Orientări

1.       INTRODUCERE

Acordul interinstituțional dintre Parlamentul European, Consiliul Uniunii Europene și Comisia Europeană („instituțiile semnatare”) privind un registru de transparență obligatoriu („AII privind registrul de transparență”), care a intrat în vigoare la 1 iulie 2021, stabilește normele și principiile care reglementează registrul de transparență. Registrul este o bază de date publică creată pentru înregistrarea reprezentanților grupurilor de interese și a activităților acestora desfășurate cu scopul de a influența formularea sau punerea în aplicare a politicilor sau a legislației ori procesele decizionale ale instituțiilor UE.

Aceste orientări le oferă reprezentanților grupurilor de interese care solicită înscrierea în registru („solicitanți”) și/sau care sunt deja înscriși în registru („entități înregistrate”) informații practice privind cerințele de înregistrare, inclusiv actualizări, și procedura de înregistrare. Acestea explică, de asemenea, normele noului AII privind registrul de transparență, în special condiționalitatea și alte măsuri de transparență (partea I, secțiunea 3), eligibilitatea și codul de conduită pentru entitățile înregistrate (partea II).

Secretariatul registrului se angajează să îmbunătățească constant calitatea conținutului registrului și accesul la acesta. În acest sens, Secretariatul a consultat părțile interesate cu privire la aceste orientări și le va trimite informații actualizate de câte ori va fi necesar, pentru a ține cont de observațiile entităților înregistrate, precum și de eventualele actualizări ale sistemului. Orientările sunt publicate pe site-ul Registrului (meniu: „Orientări”), în toate limbile oficiale ale UE.

Secretariatul a pregătit o listă de întrebări și răspunsuri (FAQ) pe care solicitanții și entitățile înregistrate o pot consulta, însă nu sunt acoperite toate situațiile sau problemele ce ar putea apărea. Dacă aveți întrebări, observații sau sugestii, altele decât cele incluse în lista de întrebări și răspunsuri, puteți trimite o întrebare conectându-vă la spațiul dumneavoastră („Contactați-ne” în coloana din stânga) sau prin intermediul formularului de contact (necesită autentificarea cu EU Login) – Secretariatul vă va răspunde cât de repede.

Aceste orientări au fost revizuite și adaptate la noua versiune a registrului de transparență, lansată la 2 aprilie 2024.

 

2.       DECLINAREA RESPONSABILITĂȚII

Registrul de transparență este elementul principal al politicii de transparență a instituțiilor semnatare în ceea ce privește reprezentarea intereselor menite să influențeze formularea sau punerea în aplicare a politicilor, a legislației UE sau a proceselor decizionale ale UE.

Înscrierea în registru este pe bază voluntară și nu înseamnă că instituțiile semnatare au acordat solicitantului o formă de recunoaștere, aprobare sau acreditare. În pofida caracterului voluntar al registrului, instituțiile semnatare pot institui măsuri (a se vedea partea I, secțiunea 3) care vor face obligatorie înregistrarea pentru reprezentanții de interese care desfășoară anumite tipuri de activități, pentru a asigura transparența acestor activități.

Informațiile din registru sunt furnizate chiar de entitățile înregistrate, cu condiția ca acestea să fie responsabile în ultimă instanță pentru exactitatea lor. Secretariatul monitorizează calitatea conținutului registrului și își rezervă dreptul de a elimina entitățile înregistrate neeligibile, inclusiv pe cele despre care nu respectă codul de conduită.

Secretariatul poate decide să suspende înregistrările care conțin declarații nejustificate sau mesaje care autopromoționale sau care contravin valorilor fundamentale ale UE, așa cum se prevede la articolul 2 din Tratatul privind Uniunea Europeană (de exemplu, prin incitare la ură sau rasism).

Conținutul registrului este public. Informațiile din declarațiile anterioare făcute de entitățile înregistrate rămân accesibile publicului pe portalul oficial european de date (data.europa.eu).

Registrul conține linkuri către site-uri externe asupra cărora instituțiile semnatare nu dețin niciun control și pentru care nu își asumă nicio responsabilitate. Faptul că registrul conține anumite informații sau linkuri furnizate de părți terțe nu înseamnă că instituțiile semnatare aprobă sau oferă vreo garanție în ceea ce privește:

(i) organismul responsabil pentru gestionarea sau furnizarea conținutului pe oricare dintre site-uri

(ii) serviciile menționate acolo

(iii) conținutul site-urilor sau

(iv) opiniile exprimate pe aceste site-uri.

 

3.       MĂSURI DE CONDIȚIONALITATE ȘI ALTE MĂSURI DE TRANSPARENȚĂ

Prin AII privind registrul de transparență, instituțiile semnatare s-au angajat să facă astfel încât registrul să devină efectiv obligatoriu pentru anumite tipuri de activități de reprezentare a intereselor („principiul condiționalității”).

Instituțiile semnatare adoptă măsuri de condiționalitate atunci când decid să condiționeze anumite activități de reprezentare a intereselor de înscrierea prealabilă în registrul. Aceasta înseamnă că, deși înregistrarea este pe bază voluntară, reprezentanții de interese trebuie să fie înregistrați dacă doresc să desfășoare activitatea în cauză în relație cu instituția care a instituit măsura. Așadar, înregistrarea devine o condiție prealabilă pentru desfășurarea activității în cauză.

Din motive de organizare internă, fiecare instituție pune în aplicare acest angajament în mod individual. Prin urmare, măsurile pot varia de la o instituție la alta.

Instituțiile semnatare pot adopta, de asemenea, măsuri complementare de transparență pentru a încuraja și mai mult înregistrarea și pentru a consolida cadrul comun al registrului. Aceste măsuri sunt menite să promoveze aderarea la registru și la codul său de conduită, oferind în același timp avantaje în schimbul înregistrării.

Toate măsurile de condiționalitate și măsurile complementare de transparență adoptate de instituțiile semnatare sunt publicate pe site-ul registrului (secțiunea „Condiționlitate”). Site-ul este actualizat periodic cu toate noile măsuri adoptate.

Orice instituție, organism, oficiu sau agenție a UE poate decide să adopte măsuri de condiționalitate și/sau măsuri complementare de transparență, iar acestea vor fi publicate pe aceeași pagină.

De asemenea, statele membre pot decide să adopte măsuri de condiționalitate și/sau măsuri complementare de transparență, în conformitate cu dreptul intern, în ceea ce privește reprezentanțele lor permanente pe lângă UE.

Aceste măsuri vor fi publicate pe site-ul registrului, după caz.

Prin urmare, în ceea ce privește activitățile dumneavoastră de reprezentare a intereselor la nivelul UE, registrul poate fi utilizat într-un context mai larg decât doar în relația cu instituțiile semnatare.

Pentru mai multe informații, consultați secțiunea Condiționalitate.

 

1. ELIGIBILITATE

În acest context, prin reprezentant de interese se înțelege orice persoană fizică sau juridică, grup oficial sau informal, asociație sau rețea care desfășoară activități care fac obiectul AII privind registrul de transparență.

Activitățile fac obiectul registrului dacă sunt desfășurate de reprezentanții de interese cu scopul de a influența formularea sau punerea în aplicare a politicilor sau a legislației ori procesele decizionale ale instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor UE.

Aceste activități pot include (articolul 3 alineatul (2) din AII privind registrul de transparență):

1. organizarea sau participarea la reuniuni, conferințe sau evenimente, precum și stabilirea oricărui contact similar cu instituțiile UE
2. contribuția la consultări, audieri sau alte inițiative similare sau participarea la acestea, de exemplu grupurile de experți sau intergrupurile
3. organizarea de campanii de comunicare, platforme, rețele și inițiative locale;
4. pregătirea sau comandarea documentelor de politică și de poziție, a amendamentelor, a sondajelor și anchetelor de opinie, a scrisorilor deschise și a altor materiale de comunicare sau informare, precum și comandarea și efectuarea de studii.

