Leitlinien

1.       EINLEITUNG

In der Interinstitutionellen Vereinbarung zwischen dem Europäischen Parlament, dem Rat der Europäischen Union und der Europäischen Kommission (im Folgenden „unterzeichnende Organe“) über ein verbindliches Transparenzregister (im Folgenden „IIV über ein Transparenzregister“), die am 1. Juli 2021 in Kraft getreten ist, sind die Regeln und Grundsätze für das Transparenzregister festgelegt. Das Register ist eine öffentliche Datenbank zur Erfassung von Interessenvertretern und deren Tätigkeiten, die darauf abzielen, auf die Gestaltung oder Umsetzung von politischen Strategien oder Rechtsvorschriften oder auf Beschlussfassungsprozesse der Unionsorgane Einfluss zu nehmen.

Diese Leitlinien bieten Interessenvertretern, die die Eintragung in das Register beantragen („Antragsteller“) und/oder bereits einen Eintrag im Register haben („registrierte Interessenvertreter“) praktische Informationen zu den Registrierungsanforderungen, einschließlich Aktualisierungen, und dem Registrierungsverfahren. Zudem werden die Bestimmungen der neuen IIV über ein Transparenzregister erläutert, insbesondere in Bezug auf Konditionalität und ergänzende Transparenzmaßnahmen (Teil I, Abschnitt 3), die Eignung zur Aufnahme in das Register und den Verhaltenskodex für registrierte Interessenvertreter (Teil II).

Das Sekretariat des Registers verpflichtet sich, die Qualität des Inhalts des Registers und dessen Nutzerfreundlichkeit kontinuierlich zu verbessern. Es hat daher Interessenträger zu diesen Leitlinien konsultiert und aktualisiert die Leitlinien so oft wie nötig, um Rückmeldungen der registrierten Interessenvertreter und etwaige Aktualisierungen des Systems zu berücksichtigen. Die Leitlinien werden auf der Website des Registers in allen Amtssprachen der EU veröffentlicht (Menüpunkt „Leitlinien“).

Das Sekretariat hat eine Liste häufig gestellter Fragen (FAQ) für Antragsteller und registrierte Interessenvertreter erstellt, in denen aber nicht auf jede Situation oder jedes möglicherweise auftretende Problem eingegangen werden kann. Wenn Sie weitere Fragen, Anmerkungen oder Anregungen haben, die nicht in den FAQ behandelt werden, können Sie eine Anfrage über Ihren „geschützten Bereich“ („Kontakt“ in der linken Spalte) oder über das Kontaktformular (erfordert eine EU Login-Authentifizierung) senden – das Sekretariat antwortet so schnell wie möglich.

Diese Leitlinien wurden überarbeitet und an die neue Version des am 2. April 2024 eingeführten Transparenzregisters angepasst.

2.       HAFTUNGSAUSSCHLUSS

Das Transparenzregister ist der Hauptbestandteil der Transparenzpolitik der unterzeichnenden Organe in Bezug auf die Interessenvertretung, die darauf abzielt, auf die Gestaltung oder Umsetzung von politischen Strategien oder Rechtsvorschriften oder auf die Beschlussfassungsprozesse der Union Einfluss zu nehmen.

Die Eintragung in das Register ist freiwillig und bedeutet nicht, dass die unterzeichnenden Organe registrierten Interessenvertretern irgendeine Form der Anerkennung, Billigung oder Akkreditierung gewährt haben. Ungeachtet des freiwilligen Charakters des Registers können die unterzeichnenden Organe Maßnahmen ergreifen (siehe Teil I Abschnitt 3), mit denen die Registrierung für Interessenvertreter, die bestimmte Arten von Tätigkeiten ausüben, für verbindlich erklärt wird, um die Transparenz dieser Tätigkeiten sicherzustellen.

Die Informationen im Register werden von den registrierten Interessenvertretern selbst zur Verfügung gestellt, wobei diese letztlich für die Richtigkeit dieser Angaben verantwortlich sind. Das Sekretariat überwacht die Qualität des Inhalts des Registers und behält sich das Recht vor, registrierte Interessenvertreter, die die Voraussetzungen für die Eignung nicht erfüllen, aus dem Register zu streichen, einschließlich derjenigen, für die festgestellt wurde, dass sie den Verhaltenskodex nicht einhalten.

Das Sekretariat kann beschließen, Registrierungen auszusetzen, die unangemessene oder eigenwerbende Äußerungen enthalten oder den Grundwerten der EU gemäß Artikel 2 des Vertrags über die Europäische Union widersprechen (z. B. durch Anstiftung zu Hass oder Rassismus).

Der Inhalt des Registers ist öffentlich. Informationen aus früheren Erklärungen seitens registrierter Interessenvertreter bleiben auf dem offiziellen europäischen Datenportal data.europa.eu öffentlich zugänglich.

Das Register enthält Links zu externen Websites, auf die die unterzeichnenden Organe keinen Einfluss haben und für die sie nicht verantwortlich gemacht werden können. Die Tatsache, dass das Register Informationen oder Links enthält, die von Dritten zur Verfügung gestellt werden, bedeutet nicht, dass die unterzeichnenden Organe ihre Zustimmung oder Garantien in Bezug auf

i) die Stelle, die für die Verwaltung oder Bereitstellung der Inhalte auf einer der Websites verantwortlich ist,

ii) die dort aufgeführten Leistungen,

iii) den Inhalt der Websites oder

iv) die auf diesen Websites geäußerten Ansichten geben.

3.       KONDITIONALITÄT UND ERGÄNZENDE TRANSPARENZMAẞNAHMEN

Durch die IIV über ein Transparenzregister haben sich die unterzeichnenden Organe verpflichtet, das Register für bestimmte Arten von Interessenvertretungstätigkeiten für verbindlich zu erklären („Grundsatz der Konditionalität“).

Die unterzeichnenden Organe ergreifen Konditionalitätsmaßnahmen, wenn sie beschließen, bestimmte Interessenvertretungstätigkeiten von der vorherigen Eintragung in das Register abhängig zu machen. Obwohl die Registrierung freiwillig ist, bedeutet das, dass Interessenvertreter registriert sein müssen, wenn sie die betreffende Tätigkeit gegenüber dem Organ ausüben wollen, das die Maßnahme eingeführt hat. Die Registrierung wird damit Voraussetzung für die Ausübung der betreffenden Tätigkeit.

Aus Gründen der internen Organisation setzt jedes Organ diese Verpflichtung individuell um. Daher können die Maßnahmen von Organ zu Organ unterschiedlich sein.

Die unterzeichnenden Organe können auch ergänzende Transparenzmaßnahmen ergreifen, um die Registrierung zu fördern und den gemeinsamen Rahmen des Registers zu stärken. Mit diesen Maßnahmen sollen die Einhaltung des Registers und seines Verhaltenskodex gefördert und gleichzeitig Vorteile im Gegenzug für die Registrierung geboten werden.

Alle von den unterzeichnenden Organen angenommenen Konditionalitäts- und ergänzenden Transparenzmaßnahmen werden auf der Website des Registers im Bereich „Konditionalität“ veröffentlicht. Neu angenommene Maßnahmen werden regelmäßig auf die Website eingestellt.

Bitte beachten Sie, dass jedes Organ, jede Einrichtung oder jede sonstige Stelle der Union beschließen kann, Konditionalitäts- und/oder ergänzende Transparenzmaßnahmen zu erlassen; diese werden ebenfalls auf derselben Seite veröffentlicht.

Auch die Mitgliedstaaten können beschließen, im Einklang mit dem nationalen Recht Konditionalitäts- und/oder ergänzende Transparenzmaßnahmen in Bezug auf ihre ständigen Vertretungen bei der EU zu erlassen.

Solche Maßnahmen werden gegebenenfalls auf der Website des Registers veröffentlicht.

Sie sollten sich daher bewusst sein, dass das Register im Zusammenhang mit Ihren Interessenvertretungstätigkeiten auf EU-Ebene in einem breiteren Kontext als nur gegenüber den unterzeichnenden Organen verwendet werden kann.

Weitere Informationen sind auf der Seite „Konditionalität“ zu finden.

1. EIGNUNG ZUR AUFNAHME IN DAS REGISTER

In diesem Zusammenhang ist ein Interessenvertreter jede natürliche oder juristische Person oder jede formelle/informelle Gruppe, Vereinigung oder jedes Netzwerk, die bzw. das sich mit Tätigkeiten befasst, die von der IIV über ein Transparenzregister abgedeckt sind.

Tätigkeiten sind „durch das Register abgedeckt“, wenn sie von Interessenvertretern mit dem Ziel ausgeübt werden, auf die Gestaltung oder Umsetzung von politischen Strategien oder Rechtsvorschriften oder auf Beschlussfassungsprozesse eines Organs, einer Einrichtung oder einer sonstigen Stelle der Union Einfluss zu nehmen.

Diese Tätigkeiten umfassen unter anderem (Artikel 3 Absatz 2 der IIV über ein Transparenzregister):

1. die Organisation von oder die Teilnahme an Treffen, Konferenzen oder Veranstaltungen sowie die Aufnahme ähnlicher Kontakte mit Unionsorganen,
2. den Beitrag zu oder die Teilnahme an Konsultationen, Anhörungen oder anderen ähnlichen Initiativen, z. B. Expertengruppen oder interfraktionellen Gruppen,
3. die Organisation von Kommunikationskampagnen, Plattformen, Netzwerken und bürgernahen Initiativen,
4. die Erstellung oder Beauftragung von Strategie- und Positionspapieren, Änderungen, Meinungsumfragen und Erhebungen, offenen Briefen und anderem Kommunikations- oder Informationsmaterial sowie die Beauftragung und Durchführung von Forschungsarbeiten.

