Smjernice

1.       UVOD

Međuinstitucijskim sporazumom Europskog parlamenta, Vijeća Europske unije i Europske komisije („institucije potpisnice”) o obveznom registru transparentnosti („Međuinstitucijski sporazum o registru transparentnosti”), koji je stupio na snagu 1. srpnja 2021., utvrđena su pravila i načela o registru transparentnosti. Registar je javna baza podataka u koju se upisuju predstavnici interesnih skupina i aktivnosti koje provode s ciljem utjecanja na oblikovanje ili provedbu politika ili zakonodavstva ili procese donošenja odluka institucija EU-a.

Ove Smjernice nude praktične informacije o zahtjevima za upis u registar (i ažuriranje upisa) te o postupku upisa u registar predstavnicima interesnih skupina koji podnose zahtjev za upis u registar („podnositelji zahtjeva”) i/ili su već upisani u registar („registrirani subjekti”). U Smjernicama se objašnjavaju i pravila iz novog Međuinstitucijskog sporazuma o registru transparentnosti, posebno o mjerama uvjetovanosti i ostalim mjerama transparentnosti (dio I. odjeljak 3.) te o prihvatljivosti i kodeksu ponašanja registriranih subjekata (dio II.).

Tajništvo registra stalno nastoji poboljšati kvalitetu i pristupačnost njegova sadržaja. Stoga se savjetovalo s dionicima o ovim Smjernicama i ažurirat će ih onoliko često koliko to bude potrebno, uzimajući u obzir povratne informacije dobivene od registriranih subjekata i eventualna ažuriranja sustava. Smjernice su objavljene na internetskim stranicama registra na svim službenim jezicima EU-a (kartica „Smjernice” u izborniku).

Tajništvo je pripremilo odgovore na najčešća pitanja za podnositelje zahtjeva i registrirane subjekte, ali ona ne mogu obuhvatiti svaku moguću situaciju ni svako moguće pitanje. Ako imate dodatna pitanja, primjedbe ili prijedloge koji nisu obuhvaćeni najčešćim pitanjima i odgovorima, možete nam poslati upit klikom na „Pošalji upit” u lijevom stupcu u vašem prostoru s ograničenim pristupom ili putem obrasca „Pošalji upit” (za to je potrebna autentifikacija u sustavu EU Login). Tajništvo će vam odgovoriti u najkraćem mogućem roku.

Smjernice su revidirane i prilagođene novoj verziji registra transparentnosti objavljenoj 2. travnja 2024.

 

2.       IZJAVA O ODRICANJU OD ODGOVORNOSTI

Registar transparentnosti osnovni je element politike transparentnosti institucija potpisnica u pogledu predstavljanja interesnih skupina s ciljem utjecanja na oblikovanje ili provedbu politika ili zakonodavstva EU-a ili procese donošenja odluka EU-a.

Upis u registar je dobrovoljan i ne podrazumijeva da su institucije potpisnice na bilo koji način priznale, odobrile ili akreditirale registrirane subjekte. Unatoč dobrovoljnoj prirodi registra institucije potpisnice mogu donijeti mjere (vidjeti dio I. odjeljak 3.) kojima će se propisati obvezan upis u registar predstavnika interesnih skupina koji obavljaju određene vrste aktivnosti, radi transparentnosti tih aktivnosti.

Informacije u registar unose sami registrirani subjekti, pri čemu se podrazumijeva da snose krajnju odgovornost za njihovu točnost. Tajništvo prati kvalitetu sadržaja registra i zadržava pravo ukloniti iz registra neprihvatljive registrirane subjekte, uključujući one za koje se utvrdi da se ne pridržavaju kodeksa ponašanja.

Tajništvo može odlučiti suspendirati upise u registar koji sadržavaju neželjene navode, navode koji služe samopromociji ili navode koji su u suprotnosti s temeljnim vrijednostima EU-a iz članka 2. Ugovora o Europskoj uniji (npr. jer potiču na mržnju ili rasizam).

Sadržaj registra je javan. Informacije koje su registrirani subjekti naveli u prethodnim izjavama i dalje su javno dostupne na Portalu za europske podatke (data.europa.eu).

Registar sadržava poveznice na vanjske internetske stranice nad kojima institucije potpisnice nemaju kontrolu i za koje ne mogu biti odgovorne. Činjenica da registar sadržava informacije ili poveznice koje su dostavile treće strane ne znači da institucije potpisnice poveznice odobravaju niti da daju ikakva jamstva o sljedećem:

i. tijelu koje je odgovorno za objavljivanje ili upravljanje sadržajem na bilo kojoj od tih internetskih stranica

ii. uslugama navedenima na tim stranicama

iii. sadržaju stranica ili

iv. stajalištima iznesenima na tim stranicama.

 

3.       MJERE UVJETOVANOSTI I OSTALE MJERE TRANSPARENTNOSTI

Međuinstitucijskim sporazumom o registru transparentnosti institucije potpisnice obvezale su se da će registar biti de facto obvezan za određene vrste aktivnosti predstavljanja interesnih skupina („načelo uvjetovanosti”).

Institucije potpisnice donose mjeru uvjetovanosti kad odlučuju da će određene aktivnosti predstavljanja interesnih skupina biti uvjetovane prethodnim upisom u registar. To znači da se, iako je upis u registar dobrovoljan, predstavnici interesnih skupina moraju upisati u registar ako žele obavljati tu aktivnost u odnosima s institucijom koja je donijela tu mjeru. Upis u registar time postaje preduvjet za obavljanje te aktivnosti.

Iz razloga unutarnje organizacije svaka institucija tu obvezu provodi pojedinačno. Stoga se mjere mogu razlikovati od institucije do institucije.

Institucije potpisnice također mogu donijeti dopunske mjere transparentnosti kojima se potiče upis u registar i jača zajednički okvir registra. Tim se mjerama promiče pridržavanje registra i njegova kodeksa ponašanja, a ujedno nude prednosti u zamjenu za upis u registar.

Sve mjere uvjetovanosti i dopunske mjere transparentnosti koje donesu institucije potpisnice objavljuju se na stranici registra koja se odnosi na uvjetovanost. Internetske stranice redovito se ažuriraju informacijama o svim novim mjerama.

Napominjemo da svaka institucija, tijelo, ured i agencija EU-a može donijeti mjere uvjetovanosti i/ili dopunske mjere transparentnosti i sve se te mjere objavljuju na istoj stranici.

Države članice također mogu, u skladu sa svojim nacionalnim pravom, donijeti mjere uvjetovanosti i/ili dopunske mjere transparentnosti u vezi sa svojim stalnim predstavništvima pri Europskoj uniji.

Sve takve mjere objavljuju se na internetskim stranicama registra.

Stoga imajte na umu da se registar može koristiti u širem kontekstu, a ne isključivo u odnosima s institucijama potpisnicama u vezi s vašim aktivnostima predstavljanja interesnih skupina na razini EU-a.

Dodatne informacije dostupne su na stranici o uvjetovanosti.

 

1. PRIHVATLJIVOST

U tom kontekstu predstavnik interesne skupine svaka je fizička ili pravna osoba, ili formalna ili neformalna grupa, udruga ili mreža, koja sudjeluje u aktivnostima obuhvaćenima Međuinstitucijskim sporazumom o registru transparentnosti.

Aktivnosti su „obuhvaćene registrom” ako ih obavljaju predstavnici interesnih skupina s ciljem utjecanja na oblikovanje ili provedbu politika ili zakonodavstva EU-a ili procese donošenja odluka bilo koje institucije, tijela, ureda ili agencije EU-a.

