Ohjeet avoimuusrekisterin käyttäjille

OSA I – YLEISTÄ

1.       JOHDANTO

Avoimuusrekisterin säännöt ja toimintaperiaatteet vahvistetaan pakollista avoimuusrekisteriä koskevassa toimielinten sopimuksessa, jonka ovat allekirjoittaneet Euroopan parlamentti, EU:n neuvosto ja Euroopan komissio (”allekirjoittajatoimielimet”). Sopimus tuli voimaan 1.7.2021. Julkiseen avoimuusrekisteriin voivat rekisteröityä edunvalvojat, joiden toiminnan tavoitteena on vaikuttaa EU:n politiikan tai lainsäädännön laadintaan tai täytäntöönpanoon tai EU:n toimielinten päätöksentekoprosesseihin.

Tämä ohjeisto sisältää käytännön tietoa rekisteröitymisvaatimuksista ja -menettelystä sekä rekisteriin kirjattavista tiedoista ja niiden päivittämisestä. Ohjeet on tarkoitettu edunvalvojille, jotka haluavat rekisteröityä (”rekisteriin hakevat”) tai jotka ovat jo rekisterissä (”rekisteröityneet”). Lisäksi selitetään uuteen toimielinten sopimukseen sisältyvät uudet säännöt – katso mm. Ehdollisuutta koskevat toimenpiteet ja muut avoimuustoimenpiteet (osa I, luku 3) sekä Kelpoisuusvaatimukset ja Hyvä edunvalvontatapa (osa II).

Avoimuusrekisterin sihteeristö pyrkii jatkuvasti parantamaan rekisteritietojen laatua ja rekisterin käytettävyyttä. Tästä ohjeistosta on pyydetty palautetta rekisterin käyttäjiltä, ja ohjeita päivitetään tarpeen mukaan. Ohjeisto on saatavilla avoimuusrekisterin verkkosivustolla (valikkokohdassa ”Ohjeet”) kaikilla EU:n virallisilla kielillä.

Sihteeristö on koonnut sivuston Usein kysyttyä -osioon vastauksia rekisteriin hakevien ja rekisteröityneiden toistuviin kysymyksiin, mutta ne eivät tietenkään kata kaikkia mahdollisia ongelmatilanteita. Voit lähettää muita kysymyksiä ja ehdotuksia kirjautumalla rekisteriin EU Login -tunnuksilla ja käyttämällä Yhteydenotot-kohdasta avautuvaa lomaketta. Sihteeristö vastaa viesteihin mahdollisimman nopeasti.

Nämä ohjeet on tarkistettu ja päivitetty avoimuusrekisterin 2.4.2024 julkaistun uuden version mukaisiksi.

2.       VASTUUVAPAUSLAUSEKE

Avoimuusrekisteri on allekirjoittajatoimielinten avoimuuspolitiikan kulmakivi sellaisen edunvalvonnan yhteydessä, jonka tavoitteena on vaikuttaa EU:n politiikan tai lainsäädännön laadintaan tai täytäntöönpanoon tai EU:n toimielinten päätöksentekoprosesseihin.

Avoimuusrekisteriin rekisteröityminen on vapaaehtoista, eikä se ole osoitus EU:n toimielinten myöntämästä tunnustuksesta, hyväksynnästä, akkreditoinnista tms. Vaikka rekisteri perustuu vapaaehtoisuuteen, allekirjoittajatoimielimet voivat määrätä rekisteröitymisen pakolliseksi tietyntyyppistä toimintaa harjoittaville edunvalvojille, jotta tällainen toiminta tapahtuu varmasti avoimesti (ks. osa I, luku 3)

Rekisteröityneet kirjaavat tietonsa rekisteriin itse, ja ne ovat viime kädessä vastuussa tietojensa oikeellisuudesta. Rekisterin sihteeristö seuraa tallennettujen tietojen laatua, ja sillä on oikeus poistaa sellaiset rekisteröityneet, jotka eivät täytä kelpoisuusehtoja tai eivät noudata hyvää edunvalvontatapaa.

Sihteeristö voi poistaa rekisteristä tahot, joiden kirjaamiin tietoihin sisältyy perusteettomia, markkinointihenkisiä tai Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 2 artiklassa vahvistettujen EU:n perusarvojen vastaisia väittämiä (joissa esim. yllytetään vihaan tai rasismiin).

Avoimuusrekisterin sisältö on julkinen. Myös rekisteröityneiden aiemmin kirjaamat tiedot ovat saatavilla EU:n virallisesta Data.europa.eu-portaalista.

Avoimuusrekisterissä on linkkejä ulkoisille verkkosivuille, joita allekirjoittajatoimielimet eivät valvo ja joista niitä ei voida pitää vastuussa. Kolmansien osapuolten tietojen ja linkkien julkaisu rekisterissä ei tarkoita sitä, että allekirjoittajatoimielimet millään tavoin hyväksyisivät tai takaisivat

i) linkitettyjen sivustojen ylläpidosta tai niiden sisällön tuottamisesta vastuullisia tahoja

ii) linkitetyillä sivustoilla mainittuja palveluja

iii) linkitettyjen sivustojen sisältöjä tai

iv) linkitetyillä sivustoilla esitettyjä kannanottoja.

3.       EHDOLLISUUTTA KOSKEVAT TOIMENPITEET JA MUUT AVOIMUUSTOIMENPITEET

Allekirjoittajatoimielimet ovat avoimuusrekisteriä koskevassa toimielinten sopimuksessa sitoutuneet siihen, että rekisteröitymiestä tehdään välttämätön edellytys tietyntyyppisen edunvalvontatoiminnan harjoittamiselle (”ehdollisuusperiaate”).

Kun toimielimet asettavat rekisteröitymisen tiettyjen edunvalvontatoimien ehdoksi, ne ottavat käyttöön ns. ehdollisuustoimenpiteitä. Toisin sanoen vaikka avoimuusrekisteriin rekisteröityminen on vapaaehtoista, tiettyjä oikeuksia annetaan vain rekisteröityneille edunvalvojille. Rekisteröitymisestä tulee siis edellytys tietynlaisen toiminnan harjoittamiselle.

Kukin toimielin päättää itse, miten se soveltaa ehdollisuusperiaatetta käytännössä. Näin ollen toimenpiteet voivat olla eri toimielimissä erilaisia.

Allekirjoittajatoimielimet voivat ottaa käyttöön myös täydentäviä avoimuustoimenpiteitä, joilla kannustetaan edunvalvojia rekisteröitymään. Näillä toimenpiteillä edistetään rekisterin sääntöjen ja sen hyvän edunvalvontatavan noudattamista ja tarjotaan samalla etuja rekisteröitymisen vastineeksi.

Allekirjoittajatoimielinten ehdollisuustoimenpiteet ja täydentävät avoimuustoimenpiteet luetellaan rekisterisivuston Ehdollisuus-sivulla. Sivulle lisätään uusia toimenpiteitä sitä mukaa kuin niitä otetaan käyttöön.

Huom. Mikä tahansa EU:n toimielin, laitos, virasto tai muu elin voi ottaa käyttöön ehdollisuustoimenpiteitä ja täydentäviä avoimuustoimenpiteitä, ja ne kaikki julkaistaan kyseisellä verkkosivulla.

Myös EU-maat voivat ottaa käyttöön kansallisen lainsäädännön mukaisia ehdollisuustoimenpiteitä ja/tai täydentäviä avoimuustoimenpiteitä, jotka koskevat niiden pysyviä EU-edustustoja.

Nämä toimenpiteet julkaistaan tapauksen mukaan rekisterin verkkosivustolla.

Näin ollen kannattaa varautua siihen, että rekisteröityminen voi olla tarpeen EU-tason edunvalvontatoiminnassa, vaikkei se kohdistuisi allekirjoittajatoimielimiin.

Lisätietoja on Ehdollisuus-sivulla.

OSA II – REKISTERÖITYMISOHJEET REKISTERIIN HAKEVILLE

1. KELPOISUUSVAATIMUKSET

Tässä yhteydessä ’edunvalvojalla’ tarkoitetaan sellaista luonnollista henkilöä, oikeushenkilöä, virallista tai epävirallista ryhmää, yhteenliittymää tai verkostoa, joka harjoittaa rekisterin soveltamisalaan kuuluvaa toimintaa.

’Rekisterin soveltamisalaan kuuluvalla toiminnalla’ tarkoitetaan sellaista edunvalvojien toimintaa, jonka tavoitteena on vaikuttaa EU:n toimielinten, laitosten, elinten ja virastojen politiikan tai lainsäädännön laadintaan tai täytäntöönpanoon tai muihin päätöksentekoprosesseihin.