Reprezentanții de interese sunt eligibili să se înregistreze indiferent de forma juridică, dimensiunea, localizarea, tipul sau obiectivele lor și indiferent de canalul de comunicare prin care își desfășoară activitățile. Activitățile de reprezentare a intereselor sunt acoperite indiferent de locul în care sunt desfășurate și de canalul de comunicare utilizat.

Scopul registrului este de a înregistra interesele organizate și/sau colective, nu interesele personale ale celor care acționează cu titlu strict personal și care nu sunt în asociere cu alte persoane.

Activitățile care nu sunt relevante în sensul registrului sunt cele care nu au drept scop să influențeze, ci doar să urmărească sau să monitorizeze evoluțiile legislației sau ale politicilor UE în scopuri academice sau jurnalistice, din motive de interes personal sau pentru a-și exercita un drept (de exemplu, interviuri realizate de cercetători sau jurnaliști sau petiții adresate Parlamentului European).

Cu toate acestea, monitorizarea ciclului legislativ de luare a deciziilor face obiectul registrului atunci când face parte din colectarea proactivă de informații și, în general, dintr-o gamă largă de servicii oferite, de exemplu, de furnizorii de servicii de afaceri publice. Aceste activități ar putea conduce la contacte directe cu instituțiile și ar trebui declarate în cadrul înregistrării.

Dacă activitățile dumneavoastră de influențare încep sau sunt în curs de pregătire, trebuie să fiți în măsură să furnizați detalii adecvate cu privire la activitățile specifice pe care sunteți pe punctul de a le desfășura.

Nu trebuie să vă înregistrați dacă desfășurați următoarele activități (articolul 4 din AII privind registrul de transparență):

a) furnizarea de consultanță juridică și de altă natură profesională

b) prezentarea de observații în calitate de parte sau terț în cadrul unei proceduri judiciare sau administrative stabilite de dreptul UE sau de dreptul internațional aplicabil UE și informațiile prezentate pe baza unei relații contractuale cu Comisia, Parlamentul sau Consiliul ori pe baza unui acord de grant finanțat prin fonduri UE

c) activitățile partenerilor sociali care acționează în calitate de participanți la dialogul social în temeiul articolului 152 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (TFUE);

d) prezentarea de observații ca răspuns la solicitări directe și specifice din partea oricărei instituții a UE, a reprezentanților acestora sau a personalului acestora, vizând informații concrete, date sau cunoștințe de specialitate

e) activități desfășurate de persoane fizice care acționează cu titlu strict personal și care nu acționează în asociere cu alte persoane

f) reuniuni spontane, reuniuni cu caracter pur privat sau social și reuniuni care au loc în cadrul unei proceduri administrative stabilite prin tratatele UE sau prin acte juridice ale Uniunii

g) activitățile desfășurate de autoritățile publice ale statelor membre, inclusiv reprezentanțele lor permanente și ambasadele, la nivel național și subnațional

h) activitățile desfășurate de asociațiile și rețelele de autorități publice de la nivelul UE sau de la nivel național sau subnațional, cu condiția ca acestea să acționeze exclusiv în numele autorităților publice relevante

i) activități desfășurate de organizații interguvernamentale, inclusiv agențiile și organismele care aparțin de acestea

j) activități desfășurate de autoritățile publice din țările terțe, inclusiv misiunile diplomatice și ambasadele lor, exceptând atunci când autoritățile respective sunt reprezentate de persoane juridice, birouri sau rețele fără statut diplomatic sau sunt reprezentate de un intermediar

k) activitățile desfășurate de biserici și asociații sau comunități religioase, precum și organizațiile filosofice și neconfesionale menționate la articolul 17 din TFUE, cu excepția birourilor, a entităților juridice sau a rețelelor create pentru a reprezenta biserici, comunități religioase sau organizații filosofice și neconfesionale în relațiile lor cu instituțiile UE, precum și asociațiile acestora.

Atunci când desfășoară activități care fac obiectul registrului, reprezentanții de interese trebuie să își desfășoare activitatea în conformitate cu normele și principiile stabilite în codul de conduită. Pentru a se înscrie în registru, aceștia trebuie să confirme că respectă deja aceste norme și principii.

 

2. PRINCIPIUL ÎNREGISTRĂRII UNICE

Pentru a evita intrările multiple și pentru a accelera gestionarea administrativă a unei cereri sau a unei înregistrări, reprezentanții grupurilor de interese care își desfășoară activitatea în mai multe țări (de exemplu, multinaționale, organizații neguvernamentale (ONG-uri) cu sucursale în diferite țări sau regiuni) ar trebui să își înregistreze activitățile doar o singură dată în registru și, astfel, să acopere toate entitățile aferente. În practică, acest demers trebuie făcut de sucursala sau biroul care reprezintă interesele entității în relație cu instituțiile UE.

 

3. CALITATEA DATELOR

Asigurați-vă că datele pe care le furnizați sunt complete, exacte și coerente. Nu uitați că informațiile pe care le furnizați sunt puse la dispoziția publicului (cu excepția câmpurilor marcate cu un ochi și o bară oblică) și, prin urmare, fac obiectul unui control public.

Informațiile financiare pe care trebuie să le furnizați vor depinde de tipul de interes pe care îl reprezentați (a se vedea rubricile 8 și 14 de mai jos).

Secretariatul examinează toate cererile primite și evaluează:

(i) eligibilitatea

(ii) calitatea datelor transmise.

Vi se pot cere informații suplimentare pentru a vă justifica eligibilitatea și/sau pentru a îmbunătăți calitatea datelor. În cazul în care cererea îndeplinește cerințele de informare, Secretariatul o va valida, iar înregistrarea dumneavoastră va fi publicată pe site-ul registrului. Indiferent dacă cererea dumneavoastră este validată sau respinsă, veți fi informat cu privire la rezultat.

În fiecare rubrică a formularului de înregistrare veți găsi bule informative care conțin explicații suplimentare cu privire la informațiile pe care trebuie să le furnizați. Glisați mouse-ul sau selectați bula de informații pentru a vedea descrierea pentru fiecare rubrică/câmp de date.

 

4. MODALITĂȚI DE ÎNREGISTRARE

Trebuie să vă înregistrați on-line pe pagina registrului. Puteți accesa formularul de cerere conectându-vă la spațiul dumneavoastră personal. Pentru a accesa acest spațiu, trebuie să aveți un cont EU Login (pentru mai multe informații, vă rugăm să consultați secțiunea Întrebări și răspunsuri).

Dacă frunizați toate informațiile necesare, completarea formularului ar trebui să dureze circa 20-30 minute.

Când începeți completarea formularului, veți primi un identificator unic (numărul cererii: APP xxxx). Înregistrarea dumneavoastră nu va fi publicată decât după ce a fost evaluată și validată de Secretariat. Veți primi apoi un număr de înregistrare public (REG xxxxxxxxxx-yy). A nu se confunda numărul APP cu numărul REG.

Atunci când completați formularul, informațiile pe care le furnizați sunt salvate automat. Puteți întrerupe și relua oricând completarea acestuia. Cu toate acestea, dacă proiectul dumneavoastră de cerere nu este depus în termen de 21 zile calendaristice, acesta va fi șters automat și va trebui să reîncepeți.