Interessenvertreter erfüllen unabhängig von ihrer Rechtsform, ihrer Größe, ihrem Standort, ihrer Art oder ihren Zielen und unabhängig von den Kommunikationskanälen, über die sie die Tätigkeiten ausführen, die Eignung zur Aufnahme in das Register. Interessenvertretungstätigkeiten sind unabhängig davon, wo sie ausgeführt werden und welcher Kommunikationskanal dafür verwendet wird, abgedeckt.

Der Zweck des Registers besteht darin, organisierte und/oder gemeinsame Interessen aufzuzeigen, nicht aber persönliche Interessen von Einzelpersonen, die in rein persönlicher Eigenschaft und nicht in Verbindung mit anderen handeln.

Für die Zwecke des Registers nicht relevante Tätigkeiten sind Tätigkeiten, die nicht versuchen, Einfluss zu nehmen, sondern die dazu dienen, aus persönlichem Interesse oder zur Ausübung eines Rechts lediglich Entwicklungen des Unionsrechts oder der EU-Politik zu akademischen oder journalistischen Zwecken zu verfolgen oder zu beobachten (z. B. Interviews durch Forschende oder Medienschaffende oder Petitionen an das Europäische Parlament).

Die Überwachung legislativer Beschlussfassungsprozesse wird jedoch vom Register abgedeckt, wenn sie Teil einer proaktiven Informationsgewinnung und allgemein Teil eines umfassenden Spektrums von Dienstleistungen ist, die z. B. von Leistungserbringern im Bereich Öffentlichkeitsarbeit angeboten werden. Tätigkeiten dieser Art könnten direkte Kontakte mit den Organen mit sich bringen und sollten in der Registrierung angegeben werden.

Wenn Sie mit Ihren Einflusstätigkeiten beginnen oder diese vorbereiten, müssen Sie in der Lage sein, geeignete Einzelheiten zu den speziellen Tätigkeiten anzugeben, die Sie aufnehmen wollen.

Sie müssen sich nicht registrieren, wenn Sie folgende Tätigkeiten ausüben (Artikel 4 der IIV über ein Transparenzregister):

a) Erbringung von Rechts- und sonstiger professioneller Beratung:

b) Abgabe von Stellungnahmen als Vertragspartei oder Dritter im Rahmen eines – durch das Unionsrecht oder das für die Union geltende Völkerrecht geschaffenen – Rechts- oder Verwaltungsverfahrens sowie Stellungnahmen auf der Grundlage einer vertraglichen Beziehung zur Kommission, zum Parlament oder zum Rat oder auf der Grundlage einer aus Unionsmitteln finanzierten Finanzhilfevereinbarung:

c) Tätigkeiten der Sozialpartner, die als Teilnehmer am sozialen Dialog gemäß Artikel 152 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) auftreten:

d) Abgabe von Stellungnahmen als Reaktion auf direkte und spezifische Ersuchen eines der Unionsorgane, ihrer Vertreter oder ihrer Bediensteten um Sachinformationen, Daten oder Fachwissen:

e) Tätigkeiten, die von natürlichen Personen ausgeführt werden, die in rein persönlicher Eigenschaft und nicht in Verbindung mit anderen handeln:

f) Spontane Treffen, Treffen mit rein privatem oder gesellschaftlichem Charakter und Treffen, die im Rahmen eines durch den EUV oder den AEUV oder durch Rechtsakte der Union festgelegten Verwaltungsverfahrens stattfinden:

g) Tätigkeiten, die von öffentlichen Stellen der Mitgliedstaaten, einschließlich ihrer ständigen Vertretungen und Botschaften, auf nationaler und subnationaler Ebene ausgeführt werden:

h) Tätigkeiten, die von Verbänden und Netzwerken öffentlicher Stellen auf Unions-, nationaler oder subnationaler Ebene ausgeführt werden, sofern sie ausschließlich im Namen der betreffenden öffentlichen Stellen handeln:

i) Tätigkeiten, die von zwischenstaatlichen Organisationen, einschließlich der von ihnen ausgehenden Agenturen und Gremien, ausgeführt werden;

j) Tätigkeiten, die von öffentlichen Stellen von Drittländern, einschließlich ihrer diplomatischen Vertretungen und Botschaften, ausgeübt werden, es sei denn, diese Stellen werden durch juristische Personen, Büros oder Netzwerke ohne diplomatischen Status oder durch einen Mittler vertreten:

k) Tätigkeiten, die von Kirchen und religiösen Vereinigungen oder Gemeinschaften sowie weltanschaulichen Gemeinschaften im Sinne von Artikel 17 AEUV ausgeübt werden, mit Ausnahme von Ämtern, juristischen Personen oder Netzwerken, die geschaffen wurden, um Kirchen, religiöse Gemeinschaften oder weltanschauliche Gemeinschaften in ihren Beziehungen zu den Unionsorganen zu vertreten, sowie deren Vereinigungen.

Interessenvertreter müssen im Einklang mit den im Verhaltenskodex festgelegten Regeln und Grundsätzen handeln, wenn sie vom Register abgedeckte Tätigkeiten ausüben. Um sich registrieren zu können, müssen sie bestätigen, dass sie diese Regeln und Grundsätze bereits einhalten.

2. PRINZIP DER EINZELREGISTRIERUNG

Um Mehrfacheinträge zu vermeiden und die administrative Bearbeitung eines Antrags oder einer Registrierung zu beschleunigen, sollten in mehreren Ländern oder Regionen tätige Interessenvertreter (z. B. multinationale Unternehmen, Nichtregierungsorganisationen (NRO) mit Niederlassungen in verschiedenen Ländern oder Regionen) ihre Tätigkeiten nur einmal in das Register eintragen, wobei sie die verschiedenen anderen Stellen eines Netzwerks, einer Unternehmensgruppe oder eines ähnlichen Zusammenschlusses abdecken. In der Praxis obliegt die Registrierung normalerweise jener Niederlassung oder Geschäftsstelle, die die Interessen der Organisation gegenüber den Unionsorganen vertritt.

3. DATENQUALITÄT

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen eingegebenen Daten vollständig, richtig und kohärent sind. Seien Sie sich bewusst, dass die von Ihnen übermittelten Informationen öffentlich zugänglich gemacht werden (mit Ausnahme von Feldern, die mit einem durchgestrichenen Auge gekennzeichnet sind) und daher der Kontrolle durch die Öffentlichkeit unterliegen.

Welche Finanzdaten Sie angeben müssen, hängt davon ab, welcher Art die von Ihnen vertretenen Interessen sind (siehe Rubriken 8 und 14 unten).

Das Sekretariat prüft alle neuen Anträge und bewertet:

i) die Eignung zur Aufnahme in das Register und

ii) die Qualität der übermittelten Daten.

Möglicherweise werden Sie dazu aufgefordert, zusätzliche Informationen anzugeben, um Ihre Eignung zu belegen und/oder die Qualität der Daten zu verbessern. Wenn der Antrag die Informationsanforderungen erfüllt, validiert das Sekretariat ihn, und Ihre Registrierung wird dann auf der Website des Registers veröffentlicht. Unabhängig davon, ob Ihr Antrag validiert oder abgelehnt wird, werden Sie über das Ergebnis informiert.

In jeder Rubrik des Registrierungsformulars finden Sie Infoschaltflächen mit zusätzlichen Erläuterungen zu den von Ihnen anzugebenden Informationen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Infoschaltfläche oder wählen Sie diese aus, um eine Beschreibung der einzelnen Rubriken/Datenfelder zu sehen.

4. WIE REGISTRIERE ICH MICH?

Sie müssen sich online auf der Website des Registers registrieren. Sie haben Zugang zum Antragsformular, indem Sie sich in Ihrem geschützten Bereich anmelden. Um auf diesen Bereich zugreifen zu können, benötigen Sie ein EU Login-Konto (weitere Informationen finden Sie in den FAQ).

Wenn Sie alle notwendigen Informationen zur Hand haben, sollte das Ausfüllen des Formulars etwa 20 bis 30 Minuten dauern.

Wenn Sie mit dem Ausfüllen des Formulars beginnen, wird Ihrem Antrag eine eindeutige Kennung (Antragsnummer: APP xxxx) zugewiesen. Ihre Registrierung wird erst dann veröffentlicht, wenn sie vom Sekretariat bewertet und validiert wurde. Sie erhalten dann eine öffentliche Registriernummer (REG xxxxxxxx-yy). Die APP-Nummer ist nicht mit der REG-Nummer zu verwechseln.

Beim Ausfüllen des Formulars werden die von Ihnen angegebenen Informationen automatisch gespeichert. Sie können das Ausfüllen jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Wird Ihr Antrag jedoch nicht innerhalb von 21 Kalendertagen übermittelt, dann wird er automatisch gelöscht, und Sie müssen von vorne beginnen.

