Smernice

1.       UVOD

V Medinstitucionalnem sporazumu med Evropskim parlamentom, Svetom Evropske unije in Evropsko komisijo (v nadaljnjem besedilu: institucije podpisnice) o obveznem registru za preglednost (v nadaljnjem besedilu: Medinstitucionalni sporazum o registru za preglednost), ki je začel veljati 1. julija 2021, so določena pravila in načela, ki urejajo register za preglednost. Register je javna podatkovna zbirka, vzpostavljena za registracijo zastopnikov interesov in njihovih dejavnosti, ki se izvajajo za vplivanje na oblikovanje ali izvajanje politike ali zakonodaje ali na postopke odločanja institucij EU.

Te smernice zastopnikom interesov, ki so zaprosili za vpis v register (v nadaljnjem besedilu: prosilci) in/ali so že vpisani v register (v nadaljnjem besedilu: registracijski zavezanci), zagotavljajo praktične informacije o zahtevah za registracijo, vključno s posodobitvami, in postopku registracije. Pojasnjujejo tudi pravila iz novega Medinstitucionalnega sporazuma o registru za preglednost, zlasti v zvezi z ukrepi glede pogojenosti in drugimi ukrepi glede preglednosti (del I, oddelek 3), upravičenostjo in kodeksom ravnanja za registracijske zavezance (del II).

Sekretariat registra je zavezan nenehnemu izboljševanju kakovosti vsebine registra in njegove prijaznosti do uporabnika. Zato se je o teh smernicah posvetoval z deležniki in jih bo posodabljal tako pogosto, kot bo to potrebno, da se bodo upoštevale povratne informacije registracijskih zavezancev in morebitne posodobitve sistema. Smernice so objavljene na spletišču registra (meni: Smernice) v vseh uradnih jezikih EU.

Sekretariat je pripravil seznam pogosto zastavljenih vprašanj, ki je lahko v pomoč prosilcem in registracijskim zavezancem, vendar s temi vprašanji ni mogoče zajeti vseh možnih okoliščin ali težav, ki se lahko pojavijo. Če imate dodatna vprašanja, pripombe ali predloge, ki v pogosto zastavljenih vprašanjih niso zajeti, lahko pošljete poizvedbo na strani z omejenim dostopom („Stopite v stik z nami“ v levem stolpcu) ali prek kontaktnega obrazca za stik z nami (potrebna je avtentikacija EU Login) – sekretariat vam bo odgovoril v najkrajšem možnem času.

Te smernice so bile revidirane in prilagojene novi različici registra za preglednost, ki se bo začela uporabljati 2. aprila 2024.

 

2.       OMEJITEV ODGOVORNOSTI

Register za preglednost je osnovni element politike preglednosti institucij podpisnic v zvezi z zastopanjem interesov, njegov namen pa je vplivati na oblikovanje ali izvajanje politike ali zakonodaje EU ali na postopke odločanja EU.

Vpis v register je prostovoljen in ne pomeni, da so registracijski zavezanci z njim pridobili kakršno koli priznanje, odobritev ali akreditacijo institucij podpisnic. Kljub prostovoljni naravi registra lahko institucije podpisnice uvedejo ukrepe (glej del I, oddelek 3), na podlagi katerih bo registracija obvezna za zastopnike interesov, ki izvajajo nekatere vrste dejavnosti, da se zagotovi preglednost takih dejavnosti.

Informacije v registru zagotovijo registracijski zavezanci, pri čemer se razume, da so na koncu sami odgovorni za točnost teh informacij. Sekretariat spremlja kakovost vsebine registra in si pridržuje pravico, da izbriše neupravičene registracijske zavezance, med drugim tiste, za katere se ugotovi, da ne upoštevajo kodeksa ravnanja.

Sekretariat se lahko odloči za začasen preklic registracij, ki vsebujejo neutemeljene ali samopromocijske izjave ali so v nasprotju s temeljnimi vrednotami EU, kot so določene v členu 2 Pogodbe o Evropski uniji (npr. s spodbujanjem k sovraštvu ali rasizmu).

Vsebina registra je javna. Informacije iz prejšnjih navedb registracijskih zavezancev so še naprej javno dostopne na uradnem evropskem podatkovnem portalu (data.europa.eu).

Register vsebuje povezave do zunanjih spletišč, nad katerimi institucije podpisnice nimajo nadzora in zanje ne morejo biti odgovorne. To, da register vsebuje informacije ali povezave, ki so jih zagotovile tretje osebe, ne pomeni, da institucije podpisnice odobravajo ali jamčijo za:

(i) organ, odgovoren za upravljanje ali zagotavljanje vsebine na katerem koli spletišču;

(ii) tam navedene storitve;

(iii) vsebino spletišč ali

(iv) stališča, izražena na spletiščih.

 

3.       UKREPI GLEDE POGOJENOSTI IN DRUGI UKREPI GLEDE PREGLEDNOSTI

Institucije podpisnice so se z Medinstitucionalnim sporazumom o registru za preglednost zavezale, da bo register dejansko postal obvezen za nekatere vrste dejavnosti zastopanja interesov (t. i. načelo pogojenosti).

Institucije podpisnice sprejmejo ukrepe glede pogojenosti, ko se odločijo, da bodo nekatere dejavnosti zastopanja interesov pogojevale s predhodnim vpisom v register. To pomeni, da čeprav je registracija prostovoljna, se morajo zastopniki interesov obvezno registrirati, če želijo zadevno dejavnost izvajati v razmerju do institucije, ki je ukrep uvedla. Registracija tako postane pogoj za izvajanje zadevne dejavnosti.

Zaradi notranje organizacije vsaka institucija to zavezo izvaja individualno. Zato se lahko ukrepi med institucijami razlikujejo.

Institucije podpisnice lahko sprejmejo tudi dopolnilne ukrepe glede preglednosti, da bi spodbudile registracijo in okrepile skupni okvir registra. Namen teh ukrepov je spodbuditi upoštevanje registra in njegovega kodeksa ravnanja, hkrati pa prinašajo ugodnosti v zameno za registracijo.

Vsi ukrepi glede pogojenosti in dopolnilni ukrepi glede preglednosti, ki so jih sprejele institucije podpisnice, so objavljeni na spletišču registra na strani Pogojenost. Spletišče se redno posodablja z morebitnimi novimi sprejetimi ukrepi.

Upoštevajte, da lahko ukrepe glede pogojenosti in/ali dopolnilne ukrepe glede preglednosti sprejme vsaka institucija, organ, urad ali agencija EU, ti ukrepi pa se prav tako objavijo na isti strani.

Tudi države članice lahko v skladu z nacionalnim pravom sprejmejo ukrepe glede pogojenosti in/ali dopolnilne ukrepe glede preglednosti v zvezi s svojimi stalnimi predstavništvi pri EU.

Vsi taki ukrepi se po potrebi objavijo na spletišču registra.

Zato bodite pripravljeni na možnost, da se lahko register uporabi v širšem okviru, ne le v razmerju do institucij podpisnic, kar zadeva vaše dejavnosti zastopanja interesov na ravni EU.

Več informacij je na voljo na strani Pogojenost.

 

1. UPRAVIČENOST

V tem okviru je zastopnik interesov katera koli fizična ali pravna oseba oziroma formalna ali neformalna skupina, združenje ali mreža, ki se ukvarja z dejavnostmi, zajetimi v Medinstitucionalnem sporazumu o registru za preglednost.

Dejavnosti so „zajete v registru“, če jih zastopniki interesov izvajajo, da bi vplivali na oblikovanje ali izvajanje politik ali zakonodaje EU ali na postopek odločanja katere koli od institucij, organov, uradov in agencij EU.