U skladu s člankom 3. stavkom 2. Međuinstitucijskog sporazuma o registru transparentnosti takve aktivnosti mogu uključivati:

1. organiziranje ili sudjelovanje u sastancima, konferencijama ili događanjima te uspostava sličnih kontakata s institucijama EU-a
2. doprinos ili sudjelovanje u savjetovanjima, raspravama ili drugim sličnim inicijativama, npr. stručnim skupinama ili međuklubovima
3. organiziranje komunikacijskih kampanja, platformi, mreža i inicijativa na terenu
4. pripremanje ili naručivanje dokumenata o politikama i stajalištima, izmjenâ, ispitivanja i istraživanja javnog mnijenja, otvorenih pisama i drugog komunikacijskog ili informativnog materijala, te naručivanje i provođenje istraživanja.

Predstavnici interesnih skupina prihvatljivi su za upis u registar neovisno o svojem pravnom obliku, veličini, lokaciji, vrsti ili ciljevima te neovisno o komunikacijskom kanalu putem kojeg obavljaju svoje aktivnosti. Aktivnosti predstavljanja interesnih skupina obuhvaćene su neovisno o tome gdje se obavljaju i kojim komunikacijskim kanalom.

Svrha je registra omogućiti uvid u organizirane i/ili kolektivne interese, a ne osobne interese pojedinaca koji djeluju isključivo u vlastito ime, a ne u suradnji s drugima.

Za registar nisu relevantne aktivnosti čiji cilj nije utjecati na, već samo pratiti ili nadzirati pravo ili razvoj politika EU-a u akademske ili novinarske svrhe, iz osobnog interesa ili u svrhu ostvarivanja nekog prava (npr. intervjui koje obavljaju istraživači ili novinari ili podnošenje predstavki Europskom parlamentu).

Međutim, praćenje zakonodavnog ciklusa donošenja odluka obuhvaćeno je registrom ako je dio proaktivnog prikupljanja podataka i, općenito, dio sveobuhvatnog spektra usluga koje npr. nude pružatelji usluga povezanih s javnim poslovima. Te aktivnosti mogu dovesti do uspostave izravnih kontakata s institucijama i treba ih prijaviti pri upisu u registar.

Ako tek započinjete ili pripremate svoje aktivnosti utjecanja, morate navesti odgovarajuće pojedinosti o konkretnim aktivnostima kojima se namjeravate baviti.

Niste se dužni upisati u registar ako se bavite sljedećim aktivnostima (članak 4. Međuinstitucijskog sporazuma o registru transparentnosti):

(a) pružanje pravnih i ostalih profesionalnih savjeta

(b) podnošenje očitovanja u svojstvu stranke ili treće strane u okviru pravnog ili administrativnog postupka uspostavljenog pravom EU-a ili međunarodnim pravom primjenjivim na EU te očitovanja na temelju ugovornog odnosa s Komisijom, Parlamentom ili Vijećem ili na temelju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava koji se financira iz fondova EU-a

(c) aktivnosti socijalnih partnera koji djeluju u svojstvu sudionika u socijalnom dijalogu na temelju članka 152. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU-a);

(d) podnošenje očitovanja kao odgovora na izravne i posebne zahtjeve institucija EU-a, njihovih predstavnika ili osoblja, za informacije o činjenicama, podatke ili stručno znanje

(e) aktivnosti koje fizičke osobe provode isključivo u vlastito ime, a ne u suradnji s drugima

(f) spontani sastanci, sastanci isključivo privatne ili društvene prirode i sastanci koji se održavaju u kontekstu administrativnog postupka utvrđenog ugovorima EU-a ili pravnim aktima EU-a

(g) aktivnosti koje obavljaju tijela javne vlasti država članica, uključujući njihova stalna predstavništva i veleposlanstva, na nacionalnoj i podnacionalnoj razini

(h) aktivnosti koje provode udruge i mreže tijela javne vlasti na razini EU-a, na nacionalnoj ili podnacionalnoj razini, pod uvjetom da djeluju isključivo u ime relevantnih tijela javne vlasti

(i) aktivnosti koje obavljaju međuvladine organizacije, uključujući agencije i tijela koji iz njih proizlaze

(j) aktivnosti koje obavljaju tijela javne vlasti trećih zemalja, uključujući njihove diplomatske misije i veleposlanstva, osim ako takva tijela predstavljaju pravni subjekti, uredi ili mreže bez diplomatskog statusa ili ih predstavlja posrednik

(k) aktivnosti koje obavljaju crkve i vjerske udruge ili zajednice te svjetonazorske i nekonfesionalne organizacije iz članka 17. UFEU-a, uz izuzetak ureda, pravnih subjekata ili mreža koji su osnovani da bi u odnosima s institucijama EU-a zastupali crkve, vjerske zajednice ili svjetonazorske i nekonfesionalne organizacije, te njihove udruge.

Predstavnici interesnih skupina pri obavljanju aktivnosti obuhvaćenih registrom moraju postupati u skladu s pravilima i načelima iz kodeksa ponašanja. Da bi se mogli upisati u registar, moraju potvrditi da već poštuju ta pravila i načela.

 

2. NAČELO SAMO JEDNOG UPISA U REGISTAR

Kako bi se izbjegli višestruki upisi i ubrzala administrativna obrada zahtjeva za upis u registar ili upisa u registar, predstavnici interesnih skupina koji djeluju u više zemalja (npr. multinacionalna poduzeća, nevladine organizacije s podružnicama u više zemalja ili regija) svoje aktivnosti trebaju upisati u registar samo jednom i tim su upisom obuhvaćeni različiti drugi subjekti u okviru mreže, skupine poduzeća i sl. U praksi to obično obavlja podružnica ili ured koji predstavlja interese subjekta u odnosima s institucijama EU-a.

 

3. KVALITETA PODATAKA

Podaci koje unosite u registar moraju biti potpuni, točni i dosljedni. Ne zaboravite da su informacije koje unesete javno dostupne (osim informacija u poljima označenima simbolom precrtanog oka) te stoga podliježu javnom nadzoru.

Financijske informacije koje morate navesti ovise o vrstama interesa koje predstavljate (vidjeti rubrike 8. i 14. u nastavku).

Tajništvo pregledava sve nove zahtjeve za upis u registar i ocjenjuje:

i. prihvatljivost

ii. kvalitetu unesenih podataka.

Možda ćete trebati dostaviti dodatne informacije kako biste potkrijepili svoju prihvatljivost i/ili poboljšali kvalitetu podataka. Ako zahtjev za upis u registar ispunjava zahtjeve u pogledu informacija, tajništvo će ga potvrditi i vaš upis u registar zatim će se objaviti na internetskim stranicama registra. O ishodu ćete biti obaviješteni bez obzira na to je li vaš zahtjev za upis u registar potvrđen ili odbijen.

U svakoj rubrici obrasca za upis u registar nalaze se informativni oblačići s dodatnim objašnjenjima o tome koje informacije trebate navesti. Postavite pokazivač miša iznad informativnog oblačića ili kliknite na njega kako bi se prikazao opis svake rubrike / polja za unos podataka.

 

4. POSTUPAK UPISA U REGISTAR

U registar se upisujete putem interneta, odnosno na internetskim stranicama registra. Za pristup obrascu zahtjeva trebate se prijaviti u svoj prostor s ograničenim pristupom. Za pristup tom prostoru morate imati račun za EU Login (više informacija dostupno je na stranici s najčešćim pitanjima i odgovorima).

Ako pri ruci imate sve potrebne informacije, ispunjavanje obrasca trebalo bi potrajati oko 20 – 30 minuta.

Kad počnete ispunjavati obrazac, vašem će se zahtjevu dodijeliti jedinstveni identifikacijski broj (broj zahtjeva: APP xxxx). Vaš upis u registar neće se objaviti dok ga tajništvo ne ocijeni i ne potvrdi, nakon čega će vam se dodijeliti javni broj upisa u registar (REG xxxxxxxx-yy). Nemojte zamijeniti broj zahtjeva (APP) s brojem upisa u registar (REG).

Kad ispunjavate obrazac, informacije koje unesete automatski se spremaju. Ispunjavanje obrasca možete u svakom trenutku prekinuti i nastaviti kasnije. Međutim, ako zahtjev ne podnesete u roku od 21 kalendarskog dana, nacrt će se automatski izbrisati i trebat ćete početi iznova.

