Lignes directrices

1.       INTRODUCTION

L’accord interinstitutionnel entre le Parlement européen, le Conseil de l’Union européenne et la Commission européenne (ci-après les «institutions signataires») sur un registre de transparence obligatoire (ci-après l’«AII sur le registre de transparence»), entré en vigueur le 1er juillet 2021, expose les règles et principes régissant le registre de transparence. Le registre est une base de données publique destinée à enregistrer les représentants d’intérêts ainsi que les activités qu’ils exercent dans le but d’influencer l’élaboration ou la mise en œuvre des politiques ou de la législation, ou les processus décisionnels des institutions de l’UE.

Les présentes lignes directrices fournissent aux représentants d’intérêts qui demandent à être inscrits dans le registre (ci-après les «demandeurs») et/ou qui sont déjà inscrits dans le registre (ci-après les «personnes enregistrées») des informations pratiques sur les exigences d’enregistrement, y compris les mises à jour, et sur la procédure d’enregistrement. Elles expliquent également les règles du nouvel AII sur le registre de transparence, notamment en ce qui concerne les mesures de conditionnalité et les autres mesures de transparence (partie I, section 3), l’admissibilité et le code de conduite des personnes enregistrées (partie II).

Le secrétariat du registre s’engage à améliorer constamment la qualité du contenu du registre ainsi que sa facilité d’utilisation. Il a donc consulté les parties prenantes à propos des présentes lignes directrices, qu’il mettra à jour chaque fois qu’il le faudra pour tenir compte des retours d’information des personnes enregistrées et de toute mise à jour du système. Les lignes directrices sont publiées sur le site internet du registre (menu: «Orientations») dans toutes les langues officielles de l’UE.

Le secrétariat a préparé une foire aux questions (FAQ) à l’intention des demandeurs et des personnes enregistrées, mais elle ne saurait couvrir l’ensemble des situations et des problèmes susceptibles de survenir. Si vous avez des questions, remarques ou suggestions supplémentaires qui ne sont pas couvertes par la FAQ, vous pouvez envoyer une demande en vous connectant à votre «espace restreint» («Nous contacter» dans la colonne de gauche) ou au moyen du formulaire «Nous contacter» (demande d’authentification EU Login) – le secrétariat répondra le plus rapidement possible.

Les présentes lignes directrices ont été révisées et adaptées à la nouvelle version du registre de transparence lancée le 2 avril 2024.

2.       CLAUSE DE NON-RESPONSABILITÉ

Le registre de transparence est l’élément principal de la politique de transparence des institutions signataires à l’égard de la représentation d’intérêts visant à influencer l’élaboration ou la mise en œuvre des politiques ou de la législation de l’UE, ou les processus décisionnels de l’UE.

L’inscription dans le registre est volontaire et ne constitue pas une forme d’agrément, d’approbation ou d’accréditation des personnes enregistrées de la part des institutions signataires. Malgré le caractère volontaire du registre, les institutions signataires peuvent mettre en place des mesures (voir partie I, section 3) rendant l’enregistrement obligatoire pour les représentants d’intérêts qui exercent certains types d’activités afin d’assurer la transparence de ces activités.

Les informations contenues dans le registre sont fournies par les personnes enregistrées elles-mêmes, étant entendu qu’elles assument en dernier ressort la responsabilité de l’exactitude de ces informations. Le secrétariat contrôle la qualité du contenu du registre et se réserve le droit de radier les personnes enregistrées non admissibles, y compris celles qui n’ont pas respecté le code de conduite.

Le secrétariat peut décider de suspendre les enregistrements qui contiennent des déclarations injustifiées ou des messages faisant la promotion de leur auteur ainsi que les enregistrements contraires aux valeurs fondamentales de l’UE figurant à l’article 2 du traité sur l’Union européenne (par l’incitation à la haine ou au racisme, par exemple).

Le contenu du registre est public. Les informations provenant des déclarations antérieures faites par les personnes enregistrées restent accessibles au public sur le portail de données européen officiel (data.europa.eu).

Le registre contient des liens vers des sites internet externes sur lesquels les institutions signataires n’ont aucun contrôle et pour lesquels elles ne peuvent pas être tenues responsables. Le fait que le registre contienne des informations ou des liens fournis par des tiers ne signifie pas que les institutions signataires marquent leur accord ou apportent une quelconque garantie en ce qui concerne:

i) l’organisme chargé de gérer ou de fournir le contenu des sites internet concernés;

ii) les services qui y sont mentionnés;

iii) le contenu des sites;

iv) les points de vue exprimés sur ces sites.

3.       CONDITIONNALITÉ ET AUTRES MESURES DE TRANSPARENCE

Dans l’AII sur le registre de transparence, les institutions signataires se sont engagées à rendre le registre effectivement obligatoire pour certains types d’activités de représentation d’intérêts («principe de conditionnalité»).

Les institutions signataires adoptent des mesures de conditionnalité lorsqu’elles décident de subordonner certaines activités de représentation d’intérêts à l'inscription préalable dans le registre. En d’autres termes, bien que l’enregistrement soit volontaire, les représentants d’intérêts doivent être enregistrés s’ils souhaitent exercer l’activité concernée vis-à-vis de l’institution qui a mis en place la mesure. L’enregistrement devient ainsi une condition préalable à l’exercice de l’activité en question.

Pour des raisons d’organisation interne, chaque institution met en œuvre cet engagement de manière séparée. Dès lors, les mesures peuvent différer d’une institution à l’autre.

Les institutions signataires peuvent également adopter des mesures de transparence complémentaires afin d’encourager l’enregistrement et de renforcer le cadre commun du registre. Ces mesures sont destinées à encourager l’adhésion au registre et à son code de conduite tout en offrant des avantages en échange de l’enregistrement.

Toutes les mesures de conditionnalité et mesures de transparence complémentaires adoptées par les institutions signataires sont publiées sur la page «Conditionnalité». Le site internet fait l’objet de mises à jour régulières afin de reprendre toute nouvelle mesure adoptée.

Veuillez noter que toute institution et tout organe ou organisme de l’UE peut décider d’adopter des mesures de conditionnalité et/ou de transparence complémentaires, qui seront également publiées sur la même page.

Les États membres peuvent également décider d’adopter des mesures de conditionnalité et/ou des mesures de transparence complémentaires conformément à leur droit national en ce qui concerne leurs représentations permanentes auprès de l’UE.

Toute mesure de ce type sera publiée sur le site internet du registre, le cas échéant.

Ne vous étonnez donc pas que le registre puisse être éventuellement utilisé dans un contexte plus large qu’à l’égard des seules institutions signataires pour ce qui concerne les activités de représentation d’intérêts que vous exercez au niveau de l’UE.

Pour de plus amples informations, voir la page «Conditionnalité».

1. ADMISSIBILITÉ

Dans ce contexte, un représentant d’intérêts désigne toute personne physique ou morale, ou tout groupe, association ou réseau, qu’il soit formel ou informel, qui participe à des activités couvertes par l’AII sur le registre de transparence.

Les activités sont «couvertes par le registre» si elles sont exercées par les représentants d’intérêts dans le but d’influencer l’élaboration ou la mise en œuvre des politiques ou de la législation de l’UE, ou les processus décisionnels des institutions, organes ou organismes de l’UE.

Elles peuvent comprendre (article 3, paragraphe 2, de l’AII sur le registre de transparence):

1. l’organisation de réunions, de conférences ou d’événements, ou la participation à ceux-ci, ainsi que l’établissement de contacts similaires avec les institutions de l’UE;
2. la contribution ou la participation à des consultations, des auditions ou d’autres initiatives similaires, comme des groupes d’experts ou des intergroupes;
3. la mise sur pied de campagnes de communication, de plateformes, de réseaux et d’initiatives de terrain;
4. l’élaboration ou la commande de documents d’orientation et de prises de position, d’amendements, de sondages et d’enquêtes d’opinion, de lettres ouvertes ou d’autres matériels de communication ou d’information, ainsi que la commande et la réalisation de travaux de recherche.