Te dejavnosti lahko vključujejo (člen 3(2) Medinstitucionalnega sporazuma o registru za preglednost):

1. organizacijo srečanj, konferenc ali dogodkov ali sodelovanje na njih ter navezovanje podobnih stikov z institucijami EU;
2. prispevanje k posvetovanjem, obravnavam ali drugim podobnim pobudam ali sodelovanje pri njih, na primer v strokovnih skupinah ali medskupinah;
3. organiziranje komunikacijskih kampanj, platform, mrež in civilnih pobud;
4. pripravo ali naročanje dokumentov o politikah in stališčih, predlogov sprememb, javnomnenjskih raziskav in anket, odprtih pisem in drugega komunikacijskega ali informativnega gradiva ter naročanje in izvajanje raziskav.

Zastopniki interesov so upravičeni do registracije ne glede na pravno obliko, velikost, lokacijo, vrsto ali cilje in ne glede na komunikacijski kanal, prek katerega izvajajo dejavnosti. Dejavnosti zastopanja interesov so zajete ne glede na kraj njihovega izvajanja in uporabljeni komunikacijski kanal.

Namen registra je prikazati organizirane in/ali kolektivne interese, ne pa osebnih interesov posameznikov, ki delujejo izključno v svojem imenu in ne v povezavi z drugimi.

Dejavnosti, ki niso pomembne za namene registra, so dejavnosti, katerih namen ni vplivati, temveč le upoštevati ali spremljati razvoj zakonodaje ali politike EU za akademske ali novinarske namene, zaradi osebnega interesa ali zaradi uveljavljanja pravice (npr. intervjuji raziskovalcev ali novinarjev ali vlaganje peticij pri Evropskem parlamentu).

Spremljanje cikla zakonodajnega odločanja pa je zajeto v registru, kadar je del proaktivnega zbiranja podatkov in na splošno del obsežnega nabora storitev, ki jih ponujajo na primer ponudniki storitev na področju javnih zadev. Te dejavnosti bi lahko privedle do neposrednih stikov z institucijami, zato jih je treba navesti v registraciji.

Če se vaše dejavnosti vplivanja šele začenjajo ali so v pripravi, morate biti sposobni navesti ustrezne podrobnosti o posameznih dejavnostih, s katerimi se nameravate ukvarjati.

Registracija ni potrebna, če se ukvarjate z naslednjimi dejavnostmi (člen 4 Medinstitucionalnega sporazuma o registru za preglednost):

(a) zagotavljanje pravnih in drugih strokovnih nasvetov;

(b) predložitev trditev kot stranka ali tretja oseba v okviru pravnega ali upravnega postopka, določenega s pravom EU ali mednarodnim pravom, ki se uporablja za EU, in trditev na podlagi pogodbenega razmerja s Komisijo, Parlamentom ali Svetom ali na podlagi sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki se financira iz sredstev EU;

(c) dejavnosti socialnih partnerjev, ki delujejo kot udeleženci socialnega dialoga v skladu s členom 152 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU);

(d) predložitev stališč v odgovor na neposredne in specifične zahteve katere koli od institucij EU, njihovih predstavnikov ali osebja za posredovanje stvarnih informacij, podatkov ali strokovnega znanja;

(e) dejavnosti, ki jih fizične osebe izvajajo izključno v svojem imenu in ne v povezavi z drugimi;

(f) spontana srečanja, srečanja izključno zasebnega ali družabnega značaja in srečanja, ki potekajo v okviru upravnega postopka, določenega s Pogodbama EU in pravnimi akti EU;

(g) dejavnosti, ki jih izvajajo javni organi držav članic, vključno z njihovimi stalnimi predstavništvi in veleposlaništvi, na nacionalni in podnacionalni ravni;

(h) dejavnosti, ki jih izvajajo združenja in mreže javnih organov na ravni Unije, na nacionalni ali podnacionalni ravni, pod pogojem, da delujejo izključno v imenu ustreznih javnih organov;

(i) dejavnosti, ki jih izvajajo medvladne organizacije, vključno z agencijami in organi, ki izhajajo iz njih;

(j) dejavnosti, ki jih izvajajo javni organi držav nečlanic EU, vključno z njihovimi diplomatskimi predstavništvi in veleposlaništvi, razen kadar take organe zastopajo pravni subjekti, uradi ali mreže brez diplomatskega statusa ali jih zastopa posrednik;

(k) dejavnosti, ki jih izvajajo cerkve in verska združenja ali skupnosti ter svetovnonazorske in nekonfesionalne organizacije iz člena 17 PDEU, razen uradov, pravnih subjektov ali mrež, vzpostavljenih za zastopanje cerkva, verskih skupnosti ali svetovnonazorskih in nekonfesionalnih organizacij v njihovih odnosih z institucijami EU, ter njihovih združenj.

Zastopniki interesov morajo pri izvajanju dejavnosti, zajetih v registru, delovati v skladu s pravili in načeli iz kodeksa ravnanja. Za registracijo morajo potrditi, da že upoštevajo ta pravila in načela.

 

2. NAČELO ENKRATNE REGISTRACIJE

Da bi se izognili večkratnim vnosom in pospešili upravno obravnavo vloge ali registracije, morajo zastopniki interesov, ki delujejo v več kot eni državi (npr. multinacionalke, nevladne organizacije (NVO) s podružnicami v različnih državah ali regijah), svoje dejavnosti v register vnesti samo enkrat in pri tem zajeti še različne druge subjekte mreže, skupine podjetij ali podobnega subjekta. V praksi je za to na splošno odgovorna podružnica ali urad, ki zastopa interese subjekta v razmerju do institucij EU.

 

3. KAKOVOST PODATKOV

Prepričajte se, da so vneseni podatki popolni, točni in skladni. Ne pozabite, da so informacije, ki jih predložite, javno dostopne (razen pri poljih z znakom prečrtanega očesa) in so zato podvržene javnemu nadzoru.

Finančne informacije, ki jih morate predložiti, so odvisne od vrste interesov, ki jih zastopate (glej razdelka 8 in 14 v nadaljevanju).

Sekretariat pregleda vse nove vloge in oceni:

(i) upravičenost;

(ii) kakovost predloženih podatkov.

Morda boste morali predložiti dodatne informacije, s katerimi boste utemeljili svojo upravičenost in/ali izboljšali kakovost podatkov. Če bo vloga izpolnjevala zahteve glede informacij, jo bo sekretariat potrdil, vaša registracija pa bo nato objavljena na spletišču registra. Ne glede na to, ali bo vaša vloga potrjena ali zavrnjena, boste o tem obveščeni.

V vsakem razdelku obrazca za registracijo so informativni oblački z dodatnimi pojasnili o tem, katere informacije naj bi predložili. Kazalec miške postavite nad informativni oblaček ali nanj kliknite, da se prikaže opis za posamezni razdelek/podatkovno polje.

 

4. POSTOPEK REGISTRACIJE

Registrirati se morate po spletu prek spletišča registra. Do obrazca vloge lahko dostopate na strani z omejenim dostopom, in sicer tako, da se prijavite. Za dostop do tega območja morate imeti račun EU Login (več informacij je na voljo na strani pogosto zastavljena vprašanja).

Če imate vse potrebne informacije na dosegu roke, lahko obrazec izpolnite v približno 20–30 minutah.

Ko boste začeli izpolnjevati obrazec, bo vaši vlogi dodeljen edinstveni identifikator (številka vloge: APP xxxx). Vaša registracija bo objavljena šele, ko jo bo ocenil in potrdil sekretariat. Nato boste prejeli javno registracijsko številko (REG xxxxxxxx-yy). Številke APP ne zamenjujte s številko REG.