Tällaista toimintaa voivat olla (ks. toimielinten sopimuksen 3 artiklan 2 kohta)

1. kokousten, konferenssien tai tapahtumien järjestäminen tai niihin osallistuminen sekä vastaavien yhteyksien ylläpitäminen EU:n toimielimiin
2. myötävaikuttaminen tai osallistuminen kuulemisiin tai muihin vastaaviin aloitteisiin, esim. asiantuntijaryhmien tai Euroopan parlamentin laajennettujen työryhmien toimintaan
3. viestintäkampanjoiden, foorumien, verkostojen ja ruohonjuuritason aloitteiden järjestäminen
4. politiikka-asiakirjojen ja kannanottojen, muutosehdotusten, mielipidemittausten ja -tutkimusten, avointen kirjeiden ja muun viestintä- ja tiedotusmateriaalin laatiminen tai teettäminen sekä tutkimusten teettäminen ja toteuttaminen.

Rekisteröintikelpoisuus ei riipu edunvalvojaorganisaation oikeudellisesta muodosta, koosta, sijainnista, tyypistä tai tavoitteista eikä viestintäkanavasta, jonka kautta se harjoittaa edunvalvontaa. Edunvalvontatoiminta kuuluu rekisterin soveltamisalaan riippumatta siitä, missä se tapahtuu ja mitä viestintäkanavaa käytetään.

Rekisterin kautta halutaan tuoda näkyväksi organisoitu ja/tai yhteisiin etuihin liittyvä edunvalvonta, ei sellaista toimintaa, jossa yksityishenkilöt ajavat omia henkilökohtaisia etujaan ja jossa ei olla yhteydessä toisiin.

Rekisterin piiriin ei kuulu toiminta, joilla ei pyritä vaikuttamaan, vaan jolla ainoastaan seurataan EU:n lainsäädännön tai politiikan kehitystä akateemisia tai journalistisia tarkoituksia varten, henkilökohtaisen mielenkiinnon vuoksi tai omien oikeuksien ajamisen yhteydessä (esim. tutkijoiden tai toimittajien haastattelut tai Euroopan parlamentille osoitetut vetoomukset).

Lainsäädännön päätöksentekosyklin seuranta kuuluu kuitenkin rekisterin piiriin, jos sen tavoitteena on ennakoiva tiedonkeruu tai jos esimerkiksi yhteiskuntasuhteisiin erikoistunut palveluntarjoaja tarjoaa sitä osana palveluvalikoimaansa. Tällaisessa toiminnassa voidaan olla suoraan yhteydessä toimielimiin, ja siksi se on kirjattava rekisteriin.

Jos edunvalvontatoiminta on vasta alkamassa tai valmisteilla, rekisteröityvän on pystyttävä erittelemään toimintamuodot, joita aiotaan käyttää.

Rekisteröitymistä ei vaadita seuraavanlaisen toiminnan harjoittajilta (ks. toimielinten sopimuksen 4 artikla):

a) oikeudellisen ja muun asiantuntijaneuvonnan tarjoaminen

b) lausuntojen antaminen unionin lainsäädännöllä tai unioniin sovellettavalla kansainvälisellä oikeudella perustetun oikeudellisen tai hallinnollisen menettelyn yhteydessä osapuolena tai kolmantena osapuolena, kun niiden antaminen perustuu sopimussuhteeseen Euroopan komission, Euroopan parlamentin tai EU:n neuvoston kanssa tai EU:n varoilla rahoitettavaan avustussopimukseen

c) työmarkkinaosapuolten toimet Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 152 artiklassa tarkoitetun työmarkkinavuoropuhelun yhteydessä

d) lausuntojen antaminen vastauksena jonkin EU:n toimielimen tai sen edustajien tai henkilöstön esittämään suoraan ja yksilöityyn pyyntöön antaa tietoja tai tarjota asiantuntemusta

e) luonnollisten henkilöiden toiminta yksinomaan yksityishenkilön ominaisuudessa eikä yhdessä toisten kanssa

f) spontaanit tapaamiset, luonteeltaan puhtaasti yksityiset tai sosiaaliset tapaamiset sekä tapaamiset, jotka järjestetään EU:n perussopimuksiin tai säädöksiin perustuvan hallinnollisen menettelyn yhteydessä

g) jäsenvaltioiden julkisten viranomaisten, myös niiden pysyvien edustustojen ja suurlähetystöjen, toiminta valtiotasolla ja sitä alemmalla tasolla

h) viranomaisten yhteenliittymien ja verkostojen toiminta EU:n tasolla, valtiotasolla tai sitä alemmalla tasolla edellyttäen, että ne toimivat ainoastaan asianomaisten julkisten viranomaisten puolesta

i) hallitustenvälisten järjestöjen ja niistä lähtöisin olevien virastojen ja elinten toiminta

j) EU:n ulkopuolisten maiden viranomaisten ja niiden diplomaattiedustustojen ja suurlähetystöjen toiminta, paitsi kun tällaisia viranomaisia edustavat oikeushenkilöt, toimistot tai verkostot, joilla ei ole diplomaattista asemaa, tai kun tällaisia viranomaisia edustetaan välittäjän kautta

k) Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 17 artiklassa tarkoitettujen kirkkojen ja uskonnollisten yhdistysten tai yhdyskuntien sekä elämänkatsomuksellisten ja ei-tunnustuksellisten järjestöjen toiminta, paitsi jos kyseessä ovat toimistot, oikeushenkilöt ja verkostot, jotka on perustettu edustamaan kirkkoja ja uskonnollisia yhdyskuntia tai elämänkatsomuksellisia ja ei-tunnustuksellisia järjestöjä niiden suhteissa EU:n toimielimiin, sekä niiden yhdistykset.

Avoimuusrekisterin soveltamisalaan kuuluvaa toimintaa harjoittaessaan edunvalvojien on noudatettava hyvän edunvalvontatavan sääntöjä ja periaatteita. Ne voivat rekisteröityä vain, jos ne vakuuttavat jo noudattavansa näitä sääntöjä ja periaatteita.

2. YHDEN REKISTERÖITYMISEN PERIAATE

Jotta voidaan välttää päällekkäisyydet ja käsitellä rekisteröintihakemukset nopeammin, edunvalvojien, joilla on toimintaa useassa maassa (esim. monikansalliset yritykset, monessa maassa toimivat kansalaisjärjestöt), on rekisteröidyttävä avoimuusrekisteriin vain kerran ja kirjattava siinä yhteydessä tiedot verkoston, konsernin, järjestön tms. kaikkien yksikköjen toiminnasta. Käytännössä rekisteröitymisen hoitaa yleensä organisaation yksiköistä se, joka on vastuussa organisaation EU-suhteista.

3. TIETOJEN LAATU

Avoimuusrekisteriin on kirjattava edunvalvojasta kattavat, täsmälliset ja ajantasaiset tiedot. Tiedot näkyvät julkisella sivustolla (silmäkuvakkeella merkittyjä kenttiä lukuun ottamatta), joten niitä seurataan koko ajan.

Kirjattavat rahoitustiedot riippuvat siitä, minkä tyyppistä edunvalvontatoimintaa rekisteröitynyt harjoittaa (ks. kohdat 8 ja 14 seuraavassa).

Sihteeristö käy läpi kaikki uudet hakemukset. Arviointiperusteina ovat

i) kelpoisuusvaatimukset

ii) hakulomakkeessa annettujen tietojen laatu.

Hakijalta voidaan pyytää lisätietoja, jotta voidaan varmistaa kelpoisuusvaatimusten täyttyminen ja/tai täydentää annettuja tietoja. Jos hakemus sisältää vaaditut tiedot, sihteeristö hyväksyy sen, ja edunvalvojan tiedot julkaistaan rekisterisivustolla. Hakijalle ilmoitetaan, onko hakemus hyväksytty vai hylätty.

Rekisteröintilomakkeen kenttien yhteydessä on i-kuvakkeita, joista saa lisätietoja kentässä vaadittavista tiedoista. Kun siirrät kohdistimen kuvakkeen päälle, näytölle avautuu lisätietoruutu.

4. MITEN AVOIMUUSREKISTERIIN REKISTERÖIDYTÄÄN?

Rekisteröityminen tapahtuu verkossa avoimuusrekisterin sivustolla. Hakulomakkeeseen pääsee kirjautumalla rekisteriin. Tähän tarvitaan EU Login -tili (lisätietoja on Usein kysyttyä -osiossa).