Când completați formularul, vă rugăm să aveți în vedere următoarele:

• Citiți mesajele de avertizare care pot apărea atunci când sistemul identifică neconcordanțe. Aceste mesaje vă ajută să identificați posibile inexactități în datele pe care le-ați introdus. Dacă vedeți un astfel de mesaj, trebuie să corectați datele pe care le-ați introdus sau să oferiți clarificări în casetele pentru text liber. Dacă ignorați aceste mesaje și nu luați măsurile corespunzătoare, Secretariatul va trebui să vă contacteze pentru explicații suplimentare, ceea ce va întârzia validarea înregistrării dumneavoastră.
• Evitați conținutul inadecvat, irelevant, promoțional sau înșelător – cererile care conțin astfel de elemente nu vor fi acceptate.
• Evitați abrevierile. Registrul este un instrument public, iar informațiile furnizate trebuie să fie ușor de înțeles. Secretariatul le va cere solicitanților să își actualizeze intrările înainte de a le valida dacă utilizează prea multe abrevieri și acronime.
• Dacă datele furnizate sunt incomplete, nu veți putea să vă depuneți cererea.
• Puteți completa formularul în oricare dintre cele 24 de limbi oficiale ale UE (formularele depuse în orice altă limbă nu vor fi validate), dar vă recomandăm să utilizați aceeași limbă, din motive de coerență.
• Desemnați o persoană de contact care să gestioneze conținutul înregistrării și să primească notificări automate din partea registrului sau mesaje din partea secretariatului.
• Vă rugăm să nu includeți date cu caracter personal (informații privind persoane identificate sau identificabile), cu excepția cazului în care se solicită în mod expres acest lucru în anumite rubrici ale formularului. Evitați introducerea datelor cu caracter personal la toate celelalte rubrici.

 

5. INFORMAȚIILE CONSEMNATE ÎN REGISTRU

 

Introduceți numele reprezentantului de interese.

Indicați forma reprezentantului de interese: statutul juridic sau un tip de entitate fără statut juridic specific (de exemplu, o configurație temporară, o rețea sau o platformă).

Exemple: association sans but lucratif (ASBL), charity, foundation, association, public limited company (plc), limited liability company (LLC), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft, Komanditgesellschaft, société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) și société privée à responsabilité limitée (SPRL).

Forma juridică este indicată, de regulă, într-un document precum statutul sau înscrierea dumneavoastră într-un registru național al comerțului (de exemplu, Moniteur belge în Belgia).

Din motive de transparență, furnizați o adresă de internet activă sau confirmați că nu aveți un site de internet. Puteți testa adresa site-ului din formular pentru a vă asigura că funcționează.

La rubrica 8 va trebui să selectați tipurile de interese reprezentate, pentru a clarifica motivația care stă la baza activităților dumneavoastră.

Furnizați datele de contact ale sediului central și, după caz, ale biroului responsabil cu relațiile cu instituțiile, organismele și agențiile UE.

Dacă adresa sediului social (care figurează în statutul dumneavoastră) este diferită de cea a sediului principal, vă rugăm să indicați locul în care vă desfășurați activitatea.

Persoana care deține răspunderea juridică trebuie să fie o persoană căreia legea îi permite să acționeze în numele reprezentantului de interese sau să îl reprezinte în contactele cu autoritățile publice. De asemenea, persoana respectivă trebuie să fie la curent cu angajamentele entității înregistrate de a respecta codul de conduită.

Dacă nu aveți statut juridic, vă rugăm să indicați numele unei persoane responsabile din punct de vedere juridic pentru activitățile desfășurate în temeiul legislației naționale relevante sau să desemnați o altă persoană în scopul înscrierii în registru. În cazul în care reprezentantul de interese (de exemplu, o asociație profesională sau de întreprinderi) este condus de un consiliu de administrație, alegeți unul dintre membrii consiliului de administrație (de exemplu, președintele); această persoană nu trebuie să fie singura persoană care deține răspunderea juridică.

Adresa de e-mail pe care o introduceți nu va fi făcută publică, dar Secretariatul o poate utiliza pentru a contacta această persoană în cazul în care se primește o plângere cu privire la reprezentantul de interese.

Dacă nu aveți o structură oficială, persoana cu răspundere juridică este persoana însărcinată cu reprezentarea dumneavoastră în fața instituțiilor UE.

Persoana responsabilă de relațiile cu UE este cea care se ocupă cu afacerile publice ale reprezentantului de interese sau de contactele acestuia cu instituțiile.

Dacă nu ați desemnat o persoană responsabilă de aceste relații, trebuie să desemnați o persoană în scopul gestionării înscrierii în registru (actualizări etc.). Poate fi persoana de contact desemnată la rubrica 5 de mai jos. Adresa de e-mail pe care o introduceți nu va fi făcută publică.

Atunci când Secretariatul validează înregistrarea, persoana de contact va primi un e-mail de validare cu numărul de înregistrare public (numărul REG). Aceleași informații vor fi transmise celorlalte persoane ale căror nume figurează în formularul de înregistrare (la rubrica 6 din formularul de înregistrare „Persoane cu acces la înregistrare”). 

Secretariatul ar putea fi nevoit să ia legătura cu dumneavoastră pentru clarificări sau să solicite actualizări cu privire la informațiile introduse. Persoana de contact va fi principalul punct de contact pentru secretariat pentru toate întrebările referitoare la registru. Persoanele ale căror nume figurează în formularul de înregistrare vor primi toate notificările, inclusiv:

• alerte privind actualizarea anuală obligatorie;
• informații privind reclamațiile depuse și răspunsurile la întrebări („Contactați-ne”);
• notificări cu privire la contribuțiile pe care entitatea lor le-a făcut la foile de parcurs și la consultările publice ale Comisiei.

Aceste persoane pot alege, de asemenea, să primească notificări cu privire la:

• foile de parcurs ale Comisiei și consultările publice;
• activitățile comisiilor Parlamentului European.

Întrucât persoanele de contact se pot schimba în mod regulat, trebuie să furnizați cel puțin o adresă de e-mail funcțională (de exemplu, în următorul format: infoorganisation [dot] com (info@organizația.com)), pentru a vă asigura că primiți în continuare notificări și că nu sunteți radiat din registru.

Datele persoanelor de contact nu sunt publice.

Sistemul acordă automat drepturi de acces persoanelor de mai jos, iar adresele lor de e-mail vor apărea automat în lista de la această rubrică („Lista de acces”):

• persoana care completează formularul de candidatură
• persoana care deține răspunderea juridică
• persoana responsabilă de relațiile cu UE
• persoana de contact.

Puteți adăuga alte adrese de e-mail dacă doriți să acordați acces altor persoane.

Fiecare dintre aceste persoane va putea accesa formularul de înregistrare atât timp cât au un cont EU Login asociat cu adresa de e-mail indicată.

Sunt necesare cel puțin două adrese de e-mail diferite. Dacă furnizați aceeași adresă de e-mail pentru persoana care deține responsabilitatea juridică, persoana responsabilă de relațiile cu UE și/sau persoana de contact și nu adăugați nicio adresă de e-mail suplimentară, nu veți putea finaliza înregistrarea.

Această casetă de text liber vă permite să descrieți pe scurt misiunea, obiectivele și mandatul dumneavoastră (max. 1 000 de caractere). Acest lucru este deosebit de important dacă nu aveți un site de internet.

Trebuie doar să furnizați o descriere generală la această rubrică. Puteți oferi detalii despre activitățile dumneavoastră de reprezentare a intereselor în rubrica următoare.

Indicați aria geografică și zona-țintă a activităților dumneavoastră, de exemplu, la nivel mondial, la nivelul UE, la nivel național sau regional/local.

Alegeți una dintre opțiunile care corespund diferitelor tipuri de reprezentare a intereselor. Alegerea dumneavoastră va determina datele financiare pe care va trebui să le furnizați la rubrica 14.