Pri izpolnjevanju obrazca se informacije, ki jih vnesete, samodejno shranijo. Postopek lahko kadar koli prekinete in ga nadaljujete pozneje. Če pa osnutka vloge ne boste oddali v 21 koledarskih dneh, bo samodejno izbrisan in morali boste začeti znova.

Pri izpolnjevanju obrazca upoštevajte naslednje:

• Odzovite se na opozorilna sporočila, ki se lahko pojavijo zraven polj, v katerih je sistem zaznal neskladnost. Ta sporočila so vam v pomoč, saj opozorijo na morebitno netočnost podatkov, ki ste jih vnesli. Če se bo prikazalo sporočilo, boste morda morali popraviti podatke, ki ste jih vnesli, ali jih pojasniti v poljih za prosto besedilo. Če sporočil ne boste upoštevali in ne boste ustrezno ukrepali, bo moral sekretariat stopiti v stik z vami za dodatna pojasnila, potrditev vaše registracije pa se bo tako zavlekla.
• Izogibajte se neprimerni, nerelevantni, promocijski ali zavajajoči vsebini – vloge s tako vsebino ne bodo sprejete.
• Izogibajte se okrajšavam. Register je javno orodje, zato morajo biti predložene informacije razumljive. Sekretariat bo od prosilcev zahteval, da pred potrditvijo posodobijo svoje vnose, če bodo uporabili preveč okrajšav in kratic.
• Če bodo predloženi podatki nepopolni, vloge ne boste mogli oddati.
• Obrazec lahko izpolnite v katerem koli od 24 uradnih jezikov EU (obrazci, oddani v katerem koli drugem jeziku, ne bodo potrjeni), vendar priporočamo, da zaradi doslednosti ves čas uporabljate isti jezik.
• Imenujte kontaktno osebo za upravljanje vsebine registracije in prejemanje samodejnih obvestil iz registra ali sporočil sekretariata.
• Ne vključite osebnih podatkov (informacij o točno določenih ali določljivih posameznikih), razen če se to izrecno zahteva v nekaterih razdelkih obrazca. Vnosu osebnih podatkov se izogibajte tudi v vseh drugih razdelkih.

 

5. INFORMACIJE, KI SE VNESEJO V REGISTER

 

Vnesite ime zastopnika interesov.

Navedite obliko zastopnika interesov: to je lahko pravni status ali vrsta subjekta brez posebnega pravnega statusa (npr. začasna struktura, mreža ali platforma).

Primeri pravnega statusa vključujejo association sans but lucratif (ASBL), dobrodelno organizacijo, fundacijo, združenje, javno delniško družbo (plc), družbo z omejeno odgovornostjo (LLC), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft, Komanditgesellschaft, société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) in société privée à responsabilité limitée (SPRL).

Vaš pravni status je običajno naveden v dokumentih, kot je statut ali registracija v nacionalnem trgovinskem registru (npr. Moniteur Belge v Belgiji).

Zaradi preglednosti navedite delujoč naslov spletišča ali potrdite, da ga nimate. Naslov spletišča iz obrazca lahko preizkusite in se prepričate, da je veljaven in da je omogočen dostop do spletišča.

Izbrati boste morali vrste zastopanih interesov iz razdelka 8 in tako pojasniti, na čem temeljijo vaše dejavnosti.

Navedite kontaktne podatke svojega sedeža, in če ga imate, urada, pristojnega za odnose z institucijami, organi in agencijami EU.

Če naslov registriranega sedeža (v vašem statutu) ni enak kraju poslovanja, navedite kraj poslovanja.

Pravno odgovorna oseba mora biti posameznik, ki po zakonu lahko deluje v imenu zastopnika interesov ali ga zastopa v stikih z javnimi organi. Ta oseba naj bi bila tudi seznanjena z zavezami registracijskega zavezanca, da bo upošteval kodeks ravnanja.

Če nimate pravnega statusa, za namene vnosa v register navedite ime osebe, ki je pravno odgovorna za dejavnosti, ki se izvajajo v skladu z ustrezno nacionalno zakonodajo, ali imenujte drugega posameznika. Če zastopnika interesov (npr. trgovinsko ali poslovno združenje) upravlja upravni odbor, izberite enega od članov odbora (npr. predsednika ali predsedujočega upravnemu odboru), pri čemer ni nujno, da je ta oseba edina oseba s pravno odgovornostjo.

Elektronski naslov, ki ga vnesete, ne bo javno objavljen, lahko pa ga sekretariat uporabi za stik s to osebo, če bo vložena pritožba glede zastopnika interesov.

Če nimate formalne strukture, je pravno odgovorna tista oseba, ki vas zastopa v razmerju do institucij EU.

Oseba, zadolžena za odnose z institucijami EU, mora biti posameznik, ki je odgovoren za javne zadeve zastopnika interesov ali stike z institucijami.

Če niste imenovali posebne osebe, odgovorne za te odnose, morate imenovati posameznika za upravljanje vnosa v register (posodobitve itd.). To je lahko kontaktna oseba, imenovana v razdelku 5 v nadaljevanju. Elektronski naslov, ki ga vnesete, ne bo javno objavljen.

Ko bo sekretariat potrdil registracijo, bo kontaktna oseba prejela potrditveno elektronsko sporočilo z javno registrsko številko (številka REG). Iste informacije bodo poslane še drugim osebam, katerih imena so navedena v obrazcu za registracijo (v razdelku 6 obrazca za registracijo „Osebe z dostopom do registracije“). 

Sekretariat bo morda moral navezati stik za pojasnila ali zahtevati posodobitve vnesenih informacij. Kontaktna oseba bo glavna kontaktna točka za sekretariat za vsa vprašanja o registru. Osebe, katerih imena so navedena v obrazcu za registracijo, bodo prejele vsa obvestila, vključno z:

• opomniki o obvezni letni posodobitvi,
• informacijami o vloženih pritožbah in odgovori na poizvedbe (Stopite v stik z nami),
• obvestili o prispevkih njihovega subjekta k časovnicam in javnim posvetovanjem Komisije.

Te osebe se lahko odločijo tudi za prejemanje obvestil o:

• časovnicah in javnih posvetovanjih Komisije,
• dejavnostih odborov Evropskega parlamenta.

Ker se lahko kontaktne osebe pogosto menjajo, navedite vsaj en elektronski naslov namenskega poštnega predala (npr. v naslednji obliki: infoorganisation [dot] com (info[at]organisation[dot]com)), da boste še naprej prejemali obvestila in ne boste izbrisani iz registra.

Podatki kontaktnih oseb niso javni.

Sistem samodejno dodeli pravice do dostopa spodaj navedenim osebam, njihovi elektronski naslovi pa se samodejno prikažejo na seznamu v tem razdelku (Seznam za dostop):

• osebi, ki izpolni obrazec vloge,
• osebi s pravno odgovornostjo,
• osebi, zadolženi za odnose z EU,
• kontaktni osebi.

Če želite dostop odobriti še drugim osebam, lahko navedete dodatne elektronske naslove.

Vse te osebe bodo imele dostop do obrazca za registracijo, če bodo imele račun EU Login, povezan z elektronskim naslovom s seznama.

Potrebna sta vsaj dva različna elektronska naslova. Če boste navedli isti elektronski naslov za osebo s pravno odgovornostjo, osebo, zadolženo za odnose z EU, in/ali kontaktno osebo in ne boste navedli nobenega dodatnega elektronskega naslova, ne boste mogli dokončati registracije.