Kun kaikki tarvittavat tiedot ovat valmiina käsillä, lomakkeen täyttäminen kestää noin 20–30 minuuttia.

Kun aloitat hakulomakkeen täyttämisen, hakemuksellesi annetaan yksilöllinen tunniste (hakemusnumero: APP xxxx). Hakemukseen kirjatut tiedot julkaistaan vasta sen jälkeen, kun rekisterin sihteeristö on arvioinut ja hyväksynyt sen. Kun edustamasi edunvalvoja on näin rekisteröity, sille annetaan julkinen rekisterinumero (REG xxxxxxxx-yy). APP-numeroa ja REG-numeroa ei pidä sekoittaa keskenään.

Lomakkeeseen kirjatut tiedot tallennetaan automaattisesti. Voit keskeyttää lomakkeen täyttämisen milloin tahansa ja jatkaa sitä myöhemmin. Jos hakemusluonnosta ei lähetetä 21 vuorokauden kuluessa, se poistetaan automaattisesti, ja hakulomakkeen täyttäminen on tarvittaessa aloitettava uudestaan.

Vinkkejä lomakkeen täyttämiseen:

• Kiinnitä huomiota varoitusviesteihin, joita voi näkyä kenttien vieressä, jos järjestelmä on havainnut tiedoissa puutteita tai epäjohdonmukaisuuksia. Ne auttavat sinua huomaamaan mahdolliset virheelliset tiedot. Näissä viesteissä kehotetaan yleensä joko korjaamaan tietoja tai lisäämään selitys erilliseen tekstikenttään. Jos et ota varoituksia huomioon etkä toimi niiden mukaisesti, sihteeristö joutuu pyytämään sinulta lisäselvityksiä, mikä viivästyttää rekisteröitymishakemuksen hyväksymistä.
• Älä kirjaa rekisteriin sopimatonta, tarpeetonta, mainostarkoituksiin liittyvää tai harhaanjohtavaa sisältöä. Jos hakemuksessa on tällaista tietoa, sitä ei hyväksytä.
• Vältä pelkkien lyhenteiden käyttöä. Rekisteri on julkinen alusta, joten sen sisältämien tietojen on oltava ymmärrettäviä. Jos hakemuksessa on liikaa epäselviä lyhenteitä, sihteeristö pyytää hakijaa muuttamaan tietoja ennen hakemuksen hyväksymistä.
• Jos hakemuksen tiedot ovat puutteelliset, et voi lähettää hakemusta.
• Lomakkeen voi täyttää millä tahansa EU:n 24 virallisesta kielestä (hakemuksia, joissa käytetään muita kieliä, ei hyväksytä). Johdonmukaisuuden vuoksi on syytä käyttää koko lomakkeessa samaa kieltä.
• Nimeä yhteyshenkilö, joka hallinnoi edustamasi organisaation tietoja rekisterissä ja jolle lähetetään rekisterin automaattiset ilmoitukset ja sihteeristön viestit.
• Kirjaa rekisteriin henkilötietoja (eli nimettyjen tai tunnistettavien henkilöiden tietoja) vain niihin lomakkeen kenttiin, joissa niitä nimenomaisesti pyydetään. Älä kirjaa henkilötietoja muihin kenttiin.

5. REKISTERIIN KIRJATTAVAT TIEDOT

Ilmoita edunvalvojan nimi.

Ilmoita edunvalvojan toiminta-/yritysmuoto: esimerkiksi oikeudellinen asema tai sellaisen organisaation tyyppi, jolla ei ole erityistä oikeudellista statusta (esim. tilapäinen järjestely, verkosto tai foorumi).

Oikeudellinen asema/muoto voi olla esimerkiksi voittoa tavoittelematon yhdistys, yhtiö, osuuskunta, hyväntekeväisyysjärjestö, säätiö, rekisteröity yhdistys, ”association sans but lucratif” (ASBL), ”public limited company” (plc), ”Limited Liability Company” (LLC), ”Gesellschaft mit beschränkter Haftung” (GmbH), ”Aktiengesellschaft”, ”Komanditgesellschaft”, ”société coopérative à responsabilité limitée” (SCRL), ”société privée à responsabilité limitée” (SPRL) tms.

Oikeudellinen asema määritellään yleensä organisaation perussäännössä, yhtiöjärjestyksessä tai muussa vastaavassa asiakirjassa tai kansallisessa kaupparekisterissä (esim. Belgiassa ”Le Moniteur Belge”).

Anna toimiva verkkosivuston osoite tai vahvista, että sellainen on käytössä. Voit varmistaa verkkosivuston osoitteen toimivuuden lomakkeessa olevalla testilinkillä.

Kohdassa 8 (Edunvalvonnan kohteet) on ilmoitettava, minkä tyyppistä edunvalvontaa organisaatiosi harjoittaa. Tämä valaisee edunvalvontatoiminnan perimmäisiä syitä.

Anna organisaatiosi päätoimipaikan yhteystiedot ja tapauksen mukaan sen toimipisteen yhteystiedot, joka vastaa organisaation EU-suhteista.

Jos sääntömääräisen kotipaikan osoite ei ole sama kuin toimipaikan osoite, ilmoita toimipaikan osoite.

Oikeudellisessa vastuussa olevan henkilön on oltava henkilö, jolla on lain mukaan oikeus toimia edunvalvojan nimissä ja/tai edustaa sitä viranomaisyhteyksissä. Tämän henkilön on myös oltava tietoinen siitä, että rekisteröitynyt sitoutuu noudattamaan hyvää edunvalvontatapaa.

Jos organisaatiolla ei ole oikeudellista asemaa, ilmoita sellaisen henkilön nimi, jolla on kansallisen lainsäädännön nojalla oikeudellinen vastuu organisaation harjoittamasta toiminnasta, tai nimeä rekisteröintiä varten joku muu henkilö. Jos organisaatiota (esim. toimialajärjestö tai elinkeinoyhdistys) johtaa hallitus, valitse yksi hallituksen jäsenistä (esim. puheenjohtaja). Nimettävän henkilön ei tarvitse olla ainoa henkilö, jolla on oikeudellinen vastuu organisaation toiminnasta.

Ilmoittamaasi sähköpostiosoitetta ei julkaista, mutta rekisterin sihteeristö voi ottaa yhteyttä kyseiseen henkilöön, jos edunvalvojasta tehdään valitus.

Jos organisaatiollasi ei ole virallisesti määriteltyä toimintamuotoa/-rakennetta, oikeudellisessa vastuussa oleva henkilö edustaa edunvalvojaa asioitaessa EU:n toimielinten kanssa.

EU-suhteista vastaavan henkilön on oltava henkilö, joka vastaa edunvalvojan yhteiskuntasuhteista ja/tai yhteydenpidosta EU:n toimielimiin.

Vaikka organisaatiolla ei olisi erityistä EU-suhteista vastaavaa henkilöä, rekisteriin on kuitenkin nimettävä joku, joka hallinnoi ja päivittää organisaation tietoja rekisterissä. Kyseessä voi olla sama henkilö, joka toimii yhteyshenkilönä (ks. kohta 5). Ilmoittamaasi sähköpostiosoitetta ei julkaista.

Kun sihteeristö hyväksyy rekisteröintihakemuksen, organisaation yhteyshenkilö saa asiasta vahvistusviestin, jossa on sen julkinen rekisterinumero (REG-numero). Sama viesti lähetetään myös muille henkilöille, joiden nimet mainitaan rekisteröintilomakkeen kohdassa 6 (Henkilöt, joilla on pääsy rekisteritietoihin). 

Sihteeristö voi joutua pyytämään edunvalvojalta selvennyksiä tai tietojen päivittämistä. Kaikissa rekisteriä koskevissa kysymyksissä sihteeristön yhteydenotot lähetetään ensisijaisesti yhteyshenkilölle. Henkilöille, joiden nimet mainitaan rekisteröintilomakkeessa, lähetetään automaattisesti seuraavanlaiset ilmoitukset:

• muistutukset pakollisesta vuotuisesta tietojen päivityksestä
• vastaukset yhteydenottolomakkeella lähetettyihin kysymyksiin ja tiedot mahdollisista valituksista
• ilmoitukset edunvalvojan antamista kannanotoista komission aloitteiden toteutussuunnitelmiin ja vastauksista julkisiin kuulemisiin.