Beim Ausfüllen des Formulars ist Folgendes zu beachten:

• Beachten Sie Warnmeldungen, die neben den Feldern angezeigt werden, in denen vom System Unstimmigkeiten erkannt wurden. Diese Meldungen unterstützen Sie, indem mögliche Ungenauigkeiten bei den von Ihnen eingegebenen Daten hervorgehoben werden. Wenn eine Meldung angezeigt wird, müssen Sie möglicherweise die von Ihnen eingegebenen Daten korrigieren oder Klarstellungen in den Freitextfeldern vornehmen. Sollten Sie die Meldungen ignorieren und nicht entsprechend handeln, muss sich das Sekretariat mit Ihnen in Verbindung setzen, um weitere Erläuterungen zu erhalten, was die Validierung Ihrer Registrierung verzögert.
• Vermeiden Sie unangemessene, irrelevante, werbende oder irreführende Inhalte – Anträge, die solche Inhalte enthalten, werden nicht akzeptiert.
• Verwenden Sie keine Abkürzungen. Das Register ist ein öffentliches Instrument, daher müssen die bereitgestellten Informationen verständlich sein. Das Sekretariat fordert die Antragsteller auf, ihre Einträge vor der Validierung zu aktualisieren, wenn sie zu viele Abkürzungen und Akronyme enthalten.
• Wenn die angegebenen Daten unvollständig sind, können Sie Ihren Antrag nicht übermitteln.
• Sie können das Formular in einer der 24 Amtssprachen der EU ausfüllen (Formulare, die in einer anderen Sprache eingereicht werden, werden nicht validiert); es wird aber empfohlen, aus Gründen der Kohärenz durchgehend dieselbe Sprache zu verwenden.
• Benennen Sie eine Kontaktperson, um den Inhalt der Registrierung zu verwalten und automatische Benachrichtigungen vom Register oder Nachrichten vom Sekretariat zu erhalten.
• Geben Sie keine personenbezogenen Daten (Informationen über identifizierte oder identifizierbare Personen) an, es sei denn, Sie werden in bestimmten Rubriken des Formulars ausdrücklich dazu aufgefordert. Geben Sie keine personenbezogenen Daten unter allen anderen Rubriken ein.

5. VORGESCHRIEBENE ANGABEN FÜR DAS REGISTER

Geben Sie den Namen des Interessenvertreters ein.

Geben Sie die Rechtsform des Interessenvertreters an: Es kann sich um eine Rechtsform oder eine Art von Stelle ohne spezifische Rechtsform (z. B. eine vorübergehende Einrichtung, ein Netzwerk oder eine Plattform) handeln.

Beispiele für Rechtsformen sind Association sans but lucratif (ASBL), Wohltätigkeitsorganisation, Stiftung, Verein, Public limited company (plc), Limited liability company (LLC), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft (AG), Kommanditgesellschaft (KG), Société coopérative à responsabilité limitée (SCRL) und Société privée à responsabilité limitée (SPRL).

Die Rechtsform Ihrer Organisation ist normalerweise in einem Dokument wie in Ihrer Satzung, dem Gesellschaftsvertrag oder Ihrer Eintragung im nationalen Handelsregister (in Belgien beispielsweise im Moniteur belge) angegeben.

Geben Sie im Interesse der Transparenz eine funktionierende Internetadresse an oder bestätigen Sie, dass Sie keine Internetpräsenz haben. Sie können die Internetadresse vom Formular aus testen, um sicherzustellen, dass die Adresse gültig ist und auf die Website zugegriffen werden kann.

Sie müssen die unter Rubrik 8 aufgeführten Arten von Interessen auswählen, um die zugrunde liegende Motivation für Ihre Tätigkeiten zu verdeutlichen.

Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Hauptsitzes und, falls vorhanden, die für die Beziehungen zu den Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union zuständigen Geschäftsstelle an.

Falls die Anschrift Ihres eingetragenen (satzungsgemäßen) Sitzes anders lautet als die Anschrift Ihres Geschäftssitzes, ist letztere anzugeben.

Der rechtlich Verantwortliche muss eine natürliche Person sein, die von Rechts wegen im Namen des Interessenvertreters handeln oder ihn bei Kontakten mit Behörden vertreten darf. Von dieser Person wird auch erwartet, dass sie sich der Verpflichtungen des registrierten Interessenvertreters zur Einhaltung des Verhaltenskodex bewusst ist.

Wenn Sie keine Rechtsform haben, müssen Sie den Namen einer Person angeben, die rechtlich für die nach dem einschlägigen nationalen Recht durchgeführten Tätigkeiten verantwortlich ist, oder eine andere Person für die Zwecke Ihres Registereintrags benennen. Wird der Interessenvertreter (z. B. ein Handels- oder Wirtschaftsverband) von einem Vorstand geleitet, wählen Sie eines der Vorstandsmitglieder (z. B. den Präsidenten oder Vorsitzenden); diese Person muss nicht die einzige rechtlich verantwortliche Person sein.

Die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht, aber das Sekretariat kann sich über sie an diese Person wenden, wenn eine Beschwerde über den Interessenvertreter eingereicht wird.

Wenn Sie keine formelle Struktur haben, ist die rechtlich verantwortliche Person die Person, die mit der Vertretung gegenüber den Unionsorganen betraut ist.

Die Person, die für die Beziehungen zu den Unionsorganen zuständig ist, muss eine Person sein, die für die Öffentlichkeitsarbeit des Interessenvertreters oder die Kontakte zu den Organen verantwortlich ist.

Wenn Sie keine bestimmte Person benannt haben, die für diese Beziehungen verantwortlich ist, müssen Sie eine Person für die Verwaltung Ihres Registereintrags (Aktualisierungen usw.) benennen. Dabei kann es sich um die unter Rubrik 5 bezeichnete Kontaktperson handeln. Die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Wenn das Sekretariat die Registrierung validiert, erhält die Kontaktperson eine Validierungs-E-Mail mit der öffentlichen Registriernummer (REG-Nummer). Dieselbe Information wird an die anderen Personen gesendet, deren Namen im Registrierungsformular aufgeführt sind (unter Rubrik 6 des Registrierungsformulars „Personen mit Zugang zur Registrierung“). 

Das Sekretariat muss unter Umständen Kontakt aufnehmen, um Klarstellungen zu erlangen oder eine Aktualisierung der eingegebenen Informationen zu ersuchen. Die Kontaktperson ist der Hauptansprechpartner für das Sekretariat in allen registerbezogenen Fragen. Personen, deren Namen im Registrierungsformular aufgeführt sind, erhalten alle Benachrichtigungen, darunter:

• Erinnerungen an die obligatorische jährliche Aktualisierung,
• Informationen über eingereichte Beschwerden und Antworten auf Anfragen („Kontakt“),
• Benachrichtigungen über Beiträge, die ihre Organisation zu Fahrplänen und öffentlichen Konsultationen der Kommission geleistet hat.

Diese Personen können sich auch dafür entscheiden, Benachrichtigungen zu folgenden Themen zu erhalten:

• Fahrpläne und öffentliche Konsultationen der Kommission,
• Tätigkeiten der Ausschüsse des Europäischen Parlaments.

Da Kontaktpersonen regelmäßig wechseln können, empfiehlt es sich, mindestens eine funktionale Mailbox-Adresse anzugeben (z. B. in folgendem Format: infoorganisation [dot] com (info[at]organisation[dot]com)), damit Sie weiterhin Benachrichtigungen erhalten und nicht aus dem Register gestrichen werden.

Die Daten der Kontaktpersonen sind nicht öffentlich.

Das System gewährt den nachstehend aufgeführten Personen automatisch Zugangsrechte, und ihre E-Mail-Adressen erscheinen automatisch in der Liste unter dieser Rubrik („Zugangsliste“):

• die Person, die das Antragsformular ausfüllt,
• die Person mit rechtlicher Verantwortung,
• die für die Beziehungen zur EU zuständige Person,
• die Kontaktperson.

Sie können zusätzliche E-Mail-Adressen hinzufügen, wenn Sie weiteren Personen Zugang gewähren möchten.

Jede dieser Personen kann auf das Registrierungsformular zugreifen, solange sie über ein EU Login-Konto verfügt, das mit der angegebenen E-Mail-Adresse verknüpft ist.

Es sind mindestens zwei verschiedene E-Mail-Adressen erforderlich. Wenn Sie dieselbe E-Mail-Adresse für die Person mit rechtlicher Verantwortung, die für die Beziehungen zur EU zuständige Person und/oder die Kontaktperson angeben und keine zusätzliche E-Mail-Adresse hinzufügen, können Sie die Registrierung nicht abschließen.

In diesem Freitextfeld können Sie den allgemeinen Auftrag, die Ziele und den Aufgabenbereich kurz beschreiben (max. 1 000 Zeichen). Dies ist besonders wichtig, wenn Sie keine Website haben.

Unter dieser Rubrik ist nur eine allgemeine Beschreibung erforderlich. Einzelheiten zu Ihren Interessenvertretungstätigkeiten können Sie unter der nächsten Rubrik angeben.

Geben Sie das geografische Gebiet und das Zielgebiet für Ihre Tätigkeiten an, z. B. weltweit, europaweit, im Inland oder regional/lokal.

Wählen Sie zwischen den Optionen, die den verschiedenen Arten der Interessenvertretung entsprechen. Ihre Auswahl bestimmt die Finanzdaten, die Sie unter Rubrik 14 angeben müssen.

Wenn Sie in mehr als eine Kategorie fallen, beachten Sie bitte, dass Ihre Rechtsform nicht der einzige entscheidende Faktor für diese Auswahl ist. Wählen Sie die Option, die Ihre Haupttätigkeit am besten beschreibt, und erläutern Sie jeweils die Motivation hinter Ihren Interessenvertretungstätigkeiten.

Die Optionen werden nachstehend beschrieben.