Pri ispunjavanju obrasca imajte na umu sljedeće:

• Reagirajte na poruke upozorenja, koje se mogu pojaviti pored polja u kojem je sustav otkrio nedosljednosti. One su korisne jer ukazuju na moguće netočnosti u unesenim podacima. Ako se takva poruka pojavi, možda ćete morati ispraviti unesene podatke ili unijeti pojašnjenja u okvir za slobodan unos teksta. Ako poruku zanemarite i ne učinite ono što se od vas traži, Tajništvo će morati od vas zatražiti dodatna pojašnjenja te će se potvrđivanje vašeg upisa u registar oduljiti.
• Izbjegavajte neprimjeren, nevažan, promotivni ili obmanjujući sadržaj – zahtjeve s takvim sadržajem nećemo prihvatiti.
• Izbjegavajte kratice. Registar je javni alat i informacije koje sadržava trebaju biti razumljive. Tajništvo će prije potvrđivanja zahtjeva od podnositelja zatražiti da ažurira svoje unose ako sadržavaju previše kratica i pokrata.
• Ako su podaci nepotpuni, nećete moći podnijeti zahtjev.
• Obrazac možete ispuniti na bilo kojem od 24 službena jezika EU-a (obrasci podneseni na bilo kojem drugom jeziku neće se potvrditi), ali preporučujemo da radi dosljednosti cijeli obrazac ispunite na istom jeziku.
• Imenujte osobu za kontakt koja će upravljati sadržajem upisa u registar i primati automatske obavijesti registra ili poruke Tajništva.
• Nemojte navoditi osobne podatke (podatke o pojedincima čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi), osim ako se to od vas izričito traži u određenim rubrikama obrasca. Izbjegavajte navođenje osobnih podataka u drugim rubrikama.

 

5. INFORMACIJE KOJE SE MORAJU UNIJETI U REGISTAR

 

Unesite ime predstavnika interesne skupine.

Unesite oblik predstavnika interesne skupine: to može biti pravni status ili vrsta subjekta bez posebnog pravnog statusa (npr. privremena struktura, mreža ili platforma).

Primjeri pravnog statusa: association sans but lucratif (ASBL), dobrotvorna udruga, zaklada, udruga, dioničko društvo, društvo s ograničenom odgovornošću, Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft, Komanditgesellschaft, société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) i société privée à responsabilité limitée (SPRL).

Pravni status obično je naveden u dokumentima kao što su statut, akt o osnivanju ili upis u nacionalni trgovački registar (npr. Moniteur belge u Belgiji).

Radi transparentnosti navedite funkcionalnu adresu internetskih stranica ili potvrdite da nemate internetske stranice. Adresu internetskih stranica navedenu na obrascu možete testirati da se uvjerite da je valjana i da je moguć pristup odgovarajućim stranicama.

U rubrici 8. trebat ćete odabrati vrste interesa koje predstavljate i tako pojasniti čime su motivirane vaše aktivnosti.

Navedite podatke za kontakt svojeg sjedišta i ureda zaduženog za odnose s institucijama, tijelima i agencijama EU-a, ako ga imate.

Ako adresa vašeg registriranog sjedišta (iz vašeg statuta) nije jednaka vašem mjestu poslovanja, navedite svoje mjesto poslovanja.

Osoba s pravnom odgovornošću mora biti osoba kojoj je zakonom dopušteno nastupati u ime predstavnika interesne skupine ili ga zastupati u kontaktima s tijelima javne vlasti. Ta bi osoba trebala biti upoznata i s obvezom registriranog subjekta da se pridržava kodeksa ponašanja.

Ako nemate pravni status, navedite ime osobe koja je na temelju mjerodavnog nacionalnog prava pravno odgovorna za aktivnosti koje se obavljaju ili imenujte drugu osobu za svrhe upisa u registar. Ako predstavnikom interesne skupine (npr. trgovinskim ili poslovnim udruženjem) upravlja odbor, odaberite jednog člana odbora (npr. predsjednika). Ta osoba ne mora biti jedina osoba s pravnom odgovornošću.

E-adresa koju unesete neće biti javno dostupna, ali Tajništvo može na tu adresu pisati dotičnoj osobi ako netko podnese pritužbu protiv predstavnika interesne skupine.

Ako nemate formalnu strukturu, osoba s pravnom odgovornošću je osoba koja je zadužena da vas zastupa u odnosima s institucijama EU-a.

Osoba zadužena za odnose s institucijama EU-a mora biti osoba koja je zadužena za javne poslove predstavnika interesne skupine ili za njegove kontakte s institucijama.

Ako niste imenovali osobu zaduženu za te odnose, morate imenovati osobu zaduženu za upravljanje vašim upisom u registar (ažuriranja itd.). To može biti jedna od osoba za kontakt navedenih u rubrici 5. E-adresa koju unesete neće biti javno dostupna.

Kad Tajništvo potvrdi upis u registar, osoba za kontakt primit će e-poruku o potvrdi, u kojoj će biti naveden javni broj upisa u registar (broj upisa u registar). Iste informacije poslat će se drugim osobama navedenima na obrascu za upis u registar (u rubrici 6. obrasca: „Osobe s pristupom upisu u registar”). 

Tajništvo će možda morati zatražiti objašnjenja ili ažuriranja unesenih informacija. Osoba za kontakt bit će glavna kontaktna točka kojoj će Tajništvo slati sva pitanja o registru. Osobe čija su imena navedena na obrascu za upis u registar primit će sve obavijesti, uključujući:

• podsjetnike o obveznom godišnjem ažuriranju
• informacije o podnesenim pritužbama i odgovorima na upite (podnesene klikom na „Pošalji upit”)
• obavijesti o doprinosima njihovog subjekta javnim savjetovanjima i planovima djelovanja Komisije.

Te se osobe mogu odlučiti i za primanje obavijesti o sljedećem:

• planovima djelovanja i javnim savjetovanjima Komisije
• aktivnostima odbora Europskog parlamenta.

Budući da se osobe za kontakt mogu često mijenjati, trebate navesti barem jednu zajedničku e-adresu (npr. u sljedećem formatu: infoorganisation [dot] com (info[at]organisation[dot]com)) da budete sigurni da ćete stalno primati obavijesti i da niste uklonjeni iz registra.

Podaci o osobama za kontakt nisu javni.

Sustav automatski dodjeljuje prava pristupa osobama navedenima u nastavku i njihove e-adrese automatski će se prikazati na popisu u toj rubrici („Popis osoba s pristupom”):

• osoba koja ispunjava obrazac zahtjeva
• osoba s pravnom odgovornošću
• osoba zadužena za odnose s EU-om
• osoba za kontakt.

Ako želite odobriti pristup dodatnim osobama, možete navesti dodatne e-adrese.

Svaka od tih osoba moći će pristupiti obrascu za upis u registar ako ima račun za EU Login koji je povezan s e-adresama s popisa.

Treba navesti najmanje dvije različite e-adrese. Ako navedete istu e-adresu za osobu s pravnom odgovornošću, osobu zaduženu za odnose s EU-om i/ili drugu osobu za kontakt, a ne navedete dodatne e-adrese, nećete moći dovršiti upis u registar.

U ovom okviru za slobodan unos teksta ukratko opišite opću misiju, ciljeve i područje djelovanja predstavnika interesne skupine (najviše 1000 znakova). To je posebno važno ako nemate internetske stranice.

U ovoj rubrici trebate navesti samo općenite informacije, a u sljedećoj rubrici možete navesti pojedinosti o svojim aktivnostima predstavljanja interesnih skupina.

Navedite zemljopisno područje i ciljano područje na koje su usmjerene vaše aktivnosti, npr. djelujete li na globalnoj razini, razini EU-a, nacionalnoj ili regionalnoj/lokalnoj razini.

