Wytyczne

1.       WPROWADZENIE

Porozumienie międzyinstytucjonalne między Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Europejską („instytucje-sygnatariusze”) w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości („porozumienie międzyinstytucjonalne w sprawie rejestru służącego przejrzystości”), które weszło w życie 1 lipca 2021 r., określa postanowienia i zasady regulujące rejestr służący przejrzystości. Rejestr jest publiczną bazą danych utworzoną w celu rejestracji przedstawicieli grup interesu i ich działań wykonywanych w celu wywarcia wpływu na kształtowanie lub realizację polityki lub ustawodawstwa lub na proces decyzyjny instytucji Unii.

Wytyczne dostarczają przedstawicielom grup interesu, którzy ubiegają się o wpis do rejestru („wnioskodawcy”) lub którzy zostali już wpisani do rejestru („podmioty zarejestrowane”), praktycznych informacji na temat wymogów rejestracyjnych, w tym aktualizacji, oraz procedury rejestracji. Zawierają one również objaśnienia postanowień nowego porozumienia międzyinstytucjonalnego w sprawie rejestru służącego przejrzystości, w szczególności środków warunkowości i innych środków służących przejrzystości (część I sekcja 3), kwalifikowalności i kodeksu postępowania dla podmiotów zarejestrowanych (część II).

Sekretariat rejestru uczestniczy w ciągłym podnoszeniu jakości zawartości rejestru i jego przyjazności dla użytkownika. Dlatego też sekretariat konsultował się z zainteresowanymi stronami w sprawie tych wytycznych. Będzie je on aktualizować tak często, jak to konieczne, aby uwzględnić opinie podmiotów zarejestrowanych i wszelkie aktualizacje systemu. Wytyczne opublikowano na stronie internetowej rejestru (menu: „Wytyczne”) we wszystkich językach urzędowych UE.

Sekretariat przygotował listę często zadawanych pytań (FAQ) dla wnioskodawców i podmiotów zarejestrowanych, z której mogą oni skorzystać, lecz z pewnością nie udało się uwzględnić w nich wszystkich sytuacji lub problemów, które mogą się pojawić. Jeśli masz dodatkowe pytania, uwagi lub sugestie, których nie uwzględniono w często zadawanych pytaniach, możesz wysłać zapytanie, łącząc się ze swoją „zastrzeżoną przestrzenią” („Kontakt” w lewej kolumnie) lub za pośrednictwem formularza kontaktowego (wymaga uwierzytelnienia EU Login) – sekretariat odpowie tak szybko, jak to możliwe.

Wytyczne te zostały zmienione i dostosowane do nowej wersji rejestru służącego przejrzystości uruchomionego 2 kwietnia 2024 r.

 

2.       ZASTRZEŻENIE PRAWNE

Rejestr służący przejrzystości jest podstawowym elementem polityki przejrzystości instytucji-sygnatariuszy w odniesieniu do reprezentowania interesów mających na celu wywarcie wpływu na kształtowanie lub wdrażanie polityki lub ustawodawstwa UE lub na procesy decyzyjne UE.

Wpis do rejestru nie jest obowiązkowy i nie oznacza żadnej formy uznania, zatwierdzenia ani akredytacji podmiotów zarejestrowanych przez instytucje-sygnatariuszy. Pomimo dobrowolnego charakteru rejestru instytucje-sygnatariusze mogą wprowadzić środki (zob. część I sekcja 3), które uczynią rejestrację obowiązkową dla przedstawicieli grup interesu prowadzących określone rodzaje działalności, aby zapewnić przejrzystość takich działań.

Informacji zawartych w rejestrze udzielają podmioty zarejestrowane, które ponoszą za nie wyłączną odpowiedzialność. Sekretariat monitoruje jakość zawartości rejestru i zastrzega sobie prawo do usuwania niekwalifikujących się podmiotów zarejestrowanych, w tym tych, które nie przestrzegają kodeksu postępowania.

Sekretariat może podjąć decyzję o zawieszeniu rejestracji, które zawierają nieuzasadnione lub autopromocyjne oświadczenia lub które są sprzeczne z podstawowymi wartościami UE określonymi w art. 2 Traktatu o Unii Europejskiej (np. poprzez nawoływanie do nienawiści lub rasizmu).

Zawartość rejestru jest jawna. Informacje z poprzednich oświadczeń złożonych przez podmioty zarejestrowane pozostają ogólnodostępne na oficjalnym portalu europejskich danych(data.europa.eu).

Rejestr zawiera linki do zewnętrznych stron internetowych, nad którymi instytucje-sygnatariusze nie sprawują kontroli i za które nie ponoszą odpowiedzialności. Fakt, że są w nim zawarte niektóre informacje lub linki dodane przez osoby trzecie, nie oznacza, iż instytucje-sygnatariusze wyrażają aprobatę albo udzielają jakiejkolwiek gwarancji, jeśli chodzi o:

(i) podmiot odpowiedzialny za administrowanie powiązanymi stronami internetowymi albo za ich zawartość,

(ii) wymienione na nich usługi,

(iii) treści tych stron lub

(iv) wyrażone na nich opinie.

 

3.       WARUNKOWOŚĆ I INNE ŚRODKI SŁUŻĄCE PRZEJRZYSTOŚCI

W porozumieniu międzyinstytucjonalnym w sprawie rejestru służącego przejrzystości instytucje-sygnatariusze zobowiązały się do uczynienia rejestru skutecznie obowiązkowym w odniesieniu do niektórych rodzajów działań związanych z reprezentowaniem interesów („zasada warunkowości”).

Instytucje-sygnatariusze przyjmują środki warunkowości, gdy podejmują decyzję o uzależnieniu niektórych działań związanych z reprezentowaniem interesów od uprzedniej rejestracji w rejestrze. Oznacza to, że mimo iż rejestracja jest dobrowolna, przedstawiciele grup interesu muszą zostać wpisani do rejestru, jeśli chcą wykonywać daną działalność wobec instytucji, która wprowadziła dany środek. Rejestracja staje się zatem warunkiem wstępnym prowadzenia danej działalności.

Ze względu na wewnętrzną organizację każda instytucja realizuje to zobowiązanie indywidualnie. W związku z tym środki mogą się różnić w zależności od instytucji.

Instytucje-sygnatariusze mogą również przyjąć środki uzupełniające służące przejrzystości w celu zachęcania do rejestracji i wzmocnienia wspólnych ram rejestru. Środki te mają zachęcać do przestrzegania zasad rejestru i jego kodeksu postępowania, oferując jednocześnie korzyści w zamian za rejestrację.

Wszystkie środki warunkowości i środki uzupełniające służące przejrzystości przyjęte przez te instytucje-sygnatariuszy są publikowane na stronie internetowej rejestru poświęconej warunkowości. Na stronie internetowej regularnie pojawiają się aktualne informacje na temat wszelkich nowych przyjętych środków.

Pamiętaj, że każda instytucja, organ, urząd lub agencja Unii może podjąć decyzję o przyjęciu środków warunkowości lub środków uzupełniających służących przejrzystości, które również zostaną opublikowane na tej samej stronie.

Państwa członkowskie również mogą podjąć decyzję o przyjęciu środków warunkowości lub środków uzupełniających służących przejrzystości zgodnie z prawem krajowym w odniesieniu do swoich stałych przedstawicielstw przy UE.

Wszelkie takie środki zostaną opublikowane na stronie internetowej rejestru, w stosownych przypadkach.

W związku z tym trzeba być przygotowanym na to, że rejestr może być wykorzystywany w szerszym kontekście niż tylko na potrzeby instytucji-sygnatariuszy w odniesieniu do działań związanych z reprezentowaniem interesów na szczeblu UE.

Więcej informacji można znaleźć na stronie poświęconej warunkowości.

 

1. KWALIFIKOWALNOŚĆ

W tym kontekście przedstawicielem grupy interesu jest osoba fizyczna lub prawna, formalna lub nieformalna grupa, formalne lub nieformalne stowarzyszenie, formalna bądź nieformalna sieć, która lub które angażują się w działania objęte zakresem porozumienia międzyinstytucjonalnego w sprawie rejestru służącego przejrzystości.

Działania podlegają wpisowi do rejestru, jeżeli wykonują je przedstawiciele grup interesu w celu wywarcia wpływu na kształtowanie lub realizację polityki lub ustawodawstwa UE lub na proces decyzyjny instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii.