1. Förderung Ihrer eigenen Interessen oder der gemeinsamen Interessen Ihrer Mitglieder (zu denen gewinnorientierte Einrichtungen oder Verbände oder Einrichtungen gehören, die selbst gewinnorientierte Einrichtungen vertreten) – dies umfasst in der Regel Unternehmen und Konzerne, Berufs- oder Arbeitgeberverbände, Gewerkschaften und Handels- und Wirtschaftsverbände, die Mitglieder oder eine bestimmte Branche oder einen bestimmten Wirtschaftszweig vertreten. Für diese Art der Interessenvertretung müssen Sie Kostenschätzungen für ihre in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Tätigkeiten für das letzte Geschäftsjahr, für das ein Jahresabschluss vorliegt, angeben.
2. Förderung der Interessen Ihrer Kunden/Klienten (als Mittler) – die Vertretung der Interessen von Kunden/Klienten ist die zu wählende Option, wenn Sie eine vertragliche oder Pro-bono-Beziehung mit Unternehmen, Gruppen, Verbänden, staatlichen Stellen oder NRO unterhalten, die es Ihnen ermöglicht, in deren Namen als Berater im Bereich Öffentlichkeitsarbeit oder als Anwaltskanzlei Interessenvertretungstätigkeiten durchzuführen. Sie müssen genaue Angaben zu den Einnahmen für die im letzten Geschäftsjahr gemeldeten Tätigkeiten machen.
3. Keine Vertretung geschäftlicher Interessen – dies bedeutet in der Regel, dass Sie Tätigkeiten nicht gewinnorientiert, sondern ausschließlich aus wohltätigen, karitativen, wohlwollenden oder humanen Gründen oder im öffentlichen Interesse ausüben. Die meisten Ihrer Mitglieder, verbundenen Organisationen oder Partner sind ebenfalls Einrichtungen ohne Gewinnerzielungsabsicht. Sie müssen Informationen über deren Budget und deren Finanzierungsquellen bereitstellen.

Es ist möglich, die vertretenen Interessen nach der Registrierung zu ändern.

Unter dieser Rubrik sollten Sie Angaben machen, aus denen hervorgeht, warum Sie sich registrieren. Beschreiben Sie außerdem die betreffenden abgedeckten Tätigkeiten (d. h. die EU-Politikbereiche oder die Legislativvorschläge, auf die Sie Einfluss nehmen möchten) so genau und konkret wie möglich. Listen Sie keine Tätigkeiten auf, die die Politik oder Rechtsvorschriften der Union nicht betreffen.

• Von einer Registrierung abhängige Tätigkeiten

Wählen Sie die von den Konditionalitätsmaßnahmen abgedeckten Tätigkeiten aus der Dropdown-Liste aus, und geben Sie an, welche der Unionsorgane betroffen sind. Das bedeutet, dass Sie Ihre häufigsten direkten Kontakte zu den einzelnen Organen angeben müssen, für die eine Registrierung erforderlich ist, weil dies nach den Vorschriften der Organe und Einrichtungen der Union vorgeschrieben ist.

Die in diesem Teil der Rubrik 9 enthaltenen Informationen werden nicht veröffentlicht.

• Wichtigste anvisierte Strategien oder Legislativvorschläge der Union

Geben Sie die Titel der neuesten Initiativen, Strategien und (legislativen/nichtlegislativen) Dossiers der Union an, auf die Ihre Interessenvertretungstätigkeiten ausgerichtet sind. Hierzu zählen Fahrpläne, öffentliche Konsultationen, Richtlinien, Verordnungen, Beschlüsse, interinstitutionelle Vereinbarungen sowie Berichte oder Entschließungen des Europäischen Parlaments. Verwenden Sie dabei keine Akronyme oder Abkürzungen.

Vermeiden Sie allgemeine Politikbereiche (z. B. „Umwelt“, „Klima“, „Verkehr“), sondern beziehen Sie sich auf spezifische EU-Verfahren (z. B. „Gesetz über digitale Dienste“). Geben Sie nach Möglichkeit vollständige offizielle Titel an. Beispiele dafür sind:

• Vorschlag für eine Verordnung über einen Binnenmarkt für digitale Dienste (Gesetz über digitale Dienste),
• Verordnung über das Inverkehrbringen von EU-Düngeprodukten,
• Mitteilung der Kommission über eine europäische Datenstrategie,
• Entschließung des Europäischen Parlaments zur EU-Biodiversitätsstrategie,
• Beschluss des Rates über das Eigenmittelsystem der Europäischen Union,
• Bericht des Europäischen Parlaments über das Wohlergehen landwirtschaftlicher Nutztiere.

• Kommunikationsaktivitäten (Veranstaltungen, Kampagnen, Veröffentlichungen usw.) im Zusammenhang mit den genannten EU-Politikbereichen

Geben Sie in diesem Freitextfeld Einzelheiten zu den Kommunikationsaktivitäten an, die Sie in Bezug auf die von Ihnen angeführten Politikbereichen, Legislativvorschlägen oder Beschlüssen der Union unternommen haben. Dazu können Meinungsumfragen und Erhebungen gehören (wenn sie sich auf Unionsrechtsvorschriften beziehen oder sich an Mitglieder der Gremien oder an Beamte richten, die bei den Unionsorganen tätig sind) sowie offene Briefe und anderes Kommunikations- oder Informationsmaterial, Kampagnen, Projekte, Veranstaltungen, Veröffentlichungen oder Positionspapiere. Geben Sie die entsprechenden Titel an. Weblinks mit Beispielen werden akzeptiert.

• Interfraktionelle Arbeitsgruppen und inoffizielle Gruppierungen des Europäischen Parlaments

Sie dürfen nur dann an den Tätigkeiten interfraktioneller Arbeitsgruppen oder inoffizieller Gruppierungen teilnehmen, die in den Räumlichkeiten des Parlaments organisiert werden (indem Sie beispielsweise an Sitzungen oder Veranstaltungen der interfraktionellen Arbeitsgruppe teilnehmen, Ihre Unterstützung anbieten oder zusammen mit anderen Veranstaltungen organisieren), wenn Sie registriert sind und weder den Namen noch das Logo des Europäischen Parlaments verwenden.

Wenn Sie an Tätigkeiten interfraktioneller Arbeitsgruppen des Europäischen Parlaments teilnehmen, wählen Sie die Namen der Gruppen aus der bereitgestellten Liste aus. Geben Sie im Freitextfeld den Namen einer inoffiziellen Gruppe, an der Sie teilnehmen, sowie Einzelheiten zu Ihrer Beteiligung an (wenn Sie beispielsweise finanzielle oder materielle Unterstützung leisten oder als Sekretariat der Gruppe fungieren).

Wählen Sie keine interfraktionellen Arbeitsgruppen aus und geben Sie keine inoffiziellen Gruppierungen an, um Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit diesen zu bekunden; dies ist weder angemessen noch relevant.

• Beteiligung an anderen EU-geförderten Foren und Plattformen

Geben Sie hier Einzelheiten zu den Gremien der Union an, an denen Sie sich beteiligen. Wenn Sie noch nicht an der Arbeit solcher Gremien beteiligt sind, geben Sie „Nein“ ein.

Dieses Feld dient nicht dazu, Ihr Interesse an der künftigen Beteiligung an der Arbeit solcher Gremien oder Ihre Absicht, eine solche Beteiligung zu beantragen, zu bekunden. Geben Sie nur Informationen über Beteiligungen ein, die bereits stattfinden.

• Von der Kommission automatisch in Ihre Registrierung eingegebene Informationen

Ihre Registrierung enthält Informationen zu Ihren Tätigkeiten, die automatisch aus den IT-Systemen der Kommission stammen (siehe unten). Sie geben diese Informationen nicht bei Ihrer Registrierung ein.

• Treffen mit Entscheidungsträgern der Union

Das Register zeigt Listen der Treffen an, die registrierte Interessenvertreter mit Kommissionsmitgliedern, ihren Kabinettsmitgliedern und Generaldirektoren hatten (im PDF-Format), nachdem die Informationen vom Kabinett oder der betreffenden Generaldirektion veröffentlicht wurden (spätestens 14 Tage nach dem Treffen).

Von der Registrierung aus können Sie direkt auf Informationen über Treffen zugreifen, die Mitglieder des Europäischen Parlaments und dessen Bedienstete anberaumt haben.

• Fahrpläne und öffentliche Konsultationen der Kommission

Das Register zeigt die Titel von Fahrplänen und öffentlichen Konsultationen an, zu denen registrierte Interessenvertreter seit Juli 2018 Beiträge geleistet haben (vorausgesetzt, diese haben ihre REG-Nummer – vor dem 2.4.2024 ihre TR-ID-Nummer – angegeben und der Veröffentlichung ihres Beitrags zugestimmt).

Wenn Sie in den zwei Jahren vor der Registrierung zu Fahrplänen oder öffentlichen Konsultationen Beiträge geleistet haben, können Sie diese Tätigkeit hier anführen, zum Beispiel „Teilnahme an der öffentlichen Konsultation der Kommission zur Bekämpfung der Schleusung von Migranten: 2021–2025 (im März 2021 ins Leben gerufener EU-Aktionsplan)“.

• Expertengruppen der Kommission

Das Register enthält Informationen über die Mitgliedschaft registrierter Interessenvertreter in Expertengruppen der Kommission und anderen ähnlichen Gremien. Sie müssen sich nicht registrieren, wenn Sie sich um eine Mitgliedschaft in einer Expertengruppe bewerben. Nach der Auswahl der Mitglieder einer Expertengruppe müssen sich Interessenvertreter, die noch nicht registriert sind, registrieren, um als Mitglied des „Typs B“ oder des „Typs C“ der Gruppe ernannt zu werden.

Ihre Mitgliedschaft (als Mitglied des „Typs B“ oder des „Typs C“) in einer oder mehreren Expertengruppen der Kommission wird automatisch in Ihrer Registrierung angezeigt, sobald Ihre REG-Nummer im Register der Expertengruppen der Kommission kodiert wurde.