Nämä henkilöt voivat myös tilata ilmoituksia seuraavista:

• Komission aloitteiden toteutussuunnitelmat ja julkiset kuulemiset
• Euroopan parlamentin valiokuntien toimet.

Koska yhteyshenkilöt voivat vaihtua, yhteystietoihin kannattaa kirjata vähintään yksi asiointipostilaatikon sähköpostiosoite (esim. infoorganisation [dot] com (info[at]organisation[dot]com)) eikä vain henkilökohtaisia osoitteita. Näin varmistetaan, että ilmoitukset tulevat aina perille eivätkä jää huomiotta, mikä voi johtaa edunvalvojan poistamiseen rekisteristä.

Yhteyshenkilöiden tietoja ei julkaista.

Järjestelmä antaa oletusarvoisesti rekisteröintitietojen käsittelyoikeudet seuraaville henkilöille, ja heidän sähköpostiosoitteensa tulevat automaattisesti näkyviin tähän kohtaan lomaketta:

• henkilö, joka täyttää hakulomakkeen
• oikeudellisessa vastuussa oleva henkilö
• EU-suhteista pysyvästi vastaava henkilö
• yhteyshenkilö.

Halutessasi voit lisätä luetteloon muidenkin henkilöiden sähköpostiosoitteita.

Nämä henkilöt pääsevät käsittelemään edunvalvojan rekisteritietoja, jos luettelossa mainittuun osoitteeseen on liitetty EU Login -tili.

Luettelossa on oltava vähintään kaksi eri sähköpostiosoitetta. Jos oikeudellisessa vastuussa olevalla henkilöllä, EU-suhteista vastaavalla henkilöllä ja/tai yhteyshenkilöllä on sama sähköpostiosoite eikä muita osoitteita lisätä, rekisteröityminen ei onnistu.

Lisää tähän tekstikenttään organisaatiosi toiminnan tarkoituksen ja yleisten tavoitteiden lyhyt kuvaus (enintään 1 000 merkkiä). Tämä on tärkeää etenkin silloin, jos organisaatiolla ei ole verkkosivustoa.

Tässä kohdassa esitetään ainoastaan yleiskuvaus. Tarkemmat tiedot edunvalvontatoiminnasta annetaan seuraavassa kohdassa.

Ilmoita organisaation maantieteellinen toimintataso (maailmanlaajuinen, eurooppalainen, kansallinen vai alueellinen/paikallinen).

Valitse vaihtoehto, joka kuvaa organisaatiosi edunvalvontatoimintaa. Valintasi vaikuttaa siihen, mitä rahoitustietoja on annettava kohdassa 14.

Jos organisaatiollesi sopisi vaihtoehdoista useampi kuin yksi, on syytä huomata, että valintaan vaikuttavat muutkin tekijät kuin organisaation oikeudellinen asema. Valitse vaihtoehto, joka kuvaa parhaiten organisaatiosi pääasiallista toimintaa, ja selitä edunvalvontatoiminnan perimmäiset syyt.

Tarjolla ovat seuraavat vaihtoehdot:

1. Valvoo omia etujaan tai jäsenkuntansa yhteisiä etuja (esimerkiksi voittoa tavoitteleva toimija/organisaatio tai sellaisen edustaja) – Tämä vaihtoehto soveltuu tyypillisesti yrityksille ja yritysryhmille, ammattiala- ja työnantajajärjestöille, työntekijäjärjestöille sekä talous- ja elinkeinoyhdistyksille, jotka edustavat jäsenkuntaansa tai tiettyä ammatti- tai toimialaa. Tämäntyyppisen edunvalvojan on toimitettava kustannusarvio rekisterin piiriin kuuluvasta toiminnastaan viimeisimmältä päättyneeltä tilikaudelta.
2. Edistää asiakkaidensa etuja (välittäjänä) – Tämä vaihtoehto soveltuu yhteiskuntasuhteisiin tai lakiasioihin erikoistuneille edunvalvojille, jotka sopimussuhteen nojalla harjoittavat edunvalvontatoimintaa asiakkaidensa eli yritysten, yritysryhmien, yhdistysten, valtion elinten tai kansalaisjärjestöjen puolesta. Tämäntyyppisen edunvalvojan on eriteltävä tulot, jotka on saatu ilmoitetuista toimista viimeisimmän tilikauden aikana.
3. Ei valvo kaupallisia etuja – Tämä vaihtoehto soveltuu yleensä toimijoille, jotka eivät tavoittele voittoa vaan harjoittavat vain yleishyödyllistä hyväntekeväisyys- ja avustustoimintaa. Suurin osa niiden jäsenkunnasta ja yhteistyökumppaneista on niin ikään voittoa tavoittelemattomia yhteisöjä. Tämäntyyppisen edunvalvojan on kirjattava rekisteriin tiedot budjetistaan ja rahoituslähteistään.

Edunvalvonnan kohteita on mahdollista muuttaa vielä rekisteröitymisen jälkeenkin.

Tässä kohdassa on annettava tietoja, joista käyvät ilmi edunvalvojan rekisteröitymisen syyt. Lisäksi on eriteltävä mahdollisimman tarkasti EU:n politiikan alat tai lakiehdotukset, joihin edunvalvoja pyrkii vaikuttamaan. Älä mainitse toimintaa, joka ei liity EU:n politiikkaan eikä lainsäädäntöön.

• Toiminta, joka edellyttää rekisteröitymistä avoimuusrekisteriin

Valitse pudotusvalikosta toimintamuodot, joihin organisaatiosi osallistuu, ja ilmoita, mitä EU:n toimielimiä toiminta koskee. Tässä on siis ilmoitettava toimielinten sääntöjen mukaisesti, millä rekisteröitymistä edellyttävillä tavoilla organisaatiosi on yleisimmin yhteydessä EU-elimiin.

Kohdan 9 tässä osiossa annettuja tietoja ei julkaista.

• EU:n säädösehdotukset ja politiikan alat, joihin organisaation toimet ensisijaisesti kohdistuvat

Mainitse nimeltä tuoreimmat EU:n aloitteet, toimet, säädös- ja muut hankkeet, joihin organisaation edunvalvontatoimet kohdistuvat. Näihin kuuluvat esimerkiksi EU:n aloitteiden toteutussuunnitelmat, julkiset kuulemiset, direktiivit, asetukset, päätökset, toimielinten väliset sopimukset, Euroopan parlamentin mietinnöt, päätöslauselmat yms. Vältä pelkkien lyhenteiden käyttöä.

Älä käytä yleisluonteisia politiikan alojen nimityksiä (esim. ”ympäristö”, ”ilmasto”, ”liikenne”), vaan nimeä yksittäisiä EU:n säädös- tai muita hankkeita (esim. ”digipalvelusäädös”). Jos mahdollista, ilmoita hankkeen täydellinen virallinen nimi. Esimerkkejä:

• Ehdotus asetukseksi digitaalisten palvelujen sisämarkkinoista (digipalvelusäädös)
• Asetus EU-lannoitevalmisteiden kaupan pitämisestä
• Komission tiedonanto Euroopan datastrategiasta
• Euroopan parlamentin päätöslauselma EU:n biodiversiteettistrategiasta
• Neuvoston päätös Euroopan unionin omien varojen järjestelmästä
• Euroopan parlamentin mietintö tuotantoeläinten hyvinvoinnista.

• Edellä mainittuihin EU:n politiikan aloihin liittyvät viestintätoimet (tapahtumat, kampanjat, julkaisut yms.)

Erittele tässä tekstikentässä, mitä edellisessä kentässä mainittuihin EU-hankkeisiin liittyviä viestintätoimia organisaatiosi on toteuttanut. Niitä voivat olla esim. mielipidemittaukset ja -kyselyt (jos ne liittyvät EU:n lainsäädäntöön tai jos niitä on suunnattu EU:n toimielinten jäsenille tai virkamiehille), avoimet kirjeet ja muu viestintä- tai tiedotusmateriaali, kampanjat, hankkeet, tapahtumat, julkaisut tai kannanotot. Jos mahdollista, mainitse toimien nimet. Voit myös lisätä linkkejä verkkosivuille, joilla on esimerkkejä.

• Euroopan parlamentin laajennetut työryhmät ja epäviralliset ryhmittymät

Euroopan parlamentin tiloissa järjestettävään laajennettujen työryhmien tai epävirallisten ryhmittymien toimintaan (esim. kokouksiin, tapahtumiin, tukitoimiin tai tapahtumajärjestelyihin) voivat osallistua vain edunvalvojat, jotka ovat rekisteröityneet avoimuusrekisteriin ja jotka sitoutuvat olemaan käyttämättä Euroopan parlamentin nimeä tai logoa.