Odaberite jednu od opcija koje se odnose na različite vrste zastupanja interesa. Vaš će odabir utjecati na financijske podatke koje ćete morati navesti u rubrici 14.

Ako pripadate više kategorija, imajte na umu da pravni status nije jedini odlučujući čimbenik za taj odabir. Odaberite opciju koja najbolje opisuje vašu glavnu aktivnost i objasnite motivaciju za vaše aktivnosti predstavljanja interesnih skupina.

Opcije su navedene u nastavku.

1. Promicanje vlastitih interesa ili kolektivnih interesa vaših članova (koji mogu biti subjekti koji ostvaruju dobit, ali i udruge ili subjekti koji predstavljaju subjekte koji ostvaruju dobit) – to obično uključuje poduzeća i grupe, stručne udruge ili udruge poslodavaca, organizacije sindikata te trgovinska i poslovna udruženja koja predstavljaju svoje članove ili određeni industrijski ili poslovni sektor. Za tu vrstu predstavljanja interesnih skupina trebat ćete navesti procjene troškova svojih aktivnosti obuhvaćenih registrom u zadnjoj financijskoj godini za koju je zaključena računovodstvena dokumentacija.
2. Promicanje interesa vaših klijenata (kao posrednik) – zastupanje interesa klijenata opcija je koju trebate odabrati ako ste u ugovornom ili pro bono odnosu s poduzećima, grupama, udrugama, državnim tijelima ili nevladinim organizacijama koji vam omogućuje da u njihovo ime obavljate aktivnosti zastupanja interesa kao stručnjak za javne poslove ili odvjetničko društvo. Trebat ćete navesti detaljne podatke o prihodima od navedenih aktivnosti prijavljenima u zadnjoj financijskoj godini.
3. Ne zastupate komercijalne interese – to obično znači da ne obavljate aktivnosti radi ostvarivanja dobiti, već isključivo iz filantropskih, dobrotvornih i humanih razloga ili u javnom interesu. I većina vaših članova, povezanih subjekata ili partnera neprofitni su subjekti. Trebat ćete navesti informacije o njihovom proračunu i izvorima financiranja.

Zastupane interese možete promijeniti nakon upisa u registar.

U ovoj rubrici treba navesti informacije o tome zašto se upisujete u registar. Usto što preciznije i konkretnije opišite obuhvaćene aktivnosti (tj. politike ili zakonodavne prijedloge EU-a na koje nastojite utjecati). Ne navodite aktivnosti koje se ne odnose na politike ili zakonodavstvo EU-a.

• Aktivnosti koje su uvjetovane upisom u registar

U padajućem izborniku odaberite aktivnosti obuhvaćene mjerama uvjetovanosti i navedite institucije EU-a na koje se aktivnosti odnose. To znači da trebate navesti najčešće izravne kontakte sa svakom institucijom za koje se morate upisati u registar jer je to propisano pravilima institucija i tijela EU-a.

Informacije koje navedete u ovom dijelu rubrike 9. neće se objaviti.

• Glavni zakonodavni prijedlozi ili politike EU-a na koje su usmjerene aktivnosti

Navedite naslove najnovijih inicijativa, politika i (zakonodavnih/nezakonodavnih) spisa EU-a na koje su usmjerene vaše aktivnosti predstavljanja interesnih skupina. To uključuje planove djelovanja, javna savjetovanja, direktive, uredbe, odluke, međuinstitucijske sporazume te izvješća ili rezolucije Europskog parlamenta. Izbjegavajte pokrate.

Umjesto općih područja politike (npr. „okoliš”, „klima”, „promet”), navedite konkretne postupke EU-a (npr. „Akt o digitalnim uslugama”). Po mogućnosti navedite pune službene naslove, npr.:

• Prijedlog uredbe o jedinstvenom tržištu digitalnih usluga (Akt o digitalnim uslugama)

• Uredba o utvrđivanju pravila o stavljanju gnojidbenih proizvoda EU-a na raspolaganje na tržištu
• Komunikacija Komisije „Europska strategija za podatke”
• Rezolucija Europskog parlamenta o Strategiji EU-a za bioraznolikost
• Odluka Vijeća o sustavu vlastitih sredstava Europske unije
• Izvješće Europskog parlamenta o dobrobiti životinja na poljoprivrednim gospodarstvima.

• Komunikacijske aktivnosti (događanja, kampanje, publikacije itd.) povezane s prethodno navedenim politikama EU-a

U ovom okviru za slobodan unos teksta navedite pojedinosti o komunikacijskim aktivnostima koje ste proveli u vezi s navedenim politikama, zakonodavnim prijedlozima ili odlukama EU-a. To može uključivati ispitivanja i istraživanja javnog mnijenja (ako su povezana sa zakonodavstvom EU-a ili usmjerena na članove institucija ili dužnosnike zaposlene u institucijama EU-a), otvorena pisma i druge komunikacijske ili informativne materijale, kampanje, projekte, događanja, publikacije ili dokumente o stajalištima, pri čemu treba navesti njihove naslove. Prihvatljive su i poveznice na internetske stranice s primjerima.

• Međuklubovi i neslužbene skupine Europskog parlamenta

Možete sudjelovati u aktivnostima međuklubova ili neslužbenih skupina organiziranima u prostorijama Parlamenta (npr. sudjelovanje na sastancima ili događanjima međukluba, podrška ili sudjelovanje kao jedan od domaćina događanja) ako ste upisani u registar i ako potvrdite da se nećete služiti ni imenom ni logotipom Europskog parlamenta.

Ako sudjelujete u aktivnostima međuklubova Europskog parlamenta, odaberite nazive klubova s predviđenog popisa. U okviru za slobodan unos teksta možete navesti naziv bilo koje neslužbene skupine u kojoj sudjelujete i pojedinosti o svojem sudjelovanju (npr. pružate li financijsku ili materijalnu potporu ili djelujete kao tajništvo skupine).

Nemojte odabrati međuklubove ili navoditi neslužbene skupine s kojima biste htjeli surađivati jer iskaz takvih interesa u ovom obrascu nije prikladan ni relevantan.

• Sudjelovanje na drugim forumima i platformama koje podupire EU

Ovdje trebate navesti pojedinosti o strukturama EU-a u kojima sudjelujete. Ako još ne sudjelujete u radu takvih struktura, upišite „ne”.

Ovo nije prikladno mjesto za izražavanje interesa za buduće sudjelovanje u radu takvih tijela ni namjere da se prijavite za sudjelovanje. Unesite isključivo informacije o trenutačnom stanju.

• Informacije koje Komisija automatski unosi pri vašem upisu u registar

U vašem upisu u registar prikazat će se informacije o vašim aktivnostima koje su automatski prenesene iz informacijskih sustava Komisije (informacije navedene u nastavku), odnosno informacije koje niste sami unijeli pri upisu u registar.

• Sastanci s donositeljima odluka EU-a

U registru se u PDF formatu prikazuju popisi sastanaka koje su registrirani subjekti održali s povjerenicima, članovima njihovih privatnih ureda (kabineta) i glavnim direktorima, nakon što dotični kabinet ili glavna uprava te informacije objave (najkasnije 14 dana od održavanja sastanka).

Informacijama o zakazanim sastancima zastupnika u Europskom parlamentu i njihovog osoblja možete pristupiti izravno u upisu u registar.

• Planovi djelovanja i javna savjetovanja Komisije

U registru su prikazani naslovi planova djelovanja i javnih savjetovanja kojima su registrirani subjekti doprinijeli od srpnja 2018. (pod uvjetom da su naveli svoj broj upisa u registar (REG), tj. prije 2. travnja 2024. identifikacijski broj upisa u registar transparentnosti (TR), i dali dopuštenje za javnu objavu svojih doprinosa).

Ako ste u razdoblju od dvije godine prije upisa u registar doprinijeli planovima djelovanja ili javnim savjetovanjima, te aktivnosti možete navesti ovdje, npr. „sudjelovanje u javnom savjetovanju Komisije ‘Borba protiv krijumčarenja migranata: 2021. – 2025.’ (akcijski plan EU-a pokrenut u ožujku 2021.)”.