Geben Sie die aktuelle Anzahl der Personen an, die zum Zeitpunkt der Registrierung (oder der Aktualisierung) im Namen des Interessenvertreters in den Anwendungsbereich des Registers fallende Tätigkeiten ausführen. Geben Sie nicht alle für den Interessenvertreter arbeitenden Personen, sondern nur diejenigen an, die an den unter Rubrik 9 angegebenen Tätigkeiten beteiligt sind.

Geben Sie alle Personen an, die Interessenvertretungstätigkeiten ausführen, unabhängig davon, ob sie einen Vertrag haben oder dafür (von Ihnen oder anderen) vergütet werden. Dies kann Ihre Festangestellten sowie Personen umfassen, die für Sie als Praktikantinnen/Praktikanten, Freiwillige, Beratende, Wissenschaftler/innen oder sonstige Mitarbeitende tätig sind.

Sie müssen jede Person mit einem Zugangsausweis für das Europäische Parlament angeben und Ihren Eintrag auf dem neuesten Stand halten, um alle Personen einzubeziehen, die eine Akkreditierung für das Parlament erhalten.

Im Freitextfeld können Sie den Status („Angestellter“, „Freiwilliger“ usw.) der betroffenen Personen beschreiben und alle anderen Informationen eingeben, die Ihre Mitarbeiterzahl und die Berechnung des „Vollzeitäquivalents“ (VZÄ) verdeutlichen können.

Das Register drückt die von Ihnen eingegebenen Informationen automatisch als VZÄ aus. Dies ist eine Standardrechnungseinheit, mit der die Anzahl der Personen gemessen wird, die eine bestimmte Tätigkeit ausüben (in diesem Fall Interessenvertretungstätigkeiten). Dabei handelt es sich um die durchschnittliche Stundenzahl, die ein/e bestimmte/r Mitarbeiter/in leistet, ausgedrückt als Bruchteil der durchschnittlichen Stundenzahl, die ein/e Vollzeitmitarbeiter/in leistet. Mit anderen Worten, ein VZÄ entspricht einem oder einer einzelnen Vollzeitmitarbeiter/in.

Sofern die fünf Prozentblöcke Ihrer Personalstruktur nicht exakt entsprechen, runden Sie die Werte entsprechend ab. Es gibt keinen Mindestschwellenwert – selbst wenn Sie nur eine Person haben, die auf der Grundlage von 10 % VZÄ oder weniger mit Interessenvertretungstätigkeiten befasst ist, sollten Sie sich registrieren. Sie können dieses geringe Maß an Engagement jedoch im bereitgestellten Freitextfeld erläutern.

Aktualisieren Sie die übermittelten Daten, sobald die Gesamtzahl der Beschäftigten im Jahr deutlich sinkt/steigt.

Die von Ihnen angegebenen Informationen sollten eine Schätzung der Gesamtzahl der beteiligten Personen in gutem Glauben sein und die Zeit zum Ausdruck bringen, die für die Tätigkeiten aufgewendet wird. Beachten Sie, dass Sie unter Umständen gebeten werden, dem Sekretariat zusätzliche Einzelheiten zur Ressourcenberechnung mitzuteilen.

Auf der Grundlage der Politikbereiche, auf die Sie bei Ihren Interessenvertretungstätigkeiten abzielen, können Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen über bestimmte Tätigkeiten der Unionsorgane abonnieren.

• Öffentliche Konsultationen und Fahrpläne der Kommission – erhalten Sie diesbezügliche Informationen in den Bereichen, die Sie interessieren.

Geben Sie an, ob Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.

• Neuigkeiten aus den Ausschüssen des Europäischen Parlaments – erhalten Sie Neuigkeiten und Tagesordnungen in den Politikbereichen Ihrer Wahl.

Ihr Abonnement für Neuigkeiten und Tagesordnungen der Ausschüsse des Europäischen Parlaments können Sie unmittelbar in Ihrer Registrierung verwalten. Wenn Sie Benachrichtigungen über andere Aktivitäten des Europäischen Parlaments erhalten möchten, müssen Sie den Aktualisierungsdienst per E-Mail aufrufen.

Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Registrierung im Einklang mit dem Prinzip der Einzelregistrierung (siehe Teil II Abschnitt 2) alle abgedeckten Tätigkeiten umfasst, die von ein und derselben Unternehmensgruppe (d. h. allen Mutter- und Tochtergesellschaften, die über eine gemeinsame Kontrollinstanz als eine wirtschaftliche Einheit fungieren) oder von den verschiedenen nationalen oder regionalen Niederlassungen derselben Organisation (d. h. Nichtregierungsorganisationen (NRO) mit Niederlassungen in verschiedenen Ländern oder Regionen) durchgeführt werden. Gemeinschaftsunternehmen, die von zwei oder mehr Unternehmen oder Unternehmensgruppen gemeinsam kontrolliert werden, dürfen nicht in die Eintragung eines dieser Unternehmen oder einer dieser Unternehmensgruppen einbezogen werden und müssen gesondert eingetragen werden.

Bitte geben Sie in dieser Rubrik gegebenenfalls an, welche Einrichtungen unter Ihre Einzelregistrierung fallen.

Bitte machen Sie nähere Angaben zu Ihren einschlägigen Beziehungen und Verbindungen zu anderen Personen und/oder Einrichtungen (siehe unten).

• Ihre Mitgliedschaft in einer Einrichtung oder Struktur 

  Im ersten Feld sind alle Verbände, Vereinigungen, Dachverbände, Netzwerke oder sonstigen Strukturen (die nicht von den EU-Institutionen verwaltet werden) anzugeben, denen Sie auf nationaler, europäischer oder internationaler Ebene angehören. Führen Sie hier auch alle anderen Einrichtungen oder Strukturen auf, mit denen Sie im Rahmen der abgedeckten Tätigkeiten in Verbindung stehen, die Sie unterstützen oder zu denen Sie beitragen.

• Ihre eigenen Mitglieder und andere verbundene Einrichtungen

Im zweiten Feld sind alle Ihre derzeitigen Mitglieder (falls vorhanden) und andere verbundene Einrichtungen anzugeben. 

Ist diese Liste auf Ihrer Website öffentlich zugänglich, geben Sie einen direkten Link zu dieser Webseite an.

Füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie die Interessen Ihrer Mitglieder vertreten. Die Arten von Mitgliedschaften können vielseitig ausfallen; diese Informationen sollten daher regelmäßig aktualisiert werden. Deshalb ist es ratsam, dass Sie direkte Links zu Ihrer Website mit den einschlägigen Details angeben. Wenn Ihre Mitglieder sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen (Organisationen) sind, sollten Sie die verschiedenen Arten der Mitgliedschaft beschreiben. 

In diesem Feld sollten Sie auch Angaben zu anderen verbundenen Einrichtungen machen. Dies bedeutet, dass Sie in Bezug auf Ihre Verbindungen oder Beziehungen, die nicht in Ihrer Einzelregistrierung enthalten sind und in dieser Rubrik zuvor nicht erwähnt wurden, transparent sein müssen. Sie sollten insbesondere alle relevanten Beziehungen offenlegen, die aufgrund von Kapitalverflechtungen, einer gemeinsamen kontrollierenden Person oder Einrichtung oder eines Sponsoring eine Koordinierung bei der Ausübung der abgedeckten Tätigkeiten erfordern könnten. 

Im Interesse der Transparenz ist Ihnen das Sekretariat für alle zusätzlichen Informationen dankbar, die dabei helfen können, die Struktur sowie die Partnerschaften, Unterstützer oder Zugehörigkeit eines registrierten Interessenvertreters zu klären. Sofern sinnvoll, können Sie hier auch klarstellen, welche separaten Einheiten oder Tochtergesellschaften Bestandteil Ihrer Registrierung nach dem Grundsatz der Einzelregistrierung sind. 

Wählen Sie eine Kategorie aus, die Ihren Zielen, Ihrer Aufgabe, Ihrer Struktur, Ihren Tätigkeiten und Ihrer Rechtspersönlichkeit am ehesten entspricht. Selbst wenn Sie unter mehr als eine Kategorie fallen könnten (z. B. könnten Sie einen Handelsverband vertreten, der auch eine gemeinnützige Einrichtung ist), können Sie nur eine Kategorie auswählen. Wenn Sie Zweifel haben, sollte der entscheidende Faktor sein, was Sie tun, nicht Ihre Rechtsform oder ähnliche formale Kriterien.

Sie werden gebeten, eine Kategorie nur zu beschreibenden Zwecken auszuwählen. Dies hat keinen Einfluss auf die (Art der) Finanzinformationen, die Sie übermitteln müssen. Die Kategorien ermöglichen es dem Sekretariat, zuverlässige Statistiken über registrierte Interessenvertreter zu erstellen.

• Neu gegründete Organisation ohne abgeschlossenes Geschäftsjahr

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen nur, wenn Ihre Organisation erst kürzlich gegründet wurde und noch kein Jahresabschluss für das letzte volle Geschäftsjahr vorliegt. Diese Option spiegelt eine Übergangssituation für neu gegründete Interessenvertreter wider. Sie müssen die verlangten Finanzdaten bei Ihrer ersten jährlichen Aktualisierung oder spätestens bei der nächsten jährlichen Aktualisierung angeben. Es ist zu beachten, dass Sie den Status „neu gegründet“ nicht länger als 24 Monate lang nutzen dürfen.

Wenn Sie „neu gegründet“ auswählen, müssen Sie dennoch einige Informationen für das laufende Geschäftsjahr angeben (bestimmte Datenfelder können nicht bearbeitet werden).

