicazione integrale dei clienti

Dovete fornite un elenco completo dei clienti (per l’ultimo esercizio finanziario concluso), indicando i loro nomi (non usare acronimi) e le loro dimensioni. Dovete inoltre dichiarare i nomi dei nuovi clienti coperti contemplati nell'esercizio in corso, anche se si tratta di un ente istituito di recente.

Non saranno accettate le dichiarazioni che non nominano singoli clienti o che utilizzano solo termini generici (ad esempio "imprese", "altri piccoli clienti", "informazioni riservate"). Lo stesso vale per le abbreviazioni e per gli enti non identificabili.

Servizi forniti a paesi terzi

Se svolgete attività di rappresentanza di interessi presso le istituzioni dell'UE per conto di autorità pubbliche di paesi terzi, comprese le loro missioni diplomatiche e ambasciate, sulla base di un contratto, dovete dichiararle come clienti.

Servizi forniti a istituzioni, organi e organismi dell'UE o a organizzazioni intergovernative nell'ambito di un appalto pubblico

Questi non sono considerati attività contemplate dal registro e tali istituzioni, organi, organismi o organizzazioni non devono essere elencati come clienti.

• Entrate generate da attività contemplate dal registro

Gli intermediari devono dichiarare la stima delle entrate annuali totali generate attribuibili alle attività di rappresentanza di interessi per l'ultimo esercizio finanziario chiuso, alla data di registrazione o all'aggiornamento annuale. Il registro calcola automaticamente tale importo sulla base della somma aggregata delle entrate stimate generate per cliente. Ciò garantisce che il fatturato dichiarato corrisponda a quello dei clienti. È pertanto fondamentale includere tutti i clienti pertinenti e le entrate attribuibili a ciascun cliente.

Fatturato = l'importo di denaro ottenuto da un'impresa nel corso di un determinato periodo. I dati finanziari devono riguardare un intero anno di attività e fare riferimento all'ultimo esercizio finanziario concluso alla data della registrazione o dell'aggiornamento annuale.

Se svolgete anche attività pertinenti nel vostro interesse che non servono gli interessi di uno o più clienti, dovete fornire la descrizione e le stime corrispondenti nella casella di testo delle informazioni fornita.

Se non rappresentate interessi commerciali, siete pregati di fornire le informazioni finanziarie seguenti:

• le vostre principali fonti di finanziamento
• l'importo di ciascun contributo superiore a 10 000 euro che supera il 10% del bilancio totale e il nome del contribuente
• il bilancio totale per l’ultimo esercizio finanziario concluso.

Si ritiene che non rappresentate interessi commerciali se:

1. promuovete i vostri interessi e lo scopo principale di stabilimento e/o settore di attività è di natura non commerciale o lucrativa
2. promuovete gli interessi collettivi dei vostri membri e il principale settore di attività del 50% o più dei vostri membri è di natura non commerciale o lucrativa
3. nei casi di cui ai punti i) e ii), la vostra finalità principale è la promozione di cause sociali nell'interesse pubblico, fatte salve eventuali attività economiche accessorie che possiate svolgere, ad esempio amministrando fondi propri o immobili, o attuando programmi e progetti, per vostro conto o per conto dei vostri membri collettivi.

Il fatto di stabilire se rappresentiate interessi non commerciali prescinde dal vostro status giuridico o dalla forma di stabilimento.

 

 

Le seguenti categorie di rappresentanti di interessi sono di norma considerate non rappresentative di interessi commerciali, anche se circostanze particolari possono comportare un elemento commerciale o lucrativo determinante negli interessi rappresentati:

• organizzazioni della società civile, ONG, associazioni caritative, fondazioni
• istituti accademici e di ricerca, gruppi di riflessione (think tank), istituti politici
• organizzazioni rappresentative di chiese e comunità religiose.

• Fonti di finanziamento

Indicare le principali fonti di finanziamento per categoria: finanziamenti dell'UE, finanziamenti pubblici (nazionali), sovvenzioni (comprese le sovvenzioni dell'UE), donazioni e contributi dei membri. È possibile selezionare diverse categorie per coprire tutte le possibilità. Potete aggiungere altre fonti pertinenti ma non elencate (ad esempio sponsorizzazioni o riserve) selezionando "Altro".

Per ciascun contributo ricevuto che superi il 10% del bilancio totale E superiore a 10 000 euro, si prega di indicare l'importo e il nome del contribuente, cliccando su "Aggiungi".