V tem polju za prosto besedilo lahko na kratko opišete svoje splošno poslanstvo, cilje in pristojnost (največ 1 000 znakov). To je zlasti pomembno, če nimate spletišča.

V tem razdelku morate navesti samo splošen opis. Podrobnosti o dejavnostih zastopanja interesov lahko vnesete v naslednjem razdelku.

Navedite geografski obseg in ciljno območje za svoje dejavnosti, na primer globalno, evropsko, nacionalno ali regionalno/lokalno.

Izberite med možnostmi, ki ustrezajo različnim vrstam zastopanja interesov. Od vaše izbire bo odvisno, katere finančne podatke boste morali navesti v razdelku 14.

Če spadate v več kategorij, upoštevajte, da vaš pravni status ni edini odločilni dejavnik za to izbiro. Izberite možnost, ki najbolje opisuje vašo glavno dejavnost, in pojasnite razloge za vaše dejavnosti zastopanja interesov.

Možnosti so opisane v nadaljevanju.

1. Spodbujam lastne interese ali kolektivne interese svojih članov (med katere spadajo pridobitni subjekti, pa tudi združenja ali subjekti, ki sami zastopajo pridobitne subjekte) – to običajno zajema podjetja in skupine, poklicna združenja ali združenja delodajalcev, sindikalne organizacije ter trgovinska in poslovna združenja, ki zastopajo člane, določeno industrijo ali poslovni sektor. Za tovrstno zastopanje interesov boste morali predložiti oceno stroškov za svoje dejavnosti, zajete v registru, v zadnjem poslovnem letu, za katero so bili zaključeni računi.
2. Spodbujam interese svojih strank (kot posrednik) – zastopanje interesov strank je možnost, ki jo lahko izberete, če ste v pogodbenem razmerju/razmerju pro bono s podjetji, skupinami, združenji, vladnimi organi ali nevladnimi organizacijami, to razmerje pa vam omogoča, da v njihovem imenu izvajate dejavnosti zastopanja interesov kot strokovnjaki za javne zadeve ali odvetniška pisarna. Navesti boste morali podatke o prihodkih za dejavnosti, navedene v zadnjem poslovnem letu.
3. Ne zastopam poslovnih interesov – to običajno pomeni, da dejavnosti ne izvajate pridobitno, temveč samo iz človekoljubnih, dobrodelnih, neprofitnih ali humanih razlogov oziroma v javnem interesu. Večina vaših članov, povezanih organizacij ali partnerjev prav tako ni pridobitnih subjektov. Navesti boste morali informacije o njihovem proračunu in virih financiranja.

Zastopane interese je po registraciji mogoče spremeniti.

V tem razdelku morate vnesti informacije o tem, zakaj se registrirate. Poleg tega čim natančneje in konkretneje opišite tiste od vaših dejavnosti, ki so zajete (tj. politike ali zakonodajne predloge EU, na katere želite vplivati). Ne navajajte dejavnosti, ki ne zadevajo politike ali zakonodaje EU.

• Dejavnosti, pogojene z registracijo

S spustnega seznama izberite dejavnosti, za katere veljajo ukrepi glede pogojenosti, in navedite, katere institucije EU zadevajo. To pomeni, da morate navesti najpogostejše neposredne stike s posamezno institucijo, za katere morate biti registrirani, ker je to v skladu s pravili institucij in organov EU.

Informacije iz tega dela razdelka 9 ne bodo javno objavljene.

• Glavni zakonodajni predlogi ali politike EU, na katere se nanašajo dejavnosti

Navedite naslove najnovejših pobud, politik in (zakonodajnih/nezakonodajnih) spisov EU, na katere se nanašajo vaše dejavnosti zastopanja interesov. To vključuje časovnice, javna posvetovanja, direktive, uredbe, sklepe, medinstitucionalne sporazume ter poročila ali resolucije Evropskega parlamenta. Izogibajte se kraticam.

Namesto splošnih področij politike (npr. „okolje“, „podnebje“, „promet“) navedite posamezne postopke EU (npr. „akt o digitalnih storitvah“). Po možnosti navedite celotne uradne naslove, na primer:

• predlog uredbe o enotnem trgu digitalnih storitev (akt o digitalnih storitvah),

• Uredba o omogočanju dostopnosti sredstev za gnojenje EU na trgu,
• Sporočilo Komisije o evropski strategiji za podatke,
• Resolucija Evropskega parlamenta o strategiji EU za biotsko raznovrstnost,
• Sklep Sveta o sistemu virov lastnih sredstev Evropske unije,
• Poročilo Evropskega parlamenta o dobrobiti rejnih živali.

 

• Dejavnosti na področju komuniciranja (dogodki, kampanje, publikacije itd.) v zvezi z zgoraj navedenimi politikami EU

V tem polju za prosto besedilo navedite podrobnosti o dejavnostih na področju komuniciranja, ki jih izvajate v zvezi s politikami, zakonodajnimi predlogi ali sklepi EU, ki ste jih navedli. To lahko vključuje javnomnenjske raziskave in ankete (če se nanašajo na zakonodajo EU ali so namenjene članom institucij ali uradnikom, zaposlenim v institucijah EU), odprta pisma in drugo komunikacijsko ali informativno gradivo, kampanje, projekte, dogodke, publikacije ali dokumente o stališčih, pri čemer navedite njihove naslove. Sprejemljive so povezave na spletišča s primeri.

• Medskupine in neuradna združenja Evropskega parlamenta

Pri dejavnostih medskupin ali neuradnih združenj, organiziranih v prostorih Parlamenta (npr. udeležba na sestankih ali dogodkih medskupine, nudenje pomoči ali sogostovanje dogodkov), lahko sodelujete le, če ste registrirani in se strinjate, da ne boste uporabili ne imena ne logotipa Evropskega parlamenta.

Če sodelujete pri dejavnostih medskupin Evropskega parlamenta, izberite imena skupin s ponujenega seznama. V polju za prosto besedilo lahko navedete ime katerega koli neuradnega združenja, v katerem sodelujete, in podrobnosti o svojem sodelovanju (npr. če zagotavljate finančno ali materialno podporo ali delujete kot tajništvo skupine).

Medskupin ne izberite oziroma neuradnih združenj ne navedite, da bi izrazili zanimanje za sodelovanje z njimi; to ni ne primerno ne pomembno.

• Sodelovanje v drugih forumih in platformah, ki jih podpira EU

Tukaj navedite podrobnosti o strukturah EU, v katerih sodelujete. Če v delo takih struktur še niste vključeni, vnesite „Ne“.

To ni primerno mesto za to, da izrazite zanimanje za vključitev v delo teh organov v prihodnje ali namero, da zaprosite za sodelovanje. Vnesite le informacije o tem, kar že poteka.

• Informacije, ki jih Komisija samodejno vnese v vašo registracijo

V vaši registraciji bodo prikazane informacije o vaših dejavnostih, ki so samodejno prenesene iz informacijskih sistemov Komisije (informacije so opisane v nadaljevanju). Teh informacij ne vnesete ob registraciji.

• Sestanki z nosilci odločitev

V registru so prikazani seznami sestankov, ki so jih imeli registracijski zavezanci s komisarji, člani njihovega kabineta in generalnimi direktorji (v obliki PDF), potem ko informacije objavi kabinet ali zadevni generalni direktorat (najpozneje 14 dni po sestanku).

Do informacij o sestankih, ki jih načrtujejo poslanci Evropskega parlamenta in njihovo osebje, lahko dostopate neposredno v registracijah.