Dacă vă încadrați în mai multe categorii, rețineți că statutul dumneavoastră juridic nu este singurul factor determinant pentru această selecție. Ar trebui să alegeți opțiunea care descrie cel mai bine activitatea dumneavoastră principală și să explicați motivațiile care stau la baza activităților dumneavoastră de reprezentare a intereselor.

Opțiunile sunt descrise mai jos.

1. Promovarea propriilor interese sau a intereselor colective ale membrilor dumneavoastră (care includ entități cu scop lucrativ, dar și asociații sau entități care reprezintă ele însele entități cu scop lucrativ) – aceasta va acoperi, de regulă, întreprinderile și grupurile, asociațiile profesionale sau patronale, organizațiile sindicale și asociațiile profesionale și de afaceri care reprezintă membri, un anumit sector industrial sau de afaceri. Pentru acest tip de reprezentare a intereselor, va trebui să furnizați estimări ale costurilor pentru activitățile care fac obiectul registrului, în cel mai recent exercițiu financiar pentru care conturile au fost închise.
2. Promovarea intereselor clienților dumneavoastră (în calitate de intermediar) – reprezentarea intereselor clienților este opțiunea care trebuie aleasă atunci când aveți o relație contractuală/pro bono cu întreprinderi, grupuri, asociații, organisme guvernamentale sau ONG-uri care vă permite să desfășurați activități de reprezentare a intereselor în numele lor în calitate de profesionist din domeniul afacerilor publice sau de firmă de avocatură. Va trebui să furnizați detalii privind veniturile pentru activitățile declarate în cel mai recent exercițiu financiar.
3. Nu reprezintă interese comerciale – aceasta înseamnă, de obicei, că desfășurați activități fără scop lucrativ, ci numai din motive filantropice, caritabile, de binefacere, umanitare sau în interes public. De asemenea, majoritatea membrilor, afiliaților sau partenerilor dumneavoastră nu sunt entități cu scop lucrativ. Va trebui să furnizați informații cu privire la bugetul și sursele lor de finanțare.

După înregistrare, interesele reprezentate pot fi modificate.

La această rubrică, trebuie să introduceți informațiile care vor indica motivul pentru care vă înregistrați. În plus, vă rugăm să descrieți cât mai precis și specific activitățile dumneavoastră (și anume, politicile sau propunerile legislative ale UE pe care doriți să le influențați). Vă rugăm să nu enumerați activitățile care nu au legătură cu politicile sau legislația UE.

• Activități condiționate de înregistrare

Alegeți activitățile vizate de măsurile de condiționalitate din lista verticală și indicați care sunt instituțiile UE vizate. Aceasta înseamnă că trebuie să indicați cele mai frecvente contacte directe cu fiecare instituție pentru care trebuie să fiți înregistrat, deoarece normele instituțiilor și organismelor UE impun acest lucru.

Informațiile furnizate în această parte a rubricii 9 nu vor fi făcute publice.

• Principalele propuneri legislative sau politici ale UE vizate

Furnizați titlurile celor mai recente inițiative, politici și dosare (legislative/nelegislative) ale UE vizate de activitățile dumneavoastră de reprezentare a intereselor. Este vorba despre foi de parcurs, consultări publice, directive, regulamente, decizii, acorduri interinstituționale, rapoarte sau rezoluții ale Parlamentului European. Vă rugăm să nu folosiți acronime.

În loc să faceți referire la domenii de politică generale (de exemplu, „mediu”, „climă”, „transport”), menționați procedurile specifice ale UE (de exemplu, „Actul legislativ privind serviciile digitale”). Dacă este posibil, furnizați titluri oficiale complete, de exemplu:

• Propunerea de regulament privind piața unică a serviciilor digitale (Actul legislativ privind serviciile digitale)

• Regulamentul privind comercializarea produselor fertilizante în UE
• Comunicarea Comisiei – O strategie europeană privind datele
• Rezoluția Parlamentului European referitoare la strategia UE în domeniul biodiversității
• Decizia Consiliului privind sistemul de resurse proprii al Uniunii Europene
• Raportul Parlamentului European referitor la bunăstarea animalelor în exploatații.

 

• Activități de comunicare (evenimente, campanii, publicații etc.) legate de politicile UE de mai sus:

Trebuie să utilizați această casetă de text liber pentru a oferi detalii cu privire la activitățile de comunicare pe care le-ați desfășurat cu privire la politicile, propunerile legislative sau deciziile UE pe care le-ați enumerat. Acestea pot include sondaje de opinie și anchete (în cazul în care acestea se referă la legislația UE sau vizează membri ai instituțiilor sau funcționari care lucrează la instituțiile UE), scrisori deschise și alte materiale de comunicare sau de informare, campanii, proiecte, evenimente, publicații sau documente de poziție și ar trebui să menționați titlurile acestora. Puteți indica linkuri către site-uri de internet.

• Intergrupuri și grupări neoficiale ale Parlamentului European

Puteți participa la activitățile intergrupurilor sau ale grupărilor neoficiale organizate în clădirile Parlamentului (de exemplu, participarea la reuniuni sau evenimente ale intergrupului, oferirea de sprijin sau găzduirea în comun a unor evenimente) numai dacă sunteți înregistrat și dacă sunteți de acord să nu utilizați nici numele, nici logoul Parlamentului European.

Dacă participați la activitățile intergrupurilor Parlamentului European, vă rugăm să selectați în lista furnizată numele grupului. Puteți utiliza caseta de text liber pentru a indica numele unei grupării neoficiale la care participați și pentru a oferi detalii cu privire la implicarea dumneavoastră (de exemplu, dacă oferiți sprijin financiar sau material sau dacă acționați ca secretariat al grupului).

Nu selectați intergrupuri sau nu menționați grupări neoficiale pentru a vă exprima interesul de a lucra cu acestea; acest lucru nu este nici adecvat, nici relevant.

• Participarea la alte forumuri și platforme susținute de UE

Furnizați detalii despre structurile UE la care participați. Dacă nu participați încă la lucrările unor astfel de structuri, vă rugăm să selectați „Nu”.

Acesta nu este un loc potrivit pentru a vă exprima interesul de a participa la activitatea unor astfel de organisme în viitor sau intenția dumneavoastră de a solicita participarea. Vă rugăm să introduceți doar informații cu privire la ceea ce se întâmplă deja.

• Informații introduse automat de Comisie în înregistrarea dumneavoastră

Înregistrarea dumneavoastră va conține informații privind activitățile dumneavoastră care provin automat din sistemele informatice ale Comisiei (informațiile descrise mai jos). Acestes nu sunt introduse de dumneavoastră în momentul înregistrării.

• Reuniuni cu factorii de decizie

Registrul prezintă listele reuniunilor pe care entitățile înregistrate le-au avut cu comisarii, membrii cabinetului lor și directorii generali (în format PDF) după publicarea informațiilor de către cabinet sau de către direcția generală în cauză (în termen de cel mult 14 de zile de la data la care a avut loc reuniunea).

Puteți accesa informații direct din înregistrările privind reuniunile programate de deputații în Parlamentul European și de personalul acestora.

• Foile de parcurs și consultările publice ale Comisiei

Registrul prezintă titlurile foilor de parcurs și ale consultărilor publice la care au contribuit entitățile înregistrate începând din iulie 2018 (cu condiția să fi indicat numărul REG – înainte de 2.4.2024 – numărul de identificare TR – și să fi fost de acord să își facă publică contribuția).

Dacă ați contribuit la foi de parcurs sau la consultări publice în cei 2 ani de dinaintea înregistrării, puteți enumera această activitate aici, de exemplu „participarea la consultarea publică a Comisiei privind combaterea introducerii ilegale de migranți: 2021-2025 (planul de acțiune al UE lansat în martie 2021)”.