Esempio 1:

un'organizzazione con un bilancio di 1 milione di euro ha ricevuto un contributo di 15 000 euro. Il contributo non deve essere dichiarato in quanto non supera la soglia del 10%.

Esempio 2:

un'organizzazione con un bilancio di 100 000 euro ha ricevuto un contributo di 15 000 euro. Il contributo deve essere dichiarato in quanto supera le soglie del 10% e di 10 000 euro.

Se lo stesso contribuente ha versato più di un contributo nello stesso esercizio finanziario e l'importo combinato è superiore a 10 000 euro e supera il 10% del bilancio totale, si prega di inserire l'importo combinato.

È possibile utilizzare la casella di testo per fornire ulteriori informazioni finanziarie sulle attività di rappresentanza di interessi.

• Bilancio

I rappresentanti di interessi che non rappresentano interessi commerciali dovrebbero fornire il loro bilancio totale per l'ultimo esercizio finanziario chiuso come importo assoluto in euro. L'importo dovrebbe tenere conto dei finanziamenti sopra dichiarati (compresi eventuali importi specifici). Se siete un ente istituito di recente e non avete chiuso un esercizio finanziario, non dovete fornire un bilancio o fonti di finanziamento, ma dovete dichiarare eventuali sovvenzioni dell'UE ricevute nell'esercizio in corso.

Definizione di "bilancio"

Il vostro bilancio corrisponde alle vostre entrate e spese annuali (conti finanziari) per l'ultimo esercizio finanziario concluso. Si noti che si riferisce all'intero bilancio di un'organizzazione (non solo i fondi destinati alle attività di rappresentanza di interessi).

Se non siete in grado di fornire un bilancio perché la vostra organizzazione non ne dispone, potete indicare la cifra "0" come dotazione di bilancio. Trattandosi di una circostanza eccezionale, si prega di spiegare nella casella di testo fornita:

1. per quale motivo non siete in grado di fornire un bilancio
2. come finanziate le vostre attività di rappresentanza di interessi.

Spuntare la casella per confermare che operate in linea con le norme e i principi stabiliti nel codice di condotta.

6.       IN ATTESA DI CONVALIDA

Una volta completate tutte le 15 rubriche, sarà visualizzata la pagina "Sintesi" in cui è possibile rivedere le informazioni fornite. In fondo a questa pagina si trova il pulsante "Verifica". Selezionandolo si effettua una verifica per assicurarsi che le informazioni siano complete. Questa funzione è disponibile anche in qualsiasi momento durante la compilazione del modulo di registrazione.

Selezionando il pulsante "Invia", il referente riceverà un'e-mail di conferma che indica che la registrazione è stata presentata e che lo status è "inviata". Per completare la registrazione e ottenerne la convalida, è necessario rispondere a eventuali richieste di informazioni supplementari da parte del segretariato. Quando il segretariato ha convalidato la registrazione, il referente riceverà un'e-mail di convalida con il numero di identificazione, il numero di registrazione pubblico (numero REG).

Non dimenticare di completare la procedura cliccando su "Invia": in caso contrario, tutti i dati inseriti andranno persi dopo 21 giorni.

1.       INFORMAZIONI GENERALI

• continuare a rispettare il codice di condotta

Dovete operare in qualsiasi momento in conformità del codice di condotta. Il codice di condotta stabilisce sedici norme e principi, tutti ugualmente importanti. È vostro dovere informare il vostro personale e i vostri rappresentanti di tali norme e principi, il cui rispetto è una questione di ammissibilità. Solo le persone registrate che osservano il codice possono rimanere nel registro.

Il segretariato controlla le registrazioni e verifica che le persone registrate soddisfino le condizioni di ammissibilità e osservino il codice di condotta, conformemente alle procedure di cui all'allegato III dell'AII sul registro per la trasparenza. Il segretariato può avviare un'indagine sulla base di reclami concernenti il presunto mancato rispetto del codice di condotta da parte di una persona registrata. Qualsiasi persona fisica o giuridica può presentare un reclamo al segretariato in merito alla presunta inosservanza del codice da parte di una persona registrata.

Una decisione del segretariato sul mancato rispetto del codice di condotta può comportare la cancellazione della registrazione in questione dal registro. In funzione della gravità del caso, la decisione può comportare:

i) il divieto per il rappresentante di interessi in questione di registrarsi nuovamente per un periodo compreso tra 20 giorni lavorativi e due anni

ii) la pubblicazione della misura adottata sul sito web del registro.