• Časovnice in javna posvetovanja Komisije

V registru so prikazani naslovi časovnic in javnih posvetovanj, h katerim so registracijski zavezanci prispevali od julija 2018 (če so navedli svojo številko REG – pred 2. aprilom 2024 pa identifikacijsko številko TR – in soglašali z javno objavo svojih prispevkov).

Če ste k časovnicam ali javnim posvetovanjem prispevali v dveh letih pred registracijo, lahko tukaj navedete zadevno dejavnost, na primer „sodelovanje v javnem posvetovanju Komisije o boju proti tihotapljenju migrantov: obdobje 2021–2025 (akcijski načrt EU, ki se je začel izvajati marca 2021)“.

• Strokovne skupine Komisije

V registru so prikazane informacije o članstvu registracijskih zavezancev v strokovnih skupinah in drugih podobnih organih Komisije. Ob prijavi za članstvo v strokovni skupini se vam ni treba registrirati. Ko bodo člani strokovne skupine izbrani, se bodo morali zastopniki interesov, ki še niso registrirani, registrirati, da bodo imenovani za člana skupine „tipa B“ ali „tipa C“.

Vaše članstvo (kot član „tipa B“ ali „tipa C“) v kateri koli strokovni skupini Komisije bo samodejno prikazano v vaši registraciji, ko bo vaša številka REG vnesena v register strokovnih skupin Komisije.

Navedite najnovejše podatke o številu posameznikov, ki izvajajo dejavnosti, zajete v registru, v imenu zastopnika interesov v času registracije (ali posodobitve). Ne navedite vsega osebja, ki dela za zastopnika interesov, temveč le tiste zaposlene, ki so vključeni v dejavnosti iz razdelka 9.

Vključite vse posameznike, ki izvajajo dejavnosti zastopanja interesov, ne glede na to, ali imajo sklenjeno pogodbo oziroma za te dejavnosti prejemajo plačilo (od vas ali drugih). To lahko vključuje vaše redno zaposlene in osebe, ki za vas delajo kot pripravniki, prostovoljci, svetovalci, akademiki, sodelavci itd.

Vključiti morate vse, ki imajo izkaznico za vstop v Evropski parlament, in posodabljati vnos z vključitvijo vseh, ki pridobijo akreditacijo Parlamenta.

 

V polju za prosto besedilo opišite status („zaposleni“, „prostovoljec“ itd.) zadevnih posameznikov in vnesite še druge informacije, ki lahko pojasnijo vaše število zaposlenih in izračun ekvivalenta polnega delovnega časa (EPDČ).

Informacije, ki ste jih vnesli, se v registru samodejno izrazijo kot EPDČ. To je standardna obračunska enota, ki se uporablja za izračun števila oseb, ki izvajajo določeno dejavnost (v tem primeru dejavnosti zastopanja interesov). To je skupno število ur, ki jih opravi delavec, deljeno s povprečnim številom ur, ki jih opravi zaposleni s polnim delovnim časom, tj. en EPDČ ustreza enemu zaposlenemu s polnim delovnim časom.

Če pet odstotnih deležev ne ustreza popolnoma vaši strukturi osebja, številke ustrezno zaokrožite. Najnižji prag ni določen – tudi če se z dejavnostmi zastopanja interesov ukvarja le ena oseba, zaposlena na podlagi 10 % EPDČ ali manj, se morate še vedno registrirati, to nizko raven vključitve pa lahko pojasnite v za to predvidenem polju za prosto besedilo.

Če se skupno število zaposlenih kadar koli med letom znatno zmanjša/poveča, predložene podatke posodobite.

Informacije, ki jih predložite, morajo biti dobroverna ocena skupnega števila vključenih posameznikov in morajo odražati čas, namenjen dejavnostim. Upoštevajte, da boste morda morali sekretariatu predložiti dodatne podrobnosti o izračunih virov.

 

Glede na področja politike, v katera usmerjate dejavnosti zastopanja interesov, se lahko naročite na samodejna elektronska obvestila o nekaterih dejavnostih institucij EU.

• Javna posvetovanja in časovnice Komisije – prejemajte s tem povezane informacije na področjih, ki vas zanimajo.

Navedite, ali želite prejemati obvestila.

• Novice odborov Evropskega parlamenta – prejemajte novice in dnevne rede sestankov za področja politike po vaši izbiri.

Naročnine na novice in dnevne rede odborov Evropskega parlamenta lahko urejate neposredno prek svoje registracije. Za obvestila o drugih dejavnostih Evropskega parlamenta obiščite storitev Parlamenta Obveščanje po elektronski pošti.

Navedite naslednje podrobnosti o:

• svojem članstvu v katerem koli združenju, zvezi, konfederaciji, mreži in drugih telesih (ki jih ne vodijo institucije EU);

• svojih članih in povezanih družbah (partnerjih, sponzorjih in podobno) – navedite sedanje člane in povezane družbe (partnerje, sponzorje in podobno). Če je ta seznam javno dostopen na vašem spletišču, vključite neposredno povezavo na spletno stran.

Vrste članstva so lahko različne, zato je treba te podatke redno posodabljati. Zato se priporoča, da vključite neposredne povezave na svojo spletno stran skupaj z ustreznimi podatki. Če so vaši člani fizične (posamezniki) in pravne osebe (organizacije), opišite različne vrste. To polje izpolnite, če zastopate interese svojih članov.

Zaradi preglednosti bo sekretariat vesel vsakršnih dodatnih informacij, ki pojasnjujejo strukturo, partnerstva, podpornike in druge povezave registracijskega zavezanca. Tukaj vnesite vse ustrezne informacije o povezanih, hčerinskih ali podobnih družbah (npr. izvajanje dejavnosti zastopanja interesov in s tem povezane stroške). Navedite, kateri subjekti iz mreže, skupine podjetij ali podobne združbe so zajeti v registraciji.

Izberite kategorijo, ki najbolj ustreza vašim ciljem, poslanstvu, strukturi, dejavnostim in pravni osebnosti. Tudi če bi lahko spadali v več kot eno kategorijo (npr. predstavljate lahko trgovinsko združenje, ki je tudi nepridobitni subjekt), lahko izberete le eno kategorijo. Če ste v dvomih, naj bo odločilni dejavnik to, kar počnete, ne pa vaš pravni status ali podobna formalna merila.

Kategorijo morate izbrati le za opisne namene; to ne vpliva na finančne informacije oziroma vrsto finančnih informacij, ki jih boste morali navesti. Kategorije sekretariatu omogočajo pripravo zanesljivih statističnih podatkov o registracijskih zavezancih.

• Novoustanovljeni subjekt, brez zaključenega poslovnega leta

To polje označite le, če je bila vaša organizacija ustanovljena šele pred kratkim in še niste zaključili računov za zadnje celotno poslovno leto. Ta možnost odraža prehodni položaj novoustanovljenih zastopnikov interesov. Zahtevane finančne podatke morate vnesti ob prvi letni posodobitvi ali najpozneje ob naslednji letni posodobitvi. Upoštevajte, da lahko status „novoustanovljenega subjekta“ uporabljate le 24 mesecev.

Če boste izbrali „novoustanovljeni subjekt“, boste morali vseeno navesti nekatere informacije za tekoče poslovno leto (nekaterih podatkovnih polj ne bo mogoče urejati).

• Zadnje zaključeno „poslovno leto“

Vnesite obračunsko obdobje 12 zaporednih mesecev. To obdobje se lahko začne na kateri koli dan koledarskega leta, za katero so bili zaključeni računi. Poslovno leto lahko sovpada s koledarskim letom ali ne.