Les représentants d’intérêts sont admissibles à l’enregistrement quels que soient leur nature juridique, leur taille, leur localisation, leur type ou leurs objectifs et quel que soit le canal de communication par lequel ils exercent leurs activités. Les activités de représentation d’intérêts sont couvertes quels que soient le lieu où elles sont exercées et le canal de communication utilisé.

Le registre a pour objet de recenser des intérêts organisés et/ou collectifs et non les intérêts personnels de particuliers agissant à titre strictement personnel et non en association avec d’autres.

Les activités qui ne sont pas pertinentes aux fins du registre sont celles qui ne cherchent pas à influencer, mais uniquement à suivre ou à surveiller l’évolution de la législation ou des politiques de l’UE à des fins universitaires ou journalistiques, par intérêt personnel ou afin d’exercer un droit (par exemple, des entretiens par des chercheurs ou des journalistes, ou des pétitions au Parlement européen).

Toutefois, la surveillance du cycle décisionnel législatif est couverte par le registre lorsqu’elle s’inscrit dans le cadre de la collecte proactive de renseignements et, de manière générale, d’une gamme complète de services offerts, par exemple, par des prestataires de services d’affaires publiques. Ces activités pourraient donner lieu à des contacts directs avec les institutions et devraient être déclarées dans l’enregistrement.

Si vos activités d’influence n’en sont qu’à leurs débuts ou sont en cours de préparation, vous devez être en mesure de fournir des précisions suffisantes sur les activités spécifiques auxquelles vous vous apprêtez à vous livrer.

Vous n’êtes pas tenu de vous enregistrer si vous exercez les activités suivantes (article 4 de l’AII sur le registre de transparence):

a) les activités de conseil juridique et autres activités de conseil professionnel;

b) la présentation d’observations en tant que partie ou tiers dans le cadre d’une procédure judiciaire ou administrative instituée par le droit de l’UE ou par le droit international applicable à l’UE, et d’observations sur le fondement d’une relation contractuelle avec la Commission, le Parlement ou le Conseil ou d’une convention de subvention financée par des fonds de l’UE;

c) les activités des partenaires sociaux agissant en tant que participants au dialogue social conformément à l’article 152 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE);

d) les observations présentées en réponse à des demandes directes et spécifiques de l’une des institutions de l’UE, de ses représentants ou de son personnel, en vue d’obtenir des informations factuelles, des données ou une expertise concrètes;

e) les activités exercées par des personnes physiques agissant à titre strictement personnel et non en association avec d’autres;

f) les réunions spontanées, les réunions de nature strictement privée ou sociale et les réunions se tenant dans le cadre d’une procédure administrative instituée par les traités de l’UE ou par des actes juridiques de l’UE;

g) les activités exercées par les pouvoirs publics des États membres, y compris leurs représentations permanentes et leurs ambassades, au niveau national et infranational;

h) les activités exercées par les associations et réseaux de pouvoirs publics, au niveau infranational, national et de l’UE, pour autant qu’ils agissent exclusivement pour le compte des pouvoirs publics concernés;

i) les activités exercées par les organisations intergouvernementales, y compris les agences et organes émanant de celles-ci;

j) les activités exercées par les autorités publiques de pays tiers, y compris leurs missions diplomatiques et ambassades, sauf lorsque ces autorités sont représentées par des entités juridiques, des bureaux ou des réseaux sans statut diplomatique ou sont représentées par un intermédiaire;

k) les activités exercées par les églises et associations ou communautés religieuses ainsi que les organisations philosophiques et non confessionnelles visées à l’article 17 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, à l’exception des bureaux, des entités juridiques ou des réseaux créés pour représenter des églises, des communautés religieuses ou des organisations philosophiques et non confessionnelles dans leurs relations avec les institutions de l’UE, ainsi que leurs associations.

Les représentants d’intérêts doivent exercer leurs activités conformément aux règles et principes énoncés dans le code de conduite lorsqu’ils exercent des activités couvertes par le registre. Pour pouvoir s’enregistrer, ils doivent confirmer qu’ils respectent déjà ces règles et principes.

2. PRINCIPE DE L’ENREGISTREMENT UNIQUE

Pour éviter les enregistrements multiples et accélérer le traitement administratif d’une demande ou d’un enregistrement, les représentants d’intérêts actifs dans plusieurs pays (comme les multinationales et les organisations non gouvernementales (ONG) comptant des sections dans plusieurs pays ou régions) devraient enregistrer leurs activités dans le registre une fois seulement et, ce faisant, couvrir les différentes autres entités d’un réseau, d’un groupe d’entreprises ou autre. Dans la pratique, cela incombe généralement à la succursale/filiale ou au bureau représentant les intérêts de l’entité vis-à-vis des institutions de l’UE.

3. QUALITÉ DES DONNÉES

Veillez à ce que les données que vous enregistrez soient complètes, exactes et cohérentes. N’oubliez pas que les informations que vous fournissez sont mises à disposition dans le domaine public (à l’exception des champs comportant l’icône «œil barré») et qu’elles font donc l’objet d’un contrôle public.

Les informations financières que vous devez fournir dépendront du ou des types d’intérêts que vous représentez (voir rubriques 8 et 14 ci-après).

Le secrétariat contrôle toutes les demandes nouvelles et évalue:

i) l’admissibilité;

ii) la qualité des données présentées.

Vous pouvez être invité(e) à fournir des informations supplémentaires afin de justifier l’admissibilité de votre demande et/ou d’améliorer la qualité des données. Si la demande satisfait aux exigences en matière d’informations, le secrétariat la validera et votre enregistrement sera alors publié sur le site internet du registre. En cas d’activation comme de rejet de votre demande, vous serez informé(e) des suites qui y auront été données.

Dans chaque rubrique du formulaire d’enregistrement, vous trouverez des infobulles contenant des explications supplémentaires sur les informations que vous devriez fournir. Passez votre souris sur l’infobulle ou cliquez sur l’infobulle pour afficher la description de chaque rubrique/champ de données.

4. COMMENT S’ENREGISTRER

Vous devez vous enregistrer en ligne sur le site internet du registre. Vous pouvez accéder au formulaire de demande en vous connectant à votre espace restreint. Pour accéder à cet espace, vous devez disposer d’un compte EU Login (pour plus d’informations, veuillez consulter la FAQ).

Si vous avez toutes les informations nécessaires sous la main, il devrait vous falloir de 20 à 30 minutes pour remplir le formulaire.

Lorsque vous commencerez à remplir le formulaire, votre demande recevra un identifiant unique (numéro de demande: APP xxxx). Votre enregistrement ne sera pas publié tant qu’il n’aura pas été évalué et validé par le secrétariat. Vous recevrez alors un numéro d’enregistrement public (REG xxxxxxxx-yy). Ne confondez pas le numéro APP avec le numéro REG.

Lorsque vous complétez le formulaire, les informations que vous fournissez sont automatiquement sauvegardées. Vous pouvez vous interrompre à tout moment et y revenir plus tard. Toutefois, si votre projet de demande n’est pas envoyé dans un délai de 21 jours civils, il sera automatiquement supprimé et vous devrez recommencer.