Jos organisaatiosi osallistuu parlamentin laajennettujen työryhmien toimintaan, rastita ao. ryhmien nimet. Jos organisaatiosi osallistuu joidenkin epävirallisten ryhmittymien toimintaan, ilmoita tekstikentässä niiden nimet ja organisaatiosi rooli niiden toiminnassa (esim. antaa taloudellista tai aineellista tukea, toimii ryhmän sihteeristönä tms.).

Älä rastita/mainitse sellaisia työryhmiä tai ryhmittymiä, joiden kanssa organisaatiosi vasta haluaisi työskennellä. Tässä yhteydessä ei voi esittää osallistumispyyntöjä.

• Osallistuminen muiden EU:n tukemien foorumien ja toimintaryhmien toimintaan

Erittele tässä kohdassa EU:n foorumit, ryhmät tms., joiden toimintaan osallistut. Jos organisaatiosi ei vielä osallistu tällaisten ryhmien toimintaan, vastaa ’Ei’.

Tässä yhteydessä ei voi esittää osallistumispyyntöjä. Kerro vain jo meneillään olevasta toiminnasta.

• Tiedot, jotka komissio syöttää rekisteröitymisen yhteydessä automaattisesti

Organisaation rekisteritietoihin sisältyy tiettyjä tietoja, jotka syötetään automaattisesti komission tietojärjestelmistä (ks. alla). Näitä tietoja ei tarvitse kirjata itse.

• Päätöksentekijöiden tapaamiset

Rekisteriin lisätään pdf-tiedosto, jossa on luettelo rekisteröityneen ja komission jäsenten, heidän kabinettiensa jäsenten ja komission pääjohtajien tapaamisista, sen jälkeen, kun kabinetti tai pääosasto on tiedot julkaissut (viimeistään 14 päivää tapaamisen jälkeen).

Rekisterin kautta saa suoraan tiedot Euroopan parlamentin jäsenten ja heidän avustajiensa tulevista tapaamisista.

• Komission aloitteiden toteutussuunnitelmat ja julkiset kuulemiset

Rekisterissä näytetään niiden toteutussuunnitelmien ja julkisten kuulemisten nimet, joihin rekisteröitynyt on antanut palautetta heinäkuusta 2018 alkaen, jos se on palautteessaan ilmoittanut rekisterinumeronsa (REG) tai – ennen 2.4.2024 tehtyä uudistusta – tunnistenumeronsa (TR Id) ja antanut suostumuksensa palautteen julkaisuun.

Jos organisaatiosi on ottanut kantaa toteutussuunnitelmiin tai vastannut julkisiin kuulemisiin rekisteröitymistä edeltävien kahden vuoden aikana, ilmoita siitä tässä kohdassa. Esimerkki: ”Vastannut komission julkiseen kuulemiseen muuttajien salakuljetuksen torjunnasta: 2021–2025 (maaliskuussa 2021 julkaistu EU:n toimintasuunnitelma)”.

• Komission asiantuntijaryhmät

Rekisterissä luetellaan komission asiantuntijaryhmät ja muut vastaavat elimet, joiden jäsen rekisteröitynyt on. Asiantuntijaryhmän jäsenyyttä hakiessa ei tarvitse rekisteröityä. Kun jäsenet on valittu, edunvalvojien, jotka eivät ole vielä avoimuusrekisterissä, on rekisteröidyttävä, jotta heidät voidaan nimittää asiantuntijaryhmän luokkaan B tai C kuuluviksi jäseniksi.

Komission asiantuntijaryhmien jäsenyys (luokkaan B tai C kuuluva jäsen) tulee automaattisesti näkyviin rekisteritiedoissa, kun rekisterinumero (REG) kirjataan komission asiantuntijaryhmien rekisteriin.

Anna mahdollisimman ajantasainen arvio niiden henkilöiden määrästä, jotka suorittavat rekisterin soveltamisalaan kuuluvia tehtäviä edunvalvojan nimissä rekisteröintihetkellä tai tietojen päivitysajankohtana. Älä siis ilmoita organisaatiosi koko henkilöstöä, vaan ainoastaan ne, jotka osallistuvat kohdassa 9 mainittuihin toimiin.

Laske mukaan kaikki, jotka suorittavat edunvalvontatehtäviä, riippumatta siitä, ovatko he sopimussuhteisia vai oman organisaatiosi tai muun tahon palkkaamia työntekijöitä: organisaation palkkalistoilla oleva vakinainen henkilöstö, työharjoittelijat, vapaaehtoistyöntekijät, konsultit, tutkijat, yhteistyökumppanit yms.

Lukumäärän tulee sisältää kaikki henkilöt, joilla on Euroopan parlamentin kulkulupa, ja määrä on päivitettävä, jos organisaatiollesi myönnetään uusia parlamentin akkreditointeja.

Ilmoita tekstikentässä henkilöiden status (esim. palkattu työntekijä, vapaaehtoistyöntekijä) ja anna muuta tietoa, joka selittää, miten työntekijöiden määrä ja kokoaikaisen henkilöstön määrä on laskettu.

Rekisteri ilmoittaa syöttämäsi tiedot automaattisesti kokoaikaisina työntekijöinä (FTE, full-time equivalent). Kyseessä on standardoitu laskentayksikkö, jolla ilmaistaan johonkin toimintaan (tässä tapauksessa edunvalvontatoimiin) osallistuvien henkilöiden lukumäärä. Laskennassa kaikkien työntekijöiden (sekä kokoaikaisten että osa-aikaisten) työtuntien kokonaismäärä jaetaan kokoaikaisen työntekijän työtuntien määrällä.

Jos lomakkeessa valmiiksi annetut prosenttiosuudet eivät täysin vastaa todellisia työmääriä, voit pyöristää lukuja. Alarajaa ei ole, vaan organisaation tulee rekisteröityä, vaikka vain yksi sen työntekijöistä harjoittaisi avoimuusrekisterin alaan kuuluvaa toimintaa 10 % tai vähemmän työajastaan. Jos osuus on huomattavan vähäinen, voit antaa selityksen tekstikentässä.

Tiedot on päivitettävä, jos työntekijöiden kokonaismäärä vuoden jossakin vaiheessa lisääntyy/vähenee selvästi.

Ilmoita vilpittömässä mielessä tehty arvio rekisterin alaan kuuluvaan toimintaan osallistuneiden henkilöiden määrästä ja siihen käytetystä ajasta. Muista, että rekisterin sihteeristö voi pyytää selvitystä siitä, miten lukumäärä on laskettu.

Avoimuusrekisteriin rekisteröityneet voivat tilata edunvalvonta-alastaan riippuen seuraavanlaisia automaattisia sähköposti-ilmoituksia tietyistä EU:n toimielinten toimista:

• Tiedot omia intressialueita koskevista Euroopan komission julkisista kuulemisista ja aloitteiden toteutussuunnitelmista

Voit valita, kenelle ilmoitukset organisaatiossasi lähetetään.

• Uutiset omia intressialueita käsittelevien Euroopan parlamentin valiokuntien toimista ja tiedot niiden kokousten esityslistoista.

Euroopan parlamentin valiokuntatyötä koskevat ilmoitukset voi tilata avoimuusrekisterin kautta. Muista Euroopan parlamentin toimista voi tilata ilmoituksia parlamentin sivuston Sähköpostipäivitykset-sivulla

Varmista, että rekisteröinti sisältää kaikki rekisterin alaan kuuluvat toiminnot, joita yritysryhmän jäsenet (eli kaikki emo- ja tytäryritykset, jotka toimivat yhtenä taloudellisena yhteisönä yhteisen määräysvallan johdosta) tai saman organisaation eri kansalliset tai alueelliset yksiköt (eli monessa maassa toimivat kansalaisjärjestöt) harjoittavat, yhden rekisteröitymisen periaatteen mukaisesti (ks. osa II, luku 2). Kahden tai useamman yrityksen tai yritysryhmän yhteisessä määräysvallassa olevia yhteisyrityksiä ei tule sisällyttää minkään tällaisen yhtiön tai yritysryhmän rekisteröintiin vaan ne on rekisteröitävä erikseen.

Ilmoita tarvittaessa yhden rekisteröinnin kattamat organisaatiot tässä kohdassa.

Olennaiset yhteydet ja kytkökset muihin henkilöihin ja/tai yhteisöihin on esitettävä jäljempänä esitetyllä tavalla.