• Letztes abgeschlossenes „Geschäftsjahr“

Geben Sie eine Rechnungsperiode ein, die zwölf aufeinanderfolgende Monate umfasst. Dieser Zeitraum kann an jedem Tag eines Kalenderjahres beginnen, für das ein Jahresabschluss vorliegt. Ein Geschäftsjahr kann – muss aber nicht – mit einem Kalenderjahr zusammenfallen.

• EU-Finanzhilfen

Alle Interessenvertreter müssen die Höhe und Quelle aller EU-Finanzhilfen angeben, die zur Deckung ihrer Betriebskosten beitragen (entsprechendes Programm und entsprechender Fördergeber). Alle Beträge sind in Euro anzugeben und müssen mit dem letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr oder, falls relevanter, mit dem laufenden Geschäftsjahr im Einklang stehen.

Wenn Ihre Organisation neu gegründet wurde, geben Sie eine Schätzung der für das laufende Geschäftsjahr erhaltenen EU-Finanzhilfen an.

Wählen Sie jedes Mal „Hinzufügen“, wenn Sie eine neue Finanzierungsquelle hinzufügen.

Was ist der Unterschied zwischen Finanzhilfen und öffentlichen Aufträgen?

Finanzhilfen: Diese Mittel werden hauptsächlich durch Zuwendungen im Rahmen von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen für Projekte zur Förderung der politischen Ziele der Union vergeben. Sie müssen im Registrierungsformular angegeben werden.

Aus Gründen der Transparenz können Sie im Textfeld unter dieser Rubrik Informationen über EU-Finanzhilfen, die Tochtergesellschaften erhalten haben, angeben. Im Falle der „dezentralen Umsetzung“ von Finanzmitteln der Union (also bei Finanzmitteln der Union, die von Mitgliedstaaten ausgezahlt wurden) vergibt die nationale Verwaltung die Finanzhilfen und öffentlichen Aufträge. Sie müssen keine direkt von nationalen Behörden erhaltenen Mittel (z. B. Projektmittel aus den Struktur- oder Kohäsionsfonds) angeben.

Öffentliche Aufträge: Die Unionsorgane erwerben über ein Ausschreibungsverfahren Dienstleistungen, Arbeitsleistungen oder Güter auf dem Markt für den internen Gebrauch. Beträge, die im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge erhalten werden, müssen nicht im Registrierungsformular angegeben werden.

Interessenvertreter, die von der Union geförderte Projekte leiten, sollten besonders darauf achten, die Humanressourcen und Finanzmittel, die in Verbindung mit Interessenvertretungstätigkeiten stehen, nicht zu hoch einzuschätzen. So sollten Sie beispielsweise nur die Zeit für diejenigen Personen anrechnen, die Ihre Interessenvertretungstätigkeiten gegenüber den Unionsorganen tatsächlich ausführen. Personen, die ausschließlich als Forschende, Tutoren, Projektkoordinatoren usw. arbeiten, sind nicht zu berücksichtigen. Ebenso sollten Sie keine Aufwendungen oder Kosten einbeziehen, die sich ausschließlich auf die Umsetzung Ihres unionsfinanzierten Projekts beziehen.

Wenn Sie Ihre eigenen Interessen oder die gemeinsamen Interessen Ihrer Mitglieder fördern, müssen Sie folgende Finanzinformationen angeben:

- über jeden Mittler, der mit der Durchführung abgedeckter Tätigkeiten beauftragt wurde,

- Ihre jährlichen Kosten in Bezug auf Interessenvertretungstätigkeiten für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr.

• Beauftragung von Mittlern mit der Durchführung von Interessenvertretungstätigkeiten

Als Interessenvertreter, der seine eigenen Interessen oder die seiner Mitglieder fördert, können Sie sich entscheiden, einige Interessenvertretungstätigkeiten an Mittler auszulagern, die in Ihrem Namen handeln.

Ein Mittler ist jeder Interessenvertreter, der die Interessen eines Kunden/Klienten durch die Ausübung der in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Tätigkeiten fördert. Die Beziehung zwischen einem Mittler und seinem Kunden/Klienten beruht auf einem Vertrag. Wenn Sie beispielsweise die Dienste einer professionellen Beratungsfirma oder einer Anwaltskanzlei in Anspruch nehmen, damit diese in Ihrem Namen Interessenvertretungstätigkeiten gegenüber den Unionsorganen ausführen, ist diese professionelle Beratungsfirma oder diese Anwaltskanzlei Ihr Mittler. Die vertragliche Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Mittler ist für die Zwecke des Registers irrelevant, sofern und soweit es sich nicht um Interessenvertretungstätigkeiten handelt, die von diesem Mittler in Ihrem Namen durchgeführt werden.

Wenn Sie Kunde/Klient eines oder mehrerer solcher Mittler sind, sollten Sie den Namen und die damit verbundenen jährlichen Kosten für jeden Mittler gemäß dem jeweils bereitgestellten Finanzrahmen angeben. Die Schätzung sollte ein volles Geschäftsjahr umfassen und sich auf das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr beziehen.

Sie sollten auch die Leistungen von Mittlern unter Vertrag im laufenden Geschäftsjahr angeben und jeden Mittler benennen (ohne zugehörige Kostenschätzung). Wenn Sie im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr oder im laufenden Geschäftsjahr keine Tätigkeiten ausgelagert haben, wählen Sie „Nein“. Wenn es im Laufe des Jahres zu einer Änderung kommt, sollte diese Erklärung aktualisiert werden.

• Jährliche Kosten im Zusammenhang mit in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Tätigkeiten

Interessenvertreter, die ihre eigenen Interessen oder die Interessen ihrer Mitglieder fördern, sollten eine aktuelle Schätzung der jährlichen Kosten im Zusammenhang mit den in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Tätigkeiten vorlegen. Die Finanzangaben müssen ein volles Geschäftsjahr umfassen und sich auf das seit der Registrierung oder der jährlichen Aktualisierung der Registrierung letzte abgeschlossene Geschäftsjahr beziehen.

Geben Sie Ihre geschätzten Kosten als Bereich an und schließen Sie nur Kosten im Zusammenhang mit in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Tätigkeiten ein. Jährliche Kosten sind nicht mit dem Umsatz oder den Gesamtaufwendungen zu verwechseln.

Zur Schätzung Ihrer Gesamtkosten sollten Sie alle in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Tätigkeiten berücksichtigen und die nachstehend aufgeführten Kosten im Zusammenhang mit diesen Tätigkeiten summieren.

1.    Personalkosten – auf der Grundlage der unter Rubrik 10 angegebenen VZÄ-Zahl. Die Personalkosten umfassen das Bruttogehalt/-honorar zuzüglich etwaiger Zulagen, Prämien oder sonstiger ausgezahlter Leistungen. Wenn Mitarbeiter/innen von anderen bezahlt werden oder auf freiwilliger Basis arbeiten, geben Sie diese ergänzenden Informationen bitte im entsprechenden Textfeld an.

2.    Büro- und Verwaltungsausgaben – Miete und Nebenkosten, Zubehör und Material, IT-Ausrüstung, Wartung, Reinigung, Genehmigungen usw. Berechnen Sie diese Kosten anteilig für die in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Tätigkeiten.

3.    Interne Betriebsausgaben – Kosten für relevante Beratung und Vertretung, Öffentlichkeitsarbeit oder Kampagnen im Bereich öffentlicher Angelegenheiten, Marketing und Werbung, Mediennutzung, Organisation von Veranstaltungen, Veröffentlichungen usw.

4.    Repräsentationskosten – Ausgaben, die durch die Teilnahme an einschlägigen Veranstaltungen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und an Sitzungen anfallen (z. B. Anmeldegebühren, Reise- und Unterkunftskosten, Tagegeld und weitere damit zusammenhängende Kosten). Dazu gehören auch einschlägige geförderte Tätigkeiten für Mitglieder und Gebühren für Schulungen und Veranstaltungen zum Kapazitätsaufbau.

5.    Kosten ausgelagerter Tätigkeiten – Vergütungen für Berater und Subunternehmer für einschlägige Tätigkeiten. Die Kosten von Tätigkeiten, die an Mittler ausgelagert werden, sollten im Einklang mit der vorstehend genannten Erklärung einbezogen werden. Mittler, die unter Vertrag arbeiten, sollten eine gesonderte Erklärung im Register abgeben und diese Kosten als Einnahmen deklarieren.

6.    Mitgliedschaften und damit verbundene Gebühren – Gebühren für den Beitritt zu einschlägigen Netzwerken, Verbänden und Gremien, die unter „Mitgliedschaft und Zugehörigkeit“ aufgeführt sind. Geben Sie jährliche Mitgliedbeiträge in Wirtschaftsverbänden oder Vereinigungen an, die in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Tätigkeiten nachgehen, und zwar auch dann, wenn diese Verbände oder Vereinigungen selbst nicht im Register stehen. Die Mitgliedsbeiträge sollten als anteilige Berechnung einbezogen werden, d. h. ein geschätzter Prozentsatz des gesamten Mitgliedsbeitrags, entsprechend dem Prozentsatz der einschlägigen Tätigkeiten.

7.    Sonstige relevante Kosten – fügen Sie alle weiteren relevanten Kosten im Zusammenhang mit Ihren Vertretungstätigkeiten hinzu.

Das Register ermöglicht es, dass zwei Interessenvertreter dieselben Ausgaben angeben („Doppelerfassung“). Die von einem registrierten Interessenvertreter abgegebene finanzielle Erklärung über die für einschlägige Tätigkeiten geschätzten Kosten schließt nicht aus, dass ein anderer registrierter Interessenvertreter denselben Betrag angibt, den er vom ersten registrierten Interessenvertreter als Umsatz (von Kunden/Klienten) oder als Budget (aus Mitgliedsbeiträgen) erhalten hat. Durch diesen Ansatz wird verhindert, dass die erklärten finanziellen Aufwendungen als zu gering angesetzt werden.