Takie działania mogą obejmować (art. 3 ust. 2 porozumienia międzyinstytucjonalnego w sprawie rejestru służącego przejrzystości):

1. organizowanie spotkań, konferencji lub wydarzeń lub udział w nich, jak również angażowanie się w dowolne podobne kontakty z instytucjami Unii,
2. przyczynianie się do konsultacji, wysłuchań lub innych podobnych inicjatyw lub udział w nich, np. grup ekspertów lub zespołów międzypartyjnych,
3. organizowanie kampanii komunikacyjnych, platform, sieci i inicjatyw oddolnych,
4. przygotowywanie lub zlecanie przygotowania dokumentów politycznych i stanowisk, poprawek, sondaży i analiz, listów otwartych i innych rodzajów materiałów komunikacyjnych lub informacyjnych oraz zlecanie i wykonywanie badań.

Przedstawiciele grup interesu kwalifikują się do rejestracji niezależnie od ich formy prawnej, wielkości, lokalizacji, rodzaju lub celów, a także niezależnie od kanału komunikacji, za pośrednictwem którego prowadzą działania. Działania związane z reprezentowaniem interesów podlegają wpisowi niezależnie od miejsca ich wykonywania i stosowanego kanału komunikacji.

Celem rejestru jest wykazanie zorganizowanych lub zbiorowych interesów, a nie osobistych interesów osób działających osobiście, bez związku z innymi osobami.

Działaniami nieistotnymi z punktu widzenia rejestru są działania, które nie mają na celu wywierania wpływu, a jedynie śledzenie lub monitorowanie zmian w prawie lub polityce UE do celów akademickich lub dziennikarskich, z osobistego interesu lub w celu skorzystania z przysługującego prawa (np. wywiady przeprowadzane przez badaczy lub dziennikarzy lub petycje do Parlamentu Europejskiego).

Monitorowanie legislacyjnego cyklu decyzyjnego podlega jednak wpisowi do rejestru, gdy jest częścią proaktywnego gromadzenia informacji i, ogólnie rzecz biorąc, częścią kompleksowego zakresu usług oferowanych na przykład przez dostawców usług lobbingowych. Działania te mogą prowadzić do bezpośrednich kontaktów z instytucjami i trzeba je zgłosić podczas rejestracji.

Jeśli rozpoczynasz lub przygotowujesz swoje działania związane z wywieraniem wpływu, musisz być w stanie podać odpowiednie szczegóły dotyczące konkretnych działań, w które zamierzasz się zaangażować.

Nie musisz się rejestrować, jeśli angażujesz się w następujące działania (art. 4 porozumienia międzyinstytucjonalnego w sprawie rejestru służącego przejrzystości):

a) świadczenie usług doradztwa prawnego lub innego profesjonalnego doradztwa,

b) zajmowanie stanowiska w charakterze strony lub strony trzeciej w postępowaniu sądowym lub administracyjnym ustanowionym na mocy prawa Unii lub prawa międzynarodowego mającego zastosowanie do Unii oraz zajmowanie stanowiska na podstawie stosunku umownego z Komisją, Parlamentem lub Radą lub na podstawie umowy o udzielenie dotacji ze środków finansowych Unii;

c) działania partnerów społecznych uczestniczących w dialogu społecznym zgodnie z art. 152 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE);

d) zajmowanie stanowiska w odpowiedzi na bezpośredni konkretny wniosek instytucji Unii, ich przedstawicieli lub pracowników o przekazanie o informacji o stanie faktycznym, danych lub wiedzy eksperckiej;

e) działania wykonywane przez osoby fizyczne działające osobiście, bez związku z innymi osobami;

f) spontaniczne spotkania, spotkania o charakterze czysto prywatnym lub towarzyskim oraz spotkania, które odbywają się w ramach procedury administracyjnej ustanowionej w Traktatach UE lub aktach prawnych Unii;

g) działania wykonywane przez organy publiczne państw członkowskich, w tym ich stałe przedstawicielstwa i ambasady, na poziomie krajowym i niższym;

h) działania wykonywane przez stowarzyszenia i sieci organów publicznych, na poziomie unijnym, krajowym lub niższym, pod warunkiem że działają one wyłącznie w imieniu odpowiednich organów publicznych;

i) działania wykonywane przez organizacje międzyrządowe, w tym instytucje i organy tych organizacji;

j) działania wykonywane przez organy publiczne krajów spoza UE, w tym ich misje dyplomatyczne i ambasady, z wyjątkiem przypadków gdy takie organy są reprezentowane przez podmioty prawne, biura lub sieci niemające statusu dyplomatycznego lub gdy są reprezentowane przez pośrednika;

k) działania wykonywane przez kościoły i stowarzyszenia lub wspólnoty religijne, jak również organizacje światopoglądowe i niewyznaniowe, o których mowa w art. 17 TFUE, za wyjątkiem biur, podmiotów prawnych lub sieci utworzonych do reprezentowania kościołów, wspólnot religijnych lub organizacji światopoglądowych i niewyznaniowych w stosunkach z instytucjami Unii, jak również ich stowarzyszeń.

Wykonując działania podlegające wpisowi do rejestru, przedstawiciele grup interesu muszą działać zgodnie z postanowieniami i zasadami określonymi w kodeksie postępowania. Aby się zarejestrować, muszą potwierdzić, że już przestrzegają tych postanowień i zasad.

 

2. ZASADA JEDNEJ REJESTRACJI

Aby uniknąć wielokrotnych wpisów i przyspieszyć obsługę administracyjną wniosku lub rejestracji, przedstawiciele grup interesu działający w więcej niż jednym kraju (np. międzynarodowe korporacje, organizacje pozarządowe (NGO) z oddziałami w różnych krajach lub regionach) powinni zarejestrować swoją działalność w rejestrze tylko raz i w ten sposób uwzględnić poszczególne inne podmioty sieci, grupy przedsiębiorstw itp. W praktyce rejestracji dokonuje oddział lub biuro reprezentujące interesy podmiotu w kontaktach z instytucjami Unii.

 

3. JAKOŚĆ DANYCH

Upewnij się, że wprowadzane dane są kompletne, prawidłowe i spójne. Pamiętaj, że informacje, które podajesz, są udostępniane w domenie publicznej (z wyjątkiem pól oznaczonych ikoną przekreślonego oka) i dlatego podlegają kontroli publicznej.

Informacje finansowe, które musisz podać, będą zależeć od rodzaju (rodzajów) interesów, które reprezentujesz (zob. sekcje 8 i 14 poniżej).

Sekretariat analizuje wszystkie nowe wnioski i ocenia je pod kątem:

(i) kwalifikowalności,

(ii) jakości przedłożonych danych.

Może poprosić się o dostarczenie dodatkowych informacji w celu potwierdzenia Twojej kwalifikowalności lub poprawy jakości danych. Jeśli wniosek spełnia wymogi informacyjne, sekretariat go zatwierdzi, a rejestracja zostanie opublikowana na stronie internetowej rejestru. Otrzymasz informacje o wyniku niezależnie od tego, czy Twój wniosek zostanie zatwierdzony, czy odrzucony.

W każdej sekcji formularza rejestracyjnego znajdują się dymki informacyjne zawierające dodatkowe wyjaśnienia dotyczące wymaganych informacji. Najedź kursorem myszy na dymek informacyjny lub wybierz go, aby wyświetlić opis każdej sekcji lub każdego pola danych.

 

4. JAK SIĘ ZAREJESTROWAĆ?

Musisz zarejestrować się online na stronie internetowej rejestru. Dostęp do formularza wniosku można uzyskać po zalogowaniu się do zastrzeżonej przestrzeni. Aby uzyskać dostęp do tej przestrzeni, musisz mieć konto EU Login (więcej informacji można znaleźć w FAQ).

Jeśli masy pod ręką wszystkie niezbędne informacje, wypełnienie formularza powinno zająć około 20–30 minut.

Gdy rozpoczniesz wypełnianie formularza, Twojemu zgłoszeniu zostanie przypisany unikalny identyfikator (numer wniosku: APP xxxx). Twoja rejestracja zostanie opublikowana dopiero po ocenie i zatwierdzeniu przez sekretariat. Następnie otrzymasz publiczny numer w rejestrze (REG xxxxxxxx-yy). Nie pomyl numeru APP z numerem REG.

Podczas wypełniania formularza podane informacje są automatycznie zapisywane. Wypełnianie kwestionariusza można w każdej chwili przerwać i dokończyć później. Jeśli jednak wersja robocza wniosku nie zostanie przesłana w ciągu 21 dni kalendarzowych, zostanie ona automatycznie usunięta i trzeba będzie zacząć od nowa.