• Nepovratna sredstva EU

Vsi zastopniki interesov morajo navesti znesek in vir vseh nepovratnih sredstev EU, ki prispevajo k njihovim operativnim stroškom (ustrezni program in organ financiranja). Vsi zneski morajo biti navedeni v eurih in ustrezati zadnjemu zaključenemu poslovnemu letu, ali če je to ustrezneje, tekočemu poslovnemu letu.

Če ste novoustanovljeni subjekt, navedite oceno nepovratnih sredstev EU, prejetih za tekoče poslovno leto.

Vsakič, ko dodate nov vir financiranja, kliknite gumb „Dodaj“.

Kakšna je razlika med nepovratnimi sredstvi in pogodbami o javnem naročilu?

Nepovratna sredstva: večinoma so dodeljena v obliki donacije na podlagi razpisov za zbiranje predlogov za projekte, ki podpirajo cilje politike EU. Navedite jih v obrazcu za registracijo.

Zaradi preglednosti lahko informacije o nepovratnih sredstvih EU, ki so jih prejele hčerinske družbe, navedete v besedilnem polju v tem razdelku. Zaradi „decentraliziranega izvajanja“ financiranja EU (tj. finančnih sredstev EU, ki jih izplačajo države članice) nepovratna sredstva in pogodbe o javnih naročilih dodeljuje nacionalna uprava. Finančnih sredstev, ki ste jih prejeli neposredno od nacionalnih organov (npr. financiranje projektov iz strukturnih ali kohezijskih skladov), vam ni treba navesti.

Pogodbe o javnih naročilih: institucije EU na podlagi postopka javnega naročanja na trgu kupujejo storitve, gradbena dela ali blago za interno uporabo. Zneskov, prejetih v okviru javnega naročanja, v obrazcu za registracijo ni treba navesti.

Zastopniki interesov, ki vodijo projekte, ki jih financira EU, naj bodo pozorni, da ne bodo precenili človeških in finančnih virov, vključenih v dejavnosti zastopanja interesov. Tako na primer upoštevajte le čas, ko ti posamezniki dejansko izvajajo dejavnosti zastopanja interesov v razmerju do institucij EU. Ne upoštevajte časa, ko delajo izključno kot raziskovalci, mentorji, koordinatorji projektov itd. Podobno ne vključite nobenih izdatkov ali stroškov, povezanih izključno z izvajanjem projekta, ki ga financira EU.

Če spodbujate lastne interese ali kolektivne interese svojih članov, navedite finančne informacije o:

– katerem koli posredniku, ki ste ga najeli za izvajanje zajetih dejavnosti,

– letnih stroških v zvezi z dejavnostmi zastopanja interesov za zadnje zaključeno poslovno leto.

• Najemanje posrednikov za izvajanje dejavnosti zastopanja interesov

Kot zastopnik interesov, ki spodbuja lastne interese ali interese svojih članov, lahko nekatere dejavnosti zastopanja interesov oddate v zunanje izvajanje posrednikom, ki delujejo v vašem imenu.

Posrednik je vsak zastopnik interesov, ki uveljavlja interese stranke z izvajanjem dejavnosti, zajetih v registru. Razmerje med posrednikom in njegovo stranko temelji na pogodbi. Če ste na primer za izvajanje dejavnosti zastopanja interesov v razmerju do institucij EU v vašem imenu najeli storitve poklicne svetovalne službe ali odvetniške pisarne, je ta poklicna svetovalna služba ali odvetniška pisarna vaš posrednik. Pogodbeno razmerje med vami in vašim posrednikom ni pomembno za namene registra, kadar in kolikor se ne nanaša na dejavnosti zastopanja interesov, ki jih v vašem imenu izvaja vaš posrednik.

Če ste stranka takšnih posrednikov, za vsakega posrednika navedite ime in s tem povezane letne stroške glede na predvidene finančne okvire. Ocena naj zajema celoletno obdobje delovanja in se nanaša na zadnje zaključeno poslovno leto.

Navedite tudi storitve posrednikov na podlagi pogodbe v tekočem poslovnem letu in imena vseh posrednikov (brez ocene s tem povezanih stroškov). Če v zadnjem zaključenem poslovnem letu ali v tekočem letu niste v zunanje izvajanje oddali nobenih dejavnosti, izberite „Ne“. Če med letom pride do spremembe, je treba to navedbo posodobiti.

• Letni stroški v zvezi z dejavnostmi, zajetimi v registru

Zastopniki interesov, ki spodbujajo lastne interese ali interese svojih članov, morajo zagotoviti posodobljeno oceno letnih stroškov v zvezi z dejavnostmi, zajetimi v registru. Finančni podatki morajo zajemati celoletno obdobje delovanja in se nanašati na zadnje zaključeno poslovno leto od datuma registracije ali letne posodobitve registracije.

Svoje ocenjene stroške navedite kot razpon in vključite le stroške v zvezi z dejavnostmi, zajetimi v registru. Letni stroški se ne smejo zamenjevati s prometom ali skupnimi izdatki.

Pri oceni svojih skupnih stroškov upoštevajte vse dejavnosti, zajete v registru, in seštejte spodaj navedene stroške, povezane s temi dejavnostmi.

1.    Stroški zaposlenih – na podlagi števila EPDČ, navedenega v razdelku 10. Ti vključujejo bruto plačo/honorarje ter vse prejemke, bonuse in druge plačane dodatke. Če osebje plačujejo drugi ali to dela prostovoljno, te dodatne informacije navedite v ustreznem besedilnem polju.

2.    Pisarniški in upravni stroški – najemnina in komunalne storitve, zaloge in materiali, oprema IT, vzdrževanje, čiščenje, dovoljenja itd. Te stroške izračunajte kot delež dejavnosti, zajetih v registru.

 

3.    Interni odhodki iz poslovanja – stroški ustreznega zagovorništva, odnosov z javnostmi ali kampanj na področju javnih zadev, trženja in oglaševanja, uporabe medijev, organizacije dogodkov, objav itd.

4.    Stroški zastopanja – stroški, ki nastanejo zaradi sodelovanja na prireditvah in srečanjih na področju javnih zadev (npr. stroški registracije, potovanja, nastanitve in dnevnice ter drugi s tem povezani stroški). Sem spadajo ustrezne sponzorirane dejavnosti za člane ter kotizacija za udeležbo na usposabljanjih in dogodkih za krepitev zmogljivosti.

5.    Stroški dejavnosti, oddanih v zunanje izvajanje – honorarji za svetovalce in podizvajalce za ustrezne dejavnosti. Glede na zgornjo navedbo vključite stroške dejavnosti, oddanih v zunanje izvajanje posrednikom. Posredniki, ki delajo na podlagi pogodbe, morajo v registru podati ločeno izjavo in te stroške navesti kot prihodek.

6.    Članstvo in s tem povezane članarine – članarine za pridružitev ustreznim mrežam, združenjem in strukturam, navedenim v razdelku Članstvo in povezanost. Vključite letne članarine za trgovinska združenja ali zveze, ki izvajajo dejavnosti, zajete v registru, tudi če ti subjekti sami niso vpisani v register. Članarine je treba vključiti kot sorazmerni izračun, tj. ocenjeni delež celotne članarine glede na delež zadevnih dejavnosti.

7.    Drugi ustrezni stroški – dodajte vse druge ustrezne stroške, povezane z dejavnostmi zastopanja.

Register dvema zastopnikoma interesov omogoča, da navedeta iste odhodke (t. i. dvojno štetje). Finančna izjava registracijskega zavezanca o oceni stroškov v zvezi z ustreznimi dejavnostmi ne izključuje, da bi drug registracijski zavezanec navedel isti znesek, ki ga je prejel prvi registracijski zavezanec, kot zadevni promet (od strank) ali kot proračun (iz članarin). Ta pristop preprečuje prenizke ocene navedenih finančnih struktur.