Nachdem Sie die Kosten im Zusammenhang mit den in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Tätigkeiten für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr geschätzt haben, wählen Sie den am besten geeigneten Kostenrahmen und bewahren Sie Ihre Berechnungen auf. Das Sekretariat kann sich bezüglich dieser Berechnungen aus Gründen der Qualität oder Kohärenz der Daten an Sie wenden.

Wenn Sie ein Mittler sind und die Interessen Ihrer Kunden/Klienten durch die Ausübung von Interessenvertretungstätigkeiten in deren Namen fördern, machen Sie Finanzangaben zu:

• Ihren Kunden/Klienten,
• Ihren gesamten Jahreseinnahmen für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr.
• Kunden/Klienten, in deren Namen Sie Vertretungstätigkeiten gegenüber den Unionsorganen ausgeübt haben

Als Mittler müssen Sie die Namen aller Kunden/Klienten angeben, in deren Namen Sie die in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Interessenvertretungstätigkeiten ausüben. Wenn Sie unter Rubrik 8 „Interessen von Kunden/Klienten“ ausgewählt haben, geben Sie Informationen über diese Kunden/Klienten unter Rubrik 14 an. Sie können Ihre Registrierung nicht abschließen, wenn Sie die Namen der Kunden/Klienten nicht angeben.

Ein Kunde/Klient ist jeder Interessenvertreter, der eine vertragliche Beziehung mit einem Mittler eingegangen ist, wobei der Mittler dessen Interessen durch die Ausübung von in den Anwendungsbereich des Registers fallenden Tätigkeiten fördert.

Wenn Sie beispielsweise eine professionelle Beratungsfirma oder eine Anwaltskanzlei sind und im Auftrag eines Interessenvertreters auf der Grundlage eines Vertrags Interessenvertretung gegenüber den Unionsorganen ausüben, ist dieser Interessenvertreter Ihr Kunde/Klient.

Wählen Sie den entsprechenden Finanzrahmen für jeden Kunden/Klienten aus, um die geschätzten Einnahmen anzugeben, die Sie für einschlägige Vertretungstätigkeiten von diesem Kunden/Klienten im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr erhalten haben.

Führen Sie auch die jüngsten Legislativvorschläge, Strategien oder Initiativen der Union auf, auf die die Tätigkeiten im Namen dieses Kunden/Klienten abzielen. Diese sollten den Einträgen unter Rubrik 9 entsprechen.

Wählen Sie jedes Mal „Hinzufügen“, wenn Sie den Namen eines Kunden/Klienten hinzufügen.

Vollständige Offenlegung von Kunden/Klienten

Sie müssen eine vollständige Liste der Kunden/Klienten (für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr) mit deren vollständigem Namen übermitteln (verwenden Sie keine Akronyme oder Abkürzungen). Außerdem müssen Sie die Namen neuer Kunden/Klienten im laufenden Geschäftsjahr angeben, auch wenn Sie eine neu gegründete Organisation sind.

Erklärungen, in denen keine einzelnen Kunden/Klienten genannt oder nur generische Begriffe verwendet werden (z. B. „Unternehmen“, „andere kleine Kunden/Klienten“, „vertrauliche Informationen“), werden nicht akzeptiert. Dasselbe gilt für Akronyme, Abkürzungen und nicht identifizierbare Rechtsträger.

Dienstleistungen für Nicht-EU-Staaten

Wenn Sie Interessenvertretungstätigkeiten gegenüber den Unionsorganen im Auftrag von Behörden in Nicht-EU-Staaten, einschließlich ihrer diplomatischen Vertretungen und Botschaften, auf der Grundlage eines Vertrags ausführen, müssen Sie diese als Kunden/Klienten deklarieren.

Dienstleistungen für Organe, Einrichtungen und sonstige Stellen der Union oder für zwischenstaatliche Organisationen im Rahmen eines öffentlichen Auftrags

Solche Dienstleistungen werden für nicht als unter den Anwendungsbereich des Registers fallende Tätigkeiten angesehen, und diese Organe, Einrichtungen, sonstigen Stellen oder Organisationen sind nicht als Kunden/Klienten anzuführen.

• Einnahmen aus Tätigkeiten, die in den Anwendungsbereich des Registers fallen

Mittler müssen die geschätzten jährlichen Gesamteinnahmen, die auf die Interessenvertretungstätigkeiten für das zuletzt abgeschlossene Geschäftsjahr zurückzuführen sind, zum Zeitpunkt der Registrierung oder der jährlichen Aktualisierung angeben. Vom Register wird dieser Betrag auf der Grundlage der aggregierten Summe der geschätzten Einnahmen pro Kunde/Klient automatisch berechnet. Dadurch wird sichergestellt, dass der deklarierte Umsatz mit den durch Kunden/Klienten erzielten Einnahmen übereinstimmt. Es ist daher sehr wichtig, alle relevanten Kunden/Klienten und die pro Kunde/Klient zurechenbaren Einnahmen einzubeziehen.

Umsatz ist der Betrag, den ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum einnimmt. Die Finanzangaben müssen ein volles Geschäftsjahr umfassen und sich auf das seit der Registrierung oder der jährlichen Aktualisierung letzte abgeschlossene Geschäftsjahr beziehen.

Wenn Sie auch einschlägige Tätigkeiten in Ihrem eigenen Interesse ausführen, die nicht den Interessen von Kunden/Klienten dienen, müssen Sie eine entsprechende Beschreibung sowie Schätzungen in dem bereitgestellten Informationstextfeld angeben.

Wenn Sie keine geschäftlichen Interessen vertreten, geben Sie die folgenden Finanzinformationen an:

• Ihre Hauptfinanzierungsquellen,
• jeden Beitrag über 10 000 EUR, der 10 % Ihres Gesamtbudgets übersteigt, und den Namen des Geldgebers,
• das Gesamtbudget für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr.

Sie gelten nicht als Vertreter geschäftlicher Interessen, wenn:

1. Sie Ihre eigenen Interessen fördern und Ihr Hauptzweck der Niederlassung und/oder Ihres Tätigkeitsbereichs nicht wirtschaftlicher, geschäftlicher oder gewinnorientierter Natur ist,
2. Sie die gemeinsamen Interessen Ihrer Mitglieder fördern und der Haupttätigkeitsbereich von mindestens 50 % Ihrer Mitglieder nicht wirtschaftlicher, geschäftlicher oder gewinnorientierter Natur ist,
3. sofern i) und ii) zutreffen, Ihr Hauptzweck die Förderung gesellschaftlicher Anliegen im öffentlichen Interesse ist, unbeschadet etwaiger wirtschaftlicher Nebentätigkeiten, die Sie ausüben, beispielsweise die Verwaltung von eigenen Mitteln oder eigenem Vermögen oder die Durchführung von Programmen und Projekten in eigenem Namen oder im Namen Ihrer Mitglieder.

Die Feststellung, ob Sie geschäftliche Interessen vertreten oder nicht, ist unabhängig von Ihrer Rechtsform oder Niederlassungsform zu treffen.

Die folgenden Kategorien von Interessenvertretern würden normalerweise nicht als Vertreter geschäftlicher Interessen angesehen, obwohl besondere Umstände ein entscheidendes geschäftliches oder gewinnorientiertes Element in den vertretenen Interessen umfassen können:

• zivilgesellschaftliche Organisationen, NRO, Wohltätigkeitsorganisationen, Stiftungen,
• akademische Einrichtungen und Forschungseinrichtungen, Denkfabriken, Politikinstitute,
• Organisationen, die Kirchen und Religionsgemeinschaften vertreten.
• Finanzierungsquellen

Geben Sie die wichtigsten Finanzierungsquellen nach Kategorien an: EU-Finanzierung, (nationale) öffentliche Finanzierung, Finanzhilfen (einschließlich EU-Finanzhilfen), Zuwendungen und Mitgliedsbeiträge. Sie können mehrere Kategorien auswählen, um alle Möglichkeiten abzudecken. Fügen Sie alle anderen Quellen hinzu, die relevant, aber nicht aufgeführt sind (z. B. Sponsorengelder oder „Reserven“), indem Sie „Andere“ wählen.

Für jeden erhaltenen Beitrag, der 10 % Ihres Gesamtbudgets übersteigt UND über 10 000 EUR liegt, geben Sie bitte die Höhe des Beitrags und den Namen des Geldgebers an. Wählen Sie dazu „Hinzufügen“.

Beispiel 1:

Eine Organisation mit einem Budget von 1 Mio. EUR hat einen Beitrag von 15 000 EUR erhalten. Der Beitrag muss nicht deklariert werden, da er den Schwellenwert von 10 % nicht überschreitet.

Beispiel 2:

Eine Organisation mit einem Budget von 100 000 EUR hat einen Beitrag von 15 000 EUR erhalten. Der Beitrag muss deklariert werden, da er die Schwellenwerte von 10 % und 10 000 EUR überschreitet.

Hat ein und derselbe Geldgeber im selben Geschäftsjahr mehr als einen Beitrag geleistet und beläuft sich der Gesamtbetrag auf mehr als 10 000 EUR und übersteigt 10 % Ihres Gesamtbudgets, so ist der Gesamtbetrag anzugeben.

Im Textfeld können Sie zusätzliche Finanzinformationen zu Ihren Interessenvertretungstätigkeiten eingeben.