Podczas wypełniania formularza pamiętaj o następujących kwestiach:

• Reaguj na komunikaty ostrzegawcze, które mogą pojawić się obok pól, w których system wykrył niespójność. Komunikaty te pomagają Ci, wskazując ewentualne nieścisłości we wprowadzonych danych. Jeśli zobaczysz komunikat, konieczne może być poprawienie wprowadzonych danych lub podanie wyjaśnień w wolnych polach tekstowych. Jeśli zignorujesz komunikaty i nie podejmiesz odpowiednich działań, sekretariat będzie musiał skontaktować się z Tobą w celu uzyskania dalszych wyjaśnień, co opóźni zatwierdzenie rejestracji.
• Unikaj nieodpowiednich, nieistotnych, promocyjnych lub wprowadzających w błąd treści – wnioski zawierające takie treści nie będą akceptowane.
• Unikaj skrótów. Rejestr jest narzędziem publicznym, więc dostarczane informacje muszą być zrozumiałe. Sekretariat poprosi wnioskodawców o aktualizację wpisów przed ich zatwierdzeniem, jeśli użyli zbyt wielu skrótów i akronimów.
• Jeśli podane dane są niekompletne, złożenie wniosku nie będzie możliwe.
• Formularz można wypełnić w dowolnym z 24 języków urzędowych UE (formularze przesłane w jakimkolwiek innym języku nie zostaną zatwierdzone), ale zalecamy używanie tego samego języka przez cały czas, w celu zachowania spójności.
• Wyznacz osobę do kontaktów, która będzie zarządzała treścią rejestracji i otrzymywała automatyczne powiadomienia z rejestru lub komunikaty od sekretariatu.
• Prosimy o niezamieszczanie żadnych danych osobowych (informacji zidentyfikowanych lub możliwych do zidentyfikowania osobach), chyba że zostanie to wyraźnie wskazane w niektórych sekcjach formularza. Unikaj wprowadzania danych osobowych w sekcjach pod wszystkimi innymi pozycjami.

 

5. INFORMACJE WPROWADZANE DO REJESTRU

 

Wprowadź imię i nazwisko/nazwę przedstawiciela grup interesu.

Podaj formę prawną przedstawiciela grup interesu: może być to status prawny lub rodzaj podmiotu nieposiadającego szczególnego statusu prawnego (np. struktura tymczasowa, sieć lub platforma).

Przykłady statusu prawnego obejmują association sans but lucratif (ASBL), organizację charytatywną, fundację, stowarzyszenie, spółkę akcyjną (plc), spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft, Komanditgesellschaft, société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) i société privée à responsabilité limitée (SPRL).

Twój status prawny jest zwykle określony w dokumencie takim jak statut, umowa spółki lub wpis w krajowym rejestrze handlowym (np. le Moniteur belge w Belgii).

W celu zachowania przejrzystości podaj działający adres strony internetowej lub potwierdź, że nie posiadasz takiej strony. Możesz przetestować adres strony internetowej z formularza, aby upewnić się, że jest on prawidłowy i że można uzyskać dostęp do strony internetowej.

Aby wyjaśnić motywację leżącą u podstaw Twoich działań, będziesz musiał/-a wybrać rodzaje interesów reprezentowane w sekcji 8.

Podaj dane kontaktowe siedziby głównej oraz biura odpowiedzialnego za stosunki z instytucjami, organami urzędami i agencjami Unii, jeżeli takie funkcjonuje.

Jeśli adres siedziby spółki (w statucie) jest inny niż miejsce prowadzenia działalności, prosimy o wskazanie miejsca prowadzenia działalności.

Osoba prawnie odpowiedzialna musi być osobą fizyczną, która jest upoważniona na mocy prawa do działania w imieniu przedstawiciela grupy interesu lub reprezentowania go w kontaktach z organami publicznymi. Oczekuje się również, że osoba ta będzie świadoma zobowiązań podmiotu zarejestrowanego do przestrzegania kodeksu postępowania.

W przypadku braku statusu prawnego podaj imię i nazwisko/nazwę osoby prawnie odpowiedzialnej za działania wykonywane na podstawie odpowiedniego prawa krajowego lub wyznacz inną osobę odpowiedzialną za Twój wpis do rejestru. Jeśli działania przedstawiciela grupy interesu (np. organizacji branżowej lub stowarzyszenia przedsiębiorców) są regulowane przez zarząd, wybierz jednego z członków zarządu (np. prezesa lub przewodniczącego) – osoba ta nie musi być jedyną osobą prawnie odpowiedzialną.

Wprowadzony adres e-mail nie zostanie upubliczniony, ale sekretariat może go użyć do skontaktowania się z tą osobą w przypadku złożenia skargi dotyczącej przedstawiciela grup interesu.

W przypadku braku formalnej struktury osoba prawnie odpowiedzialna jest osobą, której powierzono reprezentowanie Cię w kontaktach z instytucjami Unii.

Osoba odpowiedzialna za stosunki z instytucjami Unii musi być osobą fizyczną odpowiedzialną za działalność lobbingową przedstawiciela grup interesu lub jego kontakty z instytucjami.

W przypadku niewyznaczenia konkretnej osoby odpowiedzialnej za te relacje musisz wyznaczyć osobę fizyczną do celów zarządzania Twoim wpisem do rejestru (aktualizacje itp.). Może być to osoba wyznaczona do kontaktów wskazana w sekcji 5 poniżej. Podany adres e-mail nie zostanie upubliczniony.

Po zatwierdzeniu rejestracji przez sekretariat osoba wyznaczona do kontaktów otrzyma wiadomość e-mail z potwierdzeniem rejestracji zawierający publiczny numer w rejestrze (numer REG). Te same informacje zostaną wysłane do pozostałych osób, których imiona i nazwiska wskazano w formularzu rejestracyjnym (w sekcji 6 formularza rejestracyjnego „Osoby mające dostęp do rejestracji”). 

Sekretariat może potrzebować tych danych, gdyby musiał skontaktować się w celu uzyskania wyjaśnień lub aktualizacji wprowadzonych informacji. Osoba wyznaczona do kontaktów będzie głównym punktem kontaktowym dla sekretariatu w przypadku wszelkich pytań dotyczących rejestru. Osoby, których imiona i nazwiska wymieniono w formularzu rejestracyjnym, będą otrzymywały wszystkie powiadomienia, w tym:

• przypomnienia o obowiązkowej rocznej aktualizacji,
• informacje o złożonych skargach i odpowiedziach na zapytania („Kontakt z nami”),
• powiadomienia o wkładzie, jaki ich podmiot wniósł w plany działania Komisji i prowadzone przez nią konsultacje publiczne.

Osoby te mogą również wybrać opcję otrzymywania powiadomień o:

• planach działania Komisji i prowadzonych przez nią konsultacjach publicznych,
• działaniach komisji Parlamentu Europejskiego.

Z uwagi na fakt, że osoby wyznaczone do kontaktów mogą się regularnie zmieniać, podaj co najmniej jeden adres funkcyjnej skrzynki pocztowej (np. w następującym formacie: infoorganisation [dot] com (info[at]organizacja[dot]com)), aby upewnić się, że użytkownik nadal otrzymuje powiadomienia i nie zostanie usunięty z rejestru.

Dane osób wyznaczonych do kontaktów nie są jawne.

System automatycznie przyznaje prawa dostępu poniższym osobom, a ich adresy e-mail automatycznie pojawią się na liście w tej sekcji („Lista dostępu”):

• osobie wypełniającej formularz zgłoszeniowy,
• osobie prawnie odpowiedzialnej,
• osobie odpowiedzialnej za stosunki z UE,
• osobie wyznaczonej do kontaktów.

Możesz dodać kolejne adresy e-mail, jeśli chcesz przyznać dostęp dodatkowym osobom.

Każda z tych osób będzie mogła uzyskać dostęp do formularza rejestracyjnego, o ile posiada konto EU Login powiązane z podanym adresem e-mail.

Wymagane są co najmniej dwa różne adresy e-mail. Jeśli podasz ten sam adres e-mail w odniesieniu do osoby prawnie odpowiedzialnej, osoby odpowiedzialnej za stosunki z UE lub osoby wyznaczonej do kontaktów i nie dodasz żadnego dodatkowego adresu e-mail, nie będzie można dokończyć rejestracji.

To pole na tekst dowolny umożliwia podanie krótkiego opisu ogólnej misji, celów i kompetencji (maks. tysiąc znaków). Jest to szczególnie ważne, jeśli nie masz swojej strony internetowej.

W tej sekcji zawrzyj jedynie ogólny opis. Możesz podać szczegóły swoich działań związanych z reprezentowaniem interesów w następnej sekcji.

Wskaż zasięg geograficzny i obszar docelowy swoich działań, np. globalny, unijny, krajowy lub regionalny/lokalny.