Lorsque vous remplissez le formulaire, veuillez garder à l’esprit ce qui suit:

• Réagissez aux messages d’avertissement qui peuvent apparaître à côté des champs dans lesquels le système a relevé des incohérences. Ces messages vous aident en mettant en évidence d’éventuelles inexactitudes dans les données saisies. Si un message apparaît, il se peut que vous deviez corriger les données saisies ou fournir des précisions dans les zones de texte libre. Si vous ne réagissez pas aux messages, le secrétariat devra vous contacter pour vous demander des explications supplémentaires, ce qui retardera la validation de votre enregistrement.
• Évitez tout contenu n’ayant pas lieu d’être, hors de propos, promotionnel ou trompeur – les demandes comportant de tels éléments seront rejetées.
• Évitez les abréviations. Le registre étant public, les informations fournies doivent être compréhensibles. Le secrétariat invitera les demandeurs à mettre à jour les données saisies avant de valider l’enregistrement si celles-ci comportent trop d’abréviations ou d’acronymes.
• Si les données fournies sont incomplètes, il ne sera pas possible d’envoyer la demande.
• Le formulaire peut être rempli dans l’une des 24 langues officielles de l’UE (les formulaires présentés dans une autre langue ne seront pas validés), mais il est recommandé d’utiliser partout la même langue dans un souci de cohérence.
• Désignez une personne de contact chargée de gérer le contenu de l’enregistrement et de recevoir les notifications automatiques du registre ou les messages du secrétariat.
• Ne saisissez aucune donnée à caractère personnel (information relative à des personnes identifiées ou identifiables) sauf si vous y êtes explicitement invité dans certaines rubriques du formulaire. Évitez de saisir des données à caractère personnel dans toutes les autres rubriques.

5. INFORMATIONS À CONSIGNER DANS LE REGISTRE

Veuillez saisir le nom du représentant d’intérêts.

Veuillez indiquer la forme du représentant d’intérêts: il peut s’agir de la forme juridique ou d’un type d’entité sans forme juridique particulière (par exemple une association momentanée, un réseau ou une plateforme).

Par forme juridique, on entend par exemple association sans but lucratif (ASBL), charity, foundation, association, public limited company (PLC), limited liability company (LLC), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft, Komanditgesellschaft, société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) ou société privée à responsabilité limitée (SPRL).

Votre forme juridique est généralement précisée dans un document tel que vos statuts ou votre inscription dans un registre du commerce national (par exemple le Moniteur belge en Belgique).

Dans un souci de transparence, veuillez indiquer l’adresse d’un site internet actif ou confirmer que vous n’avez pas de site internet. Vous pouvez tester l’adresse du site internet à partir du formulaire afin de vous assurer que l’adresse est valide et que le site est accessible.

À la rubrique 8, vous devrez sélectionner les types d’intérêts représentés afin de préciser ce qui justifie vos activités.

Veuillez fournir les coordonnées de votre siège ainsi que, si vous en avez un, du bureau chargé des relations avec les institutions, organes et organismes de l’UE.

Si l’adresse de votre siège statutaire (figurant dans vos statuts) diffère de celle de votre siège d’exploitation, veuillez indiquer l’adresse de ce dernier.

La personne juridiquement responsable doit être une personne légalement autorisée à agir au nom du représentant d’intérêts ou à représenter ce dernier dans les contacts avec les autorités publiques. Cette personne est également censée savoir que la personne enregistrée a pris l’engagement de respecter le code de conduite.

Si vous n’avez pas de forme juridique, veuillez indiquer le nom d’une personne juridiquement responsable des activités exercées en vertu du droit national ou désigner une autre personne aux fins de votre inscription dans le registre. Si le représentant d’intérêts (par exemple, un groupement professionnel ou une association professionnelle) est dirigé par un conseil d’administration, veuillez en choisir l’un des membres (par exemple, le président); cette personne ne doit pas nécessairement être la seule personne juridiquement responsable.

L’adresse électronique que vous indiquez ne sera pas rendue publique, mais le secrétariat pourra l’utiliser pour contacter cette personne en cas de plainte relative au représentant d’intérêts.

Si vous n’avez pas de structure formelle, la personne juridiquement responsable est la personne chargée de vous représenter vis-à-vis des institutions de l’UE.

La personne chargée des relations avec les institutions de l’UE doit être une personne responsable des affaires publiques du représentant d’intérêts ou de ses contacts avec les institutions.

Si aucune personne en particulier n’est chargée de ces relations, vous devez en désigner une afin de gérer votre inscription dans le registre (mises à jour, etc.). Il peut s’agir de la personne de contact désignée à la rubrique 5 ci-après. L’adresse électronique que vous indiquez ne sera pas rendue publique.

Lorsque le secrétariat validera l’enregistrement, la personne de contact recevra un courriel de validation comportant le numéro d’enregistrement public (numéro REG). Les mêmes informations seront transmises aux autres personnes dont le nom figure dans le formulaire d’enregistrement (à la rubrique 6 du formulaire d’enregistrement – «Personnes ayant accès à l’enregistrement»). 

Il est possible que le secrétariat doive contacter ces personnes pour obtenir des précisions ou des mises à jour sur les informations communiquées. La personne de contact sera le point de contact principal du secrétariat pour toute question touchant au registre. Les personnes dont le nom figure dans le formulaire d’enregistrement recevront toutes les notifications, y compris:

• des rappels relatifs à la mise à jour annuelle obligatoire;
• des informations sur les plaintes introduites et les réponses aux demandes («Nous contacter»);
• des notifications à propos des contributions de leur entité aux feuilles de route et aux consultations publiques de la Commission.

Ces personnes peuvent également choisir de recevoir des notifications concernant:

• les feuilles de route et consultations publiques de la Commission;
• les activités des commissions du Parlement européen.

Étant donné que les personnes de contact peuvent changer régulièrement, vous devez indiquer au moins une adresse de boîte fonctionnelle (au format suivant: infoorganisation [dot] com (info[at]organisation[dot]com)) pour vous assurer de continuer à recevoir des notifications et ne pas être radié du registre.

Les données des personnes de contact ne sont pas publiques.

Le système accorde automatiquement des droits d’accès aux personnes ci-dessous, et leurs adresses électroniques apparaîtront automatiquement dans la liste figurant dans cette rubrique («Liste d’accès»):

• la personne qui remplit le formulaire de demande;
• la personne juridiquement responsable;
• la personne chargée des relations avec l’UE;
• la personne de contact.

Vous pouvez ajouter d’autres adresses électroniques si vous souhaitez accorder l’accès à d’autres personnes.

Chacune de ces personnes pourra accéder au formulaire d’enregistrement pour autant qu’elle dispose d’un compte EU Login associé à l’adresse électronique indiquée.

Au moins deux adresses électroniques différentes sont requises. Si vous fournissez la même adresse électronique pour la personne juridiquement responsable, la personne chargée des relations avec l’UE et/ou la personne de contact et que vous n’ajoutez aucune autre adresse électronique, vous ne pourrez pas achever l’enregistrement.

Cette zone de texte libre vous permet de décrire brièvement votre mission générale, vos objectifs et votre mandat (max. 1 000 caractères). Cela est particulièrement important si vous n’avez pas de site internet.

Vous devez uniquement fournir une description générale dans cette rubrique. Vos activités de représentation d’intérêts peuvent être précisées à la rubrique suivante.

Veuillez indiquer la couverture géographique et la zone cible de vos activités: mondiale, européenne, nationale ou régionale/locale.

Veuillez choisir les options correspondant aux divers types de représentation d’intérêts. Votre choix déterminera les données financières que vous devrez fournir à la rubrique 14.

Si vous relevez de plusieurs catégories, veuillez noter que votre forme juridique n’est pas le seul facteur déterminant pour cette sélection. Vous devez choisir l’option qui décrit le mieux votre activité principale et qui justifie vos activités de représentation d’intérêts.

Les possibilités sont décrites ci-dessous.