• Stručne skupine Komisije

U registru se prikazuju informacije o članstvu registriranog subjekta u stručnim skupinama Komisije i drugim sličnim tijelima. Pri podnošenju zahtjeva za članstvo u stručnoj skupini ne morate biti upisani u registar. Nakon odabira članova stručne skupine, predstavnici interesnih skupina koji se još nisu upisali u registar morat će se upisati u registar kako bi bili imenovani članovima skupine „tipa B” ili „tipa C”.

Članstvo (kao član „tipa B” ili „tipa C”) u bilo kojoj stručnoj skupini Komisije automatski će se prikazati u upisu u registar nakon što se broj upisa u registar (REG) unese u registar stručnih skupina Komisije.

Navedite najnovije podatke o broju osoba koje sudjeluju u aktivnostima obuhvaćenima registrom u ime predstavnika interesne skupine u vrijeme upisa u registar (ili ažuriranja upisa). Nemojte navesti sve osoblje koje radi za predstavnika interesne skupine, već samo osoblje koje sudjeluje u aktivnostima koje ste naveli u rubrici 9.

Navedite sve osobe koje obavljaju aktivnosti predstavljanja interesnih skupina, bez obzira na to jesu li potpisale ugovor i primaju li naknadu za te aktivnosti (od vas ili od nekoga drugog). To može uključivati stalno zaposleno osoblje na vašoj platnoj listi, ali i osobe koje za vas rade u svojstvu pripravnika, volontera, konzultanata, akademika, suradnika itd.

Morate navesti sve osobe koje imaju propusnicu za pristup prostorijama Europskog parlamenta i redovito ažurirati svoj upis u registar informacijama o svakoj osobi koja je ishodila akreditaciju Parlamenta.

 

U okviru za slobodan unos teksta opišite status dotičnih osoba („zaposlenik”, „volonter” itd.) te unesite sve ostale informacije kojima možete pojasniti broj osoblja i izračun „ekvivalenta punog radnog vremena”.

Informacije koje unesete registar će automatski prikazati kao ekvivalente punog radnog vremena. To je standardna računovodstvena jedinica za mjerenje broja osoba koje obavljaju neku aktivnost (u ovom slučaju, aktivnost predstavljanja interesnih skupina). Odnosi se na prosječan broj sati koje je odradio određeni zaposlenik, izražen kao udio u prosječnom broju sati koje je odradio zaposlenik u punom radnom vremenu, tj. jedan ekvivalent punog radnog vremena odgovara jednom zaposleniku u punom radnom vremenu.

Ako pet postotnih blokova ne odgovara u potpunosti strukturi vaših ljudskih resursa, iznose prema potrebi zaokružite. Nije utvrđen najniži prag – u registar se morate upisati i ako se samo jedan vaš zaposlenik bavi aktivnostima predstavljanja interesnih skupina obuhvaćenima registrom 10 % ekvivalenta punog radnog vremena ili manje. Međutim, tu nisku razinu angažmana možete pojasniti u za to predviđenom okviru za slobodan unos teksta.

Ažurirajte podatke koje ste naveli ako se vaš ukupni broj zaposlenika znatno smanji/poveća u bilo kojem trenutku tijekom godine.

Navedene informacije trebale bi biti poštena procjena ukupnog broja osoba koje sudjeluju u aktivnostima i vremena posvećenog tim aktivnostima. Napominjemo da Tajništvo od vas može zatražiti dodatne pojedinosti o izračunima resursa.

 

Ovisno o područjima politike na koja su usmjerene vaše aktivnosti predstavljanja interesnih skupina, možete se pretplatiti na primanje automatskih obavijesti e-poštom o određenim aktivnostima institucija EU-a.

• Možete primati obavijesti o javnim savjetovanjima i planovima djelovanja Komisije u vašim područjima interesa.

Navedite želite li primati takve obavijesti.

• Novosti odbora Europskog parlamenta – primajte novosti i dnevne redove sastanaka iz područja politike koja ste odabrali.

Pretplatom na primanje novosti i dnevnih redova sastanaka odbora Europskog parlamenta možete upravljati izravno pristupom u svoj upis u registar. Za obavijesti o drugim aktivnostima Europskog parlamenta posjetite njegovu stranicu s informacijama o usluzi pretplate na primanje obavijesti e-poštom.

Navedite detaljne podatke o:

• svojem članstvu u bilo kojoj udruzi, federaciji, konfederaciji, mreži ili drugim tijelima (kojima ne upravljaju institucije EU-a)

• svojim članovima i povezanim subjektima (partneri, sponzori i slično) – popis vaših sadašnjih članova i povezanih subjekata (partneri, sponzori i slično). Ako je taj popis javno dostupan na vašim internetskim stranicama, navedite izravnu poveznicu na odgovarajuću internetsku stranicu.

Postoji mnogo vrsta članstava i te ćete informacije možda morati redovito ažurirati. Stoga vam preporučujemo da navedete izravne poveznice na vašu internetsku stranicu s odgovarajućim podacima. Ako su vaši članovi i fizičke osobe (pojedinci) i pravne osobe (organizacije), opišite različite vrste članova. Ne zaboravite ispuniti ovo polje ako zastupate interese svojih članova.

U svrhu transparentnosti Tajništvo pozdravlja navođenje dodatnih informacija koje mogu razjasniti strukturu, partnerstva, pobornike i druge subjekte povezane s registriranim subjektom. Ovdje treba navesti sve relevantne informacije o povezanim subjektima, društvima kćerima i sl. (npr. o obavljanju aktivnosti obuhvaćenih registrom i povezanim troškovima). Treba precizno navesti koji su subjekti mreže, grupe poduzeća ili slično obuhvaćeni upisom u registar.

Odaberite najprikladniju kategoriju s obzirom na vaše ciljeve, misiju, strukturu, aktivnosti i pravnu osobnost. Iako biste možda mogli pripadati više kategorija (npr. predstavljate trgovinsko udruženje koje je ujedno i neprofitni subjekt), možete odabrati samo jednu kategoriju. Ako ste u nedoumici, odluku biste trebali donijeti na temelju aktivnosti kojima se bavite, a ne na temelju svojeg pravnog statusa ili sličnih formalnih kriterija.

Odabir kategorije traži se isključivo u opisne svrhe i ne utječe na financijske informacije odnosno vrstu financijskih informacija koje ćete trebati navesti. Kategorije Tajništvu omogućuju izradu pouzdanih statistika o registriranim subjektima.

• Novoosnovani subjekt bez zaključene financijske godine

Ovaj okvir označite isključivo ako je vaša organizacija osnovana nedavno i još nemate zaključenu računovodstvenu dokumentaciju za zadnju cijelu financijsku godinu. Tom mogućnošću vodi se računa o prijelaznom statusu novoosnovanih predstavnika interesnih skupina. Tražene financijske podatke trebate navesti pri prvom godišnjem ažuriranju, a najkasnije pri sljedećem godišnjem ažuriranju. Status novoosnovanog subjekta možete imati najviše 24 mjeseca.

Čak i ako odaberete opciju „novoosnovani subjekt”, morat ćete navesti neke informacije za tekuću financijsku godinu (određena polja za unos podataka neće se moći uređivati).

• Zadnja zaključena „financijska godina”

Unesite računovodstveno razdoblje od 12 uzastopnih mjeseci. To razdoblje može započeti na bilo koji dan kalendarske godine za koju je zaključena računovodstvena dokumentacija. Financijska se godina može, ali ne mora, podudarati s kalendarskom godinom.

• Bespovratna sredstva EU-a

Svi predstavnici interesnih skupina moraju navesti iznos i izvor svih bespovratnih sredstava EU-a (relevantni program i tijelo nadležno za financiranje) koja pridonose pokrivanju njihovih troškova poslovanja. Svi iznosi moraju se navesti u eurima i moraju se odnositi na zadnju zaključenu financijsku godinu ili, ako je to relevantnije, tekuću financijsku godinu.