Wybierz jedną z opcji odpowiadających poszczególnym typom reprezentowania interesów. Wybór opcji będzie decydował o tym, jakie dane finansowe będzie trzeba podać w sekcji 14.

Jeśli należysz do więcej niż jednej kategorii, pamiętaj, że Twój status prawny nie jest jedynym czynnikiem decydującym o tym wyborze. Wybierz opcję, która najlepiej opisuje Twoją główną działalność, i wyjaśnij motywacje Twoich działań związanych z reprezentowaniem interesów.

Opcje opisano poniżej.

1. Działasz we własnym interesie lub w zbiorowym interesie członków Twojej organizacji (którymi mogą być podmioty nastawione na zysk lub też stowarzyszenia lub podmioty reprezentujące podmioty nastawione na zysk) – zazwyczaj obejmuje to spółki i grupy, samorządy zawodowe lub związki pracodawców, organizacje związków zawodowych oraz organizacje branżowe i stowarzyszenia przedsiębiorców, które reprezentują członków, określoną branżę lub sektor biznesowy. W przypadku reprezentowania interesów tego rodzaju trzeba przedstawić szacunkowe koszty działań podlegających wpisowi do rejestru wykonywanych w ostatnim roku obrotowym, za który zamknięto księgi rachunkowe.
2. Realizujesz interesy swoich klientów (jako pośrednik) – możesz wybrać wariant reprezentowania interesów klientów, gdy znajdujesz się w stosunku umownym lub na zasadzie pro bono z przedsiębiorstwami, grupami, stowarzyszeniami, organami rządowymi lub organizacjami pozarządowymi, które pozwalają Ci wykonywać działania związane z reprezentowaniem interesów w ich imieniu w charakterze specjalisty ds. działalności lobbingowej lub kancelarii prawnej. Musisz podać szczegółowe informacje na temat przychodów z działań zadeklarowanych w ostatnim roku obrotowym.
3. Nie reprezentujesz interesów komercyjnych – zazwyczaj oznacza to prowadzenie działalności nienastawionej na zysk, wyłącznie z pobudek filantropijnych, charytatywnych, dobroczynnych, humanitarnych lub w interesie publicznym. Większość członków, jednostek powiązanych lub partnerów, z którymi współpracujesz, również nie jest podmiotami nastawionymi na zysk. Musisz podać informacje o ich budżecie i źródłach finansowania.

Istnieje możliwość zmiany reprezentowanych interesów po uzyskaniu wpisu do rejestru.

W tej sekcji przedstaw informacje, które wskażą powód rejestracji. Ponadto prosimy o jak najdokładniejsze i jak najbardziej szczegółowe opisanie działań podlegających wpisowi do rejestru (tj. polityk lub wniosków ustawodawczych UE, na które starasz się wpłynąć). Nie wymieniaj działań, które nie dotyczą polityki lub ustawodawstwa UE.

• Działania uzależnione od rejestracji

Z rozwijanej listy wybierz działania objęte środkami warunkowości i wskaż, których instytucji Unii dotyczą. Oznacza to, że musisz wskazać swoje najczęstsze bezpośrednie kontakty z każdą instytucją, w odniesieniu do której musisz uzyskać wpis do rejestru, ponieważ wymagają tego przepisy instytucji i organów Unii.

Informacje podane w tej części sekcji 9 nie zostaną upublicznione.

• Główne wnioski ustawodawcze lub obszary polityki UE, którymi interesuje się organizacja

Podaj tytuły najnowszych inicjatyw UE, polityk i dokumentów (ustawodawczych/nieustawodawczych), których dotyczyły Twoje działania związane z reprezentowaniem interesów. Obejmuje to plany działania, konsultacje publiczne, dyrektywy, rozporządzenia, decyzje, porozumienia międzyinstytucjonalne, sprawozdania lub rezolucje Parlamentu Europejskiego. Unikaj akronimów.

Unikaj ogólnych nazw obszarów polityki (np. „środowisko”, „klimat”, „transport”) i odnoś się do konkretnych procedur UE (np. „akt o usługach cyfrowych”). Jeśli to możliwe, podaj pełne oficjalne tytuły, na przykład:

• wniosek dotyczący rozporządzenia w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych (akt o usługach cyfrowych),

• rozporządzenie w sprawie udostępniania na rynku produktów nawozowych UE,
• komunikat Komisji w sprawie europejskiej strategii w zakresie danych,
• rezolucja Parlamentu Europejskiego w sprawie unijnej strategii na rzecz bioróżnorodności,
• decyzja Rady w sprawie systemu zasobów własnych Unii Europejskiej,
• Sprawozdanie Parlamentu Europejskiego w sprawie dobrostanu zwierząt w gospodarstwach.

 

• Działania komunikacyjne (wydarzenia, kampanie, publikacje itp.) związane z wyżej wymienionymi obszarami polityki UE

W tym polu tekstowym musisz podać szczegółowe informacje na temat działań komunikacyjnych wykonywanych w związku z wymienionymi obszarami polityki, wnioskami ustawodawczymi lub decyzjami UE. Mogą to być badania opinii publicznej i ankiety (jeśli odnoszą się do przepisów UE lub są skierowane do członków instytucji lub urzędników pracujących w instytucjach Unii), listy otwarte i inne materiały komunikacyjne lub informacyjne, kampanie, projekty, wydarzenia, publikacje lub dokumenty przedstawiające stanowisko – podaj także ich tytuły. Dopuszczalne są linki do stron internetowych zawierających przykładowe dokumenty.

• Zespoły międzypartyjne i nieoficjalne grupy lub zespoły Parlamentu Europejskiego

Możesz uczestniczyć w działaniach zespołów międzypartyjnych i nieoficjalnych grup lub zespołów organizowanych w pomieszczeniach Parlamentu (na przykład uczestniczyć w spotkaniach lub wydarzeniach zespołów międzypartyjnych, oferować wsparcie lub współorganizować wydarzenia) tylko wtedy, gdy posiadasz wpis do rejestru i zgadzasz się nie używać nazwy ani logo Parlamentu Europejskiego.

Jeśli uczestniczysz w działaniach zespołów międzypartyjnych Parlamentu Europejskiego, wybierz nazwy grup z podanej listy. Możesz użyć pola na tekst dowolny, aby podać nazwę nieoficjalnych grup lub zespołów, w których uczestniczysz, i podać szczegóły dotyczące Twojego zaangażowania (np. jeśli zapewniasz wsparcie finansowe lub materialne lub prowadzisz działania w charakterze sekretariatu grupy).

Nie wybieraj zespołów międzypartyjnych ani nie wymieniaj nieoficjalnych grup lub zespołów, aby wyrazić zainteresowanie współpracą z nimi – nie jest to ani właściwe ani istotne.

• Udział w pracach innych forów i platform wspieranych przez UE

Podaj szczegółowe informacje na temat struktur UE, w których uczestniczysz. Jeżeli Twoja organizacja nie bierze jeszcze udziału w pracach takich struktur, wpisz „Nie”.

W tym miejscu nie wyrażaj zainteresowania udziałem w pracach takich organów w przyszłości ani zamiaru ubiegania się o uczestnictwo. Podaj tylko informacje o tym, co już ma miejsce.

• Informacje automatycznie wprowadzone przez Komisję podczas rejestracji

Podczas rejestracji wyświetlane są informacje o Twoich działaniach, które zostały automatycznie pobrane z systemów informatycznych Komisji (informacje opisane poniżej). Nie są to informacje wprowadzane przez Ciebie podczas rejestracji.

• Spotkania z decydentami

Rejestr zawiera listy spotkań, które podmioty zarejestrowane odbyły z komisarzami, członkami ich prywatnych gabinetów (gabinetów) i dyrektorami generalnymi (w formacie PDF) po opublikowaniu informacji przez dany gabinet lub dyrekcję generalną (najpóźniej 14 dni po spotkaniu).

Bezpośrednio z rejestracji można uzyskać dostęp do informacji o zaplanowanych spotkaniach posłów do Parlamentu Europejskiego i ich pracowników.

• Plany działania Komisji i prowadzone przez nią konsultacje publiczne

Rejestr pokazuje tytuły planów działania i konsultacji publicznych, w które podmioty zarejestrowane wniosły wkład od lipca 2018 r. (pod warunkiem, że podały swój numer REG – a przed 2.04.2024 r. numer TR – i zgodziły się na upublicznienie swojego wkładu).