1. Promotion de vos propres intérêts ou des intérêts collectifs de vos membres (dont les entités à but lucratif, mais aussi les associations ou les entités qui elles-mêmes représentent des entités à but lucratif) – il s’agit généralement de sociétés et de groupes, d’associations professionnelles ou d’employeurs, d’organisations syndicales et de groupements professionnels commerciaux et industriels qui représentent des membres ou un secteur particulier. Pour ce type de représentation d’intérêts, vous devrez fournir une estimation des coûts de vos activités couvertes par le registre au cours du dernier exercice clos.
2. Promotion des intérêts de vos clients (en tant qu’intermédiaire) – la représentation des intérêts des clients est l’option à choisir lorsque vous entretenez une relation contractuelle/bénévole avec des entreprises, des groupes, des associations, des organismes gouvernementaux ou des ONG qui vous permet d’exercer des activités de représentation d’intérêts en leur nom en tant que professionnel des affaires publiques ou cabinet d’avocats. Vous devrez préciser les recettes attribuées aux activités déclarées au cours du dernier exercice.
3. Absence de représentation d’intérêts commerciaux – cela signifie généralement que vous exercez des activités sans but lucratif, et uniquement pour des raisons philanthropiques, caritatives, de bienfaisance, humaines ou relevant de l’intérêt public. La majorité de vos membres, affiliés ou partenaires ne sont pas non plus des entités à but lucratif. Vous devrez fournir des informations sur leur budget et leurs sources de financement.

Après l’enregistrement, il est possible de modifier le type d’intérêts représentés.

Dans cette rubrique, vous devez indiquer des informations expliquant les raisons de votre enregistrement. En outre, veuillez décrire celles de vos activités qui sont couvertes (c’est-à-dire les politiques ou propositions législatives de l’UE que vous entendez influencer) de manière aussi précise et spécifique que possible. Veuillez ne pas citer d’activités qui ne concernent pas les politiques ou la législation de l’UE.

• Activités subordonnées à l’enregistrement

Choisissez les activités couvertes par les mesures de conditionnalité dans la liste déroulante et indiquez quelles institutions de l’UE sont concernées. En d’autres termes, vous devez indiquer vos contacts directs les plus fréquents avec chaque institution pour laquelle vous devez être enregistré(e) conformément aux règles des institutions et organes de l’UE.

Les informations fournies dans cette partie de la rubrique 9 ne seront pas rendues publiques.

• Principales propositions législatives ou politiques de l’UE ciblées

Indiquer l’intitulé des initiatives, politiques et dossiers (législatifs/non législatifs) les plus récents de l’UE ciblés par vos activités de représentation d’intérêts. Il s’agit notamment des feuilles de route, des consultations publiques, des directives, des règlements, des décisions, des accords interinstitutionnels, des rapports ou des résolutions du Parlement européen. Veuillez éviter les acronymes.

Plutôt que de citer un domaine d’action général («environnement», «climat», «transports», par exemple), il est préférable de mentionner une procédure spécifique de l’UE (par exemple, «législation sur les services numériques»). Si possible, mentionnez l’intitulé officiel complet, par exemple:

• proposition de règlement de la Commission relatif à un marché intérieur des services numériques (législation sur les services numériques);
• règlement relatif à la mise sur le marché des fertilisants UE;
• communication de la Commission intitulée «Une stratégie européenne pour les données»;
• résolution du Parlement européen sur la stratégie de l’UE en faveur de la biodiversité;
• décision du Conseil relative au système des ressources propres de l’Union européenne;
• rapport du Parlement européen sur le bien-être des animaux d’élevage.

• Activités de communication (événements, campagnes, publications, etc.) liées aux politiques de l’UE visées ci-dessus

Cette zone de texte libre vous permet de fournir des informations sur les activités de communication que vous avez menées en rapport avec les politiques, propositions législatives ou décisions de l’UE que vous avez indiquées. Elles peuvent comprendre des sondages et des enquêtes d’opinion (si celles-ci portent sur la législation de l’UE ou ciblent des membres des institutions ou des fonctionnaires des institutions de l’UE), des lettres ouvertes et d’autres matériels de communication ou d’information, des campagnes, des projets, des événements, des publications ou des prises de position, et vous devez en mentionner l’intitulé. Les liens vers des sites internet contenant des exemples sont acceptables.

• Intergroupes et groupements non officiels du Parlement européen

Vous ne pouvez participer aux activités d’intergroupes ou de groupements non officiels organisés dans les locaux du Parlement (par exemple, participer à des réunions ou à des événements de l’intergroupe, offrir un soutien ou co-organiser des manifestations) que si vous êtes enregistré(e) et que vous acceptez de n’utiliser ni le nom ni le logo du Parlement européen.

Si vous participez aux activités d’intergroupes du Parlement européen, veuillez sélectionner les noms des groupes concernés dans la liste. La zone de texte libre vous permet d’indiquer le nom de tout groupement non officiel auquel vous participez ainsi que toute précision utile sur votre participation (par exemple si vous apportez une aide financière ou matérielle ou si vous assurez le secrétariat du groupement).

Ne sélectionnez pas d’intergroupes ou ne mentionnez pas de groupements non officiels pour manifester votre intérêt à travailler avec eux; ce n’est ni approprié ni pertinent.

• Participation à d’autres forums et plateformes soutenus par l’UE

Veuillez préciser ici les structures soutenues par l’UE auxquelles vous participez. Si vous ne participez pas encore aux travaux de ces structures, veuillez indiquer «Non».

Il ne s’agit pas de faire part ici de votre intérêt à l’égard d’une future participation aux travaux de ces entités ou de votre intention de vous porter candidat. Veuillez ne fournir d’informations que sur les activités qui ont déjà lieu.

• Informations automatiquement saisies par la Commission dans votre enregistrement

Votre enregistrement indiquera des informations sur vos activités qui proviennent automatiquement des systèmes informatiques de la Commission (informations décrites ci-dessous). Vous ne les saisissez pas vous-même lors de l’enregistrement.

• Réunions avec des décideurs

Le registre présente les listes des réunions que les personnes enregistrées ont eues avec les commissaires, les membres de leur cabinet et les directeurs généraux (au format PDF) après la publication des informations par le cabinet ou la direction générale concerné(e) (au plus tard 14 jours après la réunion).

Vous pouvez accéder directement aux informations sur les réunions que les députés au Parlement européen et leur personnel ont programmées.

• Feuilles de route et consultations publiques de la Commission

Le registre présente les titres des feuilles de route et des consultations publiques auxquelles les personnes enregistrées ont contribué depuis juillet 2018 (à condition qu’elles aient indiqué leur numéro REG (numéro identification RT avant le 2 avril 2024) et qu’elles aient accepté de rendre leur contribution publique).

Si vous avez contribué à des feuilles de route ou à des consultations publiques au cours des deux années qui précèdent votre enregistrement, vous pouvez mentionner cette activité ici, par exemple «participation à la consultation publique de la Commission sur la lutte contre le trafic de migrants: 2021-2025 (plan d’action de l’UE lancé en mars 2021)».

• Groupes d’experts de la Commission

Le registre montre des informations sur l’appartenance des personnes enregistrées à des groupes d’experts de la Commission et à d’autres organes similaires. Il n’est pas nécessaire de vous enregistrer lorsque vous posez votre candidature en vue de devenir membre d’un groupe d’experts. Lorsque les membres d’un groupe d’experts ont été sélectionnés, les représentants d’intérêts qui ne sont pas encore enregistrés devront s’inscrire au registre pour pouvoir être nommés membres de type B ou de type C du groupe.

Votre appartenance (membre de type B ou de type C) à tout groupe d’experts de la Commission s’affichera automatiquement dans votre enregistrement lorsque votre numéro REG aura été encodé dans le registre des groupes d’experts de la Commission.