• Yhteisön tai rakenteen jäsenyys 

  Luettele ensimmäisessä kentässä järjestöt, yhdistykset, liitot, verkostot tai muut rakenteet (muut kuin EU:n toimielinten alaiset), joiden jäsen organisaatiosi on kansallisella, eurooppalaisella tai kansainvälisellä tasolla. Luettele tässä kohdassa myös muut yhteisöt tai rakenteet, joiden kanssa organisaatiosi toimii, joita se rahoittaa tai joiden toimintaan se vaikuttaa rekisterin alaan kuuluvien toimintojen osalta.

• Omat jäsenet ja muut sidosyhteisöt

Luettele toisessa kentässä kaikki organisaatiosi nykyiset jäsenet ja muut sidosyhteisöt. 

Jos nämä luetellaan organisaatiosi julkisella verkkosivustolla, lisää kenttään linkki ko. verkkosivulle.

Muista täyttää tämä kenttä, jos organisaatiosi toimii jäsenkuntansa edunvalvojana. Jäsenyyksiä ja sidoksia on erilaisia, ja näitä tietoja voi olla tarpeen päivittää säännöllisesti. Tämän vuoksi on suositeltavaa antaa suorat linkit verkkosivuille, joilta ajantasaiset tiedot löytyvät. Jos organisaatiosi jäseninä on sekä luonnollisia henkilöitä että oikeushenkilöitä (muita organisaatioita), erittele eri tyyppiset jäsenet selvästi. 

Ilmoita tässä kentässä myös tiedot muista sidosyhteisöistä. Yhteydet tai kytkökset, jotka eivät sisälly yhteen rekisteröintiin ja joita ei ole mainittu edellä, on ilmoitettava. Ilmoita erityisesti kaikki oleelliset yhteydet, jotka saattavat edellyttää koordinointia rekisterin alaan kuuluvan toiminnan harjoittamisessa pääomaan, yhteiseen määräysvaltaa käyttävään henkilöön tai yhteisöön tai sponsorointiin liittyvien yhteyksien vuoksi. 

Jotta toiminta olisi mahdollisimman avointa, voit mielellään antaa rekisterin sihteeristölle lisätietoja organisaatiosi rakenteesta, kumppanuuksista, tukijoista ja sidoksista. Voit myös selventää tässä, mitkä yhteisöt tai tytäryhtiöt sisältyvät rekisteröintiin yhden rekisteröinnin periaatteen mukaisesti. 

Valitse ryhmä, joka vastaa parhaiten organisaatiosi tavoitteita, tehtäviä, rakennetta, toimintaa ja oikeudellista asemaa. Vaikka organisaatio voitaisiin luokitella useampaan kuin yhteen ryhmään (se voi esimerkiksi olla ammatillisen ryhmittymän edustaja, joka on voittoa tavoittelematon järjestö), se voi rekisteröityä vain yhteen ryhmään. Ryhmän valinnassa ratkaisevaa on, mitä organisaatio tekee, ei sen oikeudellinen asema tai muu muodollinen kriteeri.

Luokka valitaan pelkästään havainnollisuuden vuoksi – valinta ei vaikuta siiten, mitä rahoitustietoja rekisteröityneen on annettava. Rekisterin sihteeristö puolestaan käyttää luokkia rekisteröityneiden tilastointikriteerinä.

• Vasta perustettu organisaatio, ensimmäinen tilikausi ei ole vielä päättynyt

Rastita tämä ruutu vain, jos organisaatio on perustettu vasta hiljattain eikä sen ensimmäinen täysi tilikausi ole vielä päättynyt. Kyseessä on vasta perustetun edunvalvontaorganisaation väliaikainen tilanne. Vaaditut rahoitustiedot on toimitettava ensimmäisen vuotuisen päivityksen tai viimeistään sitä seuraavan vuotuisen päivityksen yhteydessä. Huom. Organisaatio voi olla ”vasta perustettu” enintään 24 kuukauden ajan.

Jos valitset kohdan ”Vasta perustettu organisaatio”, rekisteriin on silti kirjattava joitakin tietoja kuluvalta tilikaudelta (joitakin kenttiä ei voi täyttää).

• Viimeisin päättynyt tilikausi

Ilmoita 12 peräkkäistä kuukautta kattava kirjanpitojakso. Se voi alkaa minä tahansa kalenterivuoden päivänä jaksolla, jonka osalta tilit on tarkastettu ja hyväksytty. Tilikausi ei välttämättä vastaa kalenterivuotta.

• EU:lta saadut avustukset

Kaikkien edunvalvojien, jotka ovat saaneet EU:n avustuksia ja kohdentaneet ne toimintakustannuksiinsa, on ilmoitettava avustusten määrä ja lähteet (ohjelma ja rahoitusviranomainen). Määrät on ilmoitettava euroina, ja ne on ilmoitettava viimeksi päättyneeltä tilikaudelta (tai kuluvalta tilikaudelta, jos avustukset koskevat nimenomaan sitä).

Jos kyseessä on vasta perustettu organisaatio, esitä arvio kuluvalle tilikaudelle saaduista EU:n avustuksista.

Tallenna kukin rahoituslähde Lisää-painikkeella.

Mitä eroa on avustuksella ja hankintasopimuksella?

Avustukset: Avustukset ovat eräänlaisia lahjoituksia, ja ne myönnetään ehdotuspyyntöjen perusteella hankkeisiin, jotka tukevat EU:n poliittisia tavoitteita. Ne on ilmoitettava rekisteröintilomakkeessa.

Lisätietokentässä voi antaa tiedot myös tytäryhtiöiden saamista EU:n avustuksista. Kun kyse on EU:n rahoituksen ”hajautetusta täytäntöönpanosta” (eli EU-rahoituksen maksamisesta vastaavat jäsenvaltiot), avustusten myöntäjinä ja hankintasopimusten tekijöinä ovat kansalliset viranomaiset. Rahoitusta ei tarvitse ilmoittaa, jos se saadaan suoraan kansallisilta viranomaisilta (esim. rakenne- tai koheesiorahaston hankerahoitus).

Hankintasopimukset (julkiset hankinnat): EU:n toimielimet ostavat palveluja, urakoita tai tavaraa sisämarkkinoilta tarjousmenettelyjen avulla. Julkisten hankintasopimusten kautta saatuja määriä ei tarvitse ilmoittaa rekisteröintilomakkeessa.

EU:n rahoittamia hankkeita toteuttavien edunvalvojien on syytä varoa yliarvioimasta edunvalvontatoimintaan käytettyjä henkilö- ja rahoitusresursseja. Esimerkiksi työaikaa arvioitaessa otetaan huomioon vain ne työntekijät, jotka ovat mukana EU:n toimielimiin kohdistuvissa edunvalvontatoimissa. Älä siis laske mukaan sellaisten työntekijöiden työaikaa, jotka toimivat pelkästään tutkijoina, ohjaajina, hankekoordinaattoreina tms. Vastaavasti älä myöskään ota huomioon kustannuksia ja menoja, jotka liittyvät yksinomaan jonkin EU:n rahoittaman hankkeen toteuttamiseen.

Omia etujaan tai jäsenkunnan yhteisiä etuja ajavien on annettava seuraavat rahoitukseen liittyvät tiedot:

– välittäjät, jotka on palkattu suorittamaan rekisterin soveltamisalaan kuuluvaa toimintaa

– edunvalvontatoimintaan liittyvät vuotuiset kustannukset viimeksi päättyneeltä tilikaudelta.

• Välittäjien palkkaaminen edunvalvontatoimintaa varten

Omia etujaan tai jäsenkuntansa etuja ajava organisaatio voi päättää ulkoistaa joitakin edunvalvontatoimiaan välittäjille, jotka toimivat ko. organisaation nimissä.

'Välittäjällä' tarkoitetaan edunvalvojaa, joka edistää asiakkaansa etuja harjoittamalla rekisterin soveltamisalaan kuuluvaa toimintaa. Välittäjän ja sen asiakkaan välillä on sopimussuhde. Jos organisaatiosi on palkannut esimerkiksi konsultti- tai lakiasiaintoimiston harjoittamaan puolestaan EU:n toimielimiin kohdistuvaa edunvalvontatoimintaa, kyseinen konsultti- tai lakiasiaintoimisto katsotaan ”välittäjäksi”. Sopimussuhteella ei ole merkitystä rekisterin kannalta silloin, kun ja siltä osin kuin se ei koske edunvalvontatoimintaa, jota välittäjä hoitaa organisaation puolesta.