Jeśli w ciągu dwóch lat poprzedzających rejestrację uczestniczyłeś/-aś w planach działania lub konsultacjach publicznych, możesz wymienić do działanie tutaj, np. „udział w konsultacjach publicznych Komisji w sprawie zwalczania przemytu migrantów: 2021–2025 (plan działania UE uruchomiony w marcu 2021 r.)”.

• Grupy ekspertów Komisji

Rejestr zawiera informacje na temat członkostwa podmiotów zarejestrowanych w grupach ekspertów Komisji i innych podobnych organach. Aby zostać członkiem grupy ekspertów, nie musisz się rejestrować. Po wybraniu członków grupy ekspertów przedstawiciele grup interesu, którzy nie są jeszcze zarejestrowani, będą musieli się zarejestrować, aby zostać wyznaczonym jako członek grupy „typu B” lub „typu C”.

Członkostwo (jako członek „typu B” lub „typu C”) w dowolnej grupie (grupach) ekspertów Komisji zostanie automatycznie wyświetlone we wpisie do rejestru po zakodowaniu numeru REG w rejestrze grup ekspertów Komisji.

Podaj najbardziej aktualną liczbę osób fizycznych wykonujących działania podlegające wpisowi do rejestru w imieniu przedstawiciela grup interesu w momencie rejestracji (lub aktualizacji). Nie zgłaszaj całego personelu pracującego dla przedstawiciela grup interesu, a jedynie osoby zaangażowane w działalność zgłoszoną w sekcji 9.

Uwzględnij wszystkie osoby wykonujące działania związane z reprezentowaniem interesów, niezależnie od tego, czy odbywają się one na podstawie umowy lub za wynagrodzeniem (opłacanym przez Ciebie lub inne podmioty). Może to obejmować stałych pracowników na liście płac oraz osoby pracujące jako stażyści, wolontariusze, konsultanci, pracownicy naukowi, współpracownicy itp.

Musisz uwzględnić wszystkie osoby posiadające przepustkę do Parlamentu Europejskiego i na bieżąco aktualizować wpis, aby uwzględnić wszystkie osoby, które uzyskały akredytację Parlamentu.

 

W polu na tekst dowolny opisz status (np. „pracownik”, „wolontariusz” itp.) osób fizycznych i wpisz wszelkie inne wyjaśnienia dotyczące liczby pracowników i obliczenia „ekwiwalentu pełnego czasu pracy” (EPC).

W rejestrze wprowadzone informacje automatycznie wyrażane są jako EPC. Jest to standardowa jednostka księgowa używana do pomiaru liczby osób wykonujących daną czynność (w tym przypadku działania związane z reprezentowaniem interesów). Oznacza średnią liczbę godzin przepracowanych przez danego pracownika wyrażoną jako odsetek średniej liczby godzin przepracowanych przez pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, tj. jeden EPC odpowiada jednemu pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy.

Jeśli podane wyżej pięć wartości procentowych nie odpowiada dokładnie strukturze zasobów ludzkich Twojej organizacji, odpowiednio zaokrąglij dane liczbowe. Nie ma progu minimalnego – musisz się zarejestrować nawet jeśli zatrudniasz tylko jedną osobę pracującą w wymiarze 10 proc. EPC lub mniej, która wykonuje działania związane z reprezentowaniem interesów. Możesz jednak wyjaśnić ten niski poziom zaangażowania w polu na tekst dowolny.

Zaktualizuj podane dane, jeśli całkowita liczba pracowników znacznie spadnie/wzrośnie w dowolnym momencie w ciągu roku.

Podane informacje powinny być oszacowaną w dobrej wierze łączną liczbą zaangażowanych osób i powinny odzwierciedlać czas przeznaczony na działania. Pamiętaj, że możesz zostać poproszony/-a o dostarczenie sekretariatowi dodatkowych szczegółów dotyczących obliczeń zasobów.

 

W oparciu o obszary polityki, na których koncentrujesz się w swoich działaniach związanych z reprezentowaniem interesów, możesz subskrybować automatyczne powiadomienia e-mail o niektórych działaniach instytucji Unii.

• Konsultacje publiczne Komisji i jej plany działania – otrzymuj informacje na ich temat w dziedzinach, które Cię interesują

Wskaż, czy chcesz otrzymywać powiadomienia.

• Wiadomości dotyczące komisji Parlamentu Europejskiego – otrzymuj wiadomości i porządki obrad dotyczące wybranych przez Ciebie obszarów polityki.

Możesz zarządzać subskrypcjami na aktualności i porządki obrad komisji Parlamentu Europejskiego bezpośrednio za pośrednictwem strony rejestracji. Powiadomienia o innych działaniach Parlamentu Europejskiego można znaleźć w usłudze subskrypcji e-mailowej Parlamentu.

Podaj szczegółowo:

• członkostwa we wszelkich stowarzyszeniach, federacjach, konfederacjach, sieciach lub innych organach (niezarządzanych przez instytucje Unii),

• listę członków swojej organizacji i jednostek powiązanych (partnerów, sponsorów itp.) – wymień swoich aktualnych członków i aktualne jednostki powiązane (partnerów, sponsorów itp.). Jeśli lista ta jest publicznie dostępna na Twojej stronie internetowej, dołącz do niej bezpośredni link.

Rodzaje członkostwa są różne, dlatego może istnieć potrzeba, by informacje te były regularnie aktualizowane. W związku z tym zaleca się podanie bezpośrednich linków do swojej strony internetowej wraz z odpowiednimi szczegółami. Jeśli członkami są zarówno osoby fizyczne, jak i prawne (organizacje), opisz poszczególne rodzaje. Pamiętaj o wypełnieniu tego pola, jeśli reprezentujesz interesy swoich członków.

W celu zapewnienia przejrzystości sekretariat będzie wdzięczny za wszelkie dodatkowe informacje pomocne w zrozumieniu struktury podmiotu zarejestrowanego, partnerstw, w których uczestniczy, jego zwolenników i innych jednostek powiązanych. W tym miejscu zamieść wszelkie istotne informacje o jednostkach powiązanych, jednostkach zależnych lub podobnych (np. wykonywanie działań związanych z reprezentowaniem interesów i realizacja powiązanych kosztów). Wskaż, które jednostki sieci, grupy przedsiębiorstw lub podobnej organizacji są objęte rejestracją.

Wybierz kategorię, która jest najbardziej odpowiednia, biorąc pod uwagę Twoje cele, misje, strukturę, działania i osobowość prawną. Nawet jeśli możesz należeć do więcej niż jednej kategorii (np. możesz reprezentować stowarzyszenie branżowe, które jest również podmiotem o charakterze niezarobkowym), możesz wybrać tylko jedną kategorię. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, decydującym czynnikiem powinno być to, co robisz, a nie Twój status prawny lub podobne kryteria formalne.

Wybór kategorii ma cel wyłącznie opisowy – nie będzie miał wpływu na informacje finansowe, które masz podać (ani ich rodzaj). Kategorie te umożliwiają sekretariatowi tworzenie wiarygodnych statystyk dotyczących podmiotów zarejestrowanych.

• Nowo powstały podmiot, niezamknięty rok obrotowy

Zaznacz to pole tylko wtedy, gdy organizacja została założona niedawno i nie rachunki za ostatni pełny rok obrotowy nie zostały jeszcze zamknięte. Wariant ten odzwierciedla sytuację przejściową, w której znajdują się przedstawiciele grup interesu, którzy niedawno rozpoczęli działalność. Wymagane dane finansowe musisz przedstawić przy okazji pierwszej rocznej aktualizacji lub najpóźniej przy okazji kolejnej rocznej aktualizacji. Pamiętaj, że ze statusu „Nowo powstały podmiot” można korzystać tylko przez 24 miesiące.

Jeśli wybierzesz opcję „Nowo powstały podmiot”, nadal będziesz musiał/a podać pewne informacje dotyczące bieżącego roku obrotowego (niektóre pola danych nie będą dostępne do edycji).

• Ostatni „rok obrotowy” został zamknięty

Wprowadź okres obrachunkowy obejmujący 12 kolejnych miesięcy. Okres ten może rozpoczynać się w dowolnym dniu roku kalendarzowego, za który zamknięte zostały rozliczenia. Rok obrotowy może, lecz nie musi, zbiegać się z rokiem kalendarzowym.

• Dotacje UE

Wszyscy przedstawiciele grup interesu muszą podać kwotę i źródło wsparcia finansowego z UE, które przeznaczone jest na pokrycie ich kosztów operacyjnych (odpowiedni program i organ finansujący). Wszystkie kwoty musisz podać w euro i powinny one odnosić się do ostatniego zamkniętego roku obrotowego lub – w stosownych przypadkach – roku bieżącego.