Veuillez fournir les données les plus récentes concernant le nombre de personnes exerçant des activités couvertes par le registre pour le compte du représentant d’intérêts au moment de l’enregistrement (ou de la mise à jour). Ne déclarez pas l’ensemble du personnel travaillant pour le représentant d’intérêts, mais uniquement celui qui participe aux activités déclarées dans la rubrique 9.

Veuillez inclure toutes les personnes exerçant des activités de représentation d’intérêts, qu’elles aient un contrat ou qu’elles soient rémunérées pour ces activités (par vous ou par d’autres). Il peut s’agir notamment de membres de votre personnel salarié ainsi que de personnes qui travaillent pour vous comme stagiaires, bénévoles, consultants, chercheurs, collaborateurs, etc.

Vous êtes tenu d’inclure toute personne disposant d’un titre d’accès au Parlement européen et de mettre à jour votre enregistrement dès qu’une personne obtient une accréditation du Parlement.

Veuillez utiliser la zone de texte libre pour indiquer le statut («salarié», «bénévole», etc.) des personnes concernées et toute autre information permettant d’en préciser le nombre et le calcul de l’équivalent temps plein (ETP).

Le registre convertit automatiquement l’information saisie en ETP. L’ETP est une unité comptable standard permettant de mesurer le nombre de personnes exerçant une activité donnée (ici, des activités de représentation d’intérêts). Il s’agit du nombre moyen d’heures travaillées par un travailleur donné exprimé sous la forme d’une fraction du nombre moyen d’heures travaillées par un travailleur à temps plein. Un ETP correspond donc à une personne à plein temps.

Si les cinq tranches de pourcentage ne correspondent pas exactement à la structure de vos ressources humaines, arrondissez les chiffres en tant que de besoin. Il n’existe pas de seuil minimal – même si une seule personne consacre 10 % d’un ETP ou moins à des activités de représentation d’intérêts, vous devez vous enregistrer; toutefois, vous avez la faculté de préciser ce faible niveau dans la zone de texte libre disponible.

Veuillez mettre à jour les données fournies si le nombre total de salariés diminue/augmente nettement à un moment quelconque au cours de l’année.

L’information fournie doit être une estimation fiable du nombre total de personnes concernées et refléter le temps consacré aux activités. N’oubliez pas que le secrétariat peut vous demander des précisions supplémentaires sur le calcul des ressources.

Sur la base des politiques ciblées par vos activités de représentation d’intérêts, vous pouvez vous abonner aux notifications automatiques par courriel de certaines activités des institutions de l’UE.

• Consultations publiques et feuilles de route de la Commission – recevez des informations à ce propos dans le ou les domaines qui vous intéressent.

Veuillez préciser si vous souhaitez que des notifications vous soient envoyées.

• Actualités des commissions du Parlement européen – recevez les actualités et les ordres du jour des réunions dans le ou les domaines d’action de votre choix.

Vous pouvez gérer les abonnements aux actualités et aux ordres du jour des réunions des commissions du Parlement européen directement via votre enregistrement. Pour être informé(e) des autres activités du Parlement européen, veuillez consulter le service d’abonnement par e-mail:

Veuillez veiller à ce que, conformément au principe d’enregistrement unique (voir la partie II, section 2), votre enregistrement englobe toutes les activités couvertes menées par le même groupe d’entreprises (c’est-à-dire toutes les sociétés mères et leurs filiales fonctionnant comme une entité économique unique et ayant un organe de contrôle commun) ou par les différentes sections nationales ou régionales de la même organisation (c’est-à-dire les organisations non gouvernementales (ONG) comptant des sections dans plusieurs pays ou régions). Les entreprises communes, contrôlées conjointement par plusieurs entreprises ou groupes d’entreprises, ne doivent pas être incluses dans l’enregistrement de l’une de ces entreprises ou de l’un de ces groupes d’entreprises mais doivent faire l’objet d’un enregistrement séparé.

Vous devez préciser dans cette rubrique les entités couvertes par votre enregistrement unique, le cas échéant.

Vous devez fournir des informations détaillées sur vos relations et liens pertinents avec d’autres personnes et/ou entités, comme indiqué ci-dessous.

• Votre appartenance à des entités ou structures 

  Dans le premier champ, énumérez les associations, fédérations, confédérations, réseaux ou autres structures (non gérées par les institutions de l’UE) dont vous êtes membre au niveau national, européen ou international. Vous mentionnerez également ici toute autre entité ou structure que vous parrainez ou à laquelle vous vous associez ou vous contribuez dans le cadre des activités couvertes.

• Vos propres membres et vos autres entités affiliées

Dans le deuxième champ, énumérez tous vos membres actuels, le cas échéant, ainsi que les autres entités affiliées. 

Si cette liste est accessible au public sur votre site internet, fournissez un lien direct vers la page internet.

N’oubliez pas de remplir ce champ si vous représentez les intérêts de vos membres. Les types de membres étant très variés, il est possible que ces informations doivent être mises à jour régulièrement. Il est donc recommandé de fournir des liens directs vers la page de votre site comportant les renseignements utiles. Si vous comptez comme membres à la fois des personnes physiques (particuliers) et des personnes morales (organisations), il convient de préciser les différents types de membres. 

Dans ce champ, vous devez également fournir des informations sur toute autre entité liée ou affiliée. Cela signifie que vous devez faire preuve de transparence quant à vos liens ou relations qui ne figurent pas dans votre enregistrement unique et qui n’ont pas été indiqués précédemment dans cette rubrique. Vous devez notamment révéler toute relation pertinente susceptible d’impliquer une coordination dans l’exercice des activités couvertes, en raison de liens de capital, d’un contrôle exercé par une personne ou entité commune, ou d’un parrainage. 

Dans un souci de transparence, le secrétariat appréciera de recevoir toute information complémentaire permettant de préciser la structure de la personne enregistrée ainsi que ses partenariats, soutiens et autres affiliations. Lorsque cela est utile, vous pouvez également préciser ici quelles entités ou filiales distinctes font partie dans votre enregistrement en vertu du principe d’enregistrement unique. 

Choisissez la catégorie qui correspond le plus à vos objectifs, à votre mission, à votre structure, à vos activités et à votre personnalité juridique. Même si vous relevez peut-être de plusieurs catégories (vous pouvez ainsi représenter un groupement professionnel qui est également une entité à but non lucratif), vous ne pouvez choisir qu’une seule catégorie. En cas de doute, l’élément décisif doit être ce que vous faites et non votre forme juridique ou d’autres critères formels.

La catégorie que vous sélectionnez n’a qu’un but descriptif; elle n’affecte pas le type d’informations financières que vous devrez fournir. Les catégories permettent au secrétariat d’établir des statistiques fiables sur les personnes enregistrées.

• Entité nouvellement constituée, aucun exercice clos

Ne cochez cette case que si votre organisation a été constituée récemment et que vous n’avez pas encore clôturé les comptes pour le dernier exercice complet. Cette option reflète une situation temporaire pour les représentants d’intérêts nouvellement constitués. Vous devez fournir les données financières demandées lors de votre première mise à jour annuelle ou, au plus tard, lors de la mise à jour annuelle suivante. Veuillez noter qu’il n’est possible d’utiliser le statut d’«entité nouvellement constituée» que pendant 24 mois.

Si vous sélectionnez l’option «entité nouvellement constituée», vous devrez malgré tout fournir des informations pour l’exercice en cours (certains champs de données ne seront pas modifiables).

• Dernier exercice clos

Veuillez indiquer une période comptable de 12 mois consécutifs. Cette période peut débuter à tout moment au cours d’une année civile dont les comptes ont été clôturés. Un exercice ne correspond pas nécessairement à une année civile.