• Budget

Interessenvertreter, die keine geschäftlichen Interessen vertreten, müssen ihr Gesamtbudget für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr als absoluten Betrag in Euro angeben. Der Betrag sollte der vorstehend angegebenen Finanzierung (einschließlich etwaiger spezifischer Beträge) Rechnung tragen. Wenn Sie eine neu gegründete Organisation sind und noch kein abgeschlossenes Geschäftsjahr vorliegt, müssen Sie weder das Budget noch Finanzierungsquellen angeben, sondern alle im laufenden Geschäftsjahr erhaltenen EU-Finanzhilfen angeben.

Definition des Begriffs „Budget“

Ihr Budget sind Ihre jährlichen Einnahmen und Ausgaben (Bilanz) des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahrs. Bitte beachten Sie, dass sich diese Angaben auf das gesamte Budget einer Organisation beziehen (nicht nur auf Mittel, die für Interessenvertretungstätigkeiten vorgesehen sind).

Wenn Sie nicht in der Lage sind, ein Budget anzugeben, weil Ihre Organisation nicht über ein Budget verfügt, können Sie die Zahl „0“ als Ihr Budget eintragen. Da dies als außergewöhnlicher Umstand gilt, erläutern Sie bitte in dem bereitgestellten Textfeld,

1. warum Sie kein Budget angeben können,
2. wie Sie Ihre Interessenvertretungstätigkeiten finanzieren.

Kreuzen Sie das Kästchen an, um zu bestätigen, dass Sie im Einklang mit den im Verhaltenskodex festgelegten Regeln und Grundsätzen arbeiten.

6.       AUSSTEHENDE VALIDIERUNG

Sobald Sie alle 15 Rubriken ausgefüllt haben, wird eine Übersichtsseite angezeigt, auf der Sie die von Ihnen gemachten Angaben überprüfen können. Unten auf dieser Seite sehen Sie die Schaltfläche „Prüfung durchführen“. Wenn Sie diese Schaltfläche wählen, wird eine Überprüfung vorgenommen, um sicherzustellen, dass die Informationen vollständig sind. Diese Funktion ist auch jederzeit während der Ausfüllung des Registrierungsformulars verfügbar.

Wenn Sie die Schaltfläche „Senden“ wählen, erhält die Kontaktperson eine E-Mail mit der Bestätigung, dass die Registrierung übermittelt wurde und der Status „Eingereicht“ lautet. Damit die Registrierung abgeschlossen und validiert wird, müssen Sie allen Anfragen des Sekretariats nach zusätzlichen Informationen nachkommen. Nachdem das Sekretariat die Registrierung validiert hat, erhält die Kontaktperson eine Validierungs-E-Mail, die Ihre Kennung, die öffentliche REG-Nummer, enthält.

Denken Sie daran, Ihre Eingabe in das Formular abzuschließen, indem Sie „Senden“ wählen; andernfalls gehen alle eingegebenen Daten nach 21 Tagen verloren.

1.       ALLGEMEINES

• Sich weiterhin an den Verhaltenskodex halten

Sie müssen jederzeit in Übereinstimmung mit dem Verhaltenskodex handeln. Der Verhaltenskodex enthält 16 Regeln und Grundsätze, die alle gleichermaßen wichtig sind. Sie müssen Ihre Beschäftigten und Vertreter über diese Regeln und Grundsätze informieren; deren Einhaltung ist eine Frage der Eignung zur Aufnahme in das Register. Nur registrierte Interessenvertreter, die den Verhaltenskodex einhalten, können im Register verbleiben.

Das Sekretariat überwacht die Registrierungen und bewertet die Eignung zur Aufnahme in das Register und die Einhaltung des Verhaltenskodex durch die registrierten Interessenvertreter gemäß Anhang III der IIV über ein Transparenzregister. Das Sekretariat kann eine Untersuchung auf der Grundlage einer zulässigen Beschwerde einleiten, in der behauptet wird, dass ein registrierter Interessenvertreter den Verhaltenskodex nicht eingehalten hat. Jede natürliche oder juristische Person kann beim Sekretariat eine Beschwerde über angebliche Verstöße gegen den Verhaltenskodex durch einen registrierten Interessenvertreter einreichen.

Eine Entscheidung des Sekretariats im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung des Verhaltenskodex kann die Streichung des betreffenden Eintrags aus dem Register zur Folge haben. Je nach Schwere des Verstoßes kann die Entscheidung Folgendes nach sich ziehen:

i)      ein Verbot für den betreffenden Interessenvertreter, sich für einen Zeitraum zwischen 20 Werktagen und zwei Jahren erneut zu registrieren,

ii)        die Veröffentlichung der getroffenen Maßnahme auf der Website des Registers.

Bei der Entscheidung über die Schwere der anzuwendenden Maßnahme berücksichtigt das Sekretariat gebührend die Position des/der betroffenen registrierten Interessenvertreter(s) und die Umstände der Untersuchung.

Registrierte Interessenvertreter, die von den vorstehend genannten Maßnahmen betroffen sind, haben das Recht, einen begründeten Antrag auf Überprüfung durch den Verwaltungsrat zu stellen. Ein solcher Antrag auf Überprüfung kann dem Sekretariat innerhalb von 20 Werktagen nach Erhalt der Mitteilung über die ergriffene Maßnahme übermittelt werden. Registrierten Interessenvertretern, die mit der Entscheidung des Verwaltungsrats nicht einverstanden sind, stehen weitere Rechtsmittel zur Verfügung, nämlich das Recht, den Gerichtshof anzurufen oder eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten einzureichen.

• Eine obligatorische jährliche Aktualisierung durchführen

Alle zwölf Monate, beginnend mit dem ersten Jahr Ihrer Registrierung, müssen Sie eine jährliche Aktualisierung vornehmen, alle angegebenen Daten validieren und sich verpflichten, den Verhaltenskodex einzuhalten. Die Kontaktperson erhält automatische Erinnerungs-E-Mails vier und zwei Wochen vor Fälligkeit der Aktualisierung. Um die Aktualisierung vorzunehmen, müssen Sie sich über die Registerkarte „Registrieren oder aktualisieren“ anmelden und „Jährliche Aktualisierung“ wählen. Sie können aber auch jeweils eine jährliche Aktualisierung durchführen, wenn Sie grundlegende Änderungen vornehmen, oder Sie können das Datum Ihrer nächsten geplanten jährlichen Aktualisierung anpassen. Melden Sie sich hierzu in Ihrem geschützten Bereich an.

• Teilaktualisierungen durchführen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben

Falls Sie die jährliche Aktualisierungsfrist nicht ändern möchten, können Sie auch die Option „Teilaktualisierung“ nutzen, um Daten in bestimmten Rubriken (z. B. Finanzdaten) zu aktualisieren. Teilaktualisierungen ersetzen nicht die Verpflichtung, eine jährliche Aktualisierung vorzunehmen.

• Transparenz in Bezug auf Ihre Tätigkeiten und Ihre Organisation walten lassen

Wenn Sie mit den Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union in Kontakt treten, sollten Sie angeben, dass Sie sich in das Register eingetragen haben und Ihre REG-Nummer übermitteln.

• Aufrichtig und konstruktiv mit dem Sekretariat zusammenarbeiten

Alle Registrierungen können vom Sekretariat jederzeit überwacht oder überprüft werden. Dies dient dazu, die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben sicherzustellen und sachliche Fehler und/oder die Nichteinhaltung des Verhaltenskodex abzuwenden. Falls Unstimmigkeiten festgestellt werden, kontaktiert das Sekretariat den betreffenden registrierten Interessenvertreter, um die Angelegenheit zu klären und eine zufriedenstellende Lösung zu finden.

2.       AKTUALISIERUNG DER REGISTRIERUNG

Die im Register eingetragenen Informationen sind öffentlich zugänglich und werden von Interessenträgern, Wissenschaftlern, Studierenden, Journalistinnen, Privatpersonen und anderen genauestens geprüft. Es ist daher in Ihrem Interesse, Ihre Registrierung auf dem neuesten Stand zu halten.

Idealerweise sollten Sie Ihre Registrierung aktualisieren, sobald sich die angegebenen Informationen ändern, in jedem Fall aber innerhalb von 3 Monaten. Es wird empfohlen, die Registrierung mindestens dreimal pro Jahr zu überprüfen und erforderlichenfalls zu aktualisieren. Änderungen können Teil einer jährlichen Aktualisierung sein (d. h. einer systematischen Überprüfung der gesamten Registrierung und der Verpflichtung zur Einhaltung des Verhaltenskodex) oder einer Teilaktualisierung (d. h., wenn Sie nicht die gesamte Registrierung überprüfen oder Ihre jährliche Aktualisierungsfrist ändern möchten).

Sechs Monate vor Ihrer jährlichen Aktualisierungsfrist erhalten Sie eine automatische Erinnerung, Ihre Registrierung zu überprüfen und zu aktualisieren. Die in der Registrierung angegebene Kontaktperson erhält dann eine automatische Erinnerung vier bzw. zwei Wochen vor Ablauf der Frist für die jährliche Aktualisierung (d. h. ein Jahr nach dem Datum der Registrierung oder der letzten jährlichen Aktualisierung).

Die Kontaktpersonen erhalten eine automatische E-Mail mit der Bestätigung der aktualisierten Registrierung.

Wenn Sie die obligatorische jährliche Aktualisierung nicht vornehmen, wird Ihre Registrierung automatisch ausgesetzt (sie wird weiterhin auf der öffentlichen Website des Registers angezeigt, ist aber als „ausgesetzt“ gekennzeichnet). Bei der Aussetzung Ihrer Registrierung können Sie eine Aktualisierung über den geschützten Bereich Ihrer Organisation durchführen. Nehmen Sie innerhalb von 15 Arbeitstagen keine Aktualisierung vor, wird Ihr Eintrag automatisch aus dem Register gestrichen.