Ako ste novoosnovani subjekt, navedite procjenu bespovratnih sredstava EU-a primljenih za tekuću financijsku godinu.

Odaberite gumb „Dodaj” svaki put kad dodajete novi izvor financiranja.

Koja je razlika između bespovratnih sredstava i ugovora o javnoj nabavi?

Bespovratna sredstva: dodjeljuju se uglavnom kao donacija na temelju poziva na dostavu prijedloga za projekte kojima se promiču ciljevi politike EU-a. Treba ih navesti u obrascu za upis u registar.

Radi transparentnosti u okviru za unos teksta u ovoj rubrici možete navesti informacije o bespovratnim sredstvima EU-a koja su primila vaša društva kćeri. U slučaju „decentralizirane provedbe” financiranja EU-a (financijska sredstva EU-a koja isplaćuju države članice), bespovratna sredstva i ugovore o javnoj nabavi dodjeljuje nacionalna uprava. Ne morate navesti sredstva primljena izravno od nacionalnih tijela (npr. financiranje projekata iz strukturnih ili kohezijskih fondova).

Ugovori o javnoj nabavi: institucije EU-a putem natječajnog postupka kupuju usluge, radove ili robu na tržištu za internu uporabu. Iznosi primljeni putem javne nabave ne moraju se navesti u obrascu za upis u registar.

Predstavnici interesnih skupina koji provode projekte koje financira EU trebali bi pripaziti da ne precijene ljudske i financijske resurse povezane s aktivnostima predstavljanja interesnih skupina. Primjerice, računajte samo vrijeme koje su te osobe provele obavljajući aktivnosti predstavljanja interesnih skupina u odnosima s institucijama EU-a. Ne računajte vrijeme rada osoba koje rade isključivo kao istraživači, mentori, koordinatori projekata itd. Slično tome, nemojte navesti rashode ili troškove koji se odnose isključivo na provedbu vašeg projekta koji financira EU.

Ako promičete vlastite interese ili kolektivne interese svojih članova, navedite financijske informacije o sljedećem:

– svim posrednicima angažiranima za obavljanje aktivnosti obuhvaćenih registrom

– godišnjim troškovima aktivnosti predstavljanja interesnih skupina za zadnju zaključenu financijsku godinu.

• Angažiranje posrednika za obavljanje aktivnosti predstavljanja interesne skupine

Kao predstavnik interesne skupine koji promiče vlastite interese ili interese svojih članova, možete odlučiti povjeriti neke aktivnosti predstavljanja interesne skupine posrednicima koji će djelovati u vaše ime.

Posrednik je svaki predstavnik interesne skupine koji promiče interese klijenta obavljanjem aktivnosti obuhvaćenih registrom. Odnos između posrednika i klijenta zasniva se na ugovoru. Na primjer, ako ste angažirali usluge konzultantskog društva ili odvjetničkog društva za obavljanje aktivnosti predstavljanja interesne skupine u odnosima s institucijama EU-a u vaše ime, to konzultantsko društvo ili odvjetničko društvo vaš je posrednik. Ugovorni odnos između vas i vašeg posrednika nebitan je za potrebe registra ako i u mjeri kojoj se ne odnosi na aktivnosti predstavljanja interesne skupine koje posrednik obavlja u vaše ime.

Ako ste klijenti takvih posrednika, trebate navesti imena svih posrednika i povezane godišnje troškove za svakog posrednika ponaosob, u skladu s navedenim financijskim razredima. Procjena bi trebala obuhvaćati cjelogodišnje poslovanje i odnositi se na zadnju zaključenu financijsku godinu.

Trebate navesti i usluge koje su vam posrednici pružili na temelju ugovora u tekućoj financijskoj godini i imena svih posrednika (bez procjene povezanih troškova). Ako tijekom zadnje zaključene ili tekuće financijske godine niste povjeravali aktivnosti vanjskim suradnicima, odaberite opciju „Ne”. Ako se situacija tijekom godine promijeni, tu ćete izjavu trebati ažurirati.

• Godišnji troškovi koji se odnose na aktivnosti obuhvaćenima registrom

Predstavnici interesnih skupina koji promiču vlastite interese ili interese svojih članova trebaju navesti ažuriranu procjenu godišnjih troškova koji se odnose na aktivnosti obuhvaćene registrom. Financijski podaci moraju obuhvaćati cjelogodišnje poslovanje i odnositi se na zadnju zaključenu financijsku godinu od dana upisa u registar ili godišnjeg ažuriranja upisa u registar.

Procjenu troškova iskažite u obliku raspona i navedite isključivo troškove koji se odnose na aktivnosti obuhvaćene registrom. Godišnji troškovi razlikuju se od prometa i ukupnih troškova.

Pri procjeni ukupnih troškova uzmite u obzir sve aktivnosti obuhvaćene registrom i zbrojite sljedeće troškove koji se odnose na te aktivnosti.

1.    Troškovi osoblja – na temelju ekvivalenta punog radnog vremena navedenog u rubrici 10. Obuhvaćaju bruto plaću / naknade i sve isplaćene naknade, bonuse ili druga davanja. Ako osoblje plaćaju drugi subjekti ili ako osoblje radi dobrovoljno, taj dodatni podatak navedite u odgovarajućem okviru za unos teksta.

2.    Troškovi ureda i administrativni troškovi – najam i režijski troškovi, pribor i materijali, informatička oprema, održavanje, čišćenje, dozvole itd. Izračunajte te troškove razmjerno aktivnostima obuhvaćenima registrom.

 

3.    Interni rashodi poslovanja – troškovi relevantnog zagovaranja, odnosa s javnošću ili kampanja u području javnih poslova, troškovi marketinga i oglašavanja, uporabe medija, organizacije događanja, publikacija itd.

4.    Troškovi predstavljanja – troškovi nastali sudjelovanjem na događanjima i sastancima povezanima s odgovarajućim javnim poslovima (npr. naknade za registraciju, putovanja, smještaj, dnevnice i ostali povezani troškovi). U to su uključene i odgovarajuće sponzorirane aktivnosti za članove i naknade za osposobljavanje i događanja za jačanje sposobnosti.

5.    Troškovi eksternalizacije aktivnosti – naknade konzultantima ili podugovarateljima za odgovarajuće aktivnosti. Treba navesti i troškove aktivnosti povjerenih posrednicima, u skladu s prethodnom izjavom. Posrednici angažirani na temelju ugovora trebali bi se zasebno upisati u registar i navesti te troškove kao prihode.

6.    Članarine i povezane naknade – naknade za članstvo u odgovarajućim mrežama, udrugama i strukturama navedenima u rubrici „Članstvo i povezanost”. Navedite godišnje članarine za trgovinska udruženja ili saveze koji provode aktivnosti obuhvaćene registrom, čak i ako ti subjekti nisu upisani u registar. Članarine se izračunavaju razmjerno, tj. kao procijenjeni postotak ukupne članarine u skladu s postotkom relevantnih aktivnosti.

7.    Ostali relevantni troškovi – dodajte sve ostale relevantne troškove povezane s vašim aktivnostima predstavljanja interesnih skupina.

Registar dopušta dvama predstavnicima interesnih skupina da prijave iste izdatke („dvostruko računanje”). To što je jedan registrirani subjekt dao izjavu o financijskim interesima u vezi s procjenom troškova relevantnih aktivnosti ne isključuje mogućnost da i drugi registrirani subjekt prijavi isti iznos koji je dobio od prvog subjekta u smislu odgovarajućeg prometa (za klijente) ili proračuna (za članarine). Takvim se pristupom izbjegava preniska procjena prijavljenih financijskih izdataka.

Nakon što ste procijenili troškove koji se odnose na aktivnosti obuhvaćene registrom za zadnju zaključenu financijsku godinu, odaberite odgovarajući razred i evidentirajte svoj izračun. Radi kvalitete ili dosljednosti podataka Tajništvo vam može poslati pitanja o tom izračunu.