Ko ocenite stroške v zvezi z dejavnostmi, zajetimi v registru, za zadnje zaključeno poslovno leto, izberite najustreznejši okvir in vodite evidenco o svojem izračunu. Sekretariat lahko v zvezi s tem izračunom stopi v stik z vami zaradi zagotavljanja kakovosti ali doslednosti podatkov.

Če ste posrednik, ki spodbuja interese svojih strank, tako da v njihovem imenu izvajate dejavnosti zastopanja interesov, navedite finančne informacije o:

• svojih strankah,
• svojih skupnih letnih prihodkih za zadnje zaključeno poslovno leto.

• Stranke, v imenu katerih ste izvajali dejavnosti zastopanja v razmerju do institucij EU

Kot posrednik morate navesti imena vseh strank, v imenu katerih izvajate dejavnosti zastopanja interesov, zajetih v registru. Če ste v razdelku 8 izbrali „interesi strank“, te informacije o strankah navedite v razdelku 14. Če ne boste navedli imen strank, ne boste mogli dokončati registracije.

Stranka je vsak zastopnik interesov, ki je sklenil pogodbeno razmerje s posrednikom, pri čemer posrednik z izvajanjem dejavnosti, zajetih v registru, spodbuja njegove interese.

Če ste na primer strokovna svetovalna služba ali odvetniška pisarna, ki na podlagi pogodbe izvaja dejavnosti zastopanja interesov v razmerju do institucij EU v imenu zastopnika interesov, je zastopnik interesov vaša stranka.

Izberite ustrezni finančni okvir za posamezno stranko za prikaz ocenjenih prihodkov, ki ste jih od zadevne stranke prejeli za zadevne dejavnosti zastopanja v zadnjem poslovnem letu, za katero so bili zaključeni računi.

Navedite tudi najnovejše zakonodajne predloge, politike ali pobude EU, na katere se nanašajo dejavnosti v imenu zadevne stranke; te morajo ustrezati vnosom iz razdelka 9.

Kadar dodate ime stranke, kliknite gumb „Dodaj“.

Popolno razkritje podatkov o strankah

Predložiti morate popoln seznam strank (za zadnje zaključeno poslovno leto) in navesti njihov polni naziv (ne uporabljajte kratic). Navesti morate tudi imena novih strank, zajetih v tekočem poslovnem letu, tudi če ste novoustanovljeni subjekt.

Navedbe brez imen posameznih strank ali le z uporabo splošnih izrazov (npr. „podjetja“, „druge male stranke“, „zaupne informacije“) ne bodo sprejete. Enako velja za navajanje kratic in nedoločljivih subjektov.

Storitve za države nečlanice EU

Če na podlagi pogodbe izvajate dejavnosti zastopanja interesov v razmerju do institucij EU v imenu javnih organov v državah nečlanicah EU, med drugim za njihova diplomatska predstavništva in veleposlaništva, jih morate navesti kot stranke.

Storitve, zagotovljene institucijam, organom in agencijam EU ali medvladnim organizacijam na podlagi pogodbe o javnem naročilu

Te storitve se ne štejejo za dejavnosti, zajete v registru, zato se take institucije, organi, agencije ali organizacije ne navedejo kot stranke.

• Prihodki, ustvarjeni z dejavnostmi, zajetimi v registru

Posredniki morajo navesti ocenjene skupne letne prihodke, ki jih je mogoče pripisati dejavnostim zastopanja interesov za zadnje zaključeno poslovno leto na datum registracije ali letne posodobitve. Ta znesek samodejno izračuna register na podlagi skupne vsote ocenjenih prihodkov, ustvarjenih na stranko. Tako se navedeni promet ujema s prihodki od strank. Zato je zelo pomembno, da vključite vse zadevne stranke in prihodke, ki jih je mogoče pripisati posamezni stranki.

Promet je znesek denarja, ki ga zasluži podjetje v nekem obdobju. Finančni podatki morajo zajemati celoletno obdobje delovanja in se nanašati na zadnje zaključeno poslovno leto na datum registracije ali letne posodobitve.

Če zadevne dejavnosti izvajate tudi v lastnem interesu, pri čemer ne služijo interesom strank, morate v za to predvidenem besedilnem polju za informacije navesti ustrezen opis in ocene.

Če ne zastopate poslovnih interesov, navedite naslednje finančne informacije:

• svoje glavne vire financiranja,
• znesek vsakega prispevka, ki presega 10 000 EUR in 10 % vašega skupnega proračuna, in ime osebe, ki je prispevala,
• skupni proračun za zadnje zaključeno poslovno leto.

Šteje se, da ne zastopate poslovnih interesov, če:

1. spodbujate lastne interese, pri čemer je vaš glavni namen in/ali področje dejavnosti nekomercialne, neposlovne ali neprofitne narave;
2. spodbujate kolektivne interese svojih članov, pri čemer je glavno področje dejavnosti najmanj polovice vaših članov nekomercialne, neposlovne ali neprofitne narave;
3. če veljajo navedbe iz točk (1) in (2) in je vaš glavni namen spodbujanje družbenih vprašanj v javnem interesu, ne glede na morebitne pomožne gospodarske dejavnosti, ki jih morda izvajate, na primer upravljanje lastnih sredstev ali premoženja ali izvajanje programov in projektov v lastnem imenu ali v imenu vaših članov.

Ali zastopate nekomercialne interese, morate opredeliti ne glede na svoj pravni status ali obliko ustanovitve.

 

 

Za naslednje kategorije zastopnikov interesov se običajno šteje, da ne zastopajo poslovnih interesov, čeprav lahko posebne okoliščine vključujejo odločilen komercialni ali pridobitni element v zastopanih interesih:

• organizacije civilne družbe, nevladne organizacije, dobrodelne organizacije, fundacije,
• akademske in raziskovalne ustanove, možganski trusti, politični inštituti,
• organizacije, ki zastopajo cerkve in verske skupnosti.

• Viri financiranja

Navedite glavne vire financiranja po kategorijah: financiranje EU, (nacionalno) javno financiranje, nepovratna sredstva (vključno z nepovratnimi sredstvi EU), donacije in prispevki članov. Izberete lahko več kategorij naenkrat. Dodajte še vse druge vire, ki so pomembni, vendar niso navedeni (npr. „sponzorstva“ ali „rezerve“), tako da izberete „Drugo“.

Za vsak prejeti prispevek, ki presega 10 % vašega skupnega proračuna IN 10 000 EUR, navedite znesek prispevka in ime osebe, ki je prispevala, tako da izberete „Dodaj“.

Primer 1:

Organizacija s proračunom v višini 1 milijona EUR je prejela prispevek v višini 15 000 EUR. Prispevka ni treba navesti, saj ne presega 10-odstotnega praga.

Primer 2:

Organizacija s proračunom v višini 100 000 EUR je prejela prispevek v višini 15 000 EUR. Prispevek je treba navesti, saj presega 10-odstotni prag in prag 10 000 EUR.

Če je ista oseba v istem poslovnem letu prispevala več kot enkrat, skupni znesek pa presega 10 000 EUR in 10 % vašega skupnega proračuna, navedite skupni znesek.

V besedilnem polju lahko navedete dodatne finančne informacije o svojih dejavnostih zastopanja interesov.

• Proračun

Zastopniki interesov, ki ne zastopajo poslovnih interesov, morajo navesti svoj skupni proračun za zadnje zaključeno poslovno leto, in sicer kot absolutni znesek v eurih. Pri znesku je treba upoštevati zgoraj navedeno financiranje (vključno z morebitnimi konkretnimi zneski). Če ste novoustanovljeni subjekt in še nimate zaključenega poslovnega leta, vam proračuna ali virov financiranja ni treba navesti, temveč navedete vsa nepovratna sredstva EU, ki ste jih prejeli v tekočem poslovnem letu.