Jeśli jesteś nowo powstałym podmiotem, podaj szacunkową kwotę dotacji UE otrzymanych w bieżącym roku obrotowym.

Gdy chcesz dodać nowe źródła finansowania, kliknij przycisk „Dodaj”.

Jaka jest różnica między dotacją a zamówieniem publicznym?

Dotacje: głównie przyznaje się je w formie darowizny w drodze zaproszenia do składania wniosków dotyczących projektów wspierających cele polityki UE. Trzeba je zgłosić podczas rejestracji.

W celu zachowania przejrzystości w polu tekstowym pod tą sekcją można podać informacje o dotacjach UE otrzymanych przez spółki zależne. W przypadku „zdecentralizowanego wdrażania” funduszy UE (tj. wypłacania finansowania unijnego przez państwa członkowskie) administracja krajowa przyznaje dotacje i udziela zamówień publicznych. Nie musisz zgłaszać finansowania otrzymanego bezpośrednio od organów krajowych (np. finansowania projektów z funduszy strukturalnych lub funduszy objętych polityką spójności).

Zamówienia publiczne: instytucje Unii nabywają na rynku usługi, roboty budowlane lub towary na użytek wewnętrzny za pośrednictwem procedury przetargowej. Kwot otrzymanych w ramach zamówień publicznych nie trzeba zgłaszać w formularzu rejestracyjnym.

Przedstawiciele grup interesu realizujący projekty finansowane przez UE powinni uważać, aby nie zawyżyć zasobów ludzkich i finansowych zaangażowanych w wykonywanie działań związanych z reprezentowaniem interesów. Przykładowo: policz czas tylko tych osób, które faktycznie wykonują działania związane z reprezentowaniem Twoich interesów w kontaktach z instytucjami Unii. Nie wliczaj czasu osób pracujących wyłącznie jako badacze, nauczyciele, koordynatorzy projektów itp. Nie uwzględniaj też żadnych wydatków ani kosztów związanych wyłącznie z realizacją projektu finansowanego przez UE.

Jeżeli działasz we własnym interesie lub w zbiorowym interesie swoich członków, podaj informacje finansowe na temat:

– każdego pośrednika zatrudnionego do celów wykonywania działań podlegających wpisowi do rejestru,

– swoich rocznych kosztów związanych z działaniami związanymi z reprezentowaniem interesów za ostatni zamknięty rok obrotowy.

• Zatrudnianie pośredników do prowadzenia działań związanych z reprezentowaniem interesów

Jako przedstawiciel grup interesu działający we własnym interesie lub w zbiorowym interesie swoich członków, możesz zdecydować się na zlecenie niektórych działań związanych z reprezentowaniem interesów pośrednikom działającym w Twoim imieniu.

„Pośrednik” oznacza przedstawiciela grupy interesu, który działa w interesie klienta, wykonując działania podlegające wpisowy do rejestru. Relacja między pośrednikiem a jego klientem opiera się na umowie. Na przykład, jeśli zatrudniasz profesjonalną firmę doradczą lub kancelarię prawną do wykonywania w Twoim imieniu działań związanych z reprezentowaniem interesów w kontaktach z instytucjami Unii, ta profesjonalna firma doradcza lub kancelaria prawna pełni funkcję Twojego pośrednika. Stosunek umowny między Tobą a Twoim pośrednikiem nie ma znaczenia dla celów rejestru, gdy – i w zakresie, w jakim – nie dotyczy on działań związanych z reprezentowaniem interesów wykonywanych przez pośrednika Twoim w imieniu.

Jeśli jesteś klientem takiego pośrednika lub takich pośredników, musisz podać ich nazwy i powiązany roczny koszt przypadający na każdego pośrednika, zgodnie z podanymi przedziałami finansowymi. Szacunki muszą obejmować pełny rok działalności i odnosić się do ostatniego zamkniętego roku obrotowego.

Musisz również zgłosić usługi świadczone przez pośredników na podstawie umowy w bieżącym roku obrotowym i podać imię i nazwisko/nazwę każdego pośrednika (bez powiązanego kosztorysu). Jeśli w ostatnim zamkniętym roku finansowym lub w bieżącym roku nie zlecałeś/-aś żadnych działań na zewnątrz, wybierz „Nie”. Jeśli w ciągu roku nastąpiła zmiana, musisz zaktualizować deklarację.

• Roczne koszty związane z działalnością podlegającą wpisowi do rejestru

Przedstawiciele grup interesu działający we własnym interesie lub w zbiorowym interesie swoich członków powinni podać aktualne dane szacunkowe dotyczące rocznych kosztów związanych z działalnością podlegającą wpisowi do rejestru. Informacje finansowe muszą obejmować pełny rok działalności i odnosić się do ostatniego zamkniętego roku obrotowego w dniu wpisu do rejestru lub rocznej aktualizacji rejestracji.

Podaj szacowane koszty jako zakres wartości i uwzględnij wyłącznie koszty związane z działalnością podlegającą wpisowi do rejestru. Roczne koszty to nie to samo co obrót lub całkowite wydatki.

Aby oszacować całkowite koszty, weź pod uwagę wszystkie działania podlegające wpisowi do rejestru i zsumuj poniższe koszty związane z tymi działaniami.

1.    Koszty personelu – w oparciu o liczbę ekwiwalentów pełnego czasu pracy wskazaną w sekcji 10. Zalicza się do nich wynagrodzenia brutto lub honoraria brutto oraz wszelkie wypłacone diety, dodatki i inne świadczenia. Jeśli pracownicy otrzymują wynagrodzenie od innych podmiotów lub pracują na zasadzie wolontariatu, podaj te dodatkowe informacje w odpowiednim polu tekstowym.

2.    Koszty biurowe i administracyjne – czynsz i media, materiały i surowce, sprzęt IT, konserwacja, sprzątanie, pozwolenia itp. Oblicz te koszty jako część działań podlegających wpisowi do rejestru.

 

3.    Wewnętrzne wydatki operacyjne – koszty odpowiednich kampanii promocyjnych, kampanii public relations lub kampanii lobbingowych, marketingu i reklamy, korzystania z mediów, organizacji wydarzeń, publikacji itp.

4.    Koszty reprezentowania – wydatki poniesione w związku z udziałem w istotnych z punktu widzenia rejestru wydarzeniach i spotkaniach lobbingowych (np. opłaty wpisowe, koszty podróży i zakwaterowania, diety dzienne i inne dodatki). Zalicza się tu istotne z punktu widzenia rejestru działania sponsorowane dla członków oraz opłaty za szkolenia i działania w zakresie budowania zdolności.

5.    Koszty działań zleconych na zewnątrz – opłaty dla konsultantów i podwykonawców za odpowiednie działania. Uwzględnij koszty działań zleconych pośrednikom, zgodnie z powyższą deklaracją. Pośrednicy pracujący na podstawie umowy powinni złożyć osobne oświadczenie w rejestrze i wskazać te koszty jako przychód.

6.    Opłaty członkowskie i powiązane opłaty – opłaty za przystąpienie do odpowiednich sieci, stowarzyszeń i struktur wymienionych w sekcji „Członkostwo i przynależność do organizacji”. Wskaż roczne opłaty członkowskie za przynależność w stowarzyszeniach branżowych lub federacjach handlowych, które prowadzą działania podlegające wpisowi do rejestru, nawet jeśli te podmioty same nie są zapisane w rejestrze. Opłaty członkowskie powinny być uwzględniane jako obliczenia proporcjonalne, tj. szacowany odsetek całkowitej opłaty członkowskiej, zgodnie z odsetkiem wykonywanych odpowiednich działań.

7.    Inne stosowne koszty – dodaj wszelkie inne stosowne koszty działań związanych z reprezentowaniem.

Rejestr pozwala dwóm przedstawicielom grup interesu zadeklarować te same wydatki („podwójne liczenie”). Sytuacja, w której jeden rejestrujący się podmiot składa deklarację finansową dotyczącą szacownych kosztów działań istotnych z punktu widzenia rejestru, nie wyklucza tego, że inny podmiot może zadeklarować tę samą kwotę – otrzymaną od pierwszego podmiotu – jako odpowiedni obrót (od klientów) lub budżet (z opłat członkowskich). To podejście pozwala uniknąć zbyt niskiego oszacowania nakładów finansowych.

Po oszacowaniu kosztów związanych z działaniami podlegającymi wpisowi do rejestru za ostatni zamknięty rok obrotowy wybierz najbardziej odpowiedni przedział i zapisz swoje obliczenia. Sekretariat może skontaktować się z Tobą w sprawie tych obliczeń w celu zapewnienia jakości lub spójności danych.