• Grupuri de experți ale Comisiei

Registrul prezintă informații privind apartenența entităților înregistrate la grupurile de experți ale Comisiei și la alte organisme similare. Nu trebuie să vă înregistrați atunci când solicitați să deveniți membru al unui grup de experți. După selectarea membrilor unui grup de experți, reprezentanții grupurilor de interese care nu sunt deja înregistrați vor trebui să se înregistreze pentru a fi numiți membri ai grupului de „tip B” sau „tip C”.

Calitatea dumneavoastră de membru (membru de „tip B” sau „tip C”) într-un grup de experți al Comisiei va fi afișată automat în înregistrare după ce numărul dumneavoastră REG a fost înregistrat în Registrul grupurilor de experți ai Comisiei.

Indicați cifra cea mai actualizată pentru numărul de persoane care desfășoară activități care fac obiectul registrului în numele reprezentantului de interese la momentul înregistrării (sau al actualizării). Nu declarați toți membrii personalului care lucrează pentru reprezentantul de interese, ci numai pe cei implicați în activitățile declarate la rubrica 9.

Includeți toate persoanele care desfășoară activități de reprezentare a intereselor, indiferent dacă au un contract sau sunt plătite pentru aceste activități (de dumneavoastră sau de alte persoane). Printre acestea s-ar putea număra personalul obișnuit de pe statul dumneavoastră de plată și persoanele care lucrează pentru dumneavoastră ca stagiari, voluntari, consultanți, cadre universitare, colaboratori etc.

Trebuie să includeți orice persoană care deține o legitimație de acces la Parlamentul European și să vă actualizați înregistrarea de îndată ce o persoană primește acreditare pentru Parlament.

 

Vă rugăm să utilizați caseta de text liber pentru a descrie statutul („angajat”, „voluntar” etc.) al persoanelor în cauză și să introduceți orice alte informații care pot clarifica numărul persoanelor în cauză și calcularea „echivalentului normă întreagă” (ENI).

Registrul exprimă automat informațiile pe care le-ați introdus ca ENI. Aceasta este o unitate contabilă standard utilizată pentru a măsura numărul de persoane care desfășoară o anumită activitate (în acest caz, activități de reprezentare a intereselor). Este vorba despre numărul mediu de ore lucrate de un anumit angajat, exprimat ca parte din numărul mediu de ore lucrate de un salariat cu normă întreagă; cu alte cuvinte, un ENI corespunde unui angajat cu normă întreagă.

În cazul în care cele cinci intervale procentuale nu se potrivesc în totalitate cu structura resurselor umane din cadrul organizației dumneavoastră, rotunjiți cifrele, după caz. Nu există un prag minim – chiar dacă aveți o singură persoană care lucrează cu 10 % ENI sau mai puțin în activități de reprezentare a intereselor, ar trebui să vă înregistrați; cu toate acestea, puteți clarifica acest nivel scăzut de implicare în caseta de text liber furnizată.

Actualizați datele furnizate în cazul în care numărul total de angajați scade/crește semnificativ în cursul anului.

Informațiile pe care le furnizați ar trebui să fie o estimare fiabilă a numărului total de persoane implicate și ar trebui să reflecte timpul alocat activităților. Secretariatul vă poate cere să furnizați detalii suplimentare privind calcularea resurselor.

 

Pe baza domeniilor de politică vizate de activitățile dumneavoastră de reprezentare a intereselor, vă puteți abona la notificări automate prin e-mail cu privire la anumite activități ale instituțiilor UE.

• Consultările publice și foile de parcurs ale Comisiei – primiți informații despre acestea în domeniile care vă interesează.

Indicați dacă doriți să primiți notificări.

• Actualități privind comisiile Parlamentului European – primiți știri și ordinea de zi a reuniunilor pentru domeniile de politică alese

Puteți gestiona abonamentele la știrile și ordinile de zi ale comisiilor Parlamentului European, direct prin înregistrarea dumneavoastră. Pentru notificări cu privire la alte activități ale Parlamentului European, vă rugăm să consultați serviciul de abonare prin e-mail.

Furnizați detalii despre:

• apartenența organizației dumneavoastră la asociații, federații, confederații, rețele sau alte organisme (care nu sunt conduse de instituțiile UE)

• membrii și afiliații dumneavoastră (parteneri, sponsori și alte entități similare) – enumerați membrii actuali și afiliații dumneavoastră (parteneri, sponsori și alte entități similare). Dacă această listă este pusă la dispoziția publicului pe site-ul dumneavoastră, includeți un link direct către pagina respectivă.

Relațiile de apartenență sunt diferite, iar aceste informații trebuie să fie actualizate periodic. Prin urmare, vă recomandăm să furnizați linkuri directe către pagina dumneavoastră de internet. Dacă membrii dumneavoastră sunt atât persoane fizice (cetățeni), cât și persoane juridice (organizații), trebuie să precizați acest lucru. Nu uitați să completați acest câmp dacă reprezentați interesele membrilor dumneavoastră.

Din motive de transparență, Secretariatul încurajează furnizarea de informații suplimentare care contribuie la clarificarea structurii, a parteneriatelor, a susținătorilor și a altor afilieri ale entității înregistrate. Trebuie să introduceți aici toate informațiile relevante cu privire la filiale, entități afiliate sau organe similare (de exemplu, care desfășoară activități ce fac obiectul Registrului, precum și costurile aferente). Ar trebui să precizeze care sunt entitățile rețelei, ale grupului corporativ sau ale altor entități similare care fac obiectul înregistrării.

Selectați o categorie care se potrivește cel mai bine obiectivelor, misiunii, structurii, activităților și personalității dumneavoastră juridice. Chiar dacă s-ar putea încadra în mai multe categorii (de exemplu, ați putea reprezenta o asociație profesională care este, de asemenea, o entitate fără scop lucrativ), puteți selecta doar o singură categorie. Dacă aveți îndoieli, factorul decisiv ar trebui să fie ceea ce faceți, nu statutul dumneavoastră juridic sau criterii formale similare.

Vi se cere să selectați o categorie doar în scopuri descriptive; acest lucru nu afectează (tipul de) informații financiare pe care va trebui să le furnizați. Categoriile permit secretariatului să elaboreze statistici fiabile privind entitățile înregistrate.

• Entitate nou formată, niciun exercițiu financiar încheiat

Trebuie să bifați această casetă numai dacă organizația dumneavoastră a fost înființată recent și nu v-ați închis conturile pentru cel mai recent exercițiu financiar complet. Această opțiune reflectă o situație tranzitorie pentru reprezentanții de interese nou înființați. Trebuie să furnizați datele financiare solicitate în momentul primei actualizări anuale sau cel târziu la următoarea actualizare anuală. Vă rugăm să rețineți că puteți utiliza statutul „nou format” doar timp de 24 de luni.

Dacă selectați „Nou format”, va trebui să furnizați unele informații pentru exercițiul financiar în curs (anumite câmpuri de date nu vor putea fi editate).

• Cel mai recent „exercițiu financiar” încheiat

Vă rugăm să introduceți o perioadă contabilă de 12 luni consecutive. Această perioadă poate începe în orice zi a unui an calendaristic pentru care conturile au fost închise. Un exercițiu financiar poate coincide sau nu cu un an calendaristic.

• Granturi primite din partea UE

Toți reprezentanții grupurilor de interese trebuie să declare suma și sursa granturilor UE care contribuie la costurile lor de funcționare (programul relevant și autoritatea de finanțare). Toate sumele trebuie să fie declarate în euro și să corespundă celui mai recent exercițiu financiar încheiat sau, dacă este mai relevant, exercițiului financiar curent.