Jos organisaatiosi on yhden tai useamman edunvalvontaa harjoittavan välittäjän asiakas, sen on ilmoitettava kunkin välittäjän nimi ja arvioitava sen edustustoiminnan vuotuisten kustannusten suuruusluokka. Määrän on katettava kokonainen toimintavuosi, ja sen on oltava viimeisimmältä päättyneeltä tilikaudelta.

Rekisterissä on myös ilmoitettava sopimussuhteisten välittäjien palvelut kuluvalta tilikaudelta ja nimettävä kukin välittäjä (kustannusarviota ei vaadita). Jos et ole ulkoistanut edunvalvontatoimia viimeksi päättyneellä tai meneillään olevalla tilikaudella, valitse ”Ei”. Jos tilanne muuttuu vuoden kuluessa, tämä tieto on päivitettävä rekisteriin.

• Rekisterin kattamasta toiminnasta aiheutuvat vuotuiset kustannukset

Omia etujaan tai jäsenkuntansa etuja ajavien edunvalvojien on annettava ajantasainen arvio rekisterin piiriin kuuluvan toiminnan vuotuisista kustannuksista. Lukujen on oltava kokonaiselta toimintavuodelta ja viimeisimmältä rekisteröintipäivää tai tietojen vuotuista päivitystä edeltäneeltä päättyneeltä tilikaudelta.

Ilmoita arvioitujen kustannusten suuruusluokka, ja laske mukaan ainoastaan rekisterin kattamaan toimintaan liittyvät kustannukset. Vuotuisia kustannuksia ei pidä sekoittaa liikevaihtoon tai kokonaismenoihin.

Kun arvioit kokonaiskustannuksia, ota huomioon kaikki rekisterin soveltamisalaan kuuluvat toiminnot ja laske mukaan seuraavat niiden yhteydessä aiheutuneet kustannukset:

1.    Henkilöstökustannukset – lasketaan edellä kohdassa 10 ilmoitetun kokoaikavastaavan henkilöstömäärän perusteella. Henkilöstökustannuksiin sisältyvät bruttopalkka/palkkiot ja lisät, bonukset ja muut maksetut etuudet. Jos henkilöstön palkan/palkkiot maksaa jokin muu taho tai jos työntekijät toimivat vapaaehtoispohjalta, ilmoita tämä lisätietokentässä.

2.    Toimisto- ja hallintokustannukset – vuokrat ja julkiset palvelut, tarvikkeet ja materiaalit, tieto- ja viestintätekniset laitteet, kunnossapito-, siivous-, lupa- ym. kustannukset. Laske nämä kustannukset suhteutettuina siihen, mikä osuus rekisterin kattamalla toiminnalla on organisaation koko toiminnassa.

3.    Sisäiset toimintamenot – rekisterin alaan kuuluvan edunvalvonnan, suhdetoiminnan ja yhteiskuntasuhteiden hoidon, markkinoinnin ja mainonnan, tiedotusvälineiden käytön, tapahtumien järjestämisen, julkaisujen yms. kustannukset.

4.    Edustuskulut – kustannukset, jotka aiheutuvat osallistumisesta yhteiskuntasuhteita edistäviin tapahtumiin ja kokouksiin rekisterin alalla, esim. ilmoittautumismaksut, matkakulut, majoitus, päivärahat ja muut kulut. Niihin sisältyvät myös jäsenille suunnatun vastaavan toiminnan rahoitus sekä koulutus- ja kehittämistapahtumien kurssimaksut.

5.    Ulkoistettujen toimintojen kustannukset – konsulttien ja alihankkijoiden palkkiot rekisterin alaan kuuluvista toimista. Mukaan lasketaan välittäjille ulkoistettujen toimien kustannukset. Sopimussuhteessa olevien välittäjien on niidenkin rekisteröidyttävä ja ilmoitettava nämä kustannukset omissa rekisteritiedoissaan tuloina.

6.    Jäsenmaksut ja vastaavat maksut – rekisterin soveltamisalaan liittyvien verkostojen ja järjestöjen (jotka mainitaan kohdassa ”Jäsenet ja jäsenyydet”) jäsenmaksut. Laske mukaan sellaisten elinkeinojärjestöjen ja -yhdistysten vuotuiset jäsenmaksut, joiden toiminta kuuluu avoimuusrekisterin soveltamisalaan. Ne on ilmoitettava, vaikka ko. organisaatiot eivät itse olisi rekisterissä. Suhteuta ilmoitettava määrä jäsenmaksun kokonaismäärän sen mukaan, mikä osuus rekisterin kattamalla toiminnalla on verkoston, järjestön tms. toiminnassa.

7.    Muut kustannukset – lisää muut rekisterin kattamiin toimiin liittyvät menot.

Avoimuusrekisterissä on periaatteessa mahdollista ilmoittaa samat menot kahteen kertaan. Ei nimittäin voida sulkea pois sitä mahdollisuutta, että jonkin organisaation ilmoittamat edunvalvontakustannukset sisältyvät myös jonkin toisen organisaation ilmoittamaan liikevaihtoon (asiakkaat) tai budjettiin (jäsenmaksut). Nykyisen käytännön avulla pyritään välttämään ilmoitettujen rahoituspanosten aliarviointi.

Kun olet arvioinut rekisterin kattamiin toimiin liittyvät kustannukset viimeisimmältä päättyneeltä tilikaudelta, valitse rekisterilomakkeesta sopiva suuruusluokka. Pidä tallella laskelma, johon arvio perustuu, sillä rekisterin sihteeristö voi pyytää tietoja laskentaperiaatteista, jos tiedoissa on puutteita tai epäjohdonmukaisuuksia.

Välittäjien, jotka harjoittavat edunvalvontatoimintaa asiakkaidensa puolesta, on annettava tässä kohdassa tiedot seuraavista:

• asiakkaat
• vuotuiset kokonaistulot viimeisimmältä päättyneeltä tilikaudelta.
• Asiakkaat, joiden puolesta edunvalvoja on harjoittanut edustustoimintaa suhteessa EU:n toimielimiin

Välittäjän on ilmoitettava kaikkien niiden asiakkaiden nimet, joiden puolesta se harjoittaa rekisterin piiriin kuuluvaa edunvalvontatoimintaa. Jos kohdassa 8 (Edunvalvonnan kohteet) on valittu vaihtoehto ”edistää asiakkaidensa etuja”, asiakastiedot on ilmoitettava kohdassa 14. Rekisteröityminen ei ole mahdollista ilmoittamatta asiakkaiden nimiä.

Asiakkaaksi katsotaan mikä tahansa välittäjän kanssa sopimussuhteessa oleva edunvalvoja, jonka etuja välittäjä edistää harjoittamalla rekisterin piiriin kuuluvaa toimintaa.

Jos esimerkiksi konsulttiyritys tai lakiasiaintoimisto harjoittaa EU:n toimielimiin kohdistuvaa edunvalvontatoimintaa edunvalvojan puolesta sopimuksen nojalla, kyseinen edunvalvoja on ko. konsulttiyrityksen/lakiasiaintoimiston asiakas.

Arvioi kultakin asiakkaalta rekisterin piiriin kuuluvasta toiminnasta saadut tulot viimeksi päättyneeltä tilikaudelta (valitse suuruusluokka).

Ilmoita myös EU:n säädösehdotukset, politiikan alat tai aloitteet, joihin tämän asiakkaan puolesta toteutetut toimet kohdistuvat. Niiden pitäisi vastata kohdassa 9 annettuja tietoja.

Kirjoita asiakkaan nimi ja napsauta Lisää-painiketta.

Ilmoita asiakkaan täydelliset tiedot

Rekisteriin on kirjattava (viimeksi päättyneeltä tilikaudelta) täydellinen asiakasluettelo, jossa ilmoitetaan asiakkaiden nimet kokonaisuudessaan (älä käytä pelkkiä lyhenteitä). Myös uusien asiakkaiden nimet kuluvalta tilikaudelta on ilmoitettava, vaikka organisaatiosi olisit perustettu vasta hiljattain.

Jotta rekisteröityminen hyväksyttäisiin, jokainen yksittäinen asiakas on nimettävä erikseen – ei riitä, että asiakkaista puhutaan vain yleistermein (esim. ”yritykset”, ”muut pienet asiakkaat” tai ”luottamuksellista tietoa”). Rekisteröitymistä ei hyväksytä myöskään silloin, jos asiakkaiden nimiä ei mainita tai niistä käytetään pelkkiä lyhenteitä.