• Subventions de l’UE

Tous les représentants d’intérêts doivent déclarer le montant et la source (programme et autorité de financement concernés) de toute subvention de l’UE contribuant à leurs frais de fonctionnement. Tous les montants doivent être libellés en euros et correspondre au dernier exercice clos ou, s’il est plus pertinent, à l’exercice en cours.

Si vous êtes une entité nouvellement constituée, veuillez fournir une estimation des subventions de l’UE reçues pour l’exercice en cours.

Vous devez cliquer sur le bouton «Ajouter» chaque fois que vous ajoutez une nouvelle source de financement.

Quelle est la différence entre subventions et marchés publics?

Subventions: elles sont principalement accordées à titre de libéralité au moyen d’appels à propositions relatifs à des projets qui poursuivent les objectifs stratégiques de l’UE. Ces subventions doivent être déclarées dans le formulaire d’enregistrement.

Dans un souci de transparence, les informations relatives aux subventions de l’UE reçues par des filiales peuvent être mentionnées dans la zone de texte figurant dans cette rubrique. Pour la «mise en œuvre décentralisée» des financements de l’UE (c’est-à-dire des financements de l’UE versés par les États membres), c’est l’administration nationale qui octroie les subventions et attribue les marchés publics. Vous ne devez pas déclarer les financements directement reçus des autorités nationales (par exemple, le financement de projets au titre des fonds structurels ou du Fonds de cohésion).

Marchés publics: pour répondre à leurs besoins internes, les institutions de l’UE acquièrent des services, des travaux ou des fournitures sur le marché au moyen d’une procédure d’appel d’offres. Les montants reçus dans le cadre d’un marché public ne doivent pas être déclarés dans le formulaire d’enregistrement.

Les représentants d’intérêts qui gèrent des projets financés par l’UE devraient être particulièrement attentifs à ne pas surestimer les ressources humaines et financières consacrées aux activités de représentation d’intérêts. Ainsi, il n’y a lieu de compter que le temps que ces personnes consacrent effectivement à vos activités de représentation d’intérêts vis-à-vis des institutions de l’UE et non le temps consacré par les personnes qui travaillent exclusivement comme chercheurs, directeurs d’études, coordonnateurs de projet, etc. De même, il n’y a pas lieu d’inclure les frais ou les coûts ayant exclusivement trait à la mise en œuvre de votre projet financé par l’UE.

Si vous promouvez vos propres intérêts ou les intérêts collectifs de vos membres, veuillez fournir des informations financières sur:

- tout intermédiaire engagé pour exercer des activités couvertes;

- vos coûts annuels liés aux activités de représentation d’intérêts pour le dernier exercice clos.

• Recrutement d’intermédiaires pour exercer des activités de représentation d’intérêts

En tant que représentant d’intérêts promouvant vos propres intérêts ou ceux de vos membres, vous pouvez décider de sous-traiter certaines activités de représentation d’intérêts à des intermédiaires agissant pour votre compte.

Un intermédiaire est tout représentant d’intérêts qui promeut les intérêts d’un client en exerçant des activités couvertes par le registre. La relation entre un intermédiaire et son client est régie par un contrat. Ainsi, si vous avez fait appel aux services d’un cabinet de consultants spécialisés ou d’un cabinet d’avocats pour exercer des activités de représentation d’intérêts pour votre compte vis-à-vis des institutions de l’UE, ce cabinet est votre intermédiaire. La relation contractuelle qui vous lie à votre intermédiaire n’a aucune pertinence aux fins du registre si et dans la mesure où elle ne porte pas sur des activités de représentation d’intérêts exercées pour votre compte par votre intermédiaire.

Si vous êtes client(e) d’un tel ou de tels intermédiaires, vous devez indiquer le nom et le coût annuel lié de chaque intermédiaire selon les fourchettes proposées. Les estimations doivent couvrir une année complète de fonctionnement et se référer au dernier exercice clos.

Vous devez également déclarer les services fournis par des intermédiaires avec qui vous avez conclu un contrat pendant l’exercice en cours et indiquer le nom de chaque intermédiaire (sans estimation des coûts liés). Si vous n’avez pas sous-traité d’activités au cours du dernier exercice clos ou pendant l’exercice en cours, veuillez sélectionner «Non». En cas de changement au cours de l’année, la déclaration doit être mise à jour.

• Coûts annuels des activités couvertes par le registre

Les représentants d’intérêts qui promeuvent leurs propres intérêts ou les intérêts de leurs membres doivent fournir une estimation à jour des coûts annuels liés aux activités couvertes par le registre. Les chiffres financiers doivent porter sur une année complète de fonctionnement et se référer au dernier exercice clos à la date de l’enregistrement ou à la date de la mise à jour annuelle de l’enregistrement.

Veuillez sélectionner une fourchette pour la déclaration de votre estimation des coûts et n’y inclure que les coûts liés aux activités couvertes par le registre. Il y a lieu de ne pas confondre coûts annuels et chiffre d’affaires ou dépenses totales.

Pour estimer le total de vos coûts, vous devez tenir compte de toutes les activités couvertes par le registre et additionner les coûts ci-dessous liés à ces activités:

1.    frais de personnel – sur la base du chiffre d’ETP déclaré dans la rubrique 10. Ils comprennent notamment la rémunération et les honoraires bruts, ainsi que les indemnités, primes et autres prestations versées. Si le personnel est rémunéré par un tiers ou travaille de manière bénévole, veuillez le préciser dans la zone de texte prévue à cet effet;

2.    frais de bureau et dépenses administratives – loyers et services d’utilité publique, fournitures et matériel, équipement informatique, maintenance, nettoyage, autorisations, etc. Veuillez calculer ces frais en proportion des activités couvertes par le registre.

3.    dépenses de fonctionnement internes – coûts des activités pertinentes relatives à des campagnes de promotion, de relations publiques ou d’affaires publiques, au marketing et à la publicité, à l’utilisation des médias, à l’organisation d’événements, à des publications, etc.;

4.    frais de représentation – dépenses liées à la participation à des événements et réunions de relations publiques pertinents, telles que frais d’inscription, de déplacement et d’hébergement, indemnités journalières et autres frais connexes. Ces frais comprennent les activités parrainées pour les membres et les frais relatifs aux formations et aux événements de renforcement des capacités pertinents;

5.    Coûts des activités sous-traitées – honoraires des consultants et sous-traitants pour les activités concernées. Ce montant doit comprendre le coût des activités sous-traitées à des intermédiaires conformément à la déclaration ci-dessus. Les intermédiaires avec qui vous avez conclu un contrat doivent faire une déclaration séparée dans le registre et y indiquer ces coûts en tant que recettes;

6.    cotisations et autres frais connexes – frais d’adhésion à des réseaux, associations et structures pertinents mentionnés dans la rubrique «Composition et affiliation». Veuillez inclure les cotisations annuelles à des associations ou fédérations professionnelles exerçant des activités couvertes par le registre même si ces entités ne figurent pas elles-mêmes dans le registre. Les cotisations doivent être indiquées au prorata, c’est-à-dire sous la forme d’une estimation du pourcentage de la cotisation totale correspondant au pourcentage des activités pertinentes.

7.    autres coûts pertinents – veuillez indiquer tout autre coût pertinent lié à vos activités de représentation.

Le registre permet à deux représentants d’intérêts de déclarer la même dépense («double comptabilisation»). La déclaration financière faite par une personne enregistrée concernant l’estimation des coûts relatifs aux activités pertinentes n’exclut pas la déclaration par une autre personne enregistrée du même montant reçu par la première personne enregistrée, dans le chiffre d’affaires pertinent (pour les clients) ou le budget (pour les cotisations). Cette approche permet d’éviter une sous-estimation des coûts financiers déclarés.