Ako ste posrednik koji promiče interese klijenata obavljanjem aktivnosti predstavljanja interesne skupine u njihovo ime, navedite financijske informacije o:

• svojim klijentima
• svojem ukupnom godišnjem prihodu za zadnju zaključenu financijsku godinu.

• klijentima u čije ime obavljate aktivnosti predstavljanja interesne skupine u odnosima s institucijama EU-a.

Kao posrednik morate navesti imena svih klijenata u čije ime obavljate aktivnosti predstavljanja interesne skupine koje su obuhvaćene registrom. Ako ste u rubrici 8. odabrali „interesi klijenata”, u rubrici 14. navedite informacije o tim klijentima. Ako ne navedete imena klijenata, nećete moći dovršiti upis.

Klijent je svaki predstavnik interesne skupine koji je stupio u ugovorni odnos s posrednikom na temelju kojeg posrednik promiče njegove interese obavljanjem aktivnosti obuhvaćenih registrom.

Na primjer, ako ste konzultantsko društvo ili odvjetničko društvo i ako na temelju ugovora obavljate aktivnosti predstavljanja interesne skupine u odnosima s institucijama EU-a u ime predstavnika interesne skupine, taj predstavnik interesne skupine vaš je klijent.

Odaberite odgovarajući financijski razred za svakog klijenta kao procjenu prihoda primljenih od tog klijenta za relevantne aktivnosti predstavljanja u zadnjoj godini za koju je zaključena računovodstvena dokumentacija.

Navedite i zadnje zakonodavne prijedloge, politike ili inicijative EU-a na koje su usmjerene aktivnosti koje obavljate u ime tog konkretnog klijenta, a koje se moraju podudarati s podacima unesenima u rubrici 9.

Odaberite gumb „Dodaj” svaki put kad dodajete ime klijenta.

Potpune informacije o klijentima

Morate navesti potpuni popis klijenata (za zadnju zaključenu financijsku godinu), uključujući njihova puna imena (bez pokrata). Morate navesti i imena novih klijenata obuhvaćenih registrom u tekućoj financijskoj godini, čak i ako ste novoosnovani subjekt.

Izjave u kojima se ne navode pojedinačni klijenti ili u kojima se navode samo općeniti termini (npr. „poduzeća”, „drugi mali klijenti”, „povjerljiv podatak”) neće biti prihvaćene. Isto vrijedi za kratice ili subjekte koje nije moguće identificirati.

Usluge koje se pružaju trećim zemljama

Ako na temelju ugovora obavljate aktivnosti predstavljanja interesnih skupina u odnosima s institucijama EU-a u ime tijela javne vlasti u trećim zemljama, uključujući njihove diplomatske misije i veleposlanstva, morate ih navesti kao klijente.

Usluge koje se pružaju institucijama, tijelima i agencijama EU-a ili međuvladinim organizacijama na temelju ugovora o javnoj nabavi

Te se usluge ne smatraju aktivnostima obuhvaćenima registrom i te institucije, tijela, agencije ili organizacije ne treba navesti kao klijente.

• Prihodi ostvareni aktivnostima obuhvaćenima registrom

Posrednici moraju navesti procjenu ukupnog ostvarenog godišnjeg prihoda koji se može pripisati aktivnostima predstavljanja interesnih skupina za zadnju zaključenu financijsku godinu, od dana upisa u registar ili godišnjeg ažuriranja. Registar automatski izračunava taj iznos na temelju ukupnog zbroja procijenjenih prihoda po klijentu, čime se osigurava podudaranje prijavljenih prihoda s prihodima od klijenta. Stoga je vrlo važno navesti sve relevantne klijente i prihod koji se pripisuje svakom klijentu.

Promet je novčani iznos koje poduzeće zaradi u određenom razdoblju. Financijski podaci moraju obuhvatiti cjelogodišnje poslovanje i odnositi se na zadnju zaključenu financijsku godinu od dana upisa u registar ili godišnjeg ažuriranja.

Ako relevantne aktivnosti obavljate i u vlastitom interesu, pri čemu se ne promiču interesi klijenata, morate ih opisati i navesti odgovarajuće procjene u odgovarajućem okviru za unos teksta.

Ako ne zastupate komercijalne interese, navedite sljedeće financijske informacije:

• glavne izvore financiranja
• iznos svakog doprinosa većeg od 10 000 EUR koji premašuje 10 % vašeg ukupnog proračuna i naziv uplatitelja doprinosa i
• ukupni proračun za zadnju zaključenu financijsku godinu.

Smatra se da ne zastupate komercijalne interese ako ispunjavate sljedeće uvjete:

1. promičete vlastite interese i glavna svrha vašeg osnivanja i/ili vaše glavno područje djelovanja nije komercijalne, poslovne ili profitne prirode
2. promičete kolektivne interese svojih članova i glavno područje djelovanja 50 % ili više vaših članova nije komercijalne, poslovne ili profitne prirode
3. ako se na vas odnose točke i. i ii., vaša je glavna svrha promicanje društvenih ciljeva u javnom interesu, neovisno o eventualnim pomoćnim gospodarskim aktivnostima koje obavljate, kao što su upravljanje vlastitim financijskim sredstvima ili imovinom ili provedba programa i projekata u vlastito ime ili u ime vaših članova.

Bez obzira na pravni status ili oblik poslovnog nastana, morate navesti zastupate li nekomercijalne interese.

 

 

Za sljedeće kategorije predstavnika interesnih skupina obično se smatra da ne zastupaju komercijalne interese, iako u određenim okolnostima zastupanje interesa može uključivati znatan komercijalni element ili element ostvarivanja dobiti:

• organizacije civilnog društva, nevladine organizacije, dobrotvorne organizacije, zaklade
• akademske i istraživačke institucije, skupine za strateško promišljanje, instituti za politike
• organizacije koje zastupaju crkve i vjerske zajednice.

• Izvori financiranja

Navedite glavne izvore financiranja po kategorijama: financijska sredstva EU-a, (nacionalna) javna financijska sredstva, bespovratna sredstva (uključujući bespovratna sredstva EU-a), donacije i doprinosi članova. Možete odabrati više kategorija kako biste pokrili sve mogućnosti. Sve ostale relevantne izvore financiranja koji nisu ovdje navedeni (npr. „sponzorstva” ili „pričuve”) dodajte klikom na „Drugo”.

Za svaki primljeni doprinos koji premašuje 10 % vašeg ukupnog proračuna I 10 000 EUR navedite iznos doprinosa i ime uplatitelja doprinosa klikom na „Dodaj”.

Primjer 1:

Organizacija s proračunom od 1 milijun EUR primila je doprinos u iznosu od 15 000 EUR. Taj se doprinos ne mora navesti jer ne premašuje prag od 10 %.

Primjer 2:

Organizacija s proračunom od 100 000 EUR primila je doprinos u iznosu od 15 000 EUR. Taj se doprinos mora navesti jer premašuje prag od 10 % i prag od 10 000 EUR.

Ako je isti uplatitelj u istoj financijskoj godini uplatio više doprinosa, a ukupni iznos doprinosa premašuje 10 000 EUR i 10 % vašeg ukupnog proračuna, trebate unijeti ukupni iznos.

U okviru za unos teksta možete navesti dodatne financijske informacije o vašim aktivnostima predstavljanja interesnih skupina.

• Proračun

Predstavnici interesa koji ne zastupaju komercijalne interese trebaju navesti ukupni proračun za zadnju zaključenu financijsku godinu kao apsolutni iznos u eurima. U taj iznos treba uključiti prethodno navedena financijska sredstva (i eventualne konkretne iznose). Ako ste novoosnovani subjekt koji nije još zaključio nijednu financijsku godinu, ne morate navesti ni proračun ni izvore financiranja, ali morate navesti eventualna bespovratna sredstva EU-a primljena u tekućoj financijskoj godini.