EU:n ulkopuolisille maille tarjottavat palvelut

Organisaatioiden, jotka harjoittavat EU:n toimielimiin kohdistuvaa edunvalvontaa EU:n ulkopuolisten maiden viranomaisten (esim. diplomaattiedustustojen tai suurlähetystöjen) puolesta sopimuksen nojalla, on ilmoitettava ne asiakkaikseen.

EU:n toimielimille, virastoille ja muille elimille tai hallitustenvälisille järjestöille hankintasopimuksen nojalla tarjottavat palvelut

Tällaista toimintaa ei katsota rekisterin piiriin kuuluvaksi toiminnaksi, eikä näitä elimiä tai organisaatioita tarvitse mainita asiakasluettelossa.

• Rekisterin piiriin kuuluvasta toiminnasta saadut kokonaistulot

Välittäjien on ilmoitettava rekisterissä edunvalvontatoiminnasta saadut vuotuiset kokonaistulot viimeisimmältä rekisteröintipäivää tai tietojen vuotuista päivitystä edeltäneeltä päättyneeltä tilikaudelta. Rekisteri laskee tämän määrän automaattisesti asiakaskohtaisten arvioitujen tulojen perusteella. Näin varmistetaan, että rekisterissä ilmoitettu liikevaihto vastaa asiakkailta saatuja tuloja. Siksi on erittäin tärkeää ottaa huomioon kaikki asiakkaat ja tulojen asiakaskohtainen osuus.

Liikevaihto tarkoittaa yrityksen tiettynä ajanjaksona saamien tulojen määrää. Rahoitustietojen on oltava kokonaiselta toimintavuodelta ja viimeisimmältä rekisteröintipäivää tai tietojen vuotuista päivitystä edeltäneeltä päättyneeltä tilikaudelta.

Jos edustamasi organisaatio harjoittaa rekisterin alaan kuuluvaa toimintaa myös omissa nimissään eikä pelkästään asiakkaiden puolesta, ilmoita siitä lisätietokentässä ja arvioi myös siitä aiheutuvat kustannukset.

Edunvalvojien, jotka eivät aja kaupallisia intressejä, on annettava seuraavat rahoitustiedot:

• tärkeimmät rahoituslähteet
• suurimmat saadut rahoitusosuudet (yli 10 000 euroa ja yli 10 prosenttia kokonaisbudjetista) ja niiden maksajien nimet
• kokonaisbudjetti viimeksi päättyneeltä tilikaudelta.

Organisaation ei katsota valvovan kaupallisia etuja, jos

1. se ajaa omia etujaan ja sen toiminnan päätarkoitus ja/tai sen toiminta-ala on ei-kaupallinen eikä liity taloudellisen voiton tavoittelemiseen
2. se ajaa jäsenkuntansa yhteisiä etuja ja sen asiakaskunnasta vähintään 50 %:n pääasiallinen toiminta-ala on ei-kaupallinen eikä liity taloudellisen voiton tavoittelemiseen
3. se täyttää kohtien 1 ja 2 ehdot ja sen toiminnan päätavoitteena on edistää yleishyödyllisiä yhteiskunnallisia asioita, vaikka se harjoittaisikin myös talouteen liittyvää oheistoimintaa (esim. omien varojen tai omaisuuden hallinnointi, ohjelmien ja hankkeiden toteutus omasta tai jäsenten puolesta tms.).

Organisaation oikeudellinen asema ja toimintamuoto eivät vaikuta siihen, katsotaanko sen valvovan kaupallisia etuja vai ei.

Seuraavan tyyppisten edunvalvojien ei yleensä katsota edustavan kaupallisia etuja, paitsi joissakin olosuhteissa, joissa edunvalvontaan liittyy erityisiä kaupallisia tai voittoon tähtääviä elementtejä:

• kansalaisyhteiskunnan organisaatiot, kansalaisjärjestöt, hyväntekeväisyysjärjestöt, säätiöt
• akateemiset instituutiot ja tutkimuslaitokset, ajatushautomot, poliittiset tutkimuslaitokset
• kirkkoja ja uskonnollisia yhteisöjä edustavat organisaatiot.
• Rahoituslähteet

Ilmoita tärkeimmät rahoituslähteet luokittain: EU-rahoitus, (kansallinen) julkinen rahoitus, avustukset (myös EU:n avustukset), lahjoitukset ja jäsenten maksut. Voit tarvittaessa valita useampia luokkia. Jos luettelosta puuttuu jokin olennainen lähde (esim. sponsorirahoitus tai kassavarat), valitse ”Muu” ja täsmennä lähde tekstikentässä.

Syötä kunkin saadun rahoitusosuuden, joka ylittää 10 prosenttia organisaatiosi kokonaisbudjetista JA joka on yli 10 000 euroa, tarkka määrä ja maksajan nimi ja napsauta Lisää-painiketta.

Esimerkki 1:

Organisaatio, jonka budjetti on 1 miljoona euroa, on saanut yksittäisen 15 000 euron rahalahjoituksen. Rahoitusta ei tarvitse ilmoittaa avoimuusrekisterissä, koska se on alle 10 % organisaation budjetista.

Esimerkki 2:

Organisaatio, jonka budjetti on 100 000 euroa, on saanut yksittäisen 15 000 euron rahalahjoituksen. Rahoitus pitää ilmoittaa avoimuusrekisterissä, koska se on enemmän kuin 10 % budjetista ja ylittää 10 000 euron rajan.

Jos samalta rahoittajalta on saatu samalla tilikaudella useampi kuin yksi rahoitusosuus, joiden yhteenlaskettu määrä on yli 10 000 euroa ja yli 10 % kokonaisbudjetista, kokonaismäärä on ilmoitettava rekisteritiedoissa.

Tarvittaessa voit antaa tekstikentässä edunvalvontatoiminnan rahoitukseen liittyviä lisätietoja.

• Budjetti

Edunvalvojien, jotka eivät valvo kaupallisia etuja, on ilmoitettava kokonaisbudjettinsa absoluuttinen määrä euroina viimeksi päättyneeltä tilikaudelta. Mukaan on laskettava myös edellä mainittu rahoitus (kaikki yksittäiset rahoitusosuudet). Jos kyseessä on vasta perustettu organisaatio, jonka ensimmäinen tilikausi ei ole vielä päättynyt, sen ei tarvitse ilmoittaa budjettia eikä rahoituslähteitä vaan pelkästään kuluvalla tilikaudella saadut EU:n avustukset.

Budjetin määritelmä

Budjetti = vuotuiset tulot ja menot (tilinpäätös) viimeisimmältä päättyneeltä tilikaudelta. Huomaa, että ”budjetti” tarkoittaa organisaation koko talousarviota (eikä pelkästään edunvalvontaan osoitettuja varoja).

Jos organisaatiolla ei ole budjettia, tähän kohtaan merkitään ”0”. Koska tätä pidetään poikkeustapauksena, tekstikentässä on selitettävä,

1. miksi budjettia ei ole
2. miten organisaatio rahoittaa edunvalvontatoimintansa.

Vahvista, että edustamasi organisaatio noudattaa hyvää edunvalvontatapaa, merkitsemällä rasti ruutuun.

6.       LOMAKKEEN LÄHETTÄMINEN HYVÄKSYTTÄVÄKSI

Kun olet täyttänyt tiedot kaikkiin 15 kohtaan, näkyviin tulee koostesivu, jossa voit tarkastaa annetut tiedot. Sivun alareunassa on Tarkista syötetyt tiedot -painike. Sitä napsauttamalla voit varmistaa, että kaikki vaaditut kohdat on täytetty oikein. Tämä toiminto on käytettävissä kaikissa vaiheissa, kun täytät rekisteröintilomaketta.

Kun napsautat Lähetä-painiketta, organisaatiosi yhteyshenkilö saa vahvistusviestin siitä, että rekisteröintihakemus on lähetetty. Hakemuksen tila on nyt ”Lähetetty”. Jos rekisterin sihteeristö pyytää tietojen täydentämistä, hakemus voidaan hyväksyä vasta sen jälkeen, kun pyydetyt tiedot on annettu. Kun sihteeristö hyväksyy rekisteröintihakemuksen, organisaation yhteyshenkilö saa asiasta vahvistusviestin, jossa näkyy sen julkinen rekisterinumero (REG-numero).

Lomakkeen täytettyäsi älä unohda napsauttaa Lähetä-painiketta – muuten kaikki syötetyt tiedot häviävät 21 päivän kuluttua.