Une fois que vous avez estimé les coûts liés aux activités couvertes par le registre pour le dernier exercice clos, choisissez la fourchette la plus appropriée et conservez une trace de votre calcul. Le secrétariat peut vous contacter au sujet de ce calcul pour des raisons de qualité ou de cohérence des données.

Si vous êtes un intermédiaire promouvant les intérêts de vos clients en exerçant des activités de représentation d’intérêts pour leur compte, veuillez fournir les informations financières concernant:

• vos clients;
• le montant total de vos recettes pour le dernier exercice clos;
• les clients pour le compte desquels vous avez exercé des activités de représentation vis-à-vis des institutions de l’UE.

En tant qu’intermédiaire, vous devez indiquer le nom de tous les clients pour le compte desquels vous exercez des activités de représentation d’intérêts couvertes par le registre. Si vous avez sélectionné l’option «intérêts de clients» à la rubrique 8, veuillez fournir ces précisions sur vos clients à la rubrique 14. Il ne sera pas possible de remplir votre enregistrement sans indiquer le nom de clients.

Un client désigne tout représentant d’intérêts qui est engagé dans une relation contractuelle avec un intermédiaire en vertu de laquelle l’intermédiaire promeut ses intérêts en exerçant des activités couvertes par le registre.

Ainsi, si vous êtes un cabinet de consultants spécialisés ou un cabinet d’avocats qui exerce des activités de représentation d’intérêts vis-à-vis des institutions de l’UE pour le compte d’un représentant d’intérêts en vertu d’un contrat, ce représentant d’intérêts est votre client.

Veuillez sélectionner la fourchette appropriée pour chaque client afin d’indiquer l’estimation des recettes provenant de ce client pour les activités de représentation concernées au cours du dernier exercice clos.

Veuillez également indiquer les propositions législatives, politiques ou initiatives de l’UE les plus récentes ciblées par les activités menées pour le compte de ce client particulier; elles doivent correspondre aux informations fournies à la rubrique 9.

Veuillez cliquer sur le bouton «Ajouter» à chaque fois que vous ajoutez le nom d’un client.

Communication de la liste complète des clients

Vous devez fournir la liste complète des clients (pour le dernier exercice clos) en précisant leur nom complet (n’utilisez pas d’acronymes). Vous devez également déclarer le nom des nouveaux clients couverts pendant l’exercice en cours même si vous êtes une entité nouvellement constituée.

Les déclarations qui n’indiquent pas le nom de chaque client ou qui ne comportent que des termes génériques («entreprises», «autres petits clients» ou «information confidentielle», par exemple) ne seront pas acceptées. Il en va de même pour les abréviations ou les entités non identifiables.

Services fournis à des pays tiers

Si vous exercez des activités de représentation d’intérêts vis-à-vis des institutions de l’UE pour le compte d’autorités publiques de pays tiers à l’UE, y compris leurs missions diplomatiques et ambassades, en vertu d’un contrat, vous devez déclarer celles-ci comme clients.

Services fournis à des institutions, organes et organismes de l’UE ou à des organisations intergouvernementales en vertu d’un marché public

Ces services ne sont pas considérés comme des activités couvertes par le registre et ces institutions, organes, organismes et organisations ne doivent pas être mentionnés comme clients.

• Recettes générées par des activités couvertes par le registre

Les intermédiaires doivent déclarer le total estimé des recettes annuelles générées qui peuvent être attribuées aux activités de représentation d’intérêts pour le dernier exercice clos à la date de l’enregistrement ou à la date de la mise à jour annuelle. Le registre calcule automatiquement ce montant en additionnant l’estimation des recettes générées par chaque client afin que le chiffre d’affaires déclaré corresponde aux recettes provenant des clients. Il est donc très important d’inclure tous les clients concernés ainsi que les recettes attribuables à chaque client.

Le chiffre d’affaires correspond à la somme d’argent obtenue par une entreprise au cours d’une période donnée. Les chiffres financiers doivent couvrir un exercice complet de fonctionnement et se référer à l’exercice financier clos le plus récemment, à la date d’enregistrement ou de mise à jour annuelle.

Si vous exercez également, dans votre propre intérêt, des activités pertinentes qui ne servent pas les intérêts de clients, vous devez fournir la description et l’estimation qui y correspondent dans la zone de texte destinée aux informations.

Si vous ne représentez pas d’intérêts commerciaux, veuillez fournir les informations financières suivantes:

• vos principales sources de financement;
• le montant de chaque contribution de plus de 10 000 EUR supérieure à 10 % de votre budget total ainsi que le nom du contributeur;
• le budget total pour le dernier exercice clos.

Vous êtes considéré(e) comme ne représentant pas des intérêts commerciaux si:

1. vous promouvez vos propres intérêts et l’objet premier de votre constitution et/ou votre domaine d’activité principal n’est pas de nature commerciale, professionnelle ou lucrative;
2. vous promouvez les intérêts collectifs de vos membres et le domaine d’activité principal de 50 % de vos membres ou plus n’est pas de nature commerciale, professionnelle ou lucrative;
3. lorsque vous relevez des situations (i) et (ii), votre objet premier est de promouvoir des causes sociales d’intérêt public, indépendamment de toute activité économique accessoire que vous exerceriez, par exemple l’administration de fonds ou de biens propres ou la réalisation de programmes et de projets pour votre propre compte ou pour le compte de vos membres.

Votre forme juridique ou votre raison sociale n’a aucune incidence pour déterminer si vous ne représentez pas d’intérêts commerciaux.

Les catégories suivantes de représentants d’intérêts sont généralement considérées comme ne représentant pas d’intérêts commerciaux même si des circonstances particulières peuvent comporter un élément commercial ou lucratif décisif dans les intérêts représentés:

• organisations de la société civile, ONG, organisations caritatives, fondations;
• institutions académiques, organismes de recherche, groupes de réflexion, instituts politiques;
• organisations représentant des églises et des communautés religieuses.
• Sources de financement

Veuillez indiquer les principales sources de financement par catégorie: financements de l’UE, financements publics (nationaux), subventions (dont les subventions de l’UE), dons et contributions de membres. Vous pouvez sélectionner plusieurs catégories afin de couvrir toutes les possibilités. Veuillez ajouter toute autre source pertinente ne figurant pas dans la liste («parrainages» ou «réserves» par exemple) en choisissant «Autre».

Pour chaque contribution reçue dépassant 10 % de votre budget total ET supérieure à 10 000 EUR, veuillez indiquer le montant de la contribution et le nom du contributeur, en choisissant «Ajouter».

Exemple 1:

Une organisation dont le budget est de 1 million d’EUR a reçu une contribution de 15 000 EUR. Cette contribution ne doit pas être déclarée, car elle ne dépasse pas le seuil de 10 %.

Exemple 2:

Une organisation dont le budget est de 100 000 EUR a reçu une contribution de 15 000 EUR. Cette contribution doit être déclarée, car elle dépasse les seuils de 10 % et de 10 000 EUR.

Si le même contributeur a versé plusieurs contributions au cours du même exercice et que le montant cumulé est supérieur à 10 000 EUR et dépasse 10 % de votre budget total, vous devez remplir le montant cumulé.

Vous pouvez utiliser la zone de texte pour fournir des informations financières supplémentaires sur vos activités de représentation d’intérêts.

• Budget

Les représentants d’intérêts qui ne représentent pas des intérêts commerciaux doivent fournir leur budget total pour le dernier exercice clos en valeur absolue en euros. Le montant doit tenir compte du financement déclaré ci-dessus (y compris les éventuels montants spécifiques). Si vous êtes une entité nouvellement constituée et n’avez clôturé aucun exercice, vous ne devez pas indiquer de budget ou de sources de financement, mais vous devez déclarer toute subvention reçue de l’UE pendant l’exercice en cours.