Opredelitev pojma „proračun“

Vaš proračun zajema vaše letne prihodke in izdatke (finančne račune) za zadnje zaključeno poslovno leto. Upoštevajte, da se to nanaša na celoten proračun organizacije (ne le na finančna sredstva, namenjena dejavnostim zastopanja interesov).

Če proračuna ne morete navesti, ker ga vaša organizacija nima, lahko kot svoj proračun navedete številko „0“. Ker se to šteje za izjemne okoliščine, v za to predvidenem besedilnem polju pojasnite:

1. zakaj ne morete navesti proračuna;
2. kako financirate svoje dejavnosti zastopanja interesov.

Z obkljukanjem okenca potrdite, da delujete v skladu s pravili in načeli iz kodeksa ravnanja.

6.       V ČAKANJU NA POTRDITEV

Ko boste izpolnili vseh 15 razdelkov, se bo pojavila stran „Povzetek“, na kateri lahko pregledate informacije, ki ste jih navedli. Na dnu te strani boste našli gumb „Preveri“. S klikom na ta gumb se preveri, ali so informacije popolne. Ta funkcija je na voljo tudi kadar koli med izpolnjevanjem obrazca za registracijo.

Ko boste izbrali gumb „Oddaj“, bo kontaktna oseba prejela potrditveno elektronsko sporočilo o tem, da je bila registracija oddana in da je status „oddano“. Če želite dokončati registracijo in biti potrjeni, morate odgovoriti na morebitne zahteve sekretariata za dodatne informacije. Ko bo sekretariat potrdil vašo registracijo, bo kontaktna oseba prejela potrditveno elektronsko sporočilo, vključno z vašim identifikatorjem, tj. javno številko REG.

Ne pozabite dokončati izpolnjevanja obrazca tako, da izberete „Oddaj“, sicer bodo vsi vneseni podatki po 21 dneh izgubljeni.

1.       SPLOŠNO

• še naprej upoštevati kodeks ravnanja

Ves čas morate delovati v skladu s kodeksom ravnanja. Kodeks ravnanja določa 16 pravil in načel, ki so vsa enako pomembna. O teh pravilih in načelih morate obvestiti svoje osebje in predstavnike; upoštevanje teh pravil in načel je pogoj za upravičenost. V registru lahko ostanejo le registracijski zavezanci, ki upoštevajo kodeks.

Sekretariat spremlja registracije ter ocenjuje upravičenost registracijskih zavezancev in njihovo upoštevanje kodeksa ravnanja v skladu s postopki iz Priloge III k Medinstitucionalnemu sporazumu o registru za preglednost. Na podlagi dopustne pritožbe, da registracijski zavezanec ne upošteva kodeksa ravnanja, lahko sproži preiskavo. Katera koli fizična ali pravna oseba lahko pri sekretariatu vloži pritožbo zaradi domnevnega neupoštevanja kodeksa ravnanja s strani registracijskega zavezanca.

Odločitev sekretariata o neupoštevanju kodeksa ravnanja lahko privede do izbrisa zadevne registracije iz registra. Odvisno od resnosti zadeve lahko odločitev privede do:

(i) prepovedi zadevnemu zastopniku interesov, da se ponovno registrira, za obdobje od 20 delovnih dni do dveh let;

(ii) objave sprejetega ukrepa na spletišču registra.

Sekretariat pri odločanju o resnosti ukrepa, ki ga je treba sprejeti, ustrezno upošteva stališče zadevnih registracijskih zavezancev in okoliščine preiskave.

Registracijski zavezanci, ki so jim naloženi zgoraj navedeni ukrepi, lahko vložijo obrazloženo zahtevo za pregled pri upravnem odboru registra. To lahko storijo tako, da sekretariatu predložijo zahtevo za pregled v 20 delovnih dneh od prejema uradnega obvestila o sprejetem ukrepu. Registracijski zavezanci, ki se ne strinjajo z odločitvijo upravnega odbora, imajo na voljo dodatna pravna sredstva, in sicer pravico do pritožbe pri Sodišču ali vložitve pritožbe pri evropskem varuhu človekovih pravic.

• izvesti obvezno letno posodobitev

Vsakih 12 mesecev, začenši s prvim letom registracije, morate izvesti letno posodobitev, potrditi vse predložene podatke in se zavezati upoštevanju kodeksa ravnanja. Kontaktna oseba bo štiri in dva tedna pred rokom prejela samodejne elektronske opomnike. Za posodobitev se morate prijaviti v zavihku „Registracija ali posodobitev“ in izbrati „Letna posodobitev“. Vendar lahko letno posodobitev izvedete vedno, kadar so potrebne bistvene spremembe, ali prilagodite rok za naslednjo načrtovano letno posodobitev. To storite na strani z omejenim dostopom, in sicer tako, da se prijavite.

• izvesti delne posodobitve, da podatki ostanejo posodobljeni

Če ne želite spremeniti roka za letno posodobitev, lahko za posodobitev podatkov v posameznih razdelkih (kot so finančne informacije) uporabite tudi možnost „delna posodobitev“. Delne posodobitve ne nadomeščajo obveznosti izvedbe letne posodobitve.

• zagotavljati preglednost svojih dejavnosti in strukture

Svetuje se, da ob stiku z institucijami in organi EU navedete, da ste vpisani v register, in zagotovite svojo številko REG.

• lojalno in konstruktivno sodelovati s sekretariatom

Sekretariat lahko kadar koli spremlja vse registracije ali izvaja preiskave. Tako se zagotovita točnost in popolnost informacij ter preprečijo faktografske napake in/ali neupoštevanje kodeksa ravnanja. Če bo sekretariat odkril neskladja, bo stopil v stik z zadevnim registracijskim zavezancem ter zahteval pojasnila in zadovoljivo rešitev.

2.       POSODOBITVE REGISTRACIJE

Informacije v registru so javno dostopne, pri čemer jih skrbno pregledujejo deležniki, akademiki, študenti, novinarji, posamezniki in drugi. Zato je v vašem interesu, da svojo registracijo posodabljate.

Najbolje je, da jo posodobite takoj, ko se predložene informacije spremenijo, vsekakor pa v treh mesecih. Priporočamo, da registracijo pregledate vsaj trikrat letno in jo po potrebi posodobite. Spremembe so lahko del letne posodobitve (tj. sistematičnega pregleda celotne registracije in zaveze k upoštevanju kodeksa ravnanja) ali delne posodobitve (tj. če ne želite pregledati celotne registracije ali spremeniti roka za letno posodobitev).

Šest mesecev pred rokom za letno posodobitev boste prejeli samodejni opomnik, da pregledate svojo registracijo in jo posodobite. Kontaktna oseba, navedena v registraciji, bo nato samodejno opozorjena štiri in dva tedna pred rokom za letno posodobitev (tj. eno leto po datumu registracije ali zadnje letne posodobitve).

Kontaktne osebe bodo prejele samodejno elektronsko sporočilo s potrditvijo posodobljene registracije.

Če ne boste izvedli obvezne letne posodobitve, bo vaša registracija samodejno začasno preklicana (še naprej bo vidna na javnem spletišču registra, vendar bo označena kot „začasno preklicana“). Med začasnim preklicem boste lahko dostopali do območja svoje organizacije in izvedli posodobitev. Če tega ne boste storili v 15 delovnih dneh, bo registracija samodejno izbrisana iz registra.