Definicija „proračuna”

Proračun su godišnji prihodi i rashodi (financijski izvještaji) za zadnju zaključenu financijsku godinu. Napomena: to se odnosi na ukupni proračun organizacije (ne samo na sredstva izdvojena za aktivnosti predstavljanja interesnih skupina).

Ako ne možete navesti proračun jer ga vaša organizacija nema, u rubriku za proračun možete upisati „0”. Budući da se to smatra iznimnom okolnošću, u okviru za unos teksta objasnite sljedeće:

1. zašto ne možete navesti proračun
2. na koji način financirate svoje aktivnosti predstavljanja interesnih skupina.

Označite odgovarajući okvir kako biste potvrdili da postupate u skladu s pravilima i načelima iz kodeksa ponašanja.

6.       ČEKANJE NA POTVRDU

Nakon što ispunite svih 15 rubrika, na stranici „Sažetak” moći ćete pregledati unesene informacije. Na dnu stranice nalazi se gumb „Pokreni provjeru”. Odabirom tog gumba pokreće se provjera cjelovitosti informacija. Ta je funkcija dostupna i u svakom trenutku ispunjavanja obrasca za upis u registar.

Kad kliknete na gumb „Podnesi”, osoba za kontakt primit će e-poruku s potvrdom da je zahtjev za upis u registar podnesen i da je njegov status „podneseno”. Da biste dovršili postupak upisa u registar, odnosno da bi vaš zahtjev bio potvrđen, morate odgovoriti na eventualne zahtjeve Tajništva za dodatne informacije. Nakon što Tajništvo potvrdi vaš upis u registar, osoba za kontakt primit će e-poruku o potvrdi, u kojoj će biti naveden vaš identifikacijski broj, odnosno javni broj upisa u registar (REG).

Ne zaboravite dovršiti ispunjavanje obrasca odabirom gumba „Podnesi”. Inače će svi uneseni podaci nakon 21 dana biti izgubljeni.

1.       OPĆENITO

• nastaviti se pridržavati kodeksa ponašanja

U svakom trenutku morate postupati u skladu s kodeksom ponašanja. U kodeksu ponašanja utvrđeno je 16 načela i pravila. Sva su jednako važna. Dužni ste informirati svoje osoblje i predstavnike o tim pravilima i načelima. O njihovu pridržavanju ovisi prihvatljivost za upis u registar. Samo registrirani subjekti koji se pridržavaju kodeksa mogu ostati upisani u registar.

Tajništvo prati upise u registar i ocjenjuje prihvatljivost registriranih subjekata te njihovo pridržavanje kodeksa ponašanja u skladu s postupcima utvrđenima u Prilogu III. Međuinstitucijskom sporazumu o registru transparentnosti. Tajništvo može pokrenuti istragu na temelju dopuštene pritužbe u kojoj se tvrdi da se registrirani subjekt nije pridržavao kodeksa ponašanja. Svaka fizička ili pravna osoba može podnijeti pritužbu Tajništvu o navodnom nepridržavanju registriranog subjekta kodeksa ponašanja.

Odluka koju Tajništvo donese o nepridržavanju kodeksa ponašanja može dovesti do uklanjanja dotičnog upisa iz registra. Ovisno o ozbiljnosti slučaja, odluka može dovesti do:

i.      zabrane dotičnom predstavniku interesne skupine da se ponovno upiše u registar u razdoblju od 20 radnih dana do dvije godine

ii.        objave poduzete mjere na internetskim stranicama registra.

Tajništvo pri odlučivanju o težini mjere koju će primijeniti na odgovarajući način uzima u obzir položaj dotičnog registriranog subjekta i okolnosti istrage.

Registrirani subjekti protiv kojih se poduzimaju navedene mjere imaju pravo podnijeti obrazloženi zahtjev za preispitivanje odluke, koje provodi Upravni odbor. To mogu učiniti podnošenjem zahtjeva za preispitivanje Tajništvu u roku od 20 radnih dana od primitka obavijesti o poduzetoj mjeri. Registriranim subjektima koji nisu zadovoljni odlukom Upravnog odbora na raspolaganju su daljnji pravni lijekovi, tj. imaju pravo podnijeti žalbu Sudu Europske unije ili pritužbu Europskom ombudsmanu.

• obvezno jednom godišnje ažurirati upis

Svakih 12 mjeseci, počevši od prve godine upisa u registar, morate provesti godišnje ažuriranje, potvrditi sve navedene podatke i obvezati se da ćete se pridržavati kodeksa ponašanja. Četiri odnosno dva tjedna prije isteka tog roka osoba za kontakt primit će automatske podsjetnike e-poštom. Za ažuriranje kliknite na karticu „Upis u registar ili ažuriranje” i odaberite „Godišnje ažuriranje”. Godišnje ažuriranje možete provesti i kad god su potrebne velike izmjene ili kad trebate prilagoditi rok za vaše sljedeće planirano godišnje ažuriranje. To možete učiniti nakon što se prijavite u svoj prostor s ograničenim pristupom.

• provoditi djelomična ažuriranja radi trajne ažuriranosti podataka

Ako ne želite promijeniti rok za godišnje ažuriranje, možete iskoristiti opciju „djelomično ažuriranje” i ažurirati samo podatke u određenim rubrikama (npr. financijske informacije). Djelomična ažuriranja ne zamjenjuju obvezu godišnjeg ažuriranja.

• biti transparentni u pogledu svojih aktivnosti i ustroja

Savjetujemo vam da pri kontaktu s institucijama i tijelima EU-a navedete da ste upisani u registar i da navedete svoj broj upisa u registar (REG).

• iskreno i konstruktivno surađivati s Tajništvom

Tajništvo redovito prati upise u registar i u svakom trenutku može pokrenuti istragu u vezi s bilo kojim upisom. Time se osigurava točnost i potpunost informacija i izbjegavaju se činjenične pogreške i/ili nepridržavanje kodeksa ponašanja. Otkrije li nedosljednosti, Tajništvo će kontaktirati s dotičnim registriranim subjektom kako bi zatražilo objašnjenje i kako bi se pronašlo zadovoljavajuće rješenje.

2.       AŽURIRANJA UPISA U REGISTAR

Informacije unesene u registar javno su dostupne i pomno ih prate dionici, akademici, studenti, novinari, privatne osobe i drugi. Stoga je u vašem interesu da redovito ažurirate svoj upis.

Najbolje bi bilo da svoj upis u registar ažurirate čim dođe do bilo kakvih promjena u informacijama koje ste naveli, a najkasnije u roku od tri mjeseca nakon promjene. Preporučujemo vam da svoj upis pregledate najmanje triput godišnje i prema potrebi ga ažurirate. Promjene možete unijeti u okviru godišnjeg ažuriranja (sustavni pregled cijelog upisa u registar i obveze pridržavanja kodeksa ponašanja) ili djelomičnog ažuriranja (kad ne želite pregledati cijeli upis u registar ili ne želite promijeniti rok za godišnje ažuriranje).

Šest mjeseci prije isteka roka za godišnje ažuriranje primit ćete automatski podsjetnik da pregledate i ažurirate svoj upis u registar. Osoba za kontakt koja je navedena u upisu u registar primit će automatske podsjetnike četiri odnosno dva tjedna prije isteka roka za godišnje ažuriranje (godinu dana od upisa u registar ili zadnjeg godišnjeg ažuriranja).

Osoba za kontakt primit će automatsku e-poruku s potvrdom o ažuriranju upisa u registar.

Ako ne obavite obvezno godišnje ažuriranje, vaš upis u registar automatski će se suspendirati (i dalje će biti vidljiv na javnim internetskim stranicama registra, ali će biti označen kao „suspendirano”). Nakon suspenzije upisa moći ćete pristupiti prostoru vaše organizacije i obaviti ažuriranje. Ako to ne učinite u roku od 15 radnih dana, upis će se automatski ukloniti iz registra.