Jeśli jesteś pośrednikiem realizującym interesy swoich klientów, wykonując działania związane z reprezentowaniem interesów w ich imieniu, podaj informacje finansowe na temat:

• swoich klientów,
• swoich całkowitych przychodów w ostatnim zamkniętym roku obrotowym.

• Klient lub klienci, w imieniu których prowadzisz działania z zakresu reprezentowania grup interesu w kontaktach z instytucjami Unii

Jako pośrednik musisz podać imiona i nazwiska lub nazwy wszystkich klientów, w imieniu których wykonujesz działania związane z reprezentowaniem interesów. W przypadku wybrania wariantu „interesy klientów” w sekcji 8, podaj informacje o kliencie wskazanym w sekcji 14. Bez podania imion i nazwisk/nazw klientów rejestracja nie będzie możliwa.

Klient oznacza przedstawiciela grup interesu, który nawiązał stosunek umowny z pośrednikiem, na mocy którego pośrednik realizuje interesy klienta, wykonując działania podlegające wpisowi do rejestru.

Na przykład, jeśli prowadzisz profesjonalną firmę doradczą lub kancelarię prawną i na podstawie umowy wykonujesz działania związane z reprezentowaniem interesów w kontaktach z instytucjami Unii w imieniu przedstawiciela grup interesu, ten przedstawiciel grup interesu jest Twoim klientem.

Wybierz odpowiedni przedział finansowy dla każdego klienta, aby wykazać szacowane przychody za odpowiednie działania związane z reprezentowaniem otrzymane od tego klienta w ostatnim roku obrotowym, za który zamknięto rachunki.

Wymień również najnowsze wnioski ustawodawcze, obszary polityki lub inicjatywy UE odpowiadające, których dotyczą działania wykonywane w imieniu tego konkretnego klienta, powinny one odpowiadać wpisom w sekcji 9.

Gdy chcesz dodać imię i nazwisko/nazwę klienta, kliknij przycisk „Dodaj”.

Pełna jawność informacji o klientach

Musisz przedstawić pełną listę klientów (za ostatni zamknięty rok obrotowy), podając ich pełne imię i nazwisko/nazwę (bez akronimów). Musisz również podać imiona i nazwiska/nazwy nowych klientów ujętych w bieżącym roku obrotowym, nawet jeśli jesteś nowo powstałym podmiotem.

Oświadczenia, w których nie wskazano imion i nazwisk/nazw poszczególnych klientów, lub użyto jedynie ogólnych terminów (np. „przedsiębiorstwa”, „inni mali klienci”, „informacje poufne”) nie będą akceptowane. To samo odnosi się do skrótów oraz podmiotów, których tożsamości nie da się ustalić.

Usługi świadczone na rzecz krajów spoza UE

Jeśli wykonujesz działania związane z reprezentowaniem interesów w kontaktach z instytucjami Unii w imieniu organów publicznych z krajów spoza UE, w tych ich misji dyplomatycznych i ambasad, na podstawie umowy, musisz wskazać te podmioty jako klientów.

Usługi świadczone na rzecz instytucji, organów, urzędów i agencji Unii lub organizacji międzyrządowych w ramach zamówienia publicznego

Nie są one uważane za działania podlegające wpisowi do rejestru, a takich instytucji, organów, agencji lub organizacji nie można wskazać jako klientów.

• Przychody uzyskane z działań podlegających wpisowi do rejestru

Pośrednicy muszą podać szacunkowy całkowity roczny przychód, który można przypisać działaniom związanym z reprezentowaniem interesów w ostatnim zamkniętym roku obrotowym w dniu wpisu do rejestru lub w dniu rocznej aktualizacji. Rejestr automatycznie oblicza tę kwotę na podstawie zagregowanej sumy szacowanych przychodów wygenerowanych na klienta. Zapewnia to zgodność deklarowanych obrotów z przychodami klientów. W związku z tym pamiętaj, by uwzględnić wszystkich klientów oraz wszystkie przychody rozpisane według klientów.

Obrót to kwota pieniędzy, jakie wpłynęły do przedsiębiorstwa w danym okresie. Informacje finansowe muszą obejmować pełny rok działalności i odnosić się do ostatniego zamkniętego roku obrotowego w dniu rejestracji lub rocznej aktualizacji.

Jeśli wykonujesz również odpowiednie działania we własnym interesie, które nie służą interesom klienta lub klientów, musisz podać odpowiedni opis i szacunki w polu przeznaczonym na wpisanie informacji.

Jeżeli nie reprezentujesz interesów komercyjnych, przedstaw następujące informacje finansowe:

• główne źródła finansowania,
• kwotę każdego wkładu przekraczającego 10 tys. euro, która przekracza 10 proc. całkowitego budżetu, a także imię i nazwisko/nazwę płatnika,
• całkowity budżet w ostatnim zamkniętym roku obrotowym.

Uznaje się, że nie reprezentujesz interesów komercyjnych, jeśli:

1. działasz we własnym interesie, a Twój główny cel założenia działalności lub jej obszar działalności ma charakter niekomercyjny, niebiznesowy lub niedochodowy,
2. działasz w zbiorowych interesach swoich członków, a główny obszar działalności co najmniej 50 proc. Twoich członków ma charakter niekomercyjny, niebiznesowy lub niedochodowy,
3. w przypadku, gdy zastosowanie mają pkt (i) i (ii), głównym celem Twojej działalności jest wspieranie spraw społecznych w interesie publicznym, niezależnie od jakiejkolwiek dodatkowej działalności gospodarczej, którą można prowadzić, np. administrowanie własnymi funduszami lub majątkiem lub wdrażanie programów i projektów we własnym imieniu lub w imieniu członków.

Ustalenie, czy reprezentujesz interesy niekomercyjne, musi być dokonane niezależnie od Twojego statusu prawnego lub formy prowadzenia działalności.

 

 

Następujące kategorie przedstawicieli grup interesu zwykle uważa się za niereprezentujące interesów komercyjnych, chociaż szczególne okoliczności mogą wiązać się z decydującym elementem komercyjnym lub nastawionym na zysk w reprezentowanych interesach:

• organizacje społeczeństwa obywatelskiego, organizacje pozarządowe, organizacje charytatywne, fundacje,
• instytucje naukowe i badawcze, ośrodki analityczne i instytucje polityczne,
• organizacje reprezentujące kościoły i wspólnoty religijne.

• Źródła finansowania

Wskaż główne źródła finansowania według kategorii: finansowanie unijne, (krajowe) finansowanie publiczne, dotacje (w tym dotacje ze środków UE), darowizny i składki członków. Możesz wybrać kilka kategorii, aby uwzględnić wszystkie możliwości. Dodaj wszelkie inne źródła, które są istotne, ale nie zostały wymienione (np. sponsoring lub rezerwy), wybierając opcję „Inne”.

Jeżeli otrzymana wpłata przekracza 10 proc. Twojego całkowitego budżetu ORAZ wynosi więcej niż 10 tys. euro, podaj kwotę wpłaty oraz imię i nazwisko/nazwę wpłacającego, wybierając „Dodaj”.

Przykład 1:

organizacja z budżetem w wysokości 1 miliona euro otrzymała wkład w wysokości 15 tys. euro. Wkładu nie trzeba zgłaszać, ponieważ nie przekracza progu 10 proc.

Przykład 2:

organizacja z budżetem w wysokości 100 tys. euro otrzymała wkład w wysokości 15 tys. euro. Wkład trzeba zgłosić, ponieważ przekracza próg 10 proc. i próg 10 tys. euro.

Jeżeli ten sam płatnik dokona więcej niż jednej wpłaty w danym roku obrotowym, a łączna kwota jest wyższa niż 10 tys. euro oraz przekracza 10 proc. Twojego całkowitego budżetu, podaj łączną kwotę wpłat.

Możesz użyć pola tekstowego, aby podać dodatkowe informacje finansowe na temat swoich działań związanych z reprezentowaniem interesów.

• Budżet

Przedstawiciele grup interesu, którzy nie reprezentują interesów komercyjnych, powinni przedstawić swój całkowity budżet na ostatni zamknięty rok finansowy jako kwotę bezwzględną w euro. W kwocie uwzględnij finansowanie zadeklarowane powyżej (w tym wszelkie kwoty szczegółowe). Jeśli jesteś nowo powstałym podmiotem i nie masz zamkniętego roku obrotowego, nie musisz przedstawiać budżetu ani źródeł finansowania, ale powinieneś zadeklarować wszelkie dotacje UE otrzymane w bieżącym roku obrotowym.