Dacă sunteți o entitate nou formată, vă rugăm să furnizați o estimare a granturilor UE primite pentru exercițiul financiar curent.

Trebuie să selectați butonul „Adăugare” de fiecare dată când adăugați o nouă sursă de finanțare.

Care este diferența între granturi și contracte de achiziții publice?

Granturi: acestea sunt acordate în principal sub formă de donații prin cereri de propuneri pentru proiecte care urmăresc obiective de politică ale UE și trebuie declarate în formularul de înregistrare.

Din motive de transparență, puteți furniza informații cu privire la granturile din partea UE primite de filiale în caseta de text de la această rubrică. Pentru „punerea în aplicare descentralizată” a fondurilor UE (și anume, fondurile UE plătite de statele membre), administrația națională acordă granturi și contracte de achiziții publice. Nu trebuie să declarați finanțarea primită direct de la autoritățile naționale (de exemplu, finanțarea proiectelor din fondurile structurale sau de coeziune).

Contracte de achiziții publice: instituțiile UE achiziționează servicii, lucrări sau bunuri pe piață pentru utilizare internă prin intermediul unor proceduri de ofertare. Sumele primite prin achiziții publice nu trebuie declarate în formularul de înregistrare.

Reprezentanții grupurilor de interese care derulează proiecte finanțate de UE ar trebui să aibă grijă să nu supraestimeze resursele umane și financiare implicate în activitățile de reprezentare a intereselor. De exemplu, ar trebui să luați în calcul doar timpul acordat persoanelor care desfășoară efectiv activitățile dumneavoastră de reprezentare a intereselor în relație cu instituțiile UE. Nu trebuie să calculați timpul consacrat de persoanele care lucrează doar ca cercetători, tutori, coordonatori de proiect etc. De asemenea, nu trebuie să includeți cheltuielile sau costurile legate exclusiv de implementarea proiectului finanțat de UE.

Dacă vă promovați propriile interese sau interesele colective ale membrilor dumneavoastră, vă rugăm să furnizați informații financiare cu privire la:

- orice intermediar angajat pentru a desfășura activitățile vizate;

- costurile dumneavoastră anuale legate de activitățile de reprezentare a intereselor pentru cel mai recent exercițiu financiar încheiat.

• Angajarea de intermediari pentru desfășurarea de activități de reprezentare a intereselor

În calitate de reprezentant de interese care promovează propriile interese sau cele ale membrilor dumneavoastră, puteți decide să externalizați anumite activități de reprezentare a intereselor unor intermediari care acționează în numele dumneavoastră.

„Intermediar” înseamnă orice reprezentant de interese care promovează interesele unui client prin desfășurarea de activități reglementate de registru. Relația dintre un intermediar și clientul său se bazează pe un contract. De exemplu, dacă ați făcut apel la serviciile unui cabinet de consultanță de specialitate sau ale unei firme de avocatură pentru a desfășura activități de reprezentare a intereselor în relația cu instituțiile UE în numele dumneavoastră, acesta este intermediarul dumneavoastră. Relația contractuală dintre dumneavoastră și intermediar este irelevantă în sensul registrului atunci când și în măsura în care nu se referă la activitățile de reprezentare a intereselor desfășurate de intermediarul dumneavoastră în numele dumneavoastră.

Dacă sunteți clientul unui intermediar, trebuie să indicați numele și costurile anuale aferente fiecărui intermediar, pe baza tranșelor indicate. Estimarea ar trebui să acopere un an întreg de operațiuni și să se refere la cel mai recent exercițiu financiar încheiat.

De asemenea, trebuie să declarați serviciile prestate de intermediari în baza unui contract în exercițiul financiar curent și să indicați fiecare intermediar (fără o estimare a costurilor asociate). Dacă nu ați externalizat nicio activitate în cel mai recent exercițiu financiar încheiat sau în anul în curs, selectați „Nu”. În cazul în care apar schimbări în cursul anului, această declarație trebuie actualizată.

• Costuri anuale aferente activităților care fac obiectul registrului

Reprezentanții de interese care își promovează propriile interese sau interesele membrilor lor ar trebui să furnizeze o estimare actualizată a costurilor anuale legate de activitățile care fac obiectul registrului. Datele financiare trebuie să acopere un an întreg de operațiuni și să se refere la cel mai recent exercițiu financiar încheiat, de la data înregistrării sau a actualizării anuale a datelor de înregistrare.

Vă rugăm să declarați costurile estimate ca interval și să includeți doar costurile legate de activitățile care fac obiectul registrului. Costurile anuale nu trebuie confundate cu cifra de afaceri sau cu cheltuielile totale.

Pentru a estima costurile totale, trebuie să luați în considerare toate activitățile care fac obiectul registrului și să adăugați costurile de mai jos legate de aceste activități.

1.    Costurile cu personalul – pe baza cifrei ENI declarate la rubrica 10. Cheltuielile cu personalul includ salariile brute/onorariile plus orice prestații, prime sau alte beneficii plătite. În cazul în care personalul este remunerat de alte persoane sau lucrează în mod voluntar, vă rugăm să furnizați aceste informații suplimentare în caseta de text relevantă.

2.    Cheltuielile de birou și cheltuielile administrative - chirie și utilități, furnituri și materiale, echipament IT, mentenanță, curățenie, permise etc. Calculați aceste costuri în proporția activităților reglementate de regustru.

 

3.    Cheltuieli operaționale interne – costul campaniilor relevante de promovare, relații publice sau afaceri publice, marketing și publicitate, utilizarea mijloacelor de informare în masă, organizarea de evenimente, publicații etc.

4.    Costuri de reprezentare - cheltuielile suportate pentru participarea la evenimente și reuniuni relevante pe teme de afaceri publice, de exemplu, taxe de înscriere, costuri de deplasare și cazare, diurne și alte indemnizații. Aici se includ și activitățile relevante sponsorizate pentru membri, precum și taxele pentru cursuri de formare și participarea la acțiuni de dezvoltare a capacităților.

5.    Costurile activităților externalizate – onorariile consultanților și subcontractanților pentru activitățile relevante. Costurile activităților externalizate către intermediari trebuie incluse, în conformitate cu declarația de mai sus. Intermediarii care lucrează pe bază de contract ar trebui să facă o declarație separată în registru și să declare aceste costuri ca venituri.

6.    Afilieri și taxe conexe – taxe pentru aderarea la rețele, asociații și structuri relevante, enumerate la rubrica „Afilieri și taxe conexe”. Trebuie declarate și cotizațiile anuale către federații sau asociații comerciale care desfășoară activități acoperite de registru, chiar dacă respectivele entități nu figurează în registru. Cotizațiile de membru ar trebui incluse ca un calcul proporțional, adică un procent estimat din cotizația totală de membru, în conformitate cu procentul activităților relevante.

7.    Alte costuri relevante – adăugați orice alte costuri relevante legate de activitățile dumneavoastră de reprezentare.

Registrul permite ca doi reprezentanți de interese să declare aceleași cheltuieli („dublă contabilizare”). Declarația financiară făcută de o entitate înregistrată cu privire la estimarea costurilor aferente activităților relevante nu exclude faptul că o altă entitate înregistrată poate declara aceeași sumă primită de prima entitate în termeni de cifră de afaceri (de la clienți) sau în termeni de buget (din cotizațiile membrilor). Se evită astfel o subestimare a efortului financiar declarat.

După ce ați estimat costurile aferente activităților care fac obiectul registrului pentru cel mai recent exercițiu financiar încheiat, alegeți tranșa cea mai adecvată și păstrați o evidență a calculelor dumneavoastră. Secretariatul vă poate contacta cu privire la acest calcul în scopuri legate de calitatea sau coerența datelor.