Définition du «budget»

Votre budget se compose de vos recettes et dépenses annuelles (comptes financiers) pour le dernier exercice clos. Il s’agit du budget total d’une organisation (et pas uniquement des montants réservés aux activités de représentation d’intérêts).

Si vous n’êtes pas en mesure d’indiquer un budget parce que votre organisation n’en a pas, vous pouvez indiquer un budget de montant «0». Comme il s’agit d’une circonstance considérée comme exceptionnelle, veuillez préciser dans la zone de texte prévue:

1. pourquoi vous n’êtes pas en mesure d’indiquer un budget;
2. le mode de financement de vos activités de représentation d’intérêts.

Veuillez cocher la case pour confirmer que vous travaillez conformément aux règles et principes énoncés dans le code de conduite.

6.       VALIDATION EN ATTENTE

Après avoir rempli les 15 rubriques, vous visualiserez la page «Résumé» où vous pourrez passer en revue les informations que vous avez fournies. En bas de cette page, vous trouverez le bouton «Vérifier». Le fait de cliquer sur ce bouton permet de vérifier que les informations sont complètes. Cette fonctionnalité est également disponible à tout moment lors du remplissage du formulaire d’enregistrement.

Lorsque vous cliquerez sur le bouton «Soumettre», la personne de contact recevra un courriel de confirmation indiquant que l’enregistrement a bien été soumis, et le statut de l’enregistrement sera «soumis». Pour terminer l’enregistrement et obtenir sa validation, vous devrez répondre à toute demande d’informations supplémentaires de la part du secrétariat. Lorsque le secrétariat aura validé votre enregistrement, la personne de contact recevra un courriel de validation comportant votre identifiant, le numéro REG public.

N’oubliez pas de finaliser le formulaire en cliquant sur le bouton «Soumettre», faute de quoi toutes les données saisies seront perdues après 21 jours.

1.       CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES

• continuer de respecter le code de conduite

Vous devez à tout moment travailler dans le respect du code de conduite. Le code de conduite énonce 16 règles et principes qui ont tous la même importance. Vous devez informer votre personnel et vos représentants de ces règles et principes; leur respect est une condition d’admissibilité. Seules les personnes enregistrées qui respectent le code peuvent rester inscrites dans le registre.

Le secrétariat contrôle les enregistrements et vérifie si les personnes enregistrées sont admissibles et respectent le code de conduite, conformément aux procédures énoncées à l’annexe III de l’AII sur le registre de transparence. Le secrétariat peut ouvrir une enquête sur la base d’une plainte recevable dans laquelle il est allégué qu’une personne enregistrée n’a pas respecté le code de conduite. Toute personne physique ou morale peut déposer une plainte auprès du secrétariat concernant un non-respect présumé du code qu’aurait commise une personne enregistrée.

Une décision prise par le secrétariat dans le cadre d’une infraction au code de conduite peut entraîner la radiation de l’enregistrement concerné du registre. En fonction de la gravité de l’affaire, la décision peut entraîner:

i) l’interdiction au représentant d’intérêts concerné de s’enregistrer à nouveau pendant une période allant de vingt jours ouvrables à deux ans;

ii) la publication de la mesure prise sur le site internet du registre.

Lorsqu’il décide de la gravité de la mesure à appliquer, le secrétariat tient dûment compte de la position de la ou des personne(s) enregistrée(s) concerné(s) et des circonstances de l’enquête.

Les personnes enregistrées qui font l’objet des mesures susmentionnées ont le droit d’introduire une demande motivée de réexamen par le conseil d’administration du registre. Pour ce faire, une demande de réexamen peut être envoyée au secrétariat dans un délai de 20 jours ouvrables à compter de la réception de la notification de la mesure prise. Les personnes enregistrées qui ne sont pas satisfaites d’une décision du conseil d’administration disposent d’autres voies de recours, à savoir du droit de saisir la Cour de justice ou de déposer plainte auprès du Médiateur européen.

• effectuer une mise à jour annuelle obligatoire

Tous les 12 mois à compter de la première année de votre enregistrement, vous devez effectuer une mise à jour annuelle, valider toutes les données communiquées et vous engager à respecter le code de conduite. La personne de contact recevra des courriels automatiques de rappel quatre semaines et deux semaines avant l’échéance. Pour effectuer la mise à jour, vous devez vous connecter au registre au moyen de l’onglet «Enregistrement/mise à jour» et sélectionner l’option «mise à jour annuelle». Néanmoins, vous pouvez effectuer une mise à jour annuelle à tout moment lorsque vous devez procéder à des modifications fondamentales ou changer la date de votre prochaine mise à jour annuelle programmée. À cet effet, veuillez vous connecter à votre espace restreint.

• effectuer des mises à jour partielles pour rester à jour

Si vous ne souhaitez pas modifier l’échéance de mise à jour annuelle, vous pouvez également avoir recours à la «mise à jour partielle» afin d’actualiser les données de certaines rubriques (comme les informations financières). Les mises à jour partielles ne dispensent pas de l’obligation d’effectuer une mise à jour annuelle.

• faire preuve de transparence à propos de vos activités et de votre structure

Dans vos contacts avec les institutions et organes de l’UE, vous êtes invité(e) à préciser que vous êtes inscrit(e) dans le registre et à indiquer votre numéro REG.

• coopérer de manière sincère et constructive avec le secrétariat

L’ensemble des enregistrements peuvent à tout moment faire l’objet d’un contrôle ou d’une enquête du secrétariat. Il s’agit de la sorte de garantir l’exactitude et l’exhaustivité des informations ainsi que d’éviter les erreurs factuelles et/ou le non-respect du code de conduite. Si des incohérences sont constatées, le secrétariat prendra contact avec la personne enregistrée concernée afin d’obtenir des éclaircissements et de trouver une solution satisfaisante.

2.       MISES À JOUR DE L’ENREGISTREMENT

Les informations inscrites dans le registre sont publiques et font l’objet d’un examen attentif par les parties prenantes, les chercheurs, les étudiants, les journalistes, les particuliers et d’autres personnes. Il est donc de votre intérêt de garder votre enregistrement à jour.

Idéalement, il y a lieu de mettre à jour votre enregistrement dès le moindre changement dans les informations communiquées et, en tout état de cause, dans un délai de trois mois. Il est recommandé de le passer en revue au moins trois fois par an et de le mettre à jour si nécessaire. Les modifications peuvent être introduites dans le cadre d’une mise à jour annuelle (c’est-à-dire lorsque vous passez systématiquement en revue l’ensemble de l’enregistrement et que vous vous engagez à respecter le code de conduite) ou d’une mise à jour partielle (c’est-à-dire lorsque vous ne souhaitez pas passer en revue l’ensemble de l’enregistrement ou modifier l’échéance de votre mise à jour annuelle).

Six mois avant l’échéance de votre mise à jour annuelle, vous recevrez un rappel automatique vous invitant à passer en revue votre enregistrement et à le mettre à jour. La personne de contact indiquée dans l’enregistrement recevra ensuite un rappel automatique quatre semaines et deux semaines avant l’échéance de la mise à jour annuelle (à savoir un an après la date de l’enregistrement ou de la dernière mise à jour annuelle).

Les personnes de contact recevront un courriel automatique de confirmation de la mise à jour de l’enregistrement.

Si vous n’effectuez pas la mise à jour annuelle obligatoire, votre enregistrement sera automatiquement suspendu (il sera toujours visible sur le site internet public du registre, mais indiqué comme «suspendu»). Si votre enregistrement est suspendu, vous pourrez accéder à l’espace de votre organisation et procéder à la mise à jour. Si vous ne le faites pas dans les 15 jours ouvrables, l’enregistrement sera automatiquement radié du registre.