Definicja „budżetu”

Budżet to roczne dochody i wydatki (rachunki finansowe) za ostatni zamknięty rok finansowy. Pamiętaj, że odnosi się to do całego budżetu organizacji (nie tylko funduszy przeznaczonych na działania związane z reprezentowaniem interesów).

Jeśli nie jesteś w stanie podać budżetu, ponieważ Twoja organizacja go nie posiada, w miejsce przeznaczone na Twój budżet możesz podać wartość „0”. Ponieważ sytuację taką uważa się za wyjątkową okoliczność, przedstaw w polu tekstowym wyjaśnienia dotyczące:

1. powodu, dla którego nie jesteś w stanie przedstawić budżetu,
2. sposobu finansowania działań związanych z reprezentowaniem interesów.

Zaznacz pole, aby potwierdzić, że pracujesz zgodnie z postanowieniami i zasadami określonymi w kodeksie postępowania.

6.       ZATWIERDZENIE W TOKU

Po wypełnieniu wszystkich 15 sekcji wyświetlona zostanie strona „Podsumowanie”, na której można przejrzeć podane informacje. W dolnej części tej strony znajduje się przycisk „Sprawdź”. Wybranie tego przycisku powoduje sprawdzenie, czy informacje są kompletne. Funkcja ta jest również dostępna w dowolnym momencie podczas wypełniania formularza rejestracyjnego.

Po naciśnięciu przycisku „Złóż” osoba wyznaczona do kontaktów otrzyma wiadomość e-mail z potwierdzeniem, że rejestracja została przesłana, a jej status to „złożono”. Aby ukończyć rejestrację i uzyskać zatwierdzenie, musisz odpowiadać na wszelkie prośby sekretariatu o dodatkowe informacje. Po zatwierdzeniu rejestracji przez sekretariat osoba wyznaczona do kontaktów otrzyma wiadomość e-mail z potwierdzeniem, zawierającą Twój identyfikator, tj. publiczny numer rejestracyjny REG.

Gdy skończysz wypełniać formularz, wybierz opcję „Złóż”, w przeciwnym razie wszystkie wprowadzone dane zostaną utracone po 21 dniach.

1.       INFORMACJE OGÓLNE

• nadal przestrzegać kodeksu postępowania

Musisz zawsze pracować zgodnie z kodeksem postępowania. Kodeks postępowania określa 16 postanowień i zasad, a wszystkie z nich są równie ważne. Musisz poinformować swoich pracowników i przedstawicieli o tych postanowieniach i zasadach – przestrzeganie ich jest to kwestia kwalifikowalności. Tylko podmioty zarejestrowane przestrzegające kodeksu mogą pozostać w rejestrze.

Sekretariat monitoruje dokonywanie wpisów do rejestru oraz stale ocenia kwalifikowalność podmiotów zarejestrowanych i przestrzeganie przez nie kodeksu postępowania zgodnie z procedurami określonymi w załączniku III do porozumienia międzyinstytucjonalnego w sprawie rejestru służącego przejrzystości. Sekretariat może wszcząć postępowanie wyjaśniające na podstawie dopuszczalnej skargi dotyczącej naruszenia przez podmiot zarejestrowany kodeksu postępowania. Każda osoba fizyczna lub prawna może złożyć do sekretariatu skargę dotyczącą zarzucanego naruszenia kodeksu postępowania przez podmiot zarejestrowany.

Decyzja sekretariatu o nieprzestrzeganiu kodeksu postępowania może prowadzić do usunięcia danego wpisu z rejestru. W zależności od wagi sprawy decyzja może prowadzić do:

(i)     zakazu danemu przedstawicielowi grupy interesu dokonania ponownego wpisu do rejestru przez okres od 20 dni roboczych do dwóch lat,

(ii)       opublikowania wprowadzonego środka na stronie internetowej rejestru.

Przy podejmowaniu decyzji o surowości środka, który ma zostać zastosowany, sekretariat należycie uwzględni stanowisko zainteresowanego podmiotu zarejestrowanego lub podmiotów zarejestrowanych i okoliczności postępowania wyjaśniającego.

Podmioty zarejestrowane, wobec których zastosowano wspomniane powyżej środki, mogą złożyć uzasadniony wniosek o weryfikację przez zarząd. W tym celu można złożyć wniosek o weryfikację do sekretariatu w terminie 20 dni roboczych od otrzymania powiadomienia o zastosowanym środku. Podmioty zarejestrowane, które nie są usatysfakcjonowane decyzją zarządu, mają prawo do odwołania się do Trybunału Sprawiedliwości lub złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

• przeprowadzać obowiązkową roczną aktualizację

Co 12 miesięcy, począwszy od pierwszego roku rejestracji, musisz przeprowadzać roczną aktualizację, zweryfikować wszystkie podane dane i zobowiązać się do przestrzegania kodeksu postępowania. Osoba wyznaczona do kontaktów otrzyma drogą mailowa automatyczne przypomnienia cztery tygodnie i dwa tygodnie przed upływem terminu. Aby dokonać aktualizacji, zaloguj się, korzystając z zakładki „Rejestracja lub aktualizacja” i wybierz opcję „roczna aktualizacja”. Możesz jednak dokonać rocznej aktualizacji, gdy musisz wprowadzić podstawowe zmiany lub dostosować termin następnej zaplanowanej rocznej aktualizacji. Możesz to zrobić, logując się do swojej zastrzeżonej przestrzeni.

• przeprowadzać częściowe aktualizacje, aby być na bieżąco

Jeśli nie chcesz zmieniać terminu rocznej aktualizacji, możesz również skorzystać z opcji „częściowa aktualizacja”, aby zaktualizować dane w określonych sekcjach (takich jak informacje finansowe). Częściowe aktualizacje nie zastępują obowiązku rocznej aktualizacji.

• zachować przejrzystość działań i konfiguracji

W kontaktach z instytucjami i organami Unii zachęcamy do poinformowania o wpisaniu się do rejestru i podania swojego numeru REG.

• współpracować z sekretariatem w sposób lojalny i konstruktywny

Sekretariat w dowolnym momencie może monitorować wszystkie rejestracje lub wszcząć w ich sprawie postępowanie wyjaśniające. Ma to zapewnić dokładność i kompletność informacji oraz pozwolić uniknąć błędów rzeczowych lub sytuacji nieprzestrzegania kodeksu postępowania. W przypadku stwierdzenia rozbieżności sekretariat skontaktuje się z podmiotem zarejestrowanym, by wyjaśnić nieścisłości i znaleźć rozsądne rozwiązanie.

2.       AKTUALIZACJE WPISU DO REJESTRU

Informacje zawarte w rejestrze są publicznie dostępne i uważnie kontrolowane przez zainteresowane strony, pracowników naukowych, studentów, dziennikarzy, osoby prywatne i inne podmioty. W związku z tym w aktualizowanie wpisu do rejestru leży w Twoim interesie.

Najlepiej byłoby zaktualizować swój wpis do rejestru, gdy tylko nastąpią jakiekolwiek zmiany w podanych informacjach, a w każdym razie w ciągu trzech miesięcy. Zalecamy przeglądanie go co najmniej trzy razy w roku i aktualizowanie w razie potrzeby. Zmiany mogą być częścią rocznej aktualizacji (tj. systematycznego przeglądu całego wpisu do rejestru i zobowiązania do przestrzegania kodeksu postępowania) lub częściowej aktualizacji (tj. gdy nie chcesz dokonywać przeglądu całego wpisu do rejestru lub zmieniać terminu rocznej aktualizacji).

Sześć miesięcy przed terminem rocznej aktualizacji otrzymasz automatyczne przypomnienie o konieczności sprawdzenia i zaktualizowania wpisu do rejestru. Osoba wyznaczona do kontaktów wskazana we wpisie do rejestru otrzyma wówczas automatyczne przypomnienia cztery tygodnie i dwa tygodnie przed upływem terminu rocznej aktualizacji (przypadającym rok po dacie rejestracji lub ostatniej rocznej aktualizacji).

Osoby wyznaczone do kontaktów otrzymają automatyczną wiadomość e-mail z potwierdzeniem aktualizacji wpisu do rejestru.

Jeśli nie przeprowadzisz obowiązkowej rocznej aktualizacji, Twój wpis do rejestru zostanie automatycznie zawieszony (będzie nadal widoczny na ogólnodostępnej stronie internetowej rejestru, ale oznaczony jako „zawieszony”). Po zawieszeniu możesz uzyskać dostęp do przestrzeni swojej organizacji i przeprowadzić aktualizację. Jeśli nie zrobisz tego w ciągu 15 dni roboczych, wpis zostanie automatycznie usunięty z rejestru.