Dacă sunteți un intermediar care promovează interesele clienților dumneavoastră prin desfășurarea de activități de reprezentare a intereselor în numele acestora, vă rugăm să furnizați informații financiare cu privire la:

• clienții dumneavoastră;
• venitul dumneavoastră anual total pentru cel mai recent exercițiu financiar încheiat.

• Clienți în numele cărora desfășurați activități de reprezentare în relație cu instituțiile UE

În calitate de intermediar, trebuie să indicați numele tuturor clienților în numele cărora desfășurați activități de reprezentare a intereselor care fac obiectul registrului. Dacă ați selectat „interesele clienților” la rubrica 8, vă rugăm să furnizați informațiile privind clienții la rubrica 14. Nu veți putea finaliza înregistrarea fără a indica numele clienților.

Un client este orice reprezentant de interese care a încheiat o relație contractuală cu un intermediar prin care acesta îi promovează interesele prin desfășurarea activităților care fac obiectul registrului.

De exemplu, dacă sunteți un birou de consultanță de specialitate sau o firmă de avocatură și desfășurați activități de reprezentare a intereselor în relație cu instituțiile UE în numele unui reprezentant de interese pe baza unui contract, reprezentantul de interese respectiv este clientul dumneavoastră.

Vă rugăm să selectați tranșa adecvată pentru fiecare client, pentru a indica veniturile estimate încasate pentru activitățile de reprezentare relevante de la clientul respectiv în cel mai recent exercițiu financiar încheiat.

De asemenea, vă rugăm să enumerați cele mai recente propuneri legislative, politici sau inițiative ale UE vizate de activitățile desfășurate în numele acestui client; acestea ar trebui să corespundă informațiilor introduse la rubrica 9.

Selectați butonul „Adăugare” de fiecare dată când adăugați numele unui client.

Divulgarea integrală a clienților

Trebuie să furnizați o listă completă a clienților (pentru cel mai recent exercițiu financiar închis), specificând numele lor (nu folosiți acronime). De asemenea, trebuie să declarați numele clienților noi incluși în exercițiul financiar în curs, chiar dacă sunteți o entitate nou formată.

Nu vor fi acceptate declarațiile care nu desemnează clienți individuali sau care utilizează doar termeni generici (de exemplu, „societăți”, „alți clienți mici”, „informații confidențiale”). Același lucru este valabil și pentru abrevieri sau entități neidentificabile.

Servicii furnizate țărilor din afara UE

Dacă desfășurați activități de reprezentare a intereselor în relație cu instituțiile UE în numele autorităților publice din țările terțe, inclusiv al misiunilor diplomatice și ambasadelor acestora, pe baza unui contract, trebuie să le declarați drept clienți.

Servicii furnizate instituțiilor, organismelor și agențiilor UE sau organizațiilor interguvernamentale în cadrul unui contract de achiziții publice

Acestea nu sunt considerate activități care fac obiectul registrului, iar aceste instituții, organisme, agenții sau organizații nu trebuie menționate ca clienți.

• Venit generat prin activități specifice care fac obiectul registrului

Intermediarii trebuie să declare veniturile anuale totale estimate care pot fi atribuite activităților de reprezentare a intereselor pentru cel mai recent exercițiu financiar încheiat, de la data înregistrării sau a actualizării anuale. Registrul calculează automat această sumă pe baza sumei agregate a veniturilor estimate generate per client. Acest lucru asigură faptul că cifra de afaceri declarată coincide cu veniturile clienților. Prin urmare, este foarte important să se includă toți clienții relevanți, precum și veniturile care pot fi atribuite fiecărui client.

Cifra de afaceri este suma de bani obținută de către o întreprindere într-o anumită perioadă de timp. Datele financiare trebuie să acopere un an întreg de operațiuni și să se refere la cel mai recent exercițiu financiar încheiat, de la data înregistrării sau a actualizării anuale a datelor.

În cazul în care desfășurați și activități relevante în interesul dumneavoastră care nu servesc intereselor unui client, trebuie să furnizați descrierea și estimările corespunzătoare în caseta de text pentru informații indicată.

Dacă nu reprezentați interese comerciale, vă rugăm să furnizați următoarele informații financiare:

• principalele dumneavoastră surse de finanțare
• valoarea fiecărei contribuții pe care ați primit-o, care este de peste 10 000 EUR și depășește 10 % din bugetul total, precum și numele contribuitorului
• bugetul total pentru cel mai recent exercițiu financiar încheiat.

Se consideră că nu reprezentați interese comerciale dacă:

1. vă promovați propriile interese, iar scopul principal și/sau domeniul de activitate nu este de natură comercială, profesională sau lucrativă;
2. promovați interesele colective ale membrilor dumneavoastră, iar domeniul principal de activitate a cel puțin 50 % dintre membrii dumneavoastră nu este de natură comercială, profesională sau lucrativă;
3. în cazul în care se aplică punctele (i) și (ii), scopul dumneavoastră principal este promovarea cauzelor societale în interes public, indiferent de orice activități economice auxiliare pe care le puteți desfășura, de exemplu, administrarea de fonduri sau proprietăți proprii sau punerea în aplicare a unor programe și proiecte în nume propriu sau în numele membrilor dumneavoastră.

Statutul dumneavoastră juridic sau de forma de stabilire nu are niciun impact pentru a determina dacă nu reprezentați interese comerciale.

 

 

În mod normal, se consideră că următoarele categorii de reprezentanți de interese nu reprezintă interese comerciale, deși anumite circumstanțe specifice pot implica un element comercial sau lucrativ decisiv în interesele reprezentate:

• organizații ale societății civile, ONG-uri, organizații de caritate, fundații;
• instituții academice și de cercetare, grupuri de reflecție, institute de politică;
• organizații care reprezintă biserici și comunități religioase.

• Surse de finanțare

Vă rugăm să indicați principalele surse de finanțare pe categorii: finanțare din partea UE, finanțare publică (națională), granturi (inclusiv granturi UE), donații și contribuții ale membrilor. Puteți selecta mai multe categorii pentru a acoperi toate posibilitățile. Vă rugăm să adăugați orice alte surse care sunt relevante, dar care nu sunt enumerate (de exemplu, sponsorizări sau rezerve) selectând „Altă variantă”.

Pentru fiecare contribuție primită care depășește 10 % din bugetul dumneavoastră total ȘI are o valoare de peste 10 000 EUR, vă rugăm să furnizați valoarea contribuției și numele contribuitorului, făcând clic pe „Adaugă”.

Exemplul 1:

O organizație cu un buget de 1 milion EUR a primit o contribuție de 15 000 EUR. Contribuția nu trebuie declarată, deoarece nu depășește pragul de 10 %.

Exemplul 2:

O organizație cu un buget de 1 00 000 EUR a primit o contribuție de 15 000 EUR. Contribuția trebuie declarată deoarece depășește pragurile de 10 % și 10 000 EUR.

În cazul în care același contribuitor a adus mai multe contribuții în același exercițiu financiar, iar suma totală depășește 10 000 EUR și depășește 10 % din bugetul dumneavoastră total, trebuie să indicați suma cumulată.

Puteți utiliza caseta de text pentru a furniza informații financiare suplimentare cu privire la activitățile dumneavoastră de reprezentare a intereselor.

• Buget

Reprezentanții de interese care nu reprezintă interese comerciale ar trebui să exprime bugetul lor total pentru cel mai recent exercițiu financiar încheiat ca sumă absolută în euro. Această sumă ar trebui să țină seama de finanțarea declarată mai sus (inclusiv eventualele valori specifice). Dacă sunteți o entitate nou formată și nu aveți un exercițiu financiar încheiat, nu trebuie să furnizați un buget sau surse de finanțare, ci trebuie să declarați orice granturi UE primite în exercițiul financiar curent.