Nel decidere la gravità della misura da applicare, il segretariato tiene debitamente conto della posizione delle persone registrate e delle circostanze dell'indagine.

Le persone registrate soggette alle suddette misure hanno il diritto di presentare una richiesta motivata di riesame da parte del consiglio di amministrazione, richiesta che va inviata al segretariato entro 20 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica della misura adottata dal segretariato. Le persone registrate che non sono soddisfatte di una decisione del consiglio di amministrazione dispongono di altri mezzi di ricorso, in particolare il diritto di ricorrere alla Corte di giustizia o di presentare una denuncia al Mediatore europeo.

• eseguire un aggiornamento annuale obbligatorio

Ogni 12 mesi, a partire dal primo anniversario della registrazione, occorre effettuare un aggiornamento annuale, convalidare tutti i dati forniti e impegnarsi a rispettare il codice di condotta. Il referente riceverà e-mail di sollecito automatico 4 e 2 settimane prima della scadenza. Per procedere all'aggiornamento, occorre accedere alla scheda "Registra o aggiorna" e selezionare "Aggiornamento annuale". È tuttavia possibile effettuare un aggiornamento annuale ogniqualvolta sia necessario apportare modifiche fondamentali o adeguare la scadenza dell'aggiornamento annuale successivo previsto. È possibile procedere all'aggiornamento effettuando l'accesso allo spazio riservato.

• effettuare aggiornamenti parziali per rimanere aggiornati

Se desiderate mantenere invariata la data di aggiornamento annuale, potete utilizzare anche l'opzione "aggiornamento parziale" per aggiornare i dati in rubriche specifiche (ad es. le informazioni finanziarie). Gli aggiornamenti parziali non sostituiscono l'obbligo di effettuare un aggiornamento annuale.

• essere trasparenti per quanto riguarda le proprie attività e la propria organizzazione

In caso di contatto con le istituzioni e gli organi dell'UE, si prega di dichiarare di aver aderito al registro e di fornire il numero REG.

• cooperare lealmente e costruttivamente con il segretariato

Tutte le registrazioni sono soggette a monitoraggio o indagine da parte del segretariato in qualsiasi momento. L'intento è garantire l'esattezza e la completezza delle informazioni ed evitare errori materiali e/o l'inosservanza del codice di condotta. Qualora vengano individuate incongruenze, il segretariato contatterà la persona registrata per chiedere chiarimenti e trovare una soluzione soddisfacente.

2.       AGGIORNAMENTI DELLA REGISTRAZIONE

Le informazioni contenute nel registro sono pubblicamente disponibili e, in quanto tali, controllate attentamente da parti interessate, mondo accademico, studenti, giornalisti, privati cittadini e altri. È pertanto nel vostro interesse mantenere aggiornata la registrazione.

Idealmente, dovreste aggiornarla non appena vi siano cambiamenti nei dati forniti e, in ogni caso, entro 3 mesi. Raccomandiamo di rivederla almeno tre volte all'anno e di aggiornarla, se necessario. Le modifiche possono far parte di un aggiornamento annuale (ossia un riesame sistematico dell'intera registrazione e dell'impegno a rispettare il codice di condotta) o di un aggiornamento parziale (ossia quando non si desidera rivedere l'intera registrazione o modificare il termine per l'aggiornamento annuale).

Sei mesi prima del termine per l'aggiornamento annuale riceverete un sollecito automatico per rivedere la registrazione e aggiornarla. Al referente indicato nella registrazione sarà inviato un promemoria automatico 4 e 2 settimane prima del termine per l'aggiornamento annuale (1 anno dopo la data di registrazione o l'ultimo aggiornamento annuale).

I referenti riceveranno un'e-mail automatica con una conferma dell'aggiornamento della registrazione.

Se non si effettua l'aggiornamento annuale obbligatorio, la registrazione sarà automaticamente sospesa (sarà comunque visibile sul sito web pubblico del registro, ma contrassegnata come "sospesa"). Quando la registrazione è sospesa, sarà possibile accedere allo spazio dell'organizzazione ed effettuare l'aggiornamento. Se l'aggiornamento non viene effettuato entro 15 giorni lavorativi, la registrazione sarà automaticamente cancellata dal registro.