Definiția noțiunii de „buget”

Bugetul dumneavoastră este constituit din veniturile și cheltuielile dumneavoastră anuale (conturile financiare) pentru cel mai recent exercițiu financiar încheiat. Vă rugăm să rețineți că acest lucru se referă la întregul buget al unei organizații (nu numai la fondurile rezervate pentru activități de reprezentare a intereselor).

Dacă nu puteți indica un buget deoarece organizația dumneavoastră nu dispune de un buget, puteți indica „0”. Întrucât acest lucru este considerat a fi o circumstanță excepțională, vă rugăm să explicați în caseta de text furnizată:

1. de ce nu puteți indica un buget;
2. modul în care vă finanțați activitățile de reprezentare a intereselor.

Vă rugăm să bifați căsuța pentru a confirma că vă desfășurați activitatea în conformitate cu normele și principiile prevăzute în codul de conduită.

6.       ÎN AȘTEPTAREA VALIDĂRII

După ce ați completat toate cele 15 rubrici, veți vedea pagina „Rezumat”, unde puteți verifica informațiile pe care le-ați furnizat. În partea de jos a paginii, se va afișa butonul „Verificare”. Faceți clic pe acest buton pentru a vă asigura că informațiile sunt complete. Această funcție este disponibilă în orice moment atunci când se completează formularul de înregistrare.

Atunci când apăsați pe butonul „Trimitere”, persoana de contact va primi un e-mail de confirmare prin care se confirmă că cererea a fost depusă și că statutul este „trimis”. Pentru a finaliza înregistrarea și pentru ca aceasta să fie validată, trebuie să răspundeți la orice solicitare de informații suplimentare din partea Secretariatului. Atunci când Secretariatul validează înregistrarea, persoana de contact va primi un e-mail de validare cu numărul de înregistrare REG.

Nu uitați să finalizați formularul făcând clic pe „Trimitere”; în caz contrar, toate datele introduse vor fi pierdute după 21 de zile.

1.       GENERALITĂȚI

• să respectați codul de conduită

Trebuie să lucrați în permanență în conformitate cu codul de conduită. Codul de conduită stabilește 16 norme și principii, toate fiind la fel de importante. Trebuie să vă informați personalul și reprezentanții cu privire la aceste norme și principii; respectarea acestora este o condiție de eligibilitate. Numai entitățile înregistrate care respectă codul pot rămâne înscrise în registru.

Secretariatul monitorizează înregistrările și evaluează în mod continuu eligibilitatea solicitanților și respectarea de către aceștia a codului de conduită, în conformitate cu procedurile prevăzute în anexa III la AII privind registrul de transparență. Secretariatul poate deschide o anchetă pe baza unei reclamații admisibile în care se afirmă că o entitate înregistrată nu a respectat codul de conduită. Orice persoană fizică sau juridică poate depune o reclamație la secretariat cu privire la o presupusă nerespectare a codului de către o entitate înregistrată.

O decizie a Secretariatului privind nerespectarea codului de conduită poate duce la eliminarea înregistrării în cauză din registru. În funcție de gravitatea cazului, decizia poate avea drept efect:

(i) să îi interzică reprezentantului de interese în cauză să se înregistreze din nou pentru o perioadă cuprinsă între 20 de zile lucrătoare și doi ani;

(ii) publicarea măsurii luate pe site-ul registrului.

Atunci când decide cu privire la gravitatea măsurii care urmează să fie aplicată, secretariatul va ține seama în mod corespunzător de poziția entităților înregistrate în cauză și de circumstanțele investigației.

Entitățile înregistrate care fac obiectul măsurilor menționate mai sus pot depune o cerere motivată de reexaminare de către consiliul de administrație. Acest lucru se poate realiza prin depunerea unei cereri de reexaminare la secretariat în termen de 20 de zile lucrătoare de la primirea notificării privind măsura luată. Entitățile înregistrate care nu sunt mulțumite de decizia consiliului de administrație au la dispoziție căi de atac suplimentare, și anume dreptul de a introduce o cale de atac în fața Curții de Justiție sau de a depune o plângere la Ombudsmanul European.

• o actualizare anuală obligatorie

O dată la 12 luni, începând cu primul an de înregistrare, trebuie să efectuați o actualizare anuală, să validați toate datele furnizate și să vă angajați să respectați codul de conduită. Persoana de contact va primi notificări automate prin e-mail cu 4 și 2 săptămâni înainte de termenul-limită. Pentru a vă actualiza datele, trebuie să acesați secțiunea „Înregistrare sau actualizare” și să selectați „Actualizare anuală”. Cu toate acestea, puteți efectua o actualizare anuală ori de câte ori trebuie să efectuați modificări fundamentale sau să ajustați termenul pentru următoarea actualizare anuală programată. Pentru aceasta, trebuie să vă conectați la spațiul dumneavoastră personal.

• actualizări parțiale, pentru ca informațiile să fie la zi

Dacă nu doriți să modificați termenul de actualizare anuală, puteți utiliza, de asemenea, o opțiune de „actualizare parțială” pentru a actualiza datele în anumite rubrici (cum ar fi informațiile financiare). Actualizările parțiale nu înlocuiesc obligația de a efectua o actualizare anuală.

• transparență în ceea ce privește activitățile și structura dumneavoastră

Atunci când intrați în contact cu instituțiile și organismele UE, vă încurajăm să declarați că v-ați înscris în registru și să indicați numărul REG.

• cooperare sinceră și constructivă cu secretariatul

Toate înregistrările pot face în orice moment obiectul monitorizării sau investigării de către secretariat. Scopul este de a asigura acuratețea și exhaustivitatea informațiilor și de a evita erorile de fapt și/sau nerespectarea codului de conduită. În cazul în care sunt identificate neconcordanțe, secretariatul va contacta entitatea înregistrată în cauză pentru a solicita clarificări și pentru a găsi o soluție satisfăcătoare.

2.       ACTUALIZAREA ÎNREGISTRĂRII

Informațiile înscrise în registru sunt puse la dispoziția publicului și sunt monitorizate îndeaproape de către părțile interesate, cadrele universitare, studenți, jurnaliști, persoanele fizice și alte persoane. Prin urmare, este în interesul dumneavoastră să vă actualizați înregistrarea.

În mod ideal, ar trebui să vă actualizați înregistrarea de îndată ce apar modificări ale informațiilor furnizate și, în orice caz, în termen de 3 luni. Vă recomandăm să o verificați cel puțin de trei ori pe an și să o actualizați atunci când este necesar. Modificările pot face parte dintr-o actualizare anuală (și anume, o revizuire sistematică a întregii înregistrări și angajamentul de a respecta codul de conduită) sau o actualizare parțială (și anume, atunci când nu doriți să revizuiți întreaga înregistrare sau să modificați termenul de actualizare anuală).

Cu șase luni înainte de termenul de actualizare anuală, veți primi o atenționare automată pentru a vă revizui înregistrarea și a o actualiza. Persoana de contact va primi un mesaj automat cu 4 săptămâni și 2 săptămâni înainte de termenul anual de actualizare (adică 1 an de la data înregistrării sau de la ultima actualizare anuală).

Persoana de contact va primi un e-mail automat cu o confirmare a înregistrării actualizate.

Dacă nu efectuați actualizarea anuală obligatorie, înregistrarea dumneavoastră va fi suspendată automat (aceasta va fi în continuare vizibilă pe site-ul public al registrului, dar va fi marcată ca fiind „suspendată”). Atunci când veți fi suspendat, veți putea accesa spațiul organizației dumneavoastră și veți putea efectua actualizarea. Dacă acest lucru nu se face în termen de 15 zile lucrătoare, înregistrarea va fi radiată